✅ Pour proposer un événement, il faut créer une offre. Les explications sont indiquées dans cet article :

Une fois votre offre visible dans le portail professionnel du pass Culture, celle-ci apparaît automatiquement dans l'application réservée aux usagers qui peuvent alors réserver.

📢 À chaque réservation :

  • vous recevez un mail de notification de réservation qui mentionne le nom, le prénom, l'adresse mail du bénéficiaire ainsi que la contremarque (un code de réservation) à 6 chiffres et lettres

  • vous pouvez également retrouver ces réservations dans l'onglet Réservations" qui se trouve dans votre espace professionnel.

Ces informations vous permettent de gérer la billetterie sous deux formes :

  1. envoyer en amont le billet par mail

  2. demander aux utilisateurs de retirer leur billet sur place en présentant leur code de réservation, à vérifier dans la partie guichet du portail pro

👉 Les utilisateurs peuvent annuler leur réservation jusqu’à 48h après leur réservation (à condition que le festival ait lieu dans plus de 48h).

💡 Les contremarques (liées à des réservations d'offres de type "événement", uniquement) se valident automatiquement une fois l’événement, ayant eu lieu.

💡 48h après lestatut de la réservation est affiché comme “ confirmé “ - uniquement pour les offres d'événements - si l'offre n'est plus annulable par le jeune (48h après sa réservation et 48h avant l'événement)

📁 Lors de l'édition de votre offre, nous vous invitons à :

  • bien stipuler les conditions de retrait des billets, pour que les jeunes sachent comment récupérer leur place

  • (Si vous envoyez les billets par mail), nous vous conseillons d'inscrire une date limite de réservation au maximum 48 heures avant la date de l'événement.

  • (Si vous remettez les billets physiquement), nous vous conseillons d'inscrire une date limite de réservation au maximum au maximum 48 heures avant la date de l'événement.

💡 Si la date limite de réservation est à moins de 48h du début du festival, les utilisateurs qui réservent l'offre dans les 48 h avant l'évènement ne peuvent pas annuler leur réservation. Autrement dit, le délai de rétractation à 48h ne s'applique pas pour eux.

📢 Concrètement, si vous optez pour l'option 1 : envoyer en amont le billet par mail

  • 1ère étape : 48h avant l'événement, extraire le fichier excel "Suivi des réservations" pour avoir la liste finale des utilisateurs ayant réservé

  • 2ème étape : générer les billets électroniques via votre logiciel de billetterie [astuce : certains éditeurs permettent de générer l'ensemble des billets automatiquement à partir d'une liste csv, ce que vous fournit le portail professionnel]

  • 3ème étape : envoyer les billets à chaque personne ayant réservé

  • 4ème étape : les utilisateurs viennent avec leur billet au festival et se présentent au même titre que les autres festivaliers.

🚩 Nous vous conseillons d'estampiller le billet "pass Culture". Vous devrez vérifier l'identité du jeune en lien avec son compte pass Culture, lors de sa venue à l'événement.

💰 Vous serez remboursés des places réservées environ trois semaines après la date de fin du festival.

🚩 Pensez à indiquer dans la description de votre offre que les personnes ayant fait la réservation recevront leur billet 48 h avant l'événement.

📢 Si vous choisissez l'option 2 : remise physique du billet

  • 1ère étape : vérifier l'identité du jeune en lien avec son compte pass Culture

  • 2eme étape : demandez le code de réservation le jour de l'événement et le rentrer dans le guichet de votre espace pro du pass Culture

  • 3eme étape : Remettre le billet au bénéficiare du pass Culture

OU

  • imprimer la liste des réservations en amont et cocher au fur et à mesure que les utilisateurs se présentent ou noter les codes de contremarque.

    Dans ces derniers cas, vous avez jusqu’à trois jours après l'événement pour rentrer les contremarques dans l'onglet "Guichet" de votre interface professionnelle.

🚩 Si vous ne rentrez pas les codes de contremarques dans le guichet, ils seront automatiquement validés après l'événement (et vous serez ainsi remboursé). Le fait que vous rentriez tout de même les contremarques dans le guichet nous permet de suivre les taux de no-show, ce qui est fondamental pour l'évaluation du pass Culture.


📢 Rappel : un établissement est remboursé à 100 % de ses réservations dans une limite de 20 000 € par an.

Au-delà de ce montant, les remboursements sont dégressifs :

  • jusqu’à 20 000 € par an : 100 % du tarif de l’offre réservée

  • de 20 000 € à 40 000 € par an : 95 % du tarif de l’offre réservée

  • de 40 000 € à 150 000 € par an : 92% du tarif de l’offre réservée

  • au-delà de 150 000 € par an : 90 % du tarif de l’offre réservée


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