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[Acteurs Culturels] S'inscrire et comprendre le fonctionnement du pass Culture (éligibilité, création d'offres, gestion des réservations, remboursements, etc.)

Mise à jour

💡 Le pass Culture est un dispositif comprenant deux volets : 

  • La part individuelle qui prend la forme d'une application et d'une web-application, grâce à laquelle les jeunes âgés de 15 à 18 ans découvrent et réservent des propositions culturelles diversifiées autour de chez eux.
  • La part collective qui s'adresse aux élèves de la sixième à la terminale par le biais d'ADAGE, plateforme dédiée aux établissements scolaires. 

🔎 Cet article vous explique entre autres les conditions d'éligibilités des acteurs culturels (offreurs) sur le pass Culture, comme indiquées dans nos Conditions Générales d'Utilisation. 

Webinaire d'information et d'accueil des nouveaux partenaires

Tous les jeudis de 14h à 15h se déroule un webinaire d'information et d'accueil des partenaires du pass Culture. Ce webinaire animé par nos équipes de chargés de développement a pour objectif de vous présenter le fonctionnement du pass Culture et de vous accompagner au mieux dans vos premiers pas sur le dispositif.

Étape 1 : Inscription et paramétrage de votre espace professionnel

Eligibilité, inscription au pass Culture pro et délais de traitement

 👉 Avant toute création de compte, nous vous invitons à vérifier que votre structure et vos offres à destination des jeunes répondent aux critères d'éligibilité du dispositif :

👉 Pour commencer votre inscription, merci de vous connecter sur passculture.pro - inscription. L’inscription sur la plateforme est gratuite et se fait conformément aux règles fixées à l’arrêté du 20 mai 2021 portant application du décret n° 2021-628 du 20 mai 2021 relatif au « pass Culture ».

La démarche d'inscription est expliquée étape par étape ici : Comment créer un compte professionnel pass Culture ?

👉 Une fois votre compte pass Culture créé, vous devez attendre la validation de votre structure par nos équipes et la vérification de son éligibilité. Cette vérification peut prendre jusqu'à 3 semaines. Cependant, nous vous invitons à prendre dès à présent en main votre espace en créant vos lieux et vos offres à destination du grand public. Sachez néanmoins que vos offres ne seront visibles par les jeunes qu’une fois votre structure validée par nos équipes. Les offres collectives quant à elles ne peuvent pas être créées avant validation.

 

Utilité du lieu figurant sur votre espace Pro

📢 L'ensemble des offres publiées, à destination du grand public comme des groupes scolaires, doit être rattaché au(x) lieu(x) figurant sur la page d'accueil de votre espace Pro. Un premier lieu porteur du SIRET de votre structure est automatiquement créé lors de votre inscription et vous pouvez en ajouter de nouveaux manuellement. 

🏛️Nous appelons "lieu" : 

  • L’adresse postale qui vous géolocalise auprès des bénéficiaires du pass Culture, notamment dans le cas des offres individuelles à destination du grand public.
  • Et/ou l'adresse qui correspond à votre siège social, que ce soit pour les offres individuelles ou pour les offres collectives à destination des groupes scolaires.

💡Dans le cas où vous ne disposez pas d'espace physique dans lequel recevoir du public, le lieu automatiquement créé sur votre interface professionnelle fait office de lieu administratif. Ce lieu, porteur du SIRET de votre structure, vous permet de publier vos offres.

Pour en savoir davantage, nous vous invitons à consulter cet article : Quelle est l'utilité du lieu administratif si vous proposez uniquement des offres collectives hors les murs/en établissement scolaire ?

💡Selon le format de vos lieux, ces derniers apparaitront sur votre espace professionnel pass Culture soit sous l'appellation "Votre page partenaire", soit sous l'appellation "Vos adresses".

Pages partenaires

💡Destinées aux acteurs culturels, mais aussi aux jeunes qui les réclament, les Pages partenaires sont des vitrines de vos lieux culturels sur le pass Culture. Elles permettent de faire remonter en un clic sur l'application les dernières offres créées à échelle de votre lieu sur votre espace pro pass Culture, ainsi que toutes les informations relatives à votre établissement culturel. 

Actuellement, seuls les lieux dits "permanents" disposent de pages partenaires sur l'application pass Culture. Les lieux permanents sont définis selon les critères cumulatifs suivants :

  • Le lieu accueille de manière permanente du public
    🔎 Les lieux comme les places du village ou encore les points de rencontre sont par exemple considérés comme temporaires.

