Comment créer mon offre de spectacle ou de festival et paramétrer les modalités de retrait de mes réservations pass Culture ?
💡Tout d'abord, nous vous invitons à créer votre offre en suivant les étapes indiquées dans l'article suivant :
👉Une fois votre offre créée sur votre portail professionnel du pass Culture, celle-ci apparaît automatiquement dans l'application dédiée aux usagers, qui peuvent alors la réserver. Nous vous conseillons lors dela création de votre offre d'inscrire une date limite de réservation de votre évènement au maximum 48 heures avant la date de l'événement.
🚩 Lors de la création de votre offre, 3 options différentes de modalité de retrait des commandes vous sont proposées :
⚠️ Attention, le choix d'une de ces trois options est obligatoire pour finaliser la création de votre offre.
Option 1 : Événement sans billet
👉 Si votre évènement est accessible sans billet :
- Cliquez sur l'option "Événement sans billet" dans la liste déroulante suivant la question "Comment les billets seront-ils transmis" de la catégorie "Informations pratiques" de votre création d'offre
- Nous vous invitons, si vous le souhaitez, à préciser toute information complémentaire à ce sujet dans la case "Informations de retrait"
👉 Les jeunes n'auront donc aucun billet à présenter pour accéder à votre offre le jour J, mais vous devrez tout de même procéder à la vérification de leur carte d'identité, comme indiqué dans nos CGU. Une fois que les jeunes auront réservé votre offre, voici la notification qu'ils recevront dans leur application :
💰 Vous serez remboursé des places réservées environ trois semaines après la date de fin de votre évènement.
Option 2 : Envoi des billets par mail
👉 Si votre évènement est accessible uniquement avec un billet, vous pouvez choisir d'envoyer celui-ci en amont de l'évènement, par mail :
- Cliquez sur l'option "Envoi par mail" dans la liste déroulante suivant la question "Comment les billets seront-ils transmis" de la catégorie "Informations pratiques" de votre création d'offre
- Une nouvelle option vous est alors proposée, afin que vous puissiez définir la date d'envoi des billets par mail (combien de temps en amont vous enverrez les billets aux jeunes).
⚠️🚨 Si vous ne savez pas exactement combien de temps avant votre évènement vous pourrez envoyer les billets, prévoyez toujours d'inscrire 24H avant l'évènement par défaut, afin de limiter les demandes de jeunes auprès de votre structure ou du support pass Culture au sujet de la réception de leurs billets. - Nous vous invitons, si vous le souhaitez, à préciser toute information complémentaire à ce sujet dans la case "informations de retrait".
💡 Dans la mesure du possible, merci de bien toujours indiquer dans cette case une adresse mail de contact pour les jeunes n'ayant pas reçu leurs billets, même dans leurs spams + l'adresse mail automatique à partir de laquelle les jeunes recevront leur billet + s'il y aura sur place le jour J un listing pour les retrouver s'ils n'ont pas reçu leur billet par mail.
👉 Les jeunes devront uniquement présenter le jour J le billet que vous leur avez envoyé par mail, pour accéder à l'évènement. Vous devrez tout de même procéder à la vérification de leur carte d'identité, comme indiqué dans nos CGU. Une fois que les jeunes auront réservé leur offre, voici la notification qui s'affichera dans leur application au moment de la réservation, mais aussi le jour de l'évènement :
📢 Si vous choisissez cette option :
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1ère étape : Au moment de l'envoi des billets, il vous faut extraire le fichier excel dans le "Suivi des réservations" pour avoir la liste finale des utilisateurs ayant réservé
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2ème étape : il faut générer les billets électroniques via votre logiciel de billetterie [astuce : certains éditeurs permettent de générer l'ensemble des billets automatiquement à partir d'une liste csv, ce que vous fournit le portail professionnel]
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3ème étape : il faut envoyer les billets à chaque personne ayant réservé, selon les délais que vous avez indiqué
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4ème étape : les utilisateurs viennent avec leur billet et se présentent au même titre que les autres spectacteurs. Vous devrez vérifier l'identité du jeune en lien avec son compte pass Culture, lors de sa venue à l'événement
🚩 Nous vous conseillons par conséquent d'estampiller le billet "pass Culture"
💰 Vous serez remboursés des places réservées environ trois semaines après la date de fin de votre évènement.
Option 3 : Retrait sur place (guichet, comptoir...)
