💡 Le pass Culture est une plateforme qui prend la forme d'une application et d'une web-application, grâce à laquelle les jeunes âgés de 18 ans découvrent et réservent des propositions culturelles diversifiées autour d’eux. Depuis le mois de janvier 2022 les jeunes de 15, 16 et 17 ans sont aussi éligibles au pass Culture. Cet article vous explique entre autre les conditions d'éligibilités des offreurs sur le pass Culture, comme indiquées dans nos Conditions Générales d'Utilisation.
🌍Échanger avec le/la chargé.e de déploiement du pass Culture de ma région
🚩Avant toute création d'un compte d'acteur culturel pass Culture en tant que Collectivité ou lieu dépendant d'une collectivité, nous vous invitons à prendre contact avec la personne en charge du déploiement du pass Culture pour votre territoire, qui vous accompagnera pas à pas dans vos démarches et répondra à vos questions relatives au dispositif.
- Retrouvez ici la liste et les coordonnées des référents territoriaux
💡Webinaire d'information et d'accueil des nouveaux partenaires
Tous les jeudis de 14h à 15h se déroule un webinaire d'information et d'accueil des partenaires du pass Culture. Ce webinaire animé par nos équipes de chargés de développement a pour objectif de vous présenter le fonctionnement du pass Culture et de vous accompagner au mieux dans vos premiers pas sur le dispositif.
Étape 1 : Inscription
inscription au pass Culture pro
🚩 Avant de vous inscrire merci de vérifier si votre collectivité dispose déjà d'un compte structure sur le pass Culture.
- Si votre collectivité est déjà inscrite sur le pass Culture et que vous êtes un lieu municipal relié à celle-ci, souhaitant s'inscrire :
Nous vous invitons à prendre attache avec la personne en charge du pass Culture au sein de votre collectivité afin de lui faire part de votre projet, ainsi qu'à prendre contact avec la personne en charge du pass Culture pour votre territoire. Uniquement une fois le contact pris avec ces deux personnes, vous pourrez alors vous inscrire avec votre propre compte administrateur afin d'ajouter votre lieu et vos offres au compte pass Culture déjà existant de votre collectivité. Vous devrez renseigner le SIREN de la collectivité lors de votre inscription.
- Si votre collectivité n'est pas encore inscrite et n'a pas de compte sur le pass Culture :
Nous vous invitons à créer votre compte à partir du numéro de SIREN de votre collectivité, indispensable à la création de votre espace professionnel Aussi, avant toute inscription à notre dispositif, nous vous invitons à vous rapprocher du service culturel de votre collectivité afin de définir conjointement la gestion de votre futur espace professionnel. Le compte pass Culture créé pourra être animé de façon collective par la direction de la culture de la collectivité et ses établissements culturels.
👉 Pour commencer votre inscription, merci de vous connecter sur http://passculture.pro. L’inscription sur l’Application est gratuite et se fait conformément aux règles fixées à l’arrêté du 20 mai 2021 portant application du décret n° 2021-628 du 20 mai 2021 relatif au « pass Culture ». La démarche d'inscription vous est expliquée étape par étape :
👉 Une fois votre compte pass Culture créé, sachez que vous devez attendre dans un premier temps la validation de votre structure et de votre adresse mail rattachée, par nos équipes. Cette vérification peut prendre jusqu'à 3 semaines.
⚠️ Si votre collectivité n'avait pas encore de compte et que vous venez de créer son premier accès pass Culture, sachez que vous pourrez prendre dès à présent en main votre espace en créant vos lieux et vos offres à destination du grand public. Sachez néanmoins que vos offres ne seront visibles par les jeunes qu’une fois votre structure validée par nos équipes. Les offres collectives quant à elles ne peuvent pas être créées avant validation.
Étape 2 : Création de vos lieux et paramétrage de vos coordonnées bancaires
Création de lieux pour proposer vos offres
👉 Un lieu correspond à l'établissement physique au sein duquel sont proposées vos offres à destination des bénéficiaires du pass Culture. La création d'un lieu est obligatoire car cela vous permet de géolocaliser vos offres et obtenir les remboursements liés aux réservations effectuées par les jeunes.
