🌍Avant toute création d'un compte professionnel en tant que structure/service dépendant d'une collectivité, merci de contacter au préalable la personne chargée du déploiement du pass Culture pour votre région.
👉 Votre référent pass Culture vous accompagnera dans le paramétrage très spécifique de votre espace professionnel en tant que collectivité
💡Webinaire d'information et d'accueil des nouveaux partenaires
Un jeudi sur deux, de 14h à 15h30, se déroule un webinaire d'information et d'accueil des partenaires du pass Culture. Ce webinaire animé par nos équipes de chargés de développement a pour objectif de vous présenter le fonctionnement du pass Culture et de vous accompagner au mieux dans vos premiers pas sur le dispositif.
Inscription
Votre collectivité n'est pas encore inscrite et n'a pas de compte pass Culture
👉Merci de suivre les indications de cet article pour la démarche générale d'inscription : Comment créer un compte professionnel sur le pass Culture ?
Votre collectivité est déjà inscrite sur le pass Culture
👉 Dans la mesure du possible, nous vous invitons à prendre attache avec la personne en charge du pass Culture au sein de votre collectivité afin de lui faire part de votre projet d'inscription, ainsi qu'à contacter la personne en charge du pass Culture pour votre territoire.
👉 Une fois le contact pris avec ces deux interlocuteurs, vous pouvez créer votre propre compte administrateur en renseignant le SIRET de votre structure lors de votre inscription : Comment créer un compte professionnel sur le pass Culture ?
Paramétrage de votre espace professionnel
Paramétrage de votre structure
👉 Le renseignement du SIRET de votre structure est un prérequis pour l'inscription pass Culture. Ce dernier doit être de visibilité publique. Vous pouvez vérifier le statut de diffusion de votre SIRET sur le site sirene.fr.
💡Vous avez la possibilité de rattacher autant de comptes professionnels que souhaités à votre structure, afin que tous les collaborateurs aient un accès personnalisé à l’espace professionnel.
👉 Une fois le formulaire d'inscription complété, une page liée aux informations administratives de votre structure (SIRET, nom, adresse, activité principale...etc.) est automatiquement créée sur la page d'accueil de votre espace professionnel.
🏛️ Si votre structure reçoit du public (ERP), l'adresse associée sera géolocalisée sur l'application des bénéficiaires (librairie, cinéma, théâtre, etc.).
💡 Si vous disposez de plusieurs structures liées au SIREN de votre collectivité, vous pouvez les ajouter directement depuis votre espace professionnel. Voici les différentes étapes à suivre :
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Cliquez sur le bouton "Ajouter une structure", accessible depuis l'icône profil en haut à droite de votre page d'accueil
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Renseignez le SIRET de votre structure et continuez
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Cliquez sur "Ajouter une nouvelle structure"
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Vérifiez les informations saisies puis validez. Une page regroupant les informations administratives de votre structure (SIRET, nom, adresse, activité principale...etc.) est alors automatiquement créée sur la page d'accueil de votre espace professionnel et s'ajoute à celle(s) déjà existante(s).
Paramétrage de vos informations bancaires
👉 Pour obtenir le remboursement de vos réservations pass Culture, vous devez suivre ces deux étapes depuis la section "Informations bancaires" de l'onglet "Gestion financière" de votre espace professionnel :
- Déposer un compte bancaire (Trésor public ou compte DFT) : Comment déposer ou modifier vos informations bancaires sur Démarches Simplifiées
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Une fois votre compte bancaire validé, relier votre structure à ce compte bancaire
🚨 Attention, cette deuxième étape est un prérequis si vous souhaitez percevoir les remboursements de vos réservations.
Votre collectivité dispose de plusieurs régies ou comptes DFT
👉 Si plusieurs de vos structures sont rattachées à un même compte bancaire et dépendent d’une même régie de recette (ou compte DFT), votre justificatif de remboursement sera au nom de l'intitulé de compte bancaire déterminé par la personne l'ayant déposé.
💡 Tous les justificatifs de remboursement porteront en tête le nom de votre entité juridique, en plus du nom de l'intitulé de votre compte bancaire.
Aussi, si vous souhaitez obtenir des justificatifs de remboursement au nom de chaque régie, vous pouvez :
- Ajouter autant de comptes bancaires que de régies de recette
- Rattacher chacune de vos structures au compte bancaire correspondant à la régie auquel elle est affiliée
✨ Bonne pratique
Intitulez votre premier compte bancaire "Commune de XXX - Régie Spectacles" et le second "Commune de XXX - Régie Musée", afin que cela soit clair pour chaque équipement.
Si vous souhaitez modifier l'intitulé de votre compte bancaire a posteriori, merci de contacter le support pro à l'adresse support-pro@passculture.app
Votre structure utilise plusieurs comptes bancaires en fonction des activités proposées
👉 Si votre structure utilise deux comptes bancaires différents pour les remboursements de ses offres collectives et individuelles par exemple, vous devez dans ce cas inscrire deux structures distinctes sur votre espace professionnel.