👉 Si votre évènement est accessible exclusivement avec un billet, mais que vous souhaitez que le retrait se fasse sur place :
- Cliquez sur l'option "Retrait sur place" dans la liste déroulante suivant la question "Comment les billets seront-ils transmis" de la catégorie "Informations pratiques" de votre création d'offre
- Une nouvelle option vous est alors proposée, afin que vous puissiez définir l'heure de retrait des billets sur place (combien de temps en amont de l'évènement les jeunes peuvent ils venir récupérer leurs billets)
- Nous vous invitons, si vous le souhaitez, à préciser toute information complémentaire à ce sujet dans la case "Informations de retrait", dont notamment vos horaires d'ouverture
👉 Lors du retrait du billet sur place, le jeune doit vous présenter le numéro de contremarque lié à sa réservation et vous devrez procéder à la vérification de la carte d'identité, comme indiqué dans nos CGUs. Une fois que les jeunes auront réservé leur offre, voici la notification qui s'affichera dans leur application, et qu'ils devront vous présenter au moment de la remise du billet :
📢 Si vous choisissez cette option :
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1ère étape : il vous faut vérifier l'identité du jeune en lien avec son compte pass Culture
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2eme étape : demandez au jeune le code de sa réservation le jour du retrait du billet et rentrez le manuellement dans le guichet de votre espace pro du pass Culture, si vous le souhaitez, pour votre bon suivi
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3eme étape : remettez le billet au bénéficiaire du pass Culture
OU
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imprimez la liste des réservations en amont et cochez au fur et à mesure que les utilisateurs se présentent, tout en vérifiant l'identité de chaque jeune. Dans ces derniers cas, vous avez jusqu’à trois jours après l'événement pour rentrer les contremarques dans l'onglet "Guichet" de votre interface professionnelle, si vous le souhaitez, pour votre bon suivi
💰 Vous serez remboursés des places réservées environ trois semaines après la date de fin de votre évènement.
Modifier les modalités de retrait de mon offre une fois celle-ci déjà créée
🚨 Afin de limiter aux maximum les demandes de jeunes sur la réception de leur billet d'évènement, nous vous invitons à toujours bien porter une modification sur votre espace professionnel pass Culture si les modalités de retrait que vous avez saisi initialement sur votre offre ont changé. il faudra donc impérativement revenir sur votre offre et porter dessus la modification adéquate (aussi bien de la modalité que de la date d'envoi ou de retrait).
Suivi des réservations
💡À chaque réservation : vous recevez un mail de notification de réservation qui mentionne le nom, le prénom, l'adresse mail du bénéficiaire ainsi que la contremarque (un code de réservation) à 6 chiffres et lettres. Vous pouvez également retrouver ces réservations dans l'onglet "Réservations" qui se trouve dans votre espace professionnel.
🚩Nous vous invitons à effectuer le suivi de vos réservations, en consultant l'article suivant :
💡Pour information :
- Les utilisateurs peuvent annuler leur réservation jusqu’à 48h après leur réservation (à condition que l'évènement ait lieu dans plus de 48h)
- Il est possible de valider manuellement dans l'onglet guichet la contremarque de réservation d'un jeune une fois que celui-ci ne peut plus annuler sa réservation soit 48h après sa réservation. Si le jeune a réservé l'offre moins de 48h avant l'événement alors sa réservation n'est plus annulable, il n'est alors pas nécessaire d'attendre 48h après sa réservation pour pouvoir valider la contremarque. Vous êtes remboursé même si les jeunes ne se rendent pas à l'évènement.
- Les contremarques (liées à des réservations d'offres de type "événement", uniquement) se valident automatiquement une fois l’événement ayant eu lieu, sans aucune action de votre part et vous serez ainsi remboursé. Vous n'êtes donc pas obligé de rentrer les numéros de contremarques dans l'onglet guichet
==> Le fait que vous rentriez tout de même les contremarques dans le Guichet nous permet de suivre les taux de no-show, ce qui est fondamental pour l'évaluation du pass Culture.
🚩 Sachez que les réservations pass Culture ne sont pas reliées à votre logiciel de stock/billetterie. Ainsi, une réservation pass Culture ne déduira pas automatiquement un stock sur votre logiciel de billetterie. Nous vous invitons ainsi à toujours garder un quota de places dédiées au pass Culture afin d'éviter le surbooking.
