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[Acteurs Culturels] Société de production / Festival : Comment proposer vos offres sur le pass Culture ?

Mise à jour

🌍 Échanger avec le chargé de déploiement territorial de ma région

🚩Avant toute création d'un compte d'acteur culturel pass Culture en tant que société de production/Festival nous vous invitons à prendre contact avec la personne en charge du déploiement du pass Culture pour votre territoire, qui vous accompagnera pas à pas dans vos démarches et répondra à vos questions relatives au dispositif.

💡Webinaire d'information et d'accueil des nouveaux partenaires

Tous les jeudis de 14h à 15h se déroule un webinaire d'information et d'accueil des partenaires du pass Culture.  Ce webinaire animé par nos équipes de chargés de développement a pour objectif de vous présenter le fonctionnement du pass Culture et de vous accompagner au mieux dans vos premiers pas sur le dispositif.

Étape 1 : Inscription 

Si vous n'êtes pas déjà inscrit sur le pass Culture, nous vous invitons à consulter l'article suivant :

Étape 2 : Création de vos lieux 

🚩 Un lieu correspond à l'établissement physique au sein duquel sont proposées vos offres à destination des bénéficiaires du pass Culture. La création d'un lieu est obligatoire car cela vous permet de géolocaliser vos offres et d'obtenir les remboursements liés aux réservations effectuées par les jeunes.

création automatique de votre lieu administratif

👉 Lorsque vous vous êtes inscrit, un lieu administratif s'est automatiquement créé sur votre espace profesionnel pass Culture avec votre numéro de SIRET et les informations administratives relatives à votre siège social. En effet, votre compte doit avoir à minima un lieu avec un SIRET (lié à votre SIREN) et des coordonnées bancaires affiliées pour pouvoir percevoir des remboursements. 

  • Ce lieu administratif a pour fonction unique d'inscrire les coordonnées bancaires du compte de votre société de production/structure. Vous n’avez pas besoin de créer d’offres sur ce lieu.

  • Ce lieu vous permet ensuite de créer autant de lieux sans SIRET que vous souhaitez, permettant de géolocaliser vos offres, en les rattachant à votre SIRET administratif et vos coordonnées bancaires.

 

création des lieux sans SIRET où se dérouleront vos évènements

👉 Vous aller devoir créer manuellement vos lieux sans SIRET qui accueilleront vos offres, et qui permettront de les géolocaliser sur l'application afin qu'elles soient réservables par les jeunes. L'article suivant vous expliquera comment créer vos autres lieux sans SIRET étape par étape :


Exemple : 

Étape 3 : ajout de vos coordonnées bancaires et création de votre point de remboursement

📢 Un point de remboursement correspond désormais au Nom du lieu sur lequel un dossier de coordonnées bancaires a été déposé + un IBAN.


Pour pouvoir être remboursé de vos réservations pass Culture en tant que Société de production/Festival, il vous faut déposer des coordonnées bancaires au niveau de votre lieu administratif :

🚨 Attention, cette deuxième étape est obligatoire si vous souhaitez percevoir les remboursements de vos réservations.

 

Barèmes de remboursement

Les remboursements (par SIRET rattachés à vos lieux) sont actuellement soumis à un barème dégressif:

  • Jusqu’à 20 000 € TTC, 100 % du tarif de l’Offre réservée ;
  • De 20 000 € TTC à 40 000 € TTC, 95 % du tarif de l’Offre réservée ;
  • De 40 000 € TTC à 150 000 € TTC, 92 % du tarif de l’Offre réservée, sauf pour les livres qui sont remboursés à 95 % du tarif ;
  • Au-delà de 150 000 € TTC, 90 % du tarif de l’Offre réservée, sauf pour les livres qui sont remboursés à 95 % du tarif.

👉 Les montants des seuils s’entendent en montants cumulés par année civile (du 31 décembre au 1er janvier) et par établissement. Dès que votre chiffre d'affaires dépasse les 20 000€ durant l'année civile, vos réservations commencent à être remboursées selon le barème dégressif. Le compteur est "remis à zéro" à chaque nouvelle année civile :  vos réservations sont alors de nouveau remboursées à 100% jusqu'au prochain potentiel dépassement.