  • Le lieu accueille habituellement des offres culturelles et artistiques (50% de son activité)
    🔎 Les lieux accueillant de manière permanente du public, mais n'ayant pas de vocation principalement culturelle, sont également perçus comme temporaires.
  • La structure qui a créé le lieu possède ce dernier
    🔎 Les lieux culturels dans lesquels des structures organiseraient de manière ponctuelle des événements, à l'instar des salles de concert, ne sont pas reconnus comme étant permanents.

👉Tous les bénéficiaires peuvent consulter ces pages, quel que soit leur statut (bénéficiaire ou non, connectés ou non. 

👉 Voici le format auquel apparait votre page partenaire sur votre espace pro :

 

 🚩 Dans le menu latéral, deux onglets vous permettent de gérer les informations relatives à votre établissement telles qu'elles apparaissent aux jeunes bénéficiaires ou aux enseignants : 

  • "Page dans l'application" : cet onglet apparaît seulement si vous disposez d'un lieu permanent.
  • "Page dans Adage" : cet onglet n'est accessible que si vous êtes référencé dans l'Annuaire Adage pour proposer des offres aux établissements scolaires. 

Pour tout savoir sur les pages partenaires, vous pouvez vous référer à cet article : La recherche par Pages Partenaires sur l'application pass Culture

Vos adresses

👉 Tous vos autres lieux sont considérés comme non permanents et apparaissent donc sur votre espace pro dans le listing "Vos adresses" sur la page d'accueil de votre espace pro.

💡 Ces lieux ne disposent pas de pages partenaires sur l'application jeune, mais toutes les offres qui y sont liées sont bien visibles et réservables dans l'application lors de la recherche des jeunes par nom d'offres ou catégories, en fonction de leur géolocalisation. 

👉 Voici le format auquel apparaissent vos adresses sur votre espace pro :

 

 

💡 Pour ajouter d'autres lieux à votre espace Pro, nous vous invitons à consulter l'article de FAQ suivant : Comment ajouter de nouveaux lieux et les paramétrer ?


Ajout de vos informations bancaires

💡 Le dépôt d'un compte bancaire sur votre espace professionnel, permettant le remboursement de vos offres, s'effectue depuis la section "Informations bancaires" de l'onglet "Gestion financière". Vous avez ainsi la possibilité de déposer plusieurs comptes bancaires à l'échelle de cette section. 

👉 Pour en savoir plus sur cette démarche, nous vous invitons à suivre les indications de cet article de FAQ : Comment déposer ou modifier vos informations bancaires sur Démarches Simplifiées ?

🔎 Le délai de traitement de votre dossier par nos équipes administratives et financières est de quinze jours environ. Pour toute question concernant le dépôt de votre compte bancaire, merci de contacter le service dédié à l'adresse suivante : homologation-pro@passculture.app

💡 En outre, sachez que tous les remboursements pass Culture sont rétroactifs : une fois votre dossier d'informations bancaires accepté, les sommes qui vous sont dues au titre d'offres publiées et réalisées dans le respect de nos CGU vous seront versées.

🚩 Pour prendre connaissance de la liste précise de tous les documents dont vous avez besoin sur Démarches Simplifiées, nous vous invitons à consulter cet article qui vous indique les pièces à fournir selon la typologie de votre structure :

Étape 2 : Création de vos offres 

💡 Après avoir effectué le paramétrage de votre structure et lieu(x), vous pouvez ensuite procéder à la création de vos offres. 

👉 En fonction des spécificités de votre activité, vous avez la possibilité de créer deux catégories d'offres: 

  • Les offres individuelles à destination du grand public
  • Les offres collectives à destination des groupes scolaires

Publier vos offres individuelles

🚩 Lors de la création de votre offre, vous devez nécessairement renseigner une catégorie ainsi qu'une sous-catégorie. 

Pour savoir à quelle catégorie et sous-catégorie appartiennent vos offres, nous vous invitons à consulter l'article suivant : Quelles sont les catégories et sous-catégories d'offres sur le pass Culture ?

👉 En ce qui concerne les offres individuelles, il existe trois typologies distinctes :

📚 En tant que Librairie, vous avez la possibilité de créer vos offres de bien physique de façon manuelle (une par une) ou d’importer vos stocks si vous travaillez avec un prestataire de gestion des stocks partenaire du pass Culture. Vous retrouverez dans l'article suivant les différentes manières de procéder :

🎬 En tant que Cinéma, vous avez la possibilité d'importer vos séances directement depuis le site Allociné ou via des partenaires techniques. Pour ce faire, nous vous invitons à suivre ces indications : 

🎲 Pour proposer vos offres d'Escape Game sur le dispositif, vous pouvez consulter l'article de FAQ suivant : 

