[Acteurs Culturels] Comment fonctionne la réservation d'un événement via l'application pass Culture ? – pass Culture

💡 Ce descriptif s'applique à l'ensemble des propositions culturelles du type spectacles, visites, ateliers, séances de cinéma.

Réservation

l'utilisateur réserve votre proposition
il reçoit une contremarque numérique
un mail de confirmation est envoyé à la structure

En effet à chaque réservation : vous recevez un mail de notification de réservation qui mentionne le nom, le prénom, l'adresse mail du bénéficiaire ainsi que la contremarque (un code de réservation) à 6 chiffres et lettre. Vous pouvez également retrouver ces réservations dans l'onglet "Réservations" qui se trouve dans votre espace professionnel.

🚩 Nous vous invitons à effectuer le suivi de vos réservations, en consultant l'article suivant :

[Acteurs Culturels] Comment effectuer le suivi de ses réservations ?

💡 Pour information :

Les utilisateurs peuvent annuler leur réservation jusqu’à 48h après leur réservation (à condition que le l'évènement ait lieu dans plus de 48h)
Il est possible de valider manuellement dans l'onglet guichet la contremarque de réservation d'un jeune une fois que celui-ci ne peut plus annuler sa réservation soit 48h après sa réservation. Si le jeune a réservé l'offre moins de 48h avant l'événement alors sa réservation n'est plus annulable, il n'est alors pas nécessaire d'attendre 48h après sa réservation pour pouvoir valider la contremarque
Les contremarques (liées à des réservations d'offres de type "événement", uniquement) se valident automatiquement une fois l’événement ayant eu lieu, sans aucune action de votre part et vous serez ainsi remboursé. Vous n'êtes donc pas obligé de rentrer les numéros de contremarques dans l'onglet guichet

==> Le fait que vous rentriez tout de même les contremarques dans le Guichet nous permet de suivre les taux de no-show, ce qui est fondamental pour l'évaluation du pass Culture.

💡 Pour rappel, voici la définition des statuts affichés sur votre suivi des réservations :

une réservation est au statut “ réservé ” lorsque celle-ci est encore annulable par le jeune
une réservation est au statut “ confirmé “ - si l'offre n'est plus annulable par le jeune (48 h après sa réservation et 48 h avant l'événement). Lorsque la réservation est au statut confirmé, elle vous sera remboursée même si vous ne validez pas la contremarque dans le guichet
une réservation est au statut “ validé ” si elle est validée (si la contremarque a été validée par vos soins dans l'onglet guichet ou scannée par vos soins)
une réservation est au statut “ annulé ” si elle est annulée
une réservation est au statut “ remboursé ” si un remboursement a eu lieu sur votre compte bancaire

Modalités de retrait pour les offres d'évènements de type séance de cinéma, ateliers, conférences, visites

Avant votre évènement, vous devez contrôler la contremarque ou le QR code du bénéficiaire et lui demander une pièce d'identité

Si vous le souhaitez, vous pouvez saisir le numéro de contremarque présenté par l’utilisateur dans l’espace Guichet de votre compte pass Culture PRO, ou bien scanner le QR code de la contremarque en suivant ces indications : Comment scanner les QR codes des bénéficiaires lors de leur passage en caisse ?

==> Pour plus de facilité, nous vous conseillons la création d’un bouton “pass Culture” dans les logiciels de caisse ou de gestion comptable ainsi qu’une information spécifique des guichets, s’ils existent, du tarif pass Culture.
les contremarques non validées sont automatiquement validées 48 à 72h après que l'évènement ait eu lieu, et vous êtes quoiqu'il arrive remboursé.

👉 Une fois la vérification d'identité faite et que les informations indiquées sur la contremarque sont correctes, vous pouvez éditer le billet du jeune et lui donner afin qu'il puisse assister à votre évènement.

Modalités de retrait spécifiques pour les offres de type concert, festival, spectacle

🚩 Afin de faciliter la gestion de votre billetterie spectacle et de vos réservations liées au pass Culture, la manière d'indiquer les modalités de retrait lors de la création de votre offre et de suivre vos réservations a évoluée.

En effet, les sous-catégories d'offres énoncées ci-dessous sont désormais liées à un nouveau fonctionnement et parcours spécifique concernant les modalités de retrait à indiquer lors de la création de vos offres :

- - CONCERT
  - FESTIVAL DE MUSIQUE
  - AUTRE TYPE D'ÉVÉNEMENT DE MUSIQUE
  - FESTIVAL, SPECTACLE
  - SPECTACLE, REPRÉSENTATION
- N'hésitez pas à consulter notre article : Comment gérer la billetterie d'un spectacle ou d'un festival sur le pass Culture ?

🚩 Lors de la création de votre offre, 3 options différentes de modalité de retrait des commandes vous sont proposées :

⚠️ Attention, le choix d'une de ces trois options est obligatoire pour finaliser la création de votre offre.

Option 1 : Événement sans billet

👉 Si votre évènement est accessible sans billet :

Cliquez sur l'option "Événement sans billet" dans la liste déroulante suivant la question "Comment les billets seront-ils transmis" de la catégorie "Informations pratiques" de votre création d'offre
Nous vous invitons, si vous le souhaitez, à préciser toute information complémentaire à ce sujet dans la case "Informations de retrait"

👉 Les jeunes n'auront donc aucun billet à présenter pour accéder à votre offre le jour J, mais vous devrez tout de même procéder à la vérification de leur carte d'identité, comme indiqué dans nos CGU. Une fois que les jeunes auront réservé votre offre, voici la notification qu'ils recevront dans leur application :

💰 Vous serez remboursé des places réservées environ trois semaines après la date de fin de votre évènement.

