[Acteurs Culturels] Librairie : Comment proposer vos offres sur le pass Culture ? – pass Culture

💡 Si vous n'êtes pas déjà inscrit sur le pass Culture ou que vous avez besoin d'accompagnement dans le paramétrage de votre espace professionnel, nous vous invitons à consulter l'article suivant : S'inscrire et comprendre le fonctionnement du pass Culture (éligibilité, création d'offres, gestion des réservations, remboursements, etc.)

💡Webinaire d'information et d'accueil des nouveaux partenaires

Tous les jeudis de 14h à 15h se déroule un webinaire d'information et d'accueil des partenaires du pass Culture. Ce webinaire animé par nos équipes de chargés de développement a pour objectif de vous présenter le fonctionnement du pass Culture et de vous accompagner au mieux dans vos premiers pas sur le dispositif.

Inscrivez vous dès à présent à une des prochaines sessions en cliquant sur ce lien

Publication de vos offres

👉 En tant que Librairie, deux possibilités s'offrent à vous :

Publier manuellement vos offres si votre catalogue n'est pas synchronisé avec un gestionnaire de stock ou qu'un jeune vous en fait la demande : Comment publier une offre physique ?

Synchroniser automatiquement vos stocks : Comment synchroniser vos offres et vos stocks sur votre espace pass Culture ?

💡 Dans le cas où un bénéficiaire vous demande en direct un livre qui n'est pas encore dans l'application :

Créer manuellement une offre.
Renseigner uniquement les informations nécessaires, sans image, ni descriptif.
Indiquer 1 en stock.
Pour faciliter la recherche de cette offre, le jeune peut activer la géolocalisation de son application (sur téléphone) et appliquer des filtres de recherche.

📢 Dans le cas d'une synchronisation automatique :

La remontée de vos stocks s'effectue toutes les heures.
C’est le stock réel qui apparait sur l’application.
Les offres non éligibles ne remontent pas sur l'application.
Certaines bases de données de livres étrangers ne sont pas remontées automatiquement par le pass Culture.

Eligibilité de vos offres

🚩 Pour plus d'informations au sujet de l'éligibilité de vos offres, nous vous invitons à consulter cet article dédié : Quels sont les livres éligibles au pass Culture ?

🔎 Les lots de livres sont autorisés pour un montant maximum de 70 euros.

Chaque lot doit indiquer précisément dans sa description les titres concernés.
Aucune offre ne doit être nominative (ne pas mentionner le nom du jeune) pour des raisons RGPD.

Consulter le statut de vos offres

🔎 Voici les différents statuts pouvant s'appliquer à vos offres :

Brouillon : votre offre est à l'état de brouillon car sa publication n'est pas achevée. Elle n'est ni visible ni réservable sur l'application pass Culture. Vous pouvez terminer sa publication à tout moment.
Publiée : votre offre est visible et réservable sur l'application pass Culture.
En pause : vous avez la possibilité de mettre en pause une offre publiée, afin qu'elle ne soit pas visible temporairement. Vous pouvez la republier à tout moment.
Epuisée : votre offre a atteint le maximum de réservations possibles et n'a plus de stock actif. Elle n'est plus visible ni réservable. Ce statut apparaît également lorsque vous supprimez l'intégralité des stocks de votre offre.
Expirée : La date limite de réservation de votre offre est passée.
En instruction : votre offre est soumise à vérification par notre service Conformité. Cette démarche peut prendre jusqu'à 72h et votre offre n'est alors ni modifiable sur votre espace pro, ni visible sur l'application. Ce contrôle peut prendre jusqu'à 72h.
Non conforme : votre offre ne respecte pas certaines conditions et a été refusée par notre équipe chargée du contrôle de conformité.

Gestion et suivi des réservations

Gérer vos réservations

💡 Dans le cas de la vente de livres, considérés comme des offres physiques, un code de contremarque est généré. Une fois cette contremarque reçue, le bénéficiaire dispose de 10 jours pour se rendre en magasin afin de récupérer son bien. Passé ce délai, sa réservation est automatiquement annulée. Sans validation de cette contremarque dans votre guichet pass Culture, vous ne pourrez pas être remboursé pour les réservations effectuées dans votre structure.

📢 La validation des codes de contremarque peut s'effectuer de deux manières différentes :

Via l'onglet "Guichet" de votre espace professionnel. Il vous suffit ainsi de renseigner le code transmis pas le jeune puis de cliquer sur "Valider la contremarque".
🚩 Attention à ne pas double-cliquer au moment de la validation d'une contremarque au risque de l'invalider.

En scannant le QR code lié aux réservations, grâce à une douchette configurée avec votre logiciel de caisse.
💡 Pensez à demander à votre gestionnaire de caisse d'ajouter un mode de paiement pass Culture pour pouvoir encaisser le livre et le déstocker lors de la venue du bénéficiaire.

📢 Que la validation passe par le Guichet ou via une douchette, il vous faut impérativement effectuer une vérification de la carte d'identité du jeune ayant effectué la réservation ; ce dernier étant le seul autorisé à récupérer son bien.

🚩 La validation de la contremarque ne doit s'effectuer qu'une fois le bien remis en mains propres du bénéficiaire, afin de prévenir d'éventuelles ruptures de stock.

🔎 Pour en savoir davantage sur les modalités de réservation, nous vous invitons à consulter les articles suivants :

Effectuer le suivi de vos réservations

Lorsque l'une de vos offres est réservée, vous en êtes notifié par mail. Sachez que vous avez parallèlement la possibilité d’effectuer le suivi détaillé de vos réservations depuis l'onglet "Réservations" de votre espace professionnel pass Culture.

💡 Cet article vous donnera plus de détails le paramétrage de l’onglet Réservations de votre espace professionnel afin de suivre vos réservations : Comment effectuer le suivi de ses réservations ?

👉 Les statuts des réservations d’offres à destination du grand public :

réservée : la réservation n’est ni remboursée, ni annulée, ni validée
validée : la réservation est validée
annulée : la réservation a été annulée par le bénéficiaire ou le délai de validation a expiré
remboursée : un remboursement a eu lieu pour la réservation

Suivi des remboursements

👉 Les remboursements s'effectuent environ toutes les deux à trois semaines rétroactivement suite à la validation d'une contremarque dans le guichet (ou à la validation automatique des contremarques d'événements). La page "Gestion financière" de votre espace professionnel pass Culture est mise à jour automatiquement à chaque virement.

🔎 Vous trouverez dans les articles de FAQ suivants toutes les informations :

sur les modalités et barèmes de remboursement du pass Culture : Comment déterminer ses modalités de remboursement ?
sur la manière de télécharger vos justificatifs et consulter le plus efficacement les informations liées au suivi de vos remboursements : Comment accéder à la liste de vos remboursements ?
sur le calendrier prévisionnel des remboursements : Quel est le calendrier des prochains remboursements ?

👉 Dans l'onglet "Gestion financière" de votre espace professionnel, vous pouvez accéder à deux rubriques qui vous permettront de consulter la liste de vos remboursements :

"Justificatif des remboursements" : qui vous permettra de télécharger vos justificatifs généraux par points de remboursement rattachés à votre structure
"Détails des remboursements" : qui vous permettra de filtrer et d'afficher les remboursements par structures, avec le détail des réservations par offres