[Acteurs Culturels] Comment publier une offre d'événement ?

💡 Cet article vous accompagne dans la publication d'une offre d'évènement (concert, festival, séance de cinéma, etc). 

Les offres d'événements

🚩 Avant de pouvoir publier une offre d'évènement, il vous faut avoir créé un lieu : 

• Comment créer un lieu ?

💡 Les offres créées sont visibles uniquement lorsque votre structure est validée par nos équipes.

💡 Un bénéficiaire ne peut avoir qu'une seule réservation validée par offre.

💡 Ces offres sont, pour la plupart, sujettes aux remboursements. Pour en savoir plus, vous pouvez consulter l'article en lien avec les activités éligibles et remboursements.

🔎 N'hésitez pas à consulter notre article spécifique : Comment gérer la billetterie d'un évènement ou d'un festival sur le pass Culture ?

Créer une offre d'événement

👉 En premier lieu, cliquez sur la mention “Créer une offre" figurant sur la page d'accueil de votre espace professionnel

👉  Dans un second temps, sélectionnez "Au grand public" puis "Un évènement physique" et cliquez sur "Etape suivante"

Compléter l'onglet "Détails de l'offre"

Étape 1 : ajoutez le type d'offre

🚩 Attention, le type d'offre ne pourra plus être modifié une fois l’offre validée. Le choix de la catégorie et sous-catégorie est obligatoire ; le reste est optionnel (genre, sous genre). 

Étape 2 : ajoutez les informations artistiques 

🚩 Le titre de l'offre est obligatoire. Il apparaîtra en premier lorsque le bénéficiaire cliquera sur les détails de l’offre. Saisissez aussi la description de l’offre. Celle-ci explique en détails votre offre quand le bénéficiaire la consulte : 

Etape 3 : ajoutez une image

👉 Cliquez sur “Ajouter une image” depuis la page création pour définir l’image qui apparaîtra sur l’écran principal de l’application.

📢 Sans image d’accroche, l’offre ne sera pas visible sur l’écran principal (le "carrousel") de l'application, seulement dans la partie "Recherche".

Pour insérer votre image :

• Le format de l'image doit être : .JPG et .PNG

• Le poids du fichier doit être d'un maximum de 10 Mo

• La taille de l'image doit respecter un minimum de 400x400 pixels

💡 L'ajout de crédit est optionnel. En utilisant l'image, vous certifiez que vous êtes propriétaire de la photo ou que vous disposez des autorisations nécessaires pour l'utiliser.

Une fois votre visuel sélectionné : 

• vous avez la possibilité de Cadrer votre image en la faisant glisser de droite à gauche

• vous pouvez également zoomer pour n'en sélectionner qu'une partie

• pour enregistrer votre image et pour qu'elle s'affiche sur l'application mobile, cliquez sur " Valider" en bas de la page de création/édition d'offre

Étape 4 : ajoutez les informations pratiques et modalités de retrait

🔎 Afin de faciliter la gestion de votre billetterie spectacle et de vos réservations liées au pass Culture, la manière d'indiquer les informations de retrait lors de la création de votre offre est différente pour les sous-catégories d'offres énoncées ci-dessous : 

• CONCERT
• FESTIVAL DE MUSIQUE
• AUTRE TYPE D'ÉVÉNEMENT DE MUSIQUE
• FESTIVAL, SPECTACLE
• SPECTACLE, REPRÉSENTATION

🚨 Attention, le choix d'une des trois options suivantes est obligatoire pour finaliser la création de votre offre.

🚩 Le pass Culture n'intervient pas dans la transmission des billets. Merci de bien vouloir consulter l'article suivant pour obtenir plus de détails concernant les informations de retrait : 

• Quelles modalités de retrait indiquer pour votre offre de concert / festival / spectacle ?
  

📢 L'adresse mail de contact permet aux jeunes bénéficiaires de vous solliciter en cas de questions au sujet de l'évènement. 

💡 Vous pouvez cocher la case "Rayonnement national" afin que votre offre soit disponible sur tout le territoire. 