🎭 Si vous souhaitez publier vos offres de spectacle, concert, festival, nous vous recommandons cet article de FAQ dédié :

👉 Les statuts d'offres à destination du grand public :

  • Brouillon : votre offre est à l'état de brouillon (publication non achevée) et n'est pas visible, ni réservable. 
  • Publiée : votre offre est visible et réservable.
  • Désactivée : votre offre n'est pas visible ni réservable, vous pouvez la passer au statut "publiée" si vous souhaitez qu'elle le devienne.
  • Épuisée : votre offre a atteint le maximum de réservations possibles. Son stock est donc à 0 et elle n’est plus visible ni réservable. Ce statut apparaît également lorsque vous supprimez l'intégralité des stocks de votre offre. 
  • Expirée : ce statut apparaît dans le cadre d'une offre de type "évènement". La date limite de réservation de votre offre est passée - ce statut apparaît automatiquement même si une réservation a été effectuée.
  • Validation en attente : votre offre est en cours d'instruction par notre équipe chargée du contrôle de conformité. Ce contrôle peut prendre jusqu'à 72h.
  • Refusée : votre offre ne respecte pas certaines conditions et a été refusée par notre équipe chargée du contrôle de conformité. 

Publier vos offres collectives à destination des scolaires

📢 Actuellement, seules les structures référencées conjointement auprès des Ministères de l'Éducation Nationale et de la Culture peuvent proposer des offres collectives via le pass Culture.

👉 Avant toute création d'offre, nous vous invitons ainsi à vérifier que votre structure entre dans les critères d'éligibilité en consultant l'article suivant :

📢 Si votre structure n'est pas déjà référencée, nous vous demandons de bien vouloir remplir ce questionnaire, afin que les Ministères de la Culture et de l'Éducation Nationale puissent étudier votre candidature. 

🚩 Les demandes de référencement ne sont pas traitées directement par le pass Culture. Elles sont soumises à un circuit d’analyse et de validation au sein des ministères qui sont les seuls à même de décider ou non de votre référencement au regard des règles d'éligibilité au dispositif. 

📢 Une fois votre structure référencée, vous pouvez créer une ou plusieurs offres collectives en suivant ces indications : Comment publier une offre à destination d'un groupe scolaire ?

Étape 3 : Gestion et suivi de vos réservations

Gérer vos réservations

🚩 La gestion de vos réservations diffère en fonction de la typologie d'offres concernée. Pour retrouver le détail de ces modalités, vous pouvez consulter les articles suivants :

💡 Si vous disposez du matériel requis, sachez que vous avez également la possibilité, en tant que librairie, cinéma ou musée, de scanner les QR codes des bénéficiaires lors de leur passage en caisse. Pour se faire, il  vous faudra activer une clé API en contactant votre prestataire de caisse.

👉 Offres de bien physique

Lorsque des bénéficiaires effectuent des réservations pour des biens physiques dans votre structure, cela génère un code de contremarque. Une fois cette contremarque reçue, l'utilisateur dispose de 30 jours pour aller chercher sa réservation (10 jours dans le cas d'une offre de livre) et vous présenter sa contremarque en échange du bien. Passé ce délai, sa réservation est automatiquement annulée.

Sans validation d’une contremarque à votre guichet, vous ne pourrez pas être remboursé pour les réservations effectuées dans votre structure.


👉 Offres d'événement

Dans le cas de réservations pour des offres d'événement, le code de contremarque apparaît dans le mail de notification d’une réservation. Vous avez la possibilité de valider manuellement la contremarque à votre guichet une fois que le jeune ne peut plus annuler sa réservation soit 48h après sa réservation.

💡 Si le jeune a réservé votre offre moins de 48h avant la date de l'événement, sa réservation n'est plus annulable. Vous pouvez directement valider sa contremarque depuis votre guichet.

📢 La validation manuelle des contremarques, dans le cadre d'événements, n'est pas obligatoire. En effet, toutes les réservations non validées le sont automatiquement 48 à 72h après la date de votre événement. 

👉 Offres numériques

La validation est automatique à la réservation de l'offre.

Effectuer le suivi de vos réservations

💡 Lorsque l'une de vos offres est réservée, vous en êtes notifié par mail. Sachez que vous avez parallèlement la possibilité d’effectuer le suivi de vos réservations depuis l'onglet "Réservations" de votre espace professionnel pass Culture ou à l'échelle de chacune de vos offres, grâce au sous-onglet Réservations. 

💡 Cet article vous permet de maîtriser en détails le paramétrage des onglets Réservations de votre espace professionnel : Comment effectuer le suivi de ses réservations ?