⚠️Vous pouvez désormais solliciter un barème à taux fixe de 95% dès la première place vendue plutôt qu'un tarif dégressif selon votre chiffre d'affaire effectué via le pass Culture. Si vous êtes intéressé par cette option, n'hésitez pas à contacter directement le chargé de développement du pass Culture pour votre territoire, afin qu'il puisse traiter votre demande : https://pass.culture.fr/lequipe-pass-culture

Étape 4 : Création des offres 

💡 Après avoir effectué le paramétrage de votre structure et de vos lieux, vous pouvez ensuite procéder à la création de vos offres. Vous devrez impérativement renseigner une catégorie ainsi qu'une sous-catégorie pour celles-ci. En tant que société de production ou Festival, elles appartiendront nécessairement à la catégorie "Musique Live", apparaissant lorsque vous choisissez l'option "Un évènement physique daté". Nous vous invitons à ce sujet à consulter l'article suivant : Quelles sont les catégories et sous-catégories d'offres sur le pass Culture ?


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🎤 Proposer vos offres via le pass Culture vous permettra de :

→ Référencer vos propositions pour les rendre visibles au grand public et réservables directement dans l’app par les jeunes bénéficiaires

→ Valoriser votre programmation en la mettant en avant sur la page d’accueil de l’app géolocalisée (sorties Immanquables, blocs dédiés, temps forts…)

→ Co-construire des propositions exclusives à destination des jeunes (rencontres artistes ou métier,  format “envoyé spécial” en coulisses, tarification spécifique, événements inédits...)

 

En fonction des spécificités de votre activité, vous avez la possibilité de créer deux types d'offres : 

👉 les offres individuelles à destination du grand public

👉 les offres collectives à destination des groupes scolaires

 

Publier vos offres individuelles


💡Tout d'abord, nous vous invitons à créer votre offre en suivant les étapes indiquées dans l'article suivant : 

👉Une fois votre offre créée sur votre portail professionnel du pass Culture, celle-ci apparaît automatiquement dans l'application dédiée aux usagers, qui peuvent alors la réserver. Nous vous conseillons lors dela création de votre offre d'inscrire une date limite de réservation de votre évènement au maximum 48 heures avant la date de l'événement.

🚩 Lors de la création de votre offre, 3 options différentes de modalité de retrait des commandes vous sont proposées : 


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⚠️ Attention, le choix d'une de ces trois options est obligatoire pour finaliser la création de votre offre.

 

Option 1 :  Événement sans billet


👉 Si votre évènement est accessible sans billet : 

  • Cliquez sur l'option "Événement sans billet"  dans la liste déroulante suivant la question "Comment les billets seront-ils transmis" de la catégorie "Informations pratiques" de votre création d'offre

  • Nous vous invitons, si vous le souhaitez, à préciser toute information complémentaire à ce sujet dans la case "Informations de retrait"

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👉 Les jeunes n'auront donc aucun billet à présenter pour accéder à votre offre le jour J, mais vous devrez tout de même procéder à la vérification de leur carte d'identité, comme indiqué dans nos CGU. Une fois que les jeunes auront réservé votre offre, voici la notification qu'ils recevront dans leur application :

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💰 Vous serez remboursé des places réservées environ trois semaines après la date de fin de votre évènement.

 

Option 2 :  Envoi des billets par mail


👉 Si votre évènement est accessible uniquement avec un billet, vous pouvez choisir d'envoyer celui-ci en amont de l'évènement, par mail : 

  • Cliquez sur l'option "Envoi par mail" dans la liste déroulante suivant la question "Comment les billets seront-ils transmis" de la catégorie "Informations pratiques" de votre création d'offre

  • Une nouvelle option vous est alors proposée, afin que vous puissiez définir la date d'envoi des billets par mail (combien de temps en amont vous enverrez les billets aux jeunes). 

