🚩 Afin de faciliter la gestion de votre billetterie spectacle et de vos réservations liées au pass Culture, la manière d'indiquer les modalités de retrait lors de la création de votre offre et de suivre vos réservations a évolué.
👉 En effet, les sous-catégories d'offres énoncées ci-dessous sont désormais liées à un nouveau fonctionnement et parcours spécifique concernant les informations de retrait à indiquer lors de la création de vos offres :
- CONCERT
- FESTIVAL DE MUSIQUE
- AUTRE TYPE D'ÉVÉNEMENT MUSICAL
- SPECTACLE, REPRÉSENTATION
- FESTIVAL DE SPECTACLE VIVANT
- FESTIVAL D'ARTS VISUELS / ARTS NUMÉRIQUES
💡 N'hésitez pas à consulter l'article suivant : Comment gérer la billetterie d'un spectacle ou d'un festival sur le pass Culture ?
Publier votre offre de spectacle ou de festival et paramétrer ses informations de retrait
🔎 Afin de paramétrer étape par étape votre offre d'événement, n'hésitez pas à vous référer à l'article suivant :
👉 Lors de la création de votre offre, 3 options différentes de modalité de retrait des commandes vous sont proposées dans la section "Informations pratiques" :
🚨 Le choix d'une de ces trois options est obligatoire pour finaliser la création de votre offre.
Option 1 : Événement sans billet
👉 Si votre événement est accessible sans billet :
- Cliquez sur la première option "Aucun billet n'est nécessaire"
- Nous vous invitons à préciser toute information complémentaire à ce sujet dans la case "Informations de retrait" (indications sur l'accès à l'événement, pièce d'identité papier à présenter...etc.)
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L'adresse mail de contact permet aux bénéficiaires de vous contacter en cas de questions au sujet de l'événement
👉 Les bénéficiaires n'ont donc aucun billet à présenter pour accéder à votre offre le jour J, mais vous devez tout de même procéder à la vérification de leur pièce d'identité, comme le stipulent nos CGU.
🔎 Une fois qu'un bénéficiaire réserve votre offre d'événement sans billet, voici la notification qu'il reçoit dans son application :
Option 2 : Envoi des billets par mail
👉 Si votre événement est accessible uniquement avec un billet électronique envoyé par mail en amont de l'événement :
- Choisissez l'option "Les billets seront envoyés par email"
đźš© Pour rappel, le pass Culture n'intervient pas dans la transmission des billets.
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Sélectionnez la date avant l'événement à laquelle vous enverrez les billets électroniques aux bénéficiaires
📢 Si vous ne savez pas exactement combien de temps avant votre événement vous allez envoyer les billets, prévoyez toujours d'inscrire 24H avant l'événement par défaut, afin de limiter les demandes de jeunes auprès de votre structure ou du support pass Culture.
- Nous vous invitons à préciser toute information complémentaire à ce sujet dans la case "Informations de retrait" (indications sur l'accès à l'événement, pièce d'identité papier à présenter...etc.)
💡 Dans la mesure du possible, merci de bien toujours indiquer dans cette case l'adresse mail automatique à partir de laquelle les jeunes recevront leur billet ainsi que la possibilité sur place le jour J d'un listing permettant de les identifier en cas de non réception de billets électroniques.
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L'adresse mail de contact permet aux bénéficiaires de vous contacter en cas de questions au sujet de l'événement
👉 Les bénéficiaires doivent uniquement présenter le jour J le billet que vous leur avez envoyé par mail, afin d'accéder à l'événement. Vous devez tout de même procéder à la vérification de leur pièce d'identité, comme le stipulent nos CGU.
🔎 Une fois qu'un bénéficiaire réserve votre offre d'événement avec réception d'un billet électronique, voici la notification qui s'affiche dans son application, mais aussi le jour de l'événement :
📢 Si vous optez pour l'envoi des billets par mail, voici les étapes à suivre :
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Au moment de l'envoi des billets, il vous faut extraire en amont le fichier Excel ou .CSV de l'ensemble des réservations finales de votre offre. La démarche est expliquer dans l'article suivant :
Comment effectuer le suivi de vos réservations individuelles ?
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Générez les billets électroniques via votre logiciel de billetterie
💡 Astuce : certains éditeurs permettent de générer l'ensemble des billets automatiquement à partir d'une liste csv, ce que vous fournit l'espace pro. -
Envoyez les billets à chaque personne ayant une réservation, selon les délais que vous avez indiqués sur votre offre
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Les utilisateurs viennent avec leur billet et se présentent au même titre que les autres spectateurs le jour J. Vous devez vérifier l'identité du jeune en lien avec son compte pass Culture, lors de sa venue à l'événement
💡Nous vous conseillons par conséquent d'estampiller le billet "pass Culture".
Option 3 : Retrait sur place (guichet, comptoir...etc.)