Option 2 : Envoi des billets par mail

👉 Si votre évènement est accessible uniquement avec un billet, vous pouvez choisir d'envoyer celui-ci en amont de l'évènement, par mail :

Cliquez sur l'option "Envoi par mail" dans la liste déroulante suivant la question "Comment les billets seront-ils transmis" de la catégorie "Informations pratiques" de votre création d'offre
Une nouvelle option vous est alors proposée, afin que vous puissiez définir la date d'envoi des billets par mail (combien de temps en amont vous enverrez les billets aux jeunes).
Nous vous invitons, si vous le souhaitez, à préciser toute information complémentaire à ce sujet dans la case "informations de retrait"

👉 Les jeunes devront uniquement présenter le jour J le billet que vous leur avez envoyé par mail, pour accéder à l'évènement. Vous devrez tout de même procéder à la vérification de leur carte d'identité, comme indiqué dans nos CGU. Une fois que les jeunes auront réservé leur offre, voici la notification qui s'affichera dans leur application au moment de la réservation, mais aussi le jour de l'évènement :

📢 Si vous choisissez cette option :

1ère étape : Au moment de l'envoi des billets, il vous faut extraire le fichier excel dans le "Suivi des réservations" pour avoir la liste finale des utilisateurs ayant réservé
2ème étape : il faut générer les billets électroniques via votre logiciel de billetterie [astuce : certains éditeurs permettent de générer l'ensemble des billets automatiquement à partir d'une liste csv, ce que vous fournit le portail professionnel]
3ème étape : il faut envoyer les billets à chaque personne ayant réservé, selon les délais que vous avez indiqué
4ème étape : les utilisateurs viennent avec leur billet et se présentent au même titre que les autres spectacteurs. Vous devrez vérifier l'identité du jeune en lien avec son compte pass Culture, lors de sa venue à l'événement

🚩 Nous vous conseillons par conséquent d'estampiller le billet "pass Culture"

💰 Vous serez remboursés des places réservées environ trois semaines après la date de fin de votre évènement.

Option 3 : Retrait sur place (guichet, comptoir...)

👉 Si votre évènement est accessible exclusivement avec un billet, mais que vous souhaitez que le retrait se fasse sur place :

Cliquez sur l'option "Retrait sur place" dans la liste déroulante suivant la question "Comment les billets seront-ils transmis" de la catégorie "Informations pratiques" de votre création d'offre
Une nouvelle option vous est alors proposée, afin que vous puissiez définir l'heure de retrait des billets sur place (combien de temps en amont de l'évènement les jeunes peuvent ils venir récupérer leurs billets)
Nous vous invitons, si vous le souhaitez, à préciser toute information complémentaire à ce sujet dans la case "Informations de retrait", dont notamment vos horaires d'ouverture

👉 Lors du retrait du billet sur place, le jeune doit vous présenter le numéro de contremarque lié à sa réservation et vous devrez procéder à la vérification de la carte d'identité, comme indiqué dans nos CGUs. Une fois que les jeunes auront réservé leur offre, voici la notification qui s'affichera dans leur application, et qu'ils devront vous présenter au moment de la remise du billet :

📢 Si vous choisissez cette option :

1ère étape : il vous faut vérifier l'identité du jeune en lien avec son compte pass Culture
2eme étape : demandez au jeune le code de sa réservation le jour du retrait du billet et rentrez le manuellement dans le guichet de votre espace pro du pass Culture, si vous le souhaitez, pour votre bon suivi
3eme étape : remettez le billet au bénéficiaire du pass Culture

imprimez la liste des réservations en amont et cochez au fur et à mesure que les utilisateurs se présentent, tout en vérifiant l'identité de chaque jeune. Dans ces derniers cas, vous avez jusqu’à trois jours après l'événement pour rentrer les contremarques dans l'onglet "Guichet" de votre interface professionnelle, si vous le souhaitez, pour votre bon suivi

💰 Vous serez remboursés des places réservées environ trois semaines après la date de fin de votre évènement.

Pour les réservations DUO

👉 Si vous souhaitez activer la fonctionnalité DUO, le détail de la démarche est expliqué ci-dessous :

Comment poster une offre duo pour les événements ?
💡 ATTENTION : une seule contremarque sera générée pour les deux places lors de la réservation, mais vous devrez tout de même délivrer deux billets.

Le suivi des réservations pour les offres DUO se fait dans l'onglet Réservations.
Dans votre onglet de suivi des réservations, 2 lignes de réservations apparaissent pour signaler qu'il s'agit d'une offre réservée au format DUO (les 2 lignes comportent les mêmes informations utilisateur ainsi que le même numéro de contremarque associé à la réservation).

👉 Un petit encart duo permet de les repérer dans vos réservations.

👉 Lors de la validation de la contremarque liée à l’offre duo dans votre guichet, le prix des deux places ainsi que la mention “duo” apparaissent. Ces deux informations sont également visibles au moment du scan du QR code.