Étape 5 : ajoutez les informations sur l'accessibilité de votre offre

👉 Sélectionnez l'option s'appliquant à votre lieu : 

🚩 Vous devez sélectionner au moins un des critères proposés à l'accessibilité. Vous pouvez sélectionner "Non accessible" si l'offre n'est pas accessible aux personnes en situation de handicap.

Étape 6 : ajoutez un lien pour le grand public

👉 Ce lien est optionnel. Il est affiché aux bénéficiaires ne pouvant pas effectuer la réservation dans l’application. Nous vous recommandons d’insérer le lien vers votre billetterie ou votre site internet.

👉 La notification par email vous permettra de recevoir un mail à chaque fois qu'une réservation sera effectuée dans votre structure.

💡 Dans ce mail de notification, vous disposerez du nom, prénom, email et numéro de téléphone de le bénéficiaire ayant effectué sa réservation pour une offre. De même, s'il annule, vous en serez notifié à l'adresse mail renseignée lors de la création de l'offre.

💡 Vous avez la possibilité de cliquer sur le bouton "Etape précédente" si vous souhaitez apporter des modifications à votre offre.

Compléter l'onglet "Tarifs" 

Étape 1 : indiquez le nom et le prix du tarif que vous souhaitez proposer

💡 Pour proposer plusieurs tarifs pour une même offre (Catégorie or, 2nde catégorie, Moins de 18 ans, etc.), il vous suffit de cliquer sur "Ajouter un tarif". Vous pouvez alors nommer chacun des tarifs souhaités. 

🚩 Pour supprimer l'un de vos tarifs, il vous suffit de cliquer sur l'icône poubelle. 

🔎 Pour plus d'informations sur les différents tarifs (moins de 18 ans, fosse, carré or, VIP, place assise, tarif personne en situation de handicap, tarif étudiant, etc.), nous vous invitons à consulter cet article : Comment proposer différents tarifs pour un même évènement ? 

Étape 2 : cochez ou non l'option "duo"

👉 Choisissez si vous acceptez ou non les réservations sous format duo. Pour en savoir plus, vous pouvez consulter l'article : Comment publier une offre duo ?

Compléter l'onglet "Dates & Capacités"

Option A : votre évènement a lieu à une date unique

👉 Si votre événement a lieu à une date unique, sélectionnez l'option "Une seule fois" et renseignez la date de votre événement, le ou les horaires liés à cette date et le quota de places associé à vos différents tarifs. Cliquez ensuite sur "Valider".

💡 La date limite de réservation permettra aux jeunes de réserver jusqu'à 23h59, le jour que vous avez indiqué.  Exception faite si la date indiquée est au jour même de votre évènement, les réservations seront alors ouvertes jusqu'à l'heure de début de celui-ci. 48h avant l'heure de l'évènement, les réservations faites par les jeunes sont non annulables.

👉 Vous arrivez ensuite sur la page récapitulative de vos différentes occurrences (les associations des tarifs, dates, horaires et quotas de places choisis pour votre événement).

🚩 Pour supprimer l'une de vos occurrences, il vous suffit de cliquer sur l'icône poubelle. 

 

Publier votre offre d'évènement

Étape 1 : cliquez sur “Etape suivante" pour accéder à la page récapitulative de l'offre

Étape 2 : cliquez sur “Publier l'offre” si vous n’avez plus de modifications à apporter

Informations utiles

📢 Les stocks des offres synchronisés, ne sont pas modifiables. Seuls les champs suivants sont modifiables :

• Duo (pour les offres AlloCiné)

• Accessibilité

• Lien pour le grand public

• Image

📢 Pour les offres créées manuellement, les champs non modifiables sont :

• Type

• Structure

• Lieu

💡 Vous pouvez voir l’ensemble des offres créées en cliquant sur “Voir la liste des offres” et les modifier ou les désactiver à tout moment.

👉 Il est possible de publier ou de désactiver une offre depuis le récapitulatif de cette dernière. Le bouton "Désactiver" s'affiche sur toutes les offres.

Articles connexes :

Pour toute information complémentaire, n'hésitez pas à écrire au support :

📍support-pro@passculture.app