  • Nous vous invitons, si vous le souhaitez, à préciser toute information complémentaire à ce sujet dans la case "informations de retrait"

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👉 Les jeunes devront uniquement présenter le jour J le billet que vous leur avez envoyé par mail, pour accéder à l'évènement. Vous devrez tout de même procéder à la vérification de leur carte d'identité, comme indiqué dans nos CGU. Une fois que les jeunes auront réservé leur offre, voici la notification qui s'affichera dans leur application au moment de la réservation, mais aussi le jour de l'évènement  :

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📢 Si vous choisissez cette option : 

  • 1ère étape : Au moment de l'envoi des billets, il vous faut extraire le fichier excel dans le "Suivi des réservations" pour avoir la liste finale des utilisateurs ayant réservé

  • 2ème étape : il faut générer les billets électroniques via votre logiciel de billetterie [astuce : certains éditeurs permettent de générer l'ensemble des billets automatiquement à partir d'une liste csv, ce que vous fournit le portail professionnel]

  • 3ème étape : il faut envoyer les billets à chaque personne ayant réservé, selon les délais que vous avez indiqué

  • 4ème étape : les utilisateurs viennent avec leur billet et se présentent au même titre que les autres spectacteurs. Vous devrez vérifier l'identité du jeune en lien avec son compte pass Culture, lors de sa venue à l'événement

🚩 Nous vous conseillons par conséquent d'estampiller le billet "pass Culture"

💰 Vous serez remboursés des places réservées environ trois semaines après la date de fin de votre évènement.

 

Option 3 :  Retrait sur place (guichet, comptoir...)


👉 Si votre évènement est accessible exclusivement avec un billet, mais que vous souhaitez que le retrait se fasse sur place : 

  • Cliquez sur l'option "Retrait sur place" dans la liste déroulante suivant la question "Comment les billets seront-ils transmis" de la catégorie "Informations pratiques" de votre création d'offre

  • Une nouvelle option vous est alors proposée, afin que vous puissiez définir l'heure de retrait des billets sur place (combien de temps en amont de l'évènement les jeunes peuvent ils venir récupérer leurs billets)

  • Nous vous invitons, si vous le souhaitez, à préciser toute information complémentaire à ce sujet dans la case "Informations de retrait", dont notamment vos horaires d'ouverture

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👉 Lors du retrait du billet sur place, le jeune doit vous présenter le numéro de contremarque lié à sa réservation et vous devrez procéder à la vérification de la carte d'identité, comme indiqué dans nos CGUs. Une fois que les jeunes auront réservé leur offre, voici la notification qui s'affichera dans leur application, et qu'ils devront vous présenter au moment de la remise du billet  :

📢 Si vous choisissez cette option : 

  • 1ère étape : il vous faut vérifier l'identité du jeune en lien avec son compte pass Culture

  • 2eme étape : demandez au jeune le code de sa réservation le jour du retrait du billet et rentrez le manuellement dans le guichet de votre espace pro du pass Culture, si vous le souhaitez, pour votre bon suivi

  • 3eme étape : remettez le billet au bénéficiaire du pass Culture

OU

  • imprimez la liste des réservations en amont et cochez au fur et à mesure que les utilisateurs se présentent, tout en vérifiant l'identité de chaque jeune. Dans ces derniers cas, vous avez jusqu’à trois jours après l'événement pour rentrer les contremarques dans l'onglet "Guichet" de votre interface professionnelle, si vous le souhaitez, pour votre bon suivi

💰 Vous serez remboursés des places réservées environ trois semaines après la date de fin de votre évènement.

 

Publier vos offres collectives à destination des scolaires

 

📢 Actuellement, seules les structures référencées conjointement auprès des Ministères de l'Éducation Nationale et de la Culture peuvent proposer des offres collectives via le pass Culture.

Avant toute création d'offre, nous vous invitons ainsi à vérifier que votre structure entre dans les critères d'éligibilité en consultant l'article suivant :

📢 Si votre structure n'est pas déjà référencée, nous vous demandons de bien vouloir remplir ce questionnaire, afin que les Ministères de la Culture et de l'Éducation Nationale puissent étudier votre candidature. 