👉 Les statuts des réservations d’offres à destination du grand public :

  • Une réservation est au statut “réservée” si elle n’est ni remboursée, ni annulée, ni validée
  • Une réservation est au statut “confirmée“ - uniquement pour les offres d'événements - si elle n'est plus annulable par le bénéficiaire (48h après sa réservation et 48h avant l'événement)
  • Une réservation est au statut “validée” si elle est validée (manuellement dans votre guichet ou de façon automatique 48h après la date d'un événement). La date de validation d'une réservation détermine sa période de remboursement.
  • Une réservation est au statut “annulée” si elle est annulée (par le bénéficiaire, vous ou par expiration)
  • Une réservation est au statut “remboursée” si un virement a été émis de la part de la SAS pass Culture

👉 Les statuts des réservations d’offres à destination des scolaires :

  • préréservée : l'enseignant est intéressé par cette offre et attend la validation de son chef d'établissement.
  • réservée : le chef d'établissement a autorisé la réservation de l'offre (étape obligatoire pour qu'une sortie puisse avoir lieu et surtout pour que vous puissiez être remboursé). Si vous voyez que votre réservation n'est pas "réservé" quelques jours avant votre évènement, merci d'en avertir au plus vite l'établissement pour qu'il procède à cette étape
  • confirmée : lorsque la date limite de réservation de l'évènement a été dépassée, ou par défaut, à la date de l'évènement lorsqu'aucune date limite n'a été indiquée. Les chefs d'établissement ne peuvent alors plus annuler leur réservation
  • validée : 48 à 72h post événement, la réservation passe automatiquement en statut "validé" et vous serez remboursé lors du prochain virement pass Culture
  • annulée : la réservation a été annulée par l'enseignant, le chef d'établissement scolaire ou vous en tant qu'acteur culturel. Ce statut apparaît également si une pré-réservation n'a pas été confirmée par le chef d'établissement avant la date limite que vous avez fixée lors de la création de l'offre.

🔎 Voici l’article détaillé qui vous explique pas à pas les démarches à effectuer pour assurer le juste suivi de vos réservations d’offres collectives : Où voir vos offres à destination d'un groupe scolaire et suivre vos réservations ?

🚩Les réservations liées à des offres collectives ne sont pas associées à un numéro de contremarque à saisir dans le guichet, contrairement aux offres individuelles. Une fois votre offre préréservée puis validée par le chef d'établissement et l'évènement effectué, la réservation se valide automatiquement 48 à 72h après, aucune action de votre part n’est requise.

💡 Vous trouverez dans cet article les différentes étapes indispensables pour un bon suivi de votre offre collective, de sa création à sa réservation jusqu’à son remboursement : Quel est le cycle de vie de mon offre collective, de sa création à son remboursement ?

 

Étape 4 : Suivi de vos remboursements  

💡 De manière générale, la SAS pass Culture émet un virement toutes les 2 à 3 semaines environ, à l’ensemble des partenaires culturels. Ce remboursement concerne toutes les réservations validées lors de la précédente quinzaine du mois.

Nous remboursons en un virement toutes les réservations validées entre le 1ᵉʳ et le 15 du mois, et lors d’un second toutes celles validées entre le 16 et le 31 du mois. La page "Gestion financière" de votre espace professionnel pass Culture est mise à jour automatiquement à chaque virement. 

🚨 Ces délais courants peuvent exceptionnellement être dépassés. Le délai maximal de remboursement auquel le pass Culture s’engage est de 45 jours après la date à partir de laquelle court l’échéance visée ci-dessus. 

Vous trouverez dans les articles de FAQ suivants toutes les informations :

👉 Depuis la section "Justificatifs" de l'onglet "Gestion financière" de votre espace professionnel, deux documents vous permettent de consulter la liste de vos remboursements et d'assurer votre comptabilité :

  • "Justificatif comptable" : document justifiant de la somme versée filtré par numéro de virement, compte bancaire et période.
  • "Détails des réservations" : document .CSV justifiant des réservations remboursées par offres, filtré par numéro de virement, compte bancaire et période.

📢 Vous avez suivi les indications des articles mais rencontrez un problème technique ?

👉 Notre équipe dédiée peut répondre à toutes vos questions d'ordre technique, mais également vous accompagner dans la prise en main du dispositif. Voici leur adresse :  support-pro@passculture.app

🌍Vous souhaitez échanger avec le chargé de déploiement territorial de votre région

👉 Dans chacune des régions intégrées au dispositif, un référent est présent pour vous accompagner lors de l'inscription et répondre à vos questions concernant les modalités de partenariat avec le pass Culture.

 

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