[Acteurs Culturels] Escape game : Comment proposer vos offres ?

Cet article vous explique les étapes de création d'une offre pour une session d'Escape Game.

📢 Pour créer une offre d’Escape Game il faut avoir créé un lieu lié à votre structure.

💡 Les Escapes Games sont des offres de type "physique".

Si vous souhaitez en savoir plus sur la création / mise en ligne / modification d’une offre physique sur le pass Culture (soit une offre datée) nous vous invitons s'il vous plaît à bien consulter l’article Comment publier une offre physique ?

💡 Conformément aux CGU, l'usage du crédit pass Culture est strictement personnel. Un bénéficiaire ne peut donc acheter qu’une seule place pour sa partie d’Escape Game - ou deux, si l'établissement proposant l'offre a coché l’option « duo » en la créant, permettant la réservation de deux places, si souhaité. Les autres joueurs devront payer leurs places. Le fonctionnement est donc similaire à celui d'une réservation effectuée avec un bon d’achat.

💡 Un utilisateur peut avoir une seule réservation validée par offre.

💡 Vous pouvez proposer autant d’offres que vous le souhaitez sur le pass Culture.

Ex : il peut y avoir 4 offres différentes pour un même scénario.

🚩 Le prix indiqué sur l’offre doit être celui pour une personne.

Comment créer une offre pour une session d'Escape Game ?

1. Se connecter sur son espacepass Culture Pro

2. Cliquer sur "Créer une offre"

3. Choisir l'option "Au grand public" puis "Un bien physique"

4. Sélectionner la catégorie "Jeux" puis la sous-catégorie "Escape Game"

5. Remplir le détail de l’offre :

Deux types d’offres sont possibles pour les Escape Games :

Option A : proposer une offre par scénario, dont le tarif est celui d’un joueur, calculé sur la base minimum de joueurs possibles pour la partie

Exemple : Une place pour une personne pour le scénario X (minimum 2 joueurs). Tarif 30 euros.

Précisez bien dans le descriptif de l'offre que le prix est pour une partie de deux ou trois joueurs minimum (en fonction de vos scénarios). Les autres joueurs doivent régler le complément sur place ou en ligne. Si le jour J ils sont plus nombreux, les jeunes pourront s’arranger entre eux pour rembourser la différence au bénéficiaire du pass Culture si besoin.

👉 Avantages :

- cela laisse plus de flexibilité dans le nombre de joueurs entre le moment de la réservation et le jour J ;

- si le jeune coche l’option duo (achetant donc par-là une deuxième place), il ne reste plus qu’une place à payer pour le 3e joueur ;

- si plusieurs jeunes ont le pass Culture, ils peuvent chacun payer leur place avec ce dernier.

👉 À noter : Depuis le mois de janvier 2022, les jeunes de 15 ans ont accès au pass Culture avec un crédit de 20 euros, et les jeunes de 16 ans et 17 ans avec un crédit de 30 euros chacun.

Ces bénéficiaires constituent un public cible pour les offres d'Escape Games.

Il s'avère donc intéressant de proposer des tarifs permettant à ces nouveaux utilisateurs, au crédit distinct de celui des jeunes de 18 ans, de réserver une partie.

Option B : proposer une place pour une partie de X joueurs

Exemple : Une place pour une partie de 5 joueurs pour telle partie (25 euros)

Exemple : Une place pour une partie de 4 joueurs pour telle partie (30 euros)

👉 Cela implique de passer plus de temps initialement pour créer les offres mais permet d’avoir une gamme de tarifs différents.

🚩 Il faut toujours préciser que si le jour J, le nombre de joueurs diffère de celui initialement prévu, les jeunes devront s’arranger entre eux pour régler la différence sur place.

Comment remplir les informations de retrait ?