D'autre part, une fois qu'une réservation n'est plus annulable par le jeune (48h après sa réservation et 48h avant l'évènement), sachez que vous serez toujours remboursé, même si le bénéficiaire ne se rend pas à l'évènement le jour-J. Ainsi, vous devrez comptabiliser toutes les réservations pass Culture dans votre logiciel de billetterie, même en cas de no show, afin que votre comptabilité soit en adéquation avec vos remboursements pass Culture.
💡 Pour rappel, voici la définition des statuts affichés sur votre suivi des réservations :
- une réservation est au statut “ réservé ” lorsque celle-ci est encore annulable par le jeune
- une réservation est au statut “ confirmé “ - si l'offre n'est plus annulable par le jeune (48 h après sa réservation et 48 h avant l'événement). Lorsque la réservation est au statut confirmé, elle vous sera remboursée même si vous ne validez pas la contremarque dans le guichet
- une réservation est au statut “ validé ” si elle est validée (si la contremarque a été validée par vos soins dans l'onglet guichet ou scannée par vos soins)
- une réservation est au statut “ annulé ” si elle est annulée
- une réservation est au statut “ remboursé ” si un remboursement a eu lieu sur votre compte bancaire
Annulation d'un événement
📢 🚩 Lorsque vous désactivez une offre sur votre portail pro, cela n'engendre pas une annulation des réservations effectuées pour votre évènement.
💡 L'annulation d'une seule partie des réservations (c'est-à-dire une annulation partielle) n'est pas possible avec le pass Culture. En annulant un évènement, vous devrez annuler la totalité des réservations effectuées pour celui-ci.
💡 Pour annuler les réservations, il faut supprimer le(s) stock(s) de l'offre (comme expliqué ci-dessous). Pour ce faire, voici les démarches à suivre selon les différents cas de figure.
Annulation - si l'événement n'a pas encore eu lieu ou qu'il a eu lieu il y a moins de 48 h
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rendez-vous dans votre interface professionnelle
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allez dans le détail de votre offre (faites une recherche par titre d'offre ou regardez les offres publiées rattachées à votre lieu physique)
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cliquez sur l'onglet "Stocks et prix"
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choisissez la ligne correspondant à la date de l'annulation
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cliquez sur "Supprimer" avec le pictogramme poubelle
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cette manipulation annule automatiquement toutes les réservations qui ont été effectuées pour cette date et qui sont encore au statut "confirmé".
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un mail est alors envoyé automatiquement par le pass Culture aux bénéficiaires qui avaient une réservation en cours pour notifier cette annulation. Si vous le souhaitez, vous pouvez préciser aux jeunes la raison de l'annulation, soit en leur envoyer un mail personnalisé en cci, soit en les incluant dans votre communication tout public sur l'annulation de votre évènement.
Annulation - si l'événement est terminé depuis plus de 48 h
👉 Il n'est pas possible de procéder à une suppression de stock.
🚩 Merci de contacter au plus vite support-pro@passculture.app
Report d'un événement
Report - si l'événement n'a pas encore eu lieu
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rendez-vous dans votre interface professionnelle
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allez dans le détail de votre offre (faites une recherche par titre d'offre ou regardez les offres publiées rattachées à votre lieu physique)
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cliquez sur "Stocks et prix"
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choisissez la ligne correspondant à la date de l'annulation
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passer votre souris sur "date" et "date et limite de réservations" afin de modifier les informations de l'événement
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vous pouvez alors indiquer la nouvelle date de votre événement.
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cliquez sur valider pour enregistrer votre modification
Les réservations de l'ensemble des utilisateurs seront alors modifiées et les jeunes en seront notifiés par l'envoi d'un mail automatique. Ils auront à nouveau 48h pour annuler leur réservation s'ils le souhaitent
Report - si l'événement a déjà eu lieu
👉 Il n'est pas possible de modifier la date de l'événement.
🚩 Merci de contacter au plus vite support-pro@passculture.app.
Clôturer les réservations d'un évènement sur le pass Culture
💡Cet article vous indique comment procéder à l'arrêt des réservations de votre évènement pass Culture lorsqu'il reste encore des stocks disponibles sur votre offre : Comment clôturer les réservations d'un évènement sur le pass Culture ?
Articles connexes :
Pour toute information complémentaire, n'hésitez pas à écrire au support :