🌍 Échanger avec le chargé de déploiement territorial de votre région
🚩En tant que société de production/festival, nous vous invitons à prendre contact avec la personne en charge du déploiement du pass Culture pour votre territoire afin de bénéficier d'un accompagnement spécifique pour vos démarches.
- Retrouvez ici la liste et les coordonnées des référents territoriaux
🎤 Proposer vos offres via le pass Culture permet de :
→ Référencer vos propositions pour les rendre visibles et réservables directement dans l’application par les jeunes bénéficiaires.
→ Valoriser votre programmation en la mettant en avant sur la page d’accueil de l’app géolocalisée (sorties Immanquables, blocs dédiés, temps forts…) grâce aux chargés de territoire.
→ Co-construire des propositions exclusives à destination des jeunes (rencontres artistes ou métier, format “envoyé spécial” en coulisses, tarification spécifique, événements inédits...).
💡Webinaire d'information et d'accueil des nouveaux partenaires
Tous les jeudis de 14h à 15h se déroule un webinaire d'information et d'accueil des partenaires du pass Culture. Ce webinaire animé par nos équipes de chargés de développement a pour objectif de vous présenter le fonctionnement du pass Culture et de vous accompagner au mieux dans vos premiers pas sur le dispositif.
Étape 1 : Inscription
📣 Si vous n'êtes pas déjà inscrit sur le pass Culture, merci de consulter l'article suivant : Comment créer un compte professionnel sur le pass Culture ?
Étape 2 : Création de vos lieux
🚩 Un lieu correspond à l'établissement physique au sein duquel sont proposées vos offres à destination des bénéficiaires du pass Culture. La création d'un lieu est obligatoire car cela vous permet de géolocaliser vos offres.
Création automatique de votre lieu administratif
👉 Lorsque vous vous êtes inscrit, un lieu administratif s'est automatiquement créé sur votre espace professionnel pass Culture avec votre numéro de SIRET et les informations administratives relatives à votre siège social. En effet, votre compte doit avoir a minima un lieu avec un SIRET (lié à votre SIREN) et des coordonnées bancaires affiliées pour pouvoir percevoir des remboursements.
🚩 Vous n’avez pas besoin de créer d’offres sur ce lieu.
Création des lieux sans SIRET où se dérouleront vos événements
👉 Vous aller devoir créer manuellement vos lieux sans SIRET qui porteront et géolocaliseront vos offres sur l'application afin qu'elles soient réservables par les jeunes. Ces lieux fonctionnent comme des adresses que vous retrouvez depuis la page d'accueil de votre espace pro.
L'article suivant vous expliquera comment créer vos autres lieux sans SIRET étape par étape : Comment créer un lieu sans SIRET ?
Exemple :
Étape 3 : Ajout de vos informations bancaires et rattachement de vos lieux
Paramétrage de votre espace pro et de vos informations bancaires
👉 Pour percevoir le remboursements de vos réservations pass Culture, il faut suivre ces deux étapes :
- Dépôt de votre compte bancaire au niveau de la rubrique "Informations bancaires" de votre onglet "Gestion Financière". Votre dossier sera ensuite validé par nos équipes.
- Reliez tous les lieux accueillant vos événements à votre compte bancaire ainsi qu'au SIRET de votre siège social, permettant de calculer votre barème de remboursement.
🚨 Attention, cette deuxième étape est obligatoire si vous souhaitez percevoir les remboursements de vos réservations.
👉 Le pas à pas du dépôt de vos informations bancaires est disponible ici : Comment déposer ou modifier vos informations bancaires sur Démarches Simplifiées
Barèmes de remboursement
Les remboursements (par SIRET rattachés à vos lieux) sont actuellement soumis à un barème dégressif :
- Jusqu’à 20 000 € TTC, 100 % du tarif de l’Offre réservée ;
- De 20 000 € TTC à 40 000 € TTC, 95 % du tarif de l’Offre réservée ;
- De 40 000 € TTC à 150 000 € TTC, 92 % du tarif de l’Offre réservée, sauf pour les livres remboursés à 95 % du tarif ;
- Au-delà de 150 000 € TTC, 90 % du tarif de l’Offre réservée (sauf pour les livres remboursés à 95 % du tarif).
👉 Les montants des seuils s’entendent en montants cumulés par année civile (du 31 décembre au 1er janvier) et par établissement. Dès que votre chiffre d'affaires dépasse les 20 000€ durant l'année civile, vos réservations commencent à être remboursées selon le barème dégressif. Le compteur est "remis à zéro" à chaque nouvelle année civile : vos réservations sont alors de nouveau