Vous devez donc à présent créer un lieu ou des lieux rattachés au compte structure de votre collectivité. Toutes les explications pour créer un lieu sont indiquées dans l'article suivant :
🚨 Comme c'est souvent le cas, si en tant que Collectivité vos lieux principaux d'activité ne disposent que d'un seul numéro de SIRET en commun, nous vous invitons avant toute autre action à créer un lieu dit "administratif", lié au numéro de SIRET de votre collectivité :
- Ce lieu aura pour fonction unique d'y inscrire le numéro de SIRET de votre collectivité, qui permettra de calculer votre barème de remboursement. Vous n’aurez pas besoin de créer d’offres sur ce lieu.
- Ce lieu vous permettra ensuite de créer autant de lieux sans SIRET que vous souhaitez en les rattachant à votre SIRET. Vous pourrez alors créer vos offres sur ces lieux sans SIRET, et y ajouter des coordonnées bancaires propres.
👉 L'article suivant vous expliquera comment créer vos autres lieux sans siret étape par étape :
Ajouter des coordonnées bancaires sur mes lieux
💡 Pour pouvoir être remboursé de vos réservations pass Culture, il vous faut déposer des coordonnées bancaires au niveau de vos lieux. Si votre lieu n'a pas de SIRET, vous devez le rattacher votre à un SIRET déjà existant sur votre structure avant de pouvoir déposer des coordonnées bancaires ou le rattacher à des coordonnées bancaires déjà existantes. Ce SIRET permettra de calculer votre barème de remboursement. En effet, avoir a minima un numéro de SIRET sur un de vos lieux est obligatoire, car il permet d'appliquer les barèmes de remboursement de vos réservations pass Culture à tous vos lieux rattachés à un même SIRET. Pour en savoir plus, merci de consulter cet article : Comment déterminer ses modalités de remboursement.
👉 Si vous souhaitez ajouter des coordonnées bancaires sur un lieu déjà porteur d'un SIRET, voici la démarche : [Acteurs Culturels] Comment déposer ou modifier mes coordonnées bancaires sur Démarches Simplifiées ?
👉 Si vous souhaitez ajouter des coordonnées bancaires sur un lieu sans SIRET, voici la démarche : [Acteurs culturels] Comment ajouter mes coordonnées bancaires sur un lieu sans SIRET ?
INFORMATIONS IMPORTANTES : comment paramétrer spécifiquement votre espace pro pass Culture si votre Collectivité dispose de plusieurs régies (ou comptes DFT) liés à des IBAN communs à plusieurs lieux
📢 Un point de remboursement correspond désormais au Nom du lieu sur lequel un dossier de coordonnées bancaires a été déposé sur Démarches Simplifiées + un IBAN.
- Si plusieurs de vos lieux sont rattachés à un même IBAN et dépendent d’une même régie de recette (ou compte DFT) : le nom du point de remboursement sur le pass Culture et du justificatif de remboursement correspondra au nom du premier lieu sur lequel l'IBAN de la régie aura été déposé.
- Tous les justificatifs de remboursement porteront en tête du justificatif le nom de la structure juridique et son SIREN, en plus du nom du point de remboursement,
==> Par exemple : Ma collectivité dispose d'une régie spectacle avec un IBAN et 5 théâtres dépendent de cet IBAN. Si je crée les 5 théâtres et que j'ajoute l'IBAN de la régie spectacle sur l'un d'entre eux puis que je rattache ensuite tous les autres théâtres à cet IBAN, automatiquement, le justificatif de remboursement de ces théâtres sera au nom du lieu sur lequel le dossier de coordonnées bancaires a été déposé (Théâtre du Diamant - FR600XXXXXXXX)
Aussi, si votre collectivité répond à cette problématique et que vous souhaitez obtenir des justificatifs de remboursement au nom de chaque régie, regroupant dessus tous les lieux dépendant d’un même IBAN : nous vous invitons à suivre la démarche indiquée ci-dessous, car elle demande un paramétrage spécifique de votre espace pro pass Culture.