Exemple : "Musée de la Marine” pour l’individuel et “Musée de la Marine - Actions culturelles” pour les offres collectives.
Il faudra ensuite rattacher chacune de vos structures au compte bancaire souhaité.
Synchroniser vos stocks et vos offres
🔎Il est désormais possible de synchroniser votre catalogue d'offre avec les partenaires techniques du pass Culture. Vous en trouverez la liste dans notre article dédié : Comment synchroniser votre structure pass Culture avec un partenaire technique ?
Si votre partenaire technique ne fait pas partie de cette liste mais que vous souhaitez qu'il propose cette option, nous vous invitons à le contacter en lui transmettant cette documentation.
Publier manuellement vos offres
Publier vos offres gratuites
💡 Sachez que vous pouvez tout à fait proposer vos offres gratuites via le pass Culture, afin de valoriser l'ensemble de votre proposition d'offres : Comment et pourquoi proposer des offres gratuites sur le pass Culture ?
Publier vos offres de cinéma
🎥 Si vous souhaitez proposer des offres de cinéma (séances, abonnements, événements) : Cinéma : comment proposer vos offres sur le pass Culture ?
Publier vos offres de spectacle vivant et festival
🎭Si vous souhaitez publier des offres de spectacle, concert, festival : Spectacle Vivant : Comment proposer vos offres sur le pass Culture ?
Publier vos offres de médiathèque
📚 Pour proposer des offres d'abonnements ou d'actions culturelles dans les médiathèques : Bibliothèque/Médiathèque - comment proposer des offres sur le pass Culture ?
Publier vos offres de musée
🎨En tant que musée ou centre d'art municipal, vous avez la possibilité de proposer vos offres : Musée / Galerie / Centre d'art : Comment proposer vos offres sur le pass Culture ?
Proposer des offres à destination des établissements scolaires
👉 Les structures partenaires du dispositif, et étant référencées par les ministères de la Culture et de l'Education national, peuvent publier des offres à destination des groupes scolaires via leur espace professionnel.
👉Si vous souhaitez postuler à ce référencement, vous pouvez remplir ce formulaire. Les commissions régionales des ministères, composées d'un représentant de votre Rectorat et de votre DRAC, étudieront alors votre candidature.
🔎Pour davantage d'informations au sujet du volet collectif du pass Culture, n'hésitez pas à consulter la collection d'articles suivante : Le pass Culture à destination des groupes scolaires
Gérer et suivre vos réservations
Gérer vos réservations
🚩 La gestion de vos réservations diffère en fonction de la typologie d'offres concernée. Pour retrouver le détail de ces modalités, vous pouvez consulter les articles suivants :
👉 Offres physiques
Dans le cas des offres physiques (non datées) telles que les abonnements médiathèque, cartes musée...etc., un code de contremarque est généré lors de la réservation des bénéficiaires. Une fois cette contremarque reçue, l'utilisateur dispose de 30 jours pour se rendre dans votre structure, faire valider son code et récupérer son bien. Passé ce délai, sa réservation est automatiquement annulée.
🚩 Sans validation de cette contremarque dans votre Guichet pass Culture, vous ne pouvez pas être remboursé pour les réservations effectuées dans votre structure.
🔎 La validation du code de réservation doit se faire lors du premier passage du jeune en caisse. Une fois ce code validé, il n'est plus nécessaire de le renseigner dans votre Guichet à chaque venue des bénéficiaires.
💡Vous avez la possibilité de scanner les QR codes des bénéficiaires, présents dans leur mail de réservation, en vous rapprochant de votre partenaire technique.
👉 Offres d'événements
Dans le cas de réservations pour des offres datées (séances de cinéma, visite...etc.), le QR code ou la contremarque apparaît dans le mail de notification de la réservation. Vous avez la possibilité de valider manuellement la contremarque à votre Guichet une fois que le bénéficiaire ne peut plus annuler sa réservation, soit 48h après sa réservation.
💡 Si le jeune a réservé votre offre moins de 48h avant la date de l'événement, sa réservation n'est plus annulable. Vous pouvez directement valider sa contremarque depuis votre guichet.
💡 La validation manuelle des contremarques ou le scan QR codes, dans le cadre d'événements, n'est pas obligatoire. En effet, toutes les réservations non validées le sont automatiquement 48h à 72h après la date de votre événement.
Effectuer le suivi de vos réservations
💡 À chaque réservation effectuée par un bénéficiaire, vous recevez un mail de notification de réservation qui mentionne le nom, le prénom, l'adresse mail du bénéficiaire ainsi que le code de contremarque à 6 chiffres et lettres associé à sa réservation.
👉 Vous pouvez également suivre vos réservations en direct depuis l'onglet "Réservations" de votre espace professionnel ou à l'échelle de chacune de vos offres, depuis le sous-onglet "Réservations" accessible depuis la page de chaque offre en particulier : Comment effectuer le suivi de vos réservations individuelles ?
Articles connexes :
Comment publier une offre physique ?
Comment publier une offre d'événement ?
Pour toute information complémentaire, n'hésitez pas à écrire au support :