🚩 Les demandes de référencement ne sont pas traitées directement par le pass Culture. Elles sont soumises à un circuit d’analyse et de validation au sein des ministères qui sont les seuls à même de décider ou non de votre référencement au regard des règles d'éligibilité au dispositif. 

📢 Une fois votre structure référencée, vous pouvez créer une ou plusieurs offres collectives en suivant ces indications ->Comment poster une offre à destination d'un groupe scolaire ?

Consulter le statut de vos offres individuelles et collectives

💡Sachez que dans l’onglet Offres de votre espace professionnel, vous avez accès à toutes vos offres ainsi qu’à leur statut, à ne pas confondre avec le statut de vos réservations. Les offres collectives sont distinguées des offres individuelles grâce à la pastille "Offre collective" qui s'affiche au-dessus du titre de l'offre.

  • publiée : votre offre est visible et réservable
  • désactivée : votre offre n'est pas visible ni réservable, vous pouvez la passer en statut "publiée" si vous le souhaitez
  • épuisée : votre offre a atteint le maximum de réservations possibles. Son stock est donc à 0 et elle n’est plus visible ni réservable
  • expirée : ce statut apparaît dans le cadre d'une offre de type "évènement". La date limite de réservation de votre offre est passée - ce statut apparaît automatiquement même si une réservation a bien été effectuée

Étape 4 : Gestion et suivi des réservations

Gérer vos réservations

💡 À chaque réservation : vous recevez un mail de notification de réservation qui mentionne le nom, le prénom, l'adresse mail du bénéficiaire ainsi que la contremarque (un code de réservation) à 6 chiffres et lettres. Sachez que vous avez parallèlement la possibilité d’effectuer le suivi de vos réservations depuis l'onglet Réservations de votre espace professionnel pass Culture ou à l'échelle de chacune de vos offres, grâce au sous-onglet Réservations. 

🔎 Cet article vous permet de maîtriser en détail le suivi des Réservations de votre espace professionnel : Comment effectuer le suivi de ses réservations ?

💡Pour information : Comment gérer la billetterie d'un spectacle ou d'un festival sur le pass Culture ?

  • Les utilisateurs peuvent annuler leur réservation jusqu’à 48h après leur réservation (à condition que le l'évènement ait lieu dans plus de 48h)

  • Il est possible de valider manuellement dans l'onglet guichet la contremarque de réservation d'un jeune une fois que celui-ci ne peut plus annuler sa réservation soit 48h après sa réservation. Si le jeune a réservé l'offre moins de 48h avant l'événement alors sa réservation n'est plus annulable, il n'est alors pas nécessaire d'attendre 48h après sa réservation pour pouvoir valider la contremarque

  • Les contremarques (liées à des réservations d'offres de type "événement", uniquement) se valident automatiquement une fois l’événement ayant eu lieu, sans aucune action de votre part et vous serez ainsi remboursé. Vous n'êtes donc pas obligé de rentrer les numéros de contremarques dans l'onglet guichet

    ==> Le fait que vous rentriez tout de même les contremarques dans le guichet nous permet de suivre les taux de no-show, ce qui est fondamental pour l'évaluation du pass Culture.


👉 Les statuts des réservations d’offres à destination du grand public :

  • réservé : la réservation n’est ni remboursée, ni annulée, ni validée
  • confirmé : - uniquement pour les offres d'événements - la réservation n'est plus annulable par le jeune (48h après sa réservation ou si la réservation a été effectuée 48h avant l'événement)
  • validé : la réservation est validée (la contremarque a été entrée manuellement dans le guichet ou automatiquement pour les offres d’événement)
  • annulé : la réservation a été annulée par le bénéficiaire ou le délai de validation a expiré
  • remboursé : un remboursement a eu lieu pour la réservation

👉 Les statuts des réservations d’offres à destination des scolaires :