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Cas où votre collectivité dispose d’un seul SIRET commun à tous vos lieux (celui de la commune)
Les différentes étapes Création des lieux Lieux porteur d’offres Etape 1 : créer un lieu administratif porteur du nom et SIRET de votre Collectivité - information lieu : ajouter le SIRET de la Collectivité et les informations du siège social
- catégorie : lieu administratif
- Pas d'ajouter de coordonnées bancaires sur ce lieu, sauf si vous disposez d'un seul IBAN commun pour tous vos lieux
- Ce lieu avec SIRET permettra uniquement de calculer le barème des remboursements de votre Collectivité et de rattacher vos différents autres lieux à ce SIRET.
Exemple de nom du lieu : Commune de X - Lieu administratifNON Etape 2 : créer des lieux administratifs sans SIRET pour chaque régies de recettes (IBAN) de la Commune - information lieux : lieux sans SIRET
- catégorie : lieu administratif - barème de remboursement : sélectionner le SIRET du lieu administratif de l’étape 1
- coordonnées bancaires : AJOUTER l’IBAN de chaque régie de recette via le site Démarches Simplifié, sur chacun de ces lieux. Par exemple : 4 régies différentes = 4 lieux administratifs différents = 4 dossiers DMS.
Exemples de nom des lieux : Régie Musées - Commune de X, Régie Spectacle - Commune de X, Régie Médiation - Commune de X…NON Etape 3 : créer des lieux administratifs sans SIRET pour chaque régies de recettes (IBAN) de la Commune - information lieu : sans SIRET
- barème de remboursement : sélectionner le SIRET du lieu administratif de l’étape 1
- coordonnées bancaires : sélectionner l’IBAN correspondant à la Régie souhaitée pour le remboursement des réservations individuelles comme collectives du lieuOUI -
Cas où votre collectivité dispose de plusieurs SIRET
Les différentes étapes Création des lieux Lieux porteur d’offres Etape 1 : créer un lieu administratif porteur du nom et SIRET de la Commune - information lieu : ajouter le SIRET de la Collectivité et les informations du siège social
- catégorie : lieu administratif
- Pas d'ajouter de coordonnées bancaires sur ce lieu, sauf si vous disposez d'un seul IBAN commun pour tous vos lieux
- Ce lieu avec SIRET permettra uniquement de calculer le barème des remboursements de votre Collectivité et de rattacher vos différents autres lieux à ce SIRET.
Exemple de nom du lieu : Commune de X - Lieu administratifNON Etape 2 : créer des lieux administratifs sans SIRET ou avec SIRET pour chaque régies de recettes (IBAN) de la Commune - information lieux : lieux sans SIRET ou avec SIRET si jamais chacune de vos régies dispose d’un SIRET commun à tous les lieux qui sont reliés à son IBAN
- catégorie : lieu administratif
- barème de remboursement : sélectionner le SIRET du lieu administratif de l’étape 1 si le lieu est créé sans SIRET. Si le lieu est créé avec SIRET, cette rubrique n’apparait pas.
- coordonnées bancaires : AJOUTER l’IBAN de chaque régie de recette via DMS, sur chacun de ces lieux. Par exemple : 4 régies différentes = 4 lieux = 4 dossiers DMS.
Exemples de nom des lieux : Régie Musées - Commune de X, Régie Spectacle - Commune de X, Régie Médiation - Commune de X…NON Etape 3 : créer des lieux sans SIRET ou avec SIRET pour publier et géolocaliser les offres - information lieu : sans SIRET ou avec SIRET si le lieu dispose d’un numéro de SIRET qui lui appartient et qui n’est pas celui de la commune ou commun à tous les lieux d’une même Régie.
