[Acteurs Culturels] Que faire si le groupe scolaire n'est pas au complet ou doit annuler sa participation ?

👉 Pour rappel, les offres collectives réservées sont annulables par les établissements scolaires jusqu'à 15 jours avant la date de ces dernières. Passé ce délai, il n'est plus possible pour eux d'annuler et la réservation est considérée come due. 

🚩 Néanmoins, pour divers motifs, il est possible que les établissements scolaires souhaitent annuler ou modifier les modalités encadrant une offre déjà réservée. Vous retrouverez dans cet article les possibles cas de figure rencontrés.

Le groupe scolaire n'est pas au complet le jour-J

🚩 Dans le cadre d'une réservation validée par le chef d'établissement et dont la date limite d’annulation par l’établissement scolaire est dépassée (moins de 15 jours avant l'événement), l'établissement scolaire s'engage à vous rembourser la totalité du montant indiqué sur votre offre même si le groupe ne pourra pas être au complet (élèves ou professeurs absents, quelle qu'en soit la raison). Le montant de votre offre est considéré comme forfaitaire et la réservation par le chef d'établissement fait acte d'engagement définitif. De ce fait, même si le nombre d'élèves présents le jour de l'intervention ne correspond pas au quota initialement indiqué sur votre offre, vous serez dans tous les cas remboursés à hauteur du montant fixé sur votre offre collective.

💡 Afin d'éviter tout décalage dans votre logiciel de billetterie, nous vous invitons à comptabiliser le nombre exact d'élèves précisé dans votre offre, et ce malgré d'éventuelles absences le jour de l'événement.

🚩 Cependant, si l'établissement scolaire vous contacte à ce sujet bien en amont de l'événement, vous avez tout de même la possibilité, si vous le souhaitez : 

• d'annuler la réservation du groupe pour créer une nouvelle offre avec les bonnes modalités (tarif et quota). Cette offre devra alors être préréservée puis validée impérativement par le chef d'établissement avant le début de votre évènement.

💡 Vous trouverez toutes les informations pour effectuer ces manipulations dans l'article suivant :

• Comment modifier ou annuler une offre collective préréservée/réservée ?
  
  

L'établissement scolaire souhaite annuler la sortie

🚩 Si l'établissement scolaire est contraint d'annuler sa venue (raisons techniques, absentéisme totale...etc.), vous avez la possibilité d'annuler la réservation jusqu'à 48h après la date de votre événement, afin de ne pas être remboursé pour une prestation n'ayant pu être honorée. Passé ce délai, le remboursement vous sera dû.

Pour ce faire, rendez-vous dans la rubrique "Offres" de votre espace professionnel puis sur la page de l'offre concernée. Vous devrez alors "Annuler la réservation" en cliquant sur le bouton situé en haut à droite de la page.

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