👉 Nous vous conseillons d'inscrire dans la section Informations de retrait les informations les plus précises possibles sur le retrait de l’offre, afin que le bénéficiaire dispose de toutes les informations nécessaires après avoir cliqué sur “réserver”. Sachant d'emblée quoi faire après cela, il sera moins susceptible de solliciter votre établissement ou le service support du pass Culture au sujet des modalités de retrait de l'offre réservée.

En fonction de ce que vous préférez, vous pouvez indiquer, dans Informations de retrait, que le jeune :

réserve sa session sur votre site internet. Si vous utilisez 4Escape, les codes de réservations pass Culture sont synchronisés avec votre logiciel. Indiquez au jeune qu’il peut réserver la date et le créneau de son choix puis choisir “Pass Culture” comme moyen de paiement. Lorsqu’il entre son code de réservation, le montant à payer est automatiquement déduit de la somme correspondante. Le reste pourra être payé par les autres joueurs en ligne ou sur place
si vous utilisez Bookéo (également possible avec les autres logiciels), demandez au jeune qu’il vous contacte par mail ou téléphone pour réserver sa session en vous donnant sa contremarque (aussi appelé code de réservation) pour bloquer le créneau. Lorsque vous entrez la contremarque dans l’onglet “Guichet” du portail pro pass Culture, cela enclenche une action à venir pour un remboursement effectué au cours des prochains virements du pass Culture, sous réserves d'avoir renseigné un RIB importé sur votre espace pro au préalable. Les autres joueurs pourront payer leur part sur place.
si c’est un autre joueur qui effectue la réservation sur le site Internet, le bénéficiaire du pass Culture pourra communiquer son code de réservation une fois sur place au moment de payer le reste du montant - ou par téléphone en amont.
pensez à préciser que si le jour J, le nombre de joueurs présents n’est pas conforme au nombre de joueurs attendus, la différence de prix sera à régler sur place.

Quelques exemples :

Autres informations à renseigner

👉 Vous devez sélectionner au moins un des critères proposés à l'accessibilité. Vous pouvez sélectionner "Non accessible" si l'offre n'est pas accessible aux personnes en situation de handicap.

👉 Sans image d’accroche, l’offre ne sera pas visible sur l’écran principal (le "carrousel") de l'application, seulement dans la partie "Recherche".

Comment remplir la rubrique Stocks et prix ?

🚩 Une fois les détails de l'offre et les modalités de retrait complétés, vous pouvez passer à la rubrique Stocks et prix :

- Le prix à indiquer est celui pour un joueur. Si vous avez coché l’option duo, le jeune peut réserver deux places, le tarif sera automatiquement multiplié par deux. Le prix est obligatoire pour valider votre offre. Vous pouvez suivre la démarche indiquée dans l'article Comment poster une offre duo ?
- Indiquez une date limite de réservation si nécessaire
- Indiquez le nombre de sessions disponibles dans la partie "Quantité" : ne la remplissez pas si cette jauge est illimitée

Comment être remboursé d’une session d'Escape Game ?

🚩 Pour chaque réservation effectuée par un jeune, une contremarque est générée (6 chiffres ou lettres, ensemble aussi appelé code de réservation). Elle est à saisir dans l’onglet "Guichet" de votre espace pass Culture pro en amont ou au moment où le jeune se présente. Toute contremarque saisie dans le guichet est alors validée, et sera donc remboursée, sous réserves de la disponibilité d'un RIB sur le portail pro. Si la contremarque n’est pas utilisée ou saisie par vos soins dans le Guichet, la réservation est automatiquement annulée 30 jours après la réservation. Le jeune est donc "recrédité" de la somme correspondante, qui n'aura ainsi jamais été durablement débitée.

🚩 Un virement de remboursements est effectué tous les 15 jours.

🚩 Pour être remboursé des contremarques validées, il faut bien avoir rempli votre dossier de coordonnées bancaires, une démarche expliquée dans Comment déterminer ses modalités de remboursement ?

Voici par ailleurs le calendrier des prochains remboursements du pass Culture.