-barème de remboursement : sélectionner le SIRET du lieu administratif de l’étape 1 si le lieu est créé sans SIRET. Si le lieu est créé avec SIRET, cette rubrique n’apparait pas.
- coordonnées bancaires : sélectionner l’IBAN correspondant à la Régie souhaitée pour le remboursement des réservations individuelles comme collectives du lieuOUI
🚨 Cas particulier :
👉 si un même lieu doit utiliser deux IBAN différents pour les remboursements de ses offres collectives et individuelles, il faut créer deux lieux distincts. Par exemple ===> “Musée de la Marine” pour l’individuel (à créer en lieu permanent) et “Musée de la Marine - Scolaire” (à créer en lieu non permanent). Chacun des lieux aura l’IBAN qu’il souhaite pour le remboursement des réservations.
👉 si votre collectivité souhaite avoir le nom de chacun de ses lieux qui apparait en tête de chaque justificatif de remboursement et diposer d'un seul justificatif par lieu, même s'ils sont reliés à des IBAN communs : vous devrez ajouter sur chaque lieu un IBAN via Démarches Simplifiées, même si un IBAN similaire a déjà été déposé sur un autre lieu et est déjà disponible dans la liste déroulante. Chaque lieu deviendra alors un point de remboursement a part entière avec son nom, et disposera d’un justificatif de remboursement qui lui est propre.
💡Bon à savoir : pour une même régie, dans le cadre de cette option, vous devrez télécharger autant de justificatifs de emboursement que de lieux dont vous disposez.
Étape 3 : Création de mes offres
💡 Après avoir effectué le paramétrage de votre structure et lieu(x), vous pouvez ensuite procéder à la création de vos offres.
En fonction des spécificités de votre activité, vous avez la possibilité de créer deux catégories d'offres :
👉 les offres individuelles à destination du grand public
👉 les offres collectives à destination des groupes scolaires
Publier vos offres individuelles
🚩 Lors de la création de votre offre, vous devez nécessairement renseigner une catégorie ainsi qu'une sous-catégorie.
Pour savoir à quelle catégorie et sous-catégorie appartiennent vos offres, nous vous invitons à consulter l'article suivant : Quelles sont les catégories et sous-catégories d'offres sur le pass Culture ?
🎬 En tant que Cinéma, vous avez la possibilité d'importer vos séances directement depuis le site Allociné. Pour ce faire, nous vous invitons à suivre ces indications :
🎭 Si vous souhaitez publier vos offres de spectacle, concert, festival :
Publier vos offres collectives à destination des scolaires
📢 Actuellement, seules les structures référencées conjointement auprès des Ministères de l'Éducation Nationale et de la Culture peuvent proposer des offres collectives via le pass Culture.
📢 Nous vous demandons de bien vouloir remplir ce questionnaire, afin que les Ministères de la Culture et de l'Éducation Nationale puissent étudier votre candidature.
🚩 Les demandes de référencement ne sont pas traitées directement par le pass Culture. Elles sont soumises à un circuit d’analyse et de validation au sein des ministères qui sont les seuls à même de décider ou non de votre référencement au regard des règles d'éligibilité au dispositif.
📢 Une fois votre structure référencée, vous pouvez créer une ou plusieurs offres collectives en suivant ces indications -> Comment poster une offre à destination d'un groupe scolaire ?
Consulter le statut de vos offres individuelles et collectives
💡Sachez que dans l’onglet Offres de votre espace professionnel, vous avez accès à toutes vos offres ainsi qu’à leur statut, à ne pas confondre avec le statut de vos réservations. Les offres collectives sont distinguées des offres individuelles grâce à la pastille "Offre collective" qui s'affiche au-dessus du titre de l'offre.