👉 Si votre événement est accessible exclusivement avec un billet, mais que vous souhaitez que le retrait se fasse sur place :
- Choisissez l'option "Retrait sur place"
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Sélectionnez le moment auquel les bénéficiaires peuvent venir retirer leur billet dans votre établissement
- Nous vous invitons à préciser toute information complémentaire à ce sujet dans la case "Informations de retrait" (indications sur l'accès à l'événement, pièce d'identité papier à présenter...etc.)
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L'adresse mail de contact permet aux bénéficiaires de vous contacter en cas de questions au sujet de l'événement
👉 Lors du retrait du billet sur place, le jeune doit vous présenter sa pièce d'identité, comme le stipulent nos CGU, et vous devez procéder à la vérification du numéro de contremarque lié à sa réservation. La validation de cette dernière dans votre guichet n'est pas obligatoire.
🔎 Une fois qu'un bénéficiaire réserve votre offre, voici la notification qui s'affiche dans son application et qu'il doit vous présenter au moment de la remise du billet sur place :
📢 Si vous optez pour l'option de retrait sur place, voici les étapes à suivre :
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Vérifiez l'identité du jeune en lien avec son compte pass Culture
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Demandez au jeune son code de réservation le jour du retrait du billet et rentrez-le manuellement dans le Guichet de votre espace professionnel si vous le souhaitez (cette étape n'est pas obligatoire mais vous permet d'avoir une idée du no-show à votre événement)
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Remettez le billet au bénéficiaire du pass Culture
OU
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Imprimez la liste des réservations en amont et cochez au fur et à mesure que les utilisateurs se présentent, tout en vérifiant l'identité de chaque jeune.
Modifier les informations de retrait de votre offre une fois celle-ci publiée
🚨 Afin de limiter aux maximum les demandes de jeunes sur la réception de leur billet d'événement, nous vous invitons à toujours apporter une modification sur votre espace professionnel si les informations de retrait que vous avez saisies initialement sur votre offre ont changé.
👉 Pour ce faire, il vous faut revenir sur votre offre et éditer l'information adéquate.
Suivi de vos réservations
💡 À chaque réservation effectuée par un bénéficiaire, vous recevez un mail de notification de réservation qui mentionne le nom, le prénom, l'adresse mail du bénéficiaire ainsi que le code de contremarque à 6 chiffres et lettres associé à sa réservation.
Vous pouvez également suivre vos réservations en direct depuis l'onglet "Réservations" de votre espace professionnel (si vous avez plusieurs offres constitutives d'un même événement), ou à l'échelle de chacune de vos offres, depuis le sous-onglet "Réservations" accessible depuis la page de chaque offre en particulier.
🚩 Si votre offre est associée à plusieurs tarifs différents, vous devez par la suite filtrer vous-même le tarif sur votre fichier téléchargé, en fonction des informations souhaitées.
👉 Pour plus d'informations sur le suivi de vos réservations, vous pouvez consulter l'article de FAQ suivant : Comment effectuer le suivi de vos réservations individuelles ?
đź’ˇ Pour information :
- Les utilisateurs peuvent annuler leur réservation jusqu’à 48h après leur réservation (à condition que l'évènement ait lieu dans plus de 48h)
- Il est possible de valider manuellement dans l'onglet guichet la contremarque de réservation d'un jeune une fois que celui-ci ne peut plus annuler sa réservation soit 48h après sa réservation. Si le jeune a réservé l'offre moins de 48h avant l'événement alors sa réservation n'est plus annulable, il n'est alors pas nécessaire d'attendre 48h après sa réservation pour pouvoir valider la contremarque
- Les contremarques (liées à des réservations d'offres de type "événement", uniquement) se valident automatiquement une fois l’événement ayant eu lieu, sans aucune action de votre part et vous serez ainsi remboursé. Vous n'êtes donc pas obligé de rentrer les numéros de contremarques dans l'onglet guichet
👉 Le fait de tout de même renseigner les contremarques dans le Guichet nous permet de suivre les taux de no-show, ce qui est fondamental pour l'évaluation du pass Culture.
💡 Pour rappel, voici la définition des statuts affichés sur votre suivi des réservations :
- une réservation est au statut “ réservé ” lorsque celle-ci est encore annulable par le jeune
- une réservation est au statut “ confirmé “ - si l'offre n'est plus annulable par le jeune (48 h après sa réservation et 48 h avant l'événement). Lorsque la réservation est au statut confirmé, elle vous sera remboursée même si vous ne validez pas la contremarque dans le guichet
- une réservation est au statut “ validé ” si elle est validée (si la contremarque a été validée par vos soins dans l'onglet guichet ou scannée par vos soins)
- une réservation est au statut “ annulé ” si elle est annulée
- une réservation est au statut “ remboursé ” si un remboursement a eu lieu sur votre compte bancaire
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