Une fois votre offre visible dans le portail professionnel, celle-ci apparaît automatiquement dans l'application réservée aux usagers qui peuvent alors réserver.

À chaque réservation, vous recevez un mail qui mentionne le nom, le prénom, l'adresse mail ainsi qu'un code de réservation à 6 chiffres et lettres. Vous pouvez également retrouver ces réservations dans l'onglet 'suivi des réservations' qui se trouve dans votre espace professionnel.

Ces informations vous permettent de gérer la billetterie sous trois formes :

Envoyer en amont le billet par mail ;

Demander aux utilisateurs de venir récupérer leur billet en amont et vérifier que leur code correspond à leur réservation dans la partie guichet du portail professionnel ;

Demander aux utilisateurs de retirer leur billet le jour de l'événement en présentant leur code de réservation, à vérifier dans la partie guichet du portail pro.

Les utilisateurs peuvent annuler jusqu'à 72h avant la date du festival. C'est pourquoi nous vous recommandons de n'envoyer les billets à compter de cette date.

| Concrètement, si vous optez pour l'option 1 :

1ère étape : 72h avant l'événement, extraire le fichier excel 'suivi des réservations' pour avoir la liste finale des utilisateurs ayant réservé ;
2ème étape : générer les billets électroniques via votre logiciel de billetterie [astuce : certains éditeurs permettent de générer l'ensemble des billets automatiquement à partir d'une liste csv, ce que vous fournit le portail professionnel];
3ème étape : envoyer les billets à chaque personne ayant réservé;
4ème étape : les utilisateurs viennent avec leur billet au festival et se présentent au même titre que les autres festivaliers.

Vous serez remboursés des places réservées environ 3 semaines après la date de fin du festival.

Pensez à indiquer dans la description de votre offre que les personnes ayant fait la réservation recevront leur billet 72h avant l'événement.

| Si vous choisissez l'option 2 :

1ère étape : indiquer aux utilisateurs comment récupérer leur billet dans la description de l'offre (lieu / date / créneau horaire)
2ème étape : échanger le billet en vérifiant bien qu'ils ont effectué la réservation. Demander qu'ils vous montrent le code ou la réservation sur leur application, et le rentrer dans le guichet.

Attention, il est impératif de rentrer le code de contremarque dans le guichet si l'utilisateur retire sa place plus de 72h avant le début de l'événement. En effet, tant que la contremarque n'est pas validée dans le guichet, l'utilisateur a la possibilité d'annuler. Il pourrait donc retirer sa place, puis annuler sa réservation par la suite. Vous ne seriez dans ce cas pas remboursé !

| Si vous choisissez l'option 3 :

1ère étape : demandez le code de réservation le jour de l'événement et le rentrer dans le guichet
OU
imprimer la liste des réservations en amont et cocher au fur et à mesure que les utilisateurs se présentent ou noter les codes de contremarque. Dans ces derniers cas, vous avez jusque trois jours après l'événement pour rentrer les contremarques dans l'onglet "guichet" de votre interface professionnelle.

Si vous ne rentrez pas les codes de contremarques dans le guichet, ils seront automatiquement validés au bout de 72h après l'événement (et vous serez ainsi remboursé). Le fait que vous rentriez tout de même les contremarques dans le guichet nous permet de suivre les taux de no-show, ce qui est fondamental pour l'évaluation du pass Culture.

RAPPEL : un établissement est remboursé à 100% de ses réservations dans une limite de 20 000 € par an.

Au-delà de ce montant, les remboursements sont dégressifs :

jusqu’à 20 000 € en montant cumulé par an et par établissement : 100 % du tarif de l’offre réservée ;
de 20 000 € à 40 000 € par an : 95 % du tarif de l’offre réservée ;
de 40 000 € à 150 000 € par an : 85 % du tarif de l’offre réservée, sauf pour les livres qui sont remboursés à 95 % du tarif ;
au-delà de 150 000 € par an : 70 % du tarif de l’offre réservée, sauf pour les livres qui sont remboursés à 95 % du tarif.
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