- publiée : votre offre est visible et réservable
- désactivée : votre offre n'est pas visible ni réservable, vous pouvez la passer en statut "publiée" si vous le souhaitez
- épuisée : votre offre a atteint le maximum de réservations possibles. Son stock est donc à 0 et elle n’est plus visible ni réservable
- expirée : ce statut apparaît dans le cadre d'une offre de type "évènement". La date limite de réservation de votre offre est passée - ce statut apparaît automatiquement même si une réservation a bien été effectuée
Étape 4 : Gestion et suivi des réservations
Gérer vos réservations
🚩 La gestion de vos réservations diffère en fonction de la typologie d'offres concernée. Pour retrouver le détail de ces modalités, vous pouvez consulter les articles suivants:
💡 Si vous disposez du matériel requis, sachez que vous avez également la possibilité, en tant que librairie, cinéma ou musée, de scanner les QR codes des bénéficiaires lors de leur passage en caisse. Pour se faire, il vous faudra activer une clé API sur votre espace professionnel et suivre les démarches suivantes -> Comment scanner les QR codes des bénéficiaires ?
👉 Offres physiques
Lorsque des bénéficiaires effectuent des réservations pour des biens physiques dans votre structure, cela génère un code de contremarque. Une fois cette contremarque reçue, l'utilisateur dispose de 30 jours pour aller chercher sa réservation (10 jours dans le cas d'une offre de livre) et vous présenter sa contremarque en échange du bien. Passé ce délai, sa réservation est automatiquement annulée. Sans validation d’une contremarque à votre guichet, vous ne pourrez pas être remboursé pour les réservations effectuées dans votre structure.
👉 Offres d'événements
Dans le cas de réservations pour des offres d'événements, le code de contremarque apparaît dans le mail de notification d’une réservation. Vous avez la possibilité de valider manuellement la contremarque à votre guichet une fois que le jeune ne peut plus annuler sa réservation soit 48h après sa réservation.
💡 Si le jeune a réservé votre offre moins de 48h avant la date de l'événement, sa réservation n'est plus annulable. Vous pouvez directement valider sa contremarque depuis votre guichet.
💡 Sachez que la validation manuelle des contremarques, dans le cadre d'événements, n'est pas obligatoire. En effet, toutes les réservations non validées le sont automatiquement 48h après la date de votre événement. Cet article vous explique en détails les différents modes de gestion qui s’offrent à vous pour les réservations de vos événements -> Comment gérer la billetterie de mon festival/spectacle sur le pass Culture ?
🚩 Sachez que les réservations pass Culture ne sont pas reliées à votre logiciel de stock/billetterie. Ainsi, une réservation pass Culture ne déduira pas automatiquement un stock sur votre logiciel de billetterie. Nous vous invitons ainsi à toujours garder un quota de places dédiées au pass Culture afin d'éviter le surbooking. D'autre part, une fois qu'une réservation n'est plus annulable par le jeune (48h après sa réservation et 48h avant l'évènement), sachez que vous serez toujours remboursé, même si le bénéficiaire ne se rend pas à l'évènement le jour J.
Ainsi, vous devrez comptabiliser toutes les réservations pass Culture dans votre logiciel de billetterie, même en cas de no show, afin que votre comptabilité soit en adéquation avec vos remboursements pass Culture
👉 Offres numériques
La validation est automatique à la réservation de l'offre.
Effectuer le suivi de vos réservations
Lorsque l'une de vos offres est réservée, vous en êtes notifié par mail. Sachez que vous avez parallèlement la possibilité d’effectuer le suivi détaillé de vos réservations depuis l'onglet Réservations de votre espace professionnel pass Culture.
💡 Ces articles vous permettent de maîtriser en détails le paramétrage de l’onglet Réservations de votre espace professionnel afin de suivre vos réservations -> Comment effectuer le suivi de ses réservations ?