  • préréservée : votre offre a été préréservée par un enseignant et doit désormais être réservée par le chef d'établissement
  • réservée : le chef d'établissement a autorisé la réservation de l'offre (étape obligatoire pour qu'une sortie puisse avoir lieu et pour que vous puissiez être remboursé). Si vous voyez que votre réservation n'est pas au statut "réservée" quelques jours avant votre évènement, merci d'en avertir au plus vite l'établissement pour qu'il procède à cette étape
  • confirmée : lorsque votre offre a été réservée par le chef d'établissement et que celle-ci n'est plus annulable par l'établissement scolaire (soit 15 jours avant l'événement)
  • terminée : 48h à 72h après la date de votre événement, ce statut apparaît automatiquement en vue d'un futur remboursement
  • remboursée : le remboursement lié à une réservation a été effectué sur votre compte. Le justificatif de remboursement associé est disponible sur votre espace professionnel
  • annulée : la réservation a été annulée par l'enseignant, le chef d'établissement scolaire ou vous en tant qu'acteur culturel. Ce statut apparaît également si une préréservation n'a pas été validée par le chef d'établissement avant la date limite que vous avez fixée lors de la création de l'offre

Voici l’article détaillé qui vous explique pas à pas les démarches à effectuer pour assurer le juste suivi de vos réservations d’offres collectives -> Où voir mes offres à destination d'un groupe scolaire et suivre mes réservations ?


🚩Les réservations liées à des offres collectives ne sont pas associées à un numéro de contremarque à saisir dans le guichet, contrairement aux offres individuelles. Une fois votre offre pré-réservée puis validée par le chef d'établissement et l'évènement effectué, la réservation se valide automatiquement 48H après, aucune action de votre part n’est requise.

Vous trouverez dans cet article les différentes étapes indispensables pour un bon suivi de votre offre collective, de sa création à sa réservation jusqu’à son remboursement -> Quel est le cycle de vie de mon offre collective, de sa création à son remboursement ?

 

Étape 5 : Suivi de mes remboursements  

👉 Les remboursements s'effectuent environ toutes les deux à trois semaines rétroactivement suite à la validation d'une contremarque dans le guichet ou à la validation automatique des contremarques d'évènements, 72h après la réalisation de celui-ci. Vous n'êtes remboursé qu'une fois votre évènement passé. La page "Remboursements" de votre espace professionnel pass Culture est mise à jour automatiquement à chaque virement. 

Vous trouverez dans les articles de FAQ suivants toutes les informations :

👉Sachez en effet que dans l'onglet "Remboursements" de votre espace professionnel, vous pouvez accéder à deux rubriques qui vous permettront de consulter la liste de vos remboursements : 

  • "Justificatif des remboursements" : qui vous permettra de télécharger vos justificatifs généraux par points de remboursement rattachés à votre structure
     
  • "Détails des remboursements" : qui vous permettra de filtrer et d'afficher les remboursements par lieux, avec le détail des réservations par offres

Cas particulier : annulation et report d'un événement

📢 🚩 Lorsque vous désactivez une offre sur votre portail pro, cela n'engendre pas une annulation des réservations en cours. Nous vous invitons à consulter les manipulations à effectuer sur votre espace pour tout annulation ou report d'évènement en suivant la démarche expliquée dans notre article :

Clôturer les réservations d'un évènement sur le pass Culture

💡 Cet article vous indique comment procéder à l'arrêt des réservations de votre évènement pass Culture lorsqu'il reste encore des stocks disponibles sur votre offre : Comment clôturer les réservations d'un évènement sur le pass Culture ?

 

📢 J'ai suivi les indications des articles, mais je rencontre un problème technique.

👉 Vous pouvez contacter notre équipe support dédiée aux acteurs culturels via l'adresse mail support-pro@passculture.app - bien destinée aux professionnels de la Culture et non aux bénéficiaires du dispositif (qui doivent eux, écrire à support@passculture.app).

👉 Notre équipe support acteurs culturels pourra répondre à toutes vos questions d'ordre technique, mais également vous accompagner dans la prise en main du dispositif.

 

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