👉 Les statuts des réservations d’offres à destination du grand public :
- réservé : la réservation n’est ni remboursée, ni annulée, ni validée
- confirmé : - uniquement pour les offres d'événements - la réservation n'est plus annulable par le jeune (48h après sa réservation ou si la réservation a été effectuée 48h avant l'événement)
- validé : la réservation est validée (la contremarque a été entrée manuellement dans le guichet ou automatiquement pour les offres d’événement)
- annulé : la réservation a été annulée par le bénéficiaire ou le délai de validation a expiré
- remboursé : un remboursement a eu lieu pour la réservation
👉 Les statuts des réservations d’offres à destination des scolaires:
- pré-réservé : le rédacteur de projet est intéressé par cette offre et attend la validation de son chef d'établissement
- réservé : le chef d'établissement a autorisé la réservation de l'offre (étape obligatoire pour qu'une sortie puisse avoir lieu et surtout pour que vous puissiez être remboursé). Si vous voyez que votre réservation n'est pas "réservé" quelques jours avant votre évènement, merci d'en avertir au plus vite l'établissement pour qu'il procède à cette étape
- confirmé : lorsque la date limite de réservation de l'évènement a été dépassée, ou par défaut, à la date de l'évènement lorsqu'aucune date limite n'a été indiquée. Les chefs d'établissement ne peuvent alors plus annuler leur réservation
- validé : 48H post événement, la réservation passe automatiquement en statut "validé" et vous serez remboursé lors du prochain virement pass Culture
- annulé : la réservation a été annulée par l'enseignant, le chef d'établissement scolaire ou vous en tant qu'acteur culturel. Ce statut apparaît également si une pré-réservation n'a pas été confirmée par le chef d'établissement avant la date limite que vous avez fixée lors de la création de l'offre.
Voici l’article détaillé qui vous explique pas à pas les démarches à effectuer pour assurer le juste suivi de vos réservations d’offres collectives -> Où voir mes offres à destination d'un groupe scolaire et suivre mes réservations ?
🚩Les réservations liées à des offres collectives ne sont pas associées à un numéro de contremarque à saisir dans le guichet, contrairement aux offres individuelles. Une fois votre offre pré-réservée puis validée par le chef d'établissement et l'évènement effectué, la réservation se valide automatiquement 48H après, aucune action de votre part n’est requise.
Vous trouverez dans cet article les différentes étapes indispensables pour un bon suivi de votre offre collective, de sa création à sa réservation jusqu’à son remboursement -> Quel est le cycle de vie de mon offre collective, de sa création à son remboursement ?
Étape 5 : Suivi de mes remboursements
👉 Les remboursements s'effectuent environ toutes les deux à trois semaines rétroactivement suite à la validation d'une contremarque dans le guichet ou à la validation automatique des contremarques d'évènements. La page "Remboursements" de votre espace professionnel pass Culture est mise à jour automatiquement à chaque virement.
Vous trouverez dans les articles de FAQ suivants toutes les informations :
- sur les modalités et barèmes de remboursement du pass Culture -> Comment déterminer ses modalités de remboursement ?
- sur la manière de télécharger vos justificatifs et consulter le plus efficacement les informations liées au suivi de vos remboursements -> Comment accéder à la liste de mes remboursements ?
- sur le calendrier prévisionnel des remboursements -> Quel est le calendrier des prochains remboursements ?
👉Sachez en effet que dans l'onglet "Remboursements" de votre espace professionnel, vous pouvez accéder à deux rubriques qui vous permettront de consulter la liste de vos remboursements :
- "Justificatif des remboursements" : qui vous permettra de télécharger vos justificatifs généraux par points de remboursement rattachés à votre structure
- "Détails des remboursements" : qui vous permettra de filtrer et d'afficher les remboursements par lieux, avec le détail des réservations par offres
📢 J'ai suivi les indications des articles, mais je rencontre un problème technique
👉 Vous pouvez contacter notre équipe support dédiée aux acteurs culturels via l'adresse mail support-pro@passculture.app - bien destinée aux professionnels de la Culture et non aux bénéficiaires du dispositif (qui doivent eux, écrire à support@passculture.app).
👉 Notre équipe support acteurs culturels pourra répondre à toutes vos questions d'ordre technique, mais également vous accompagner dans la prise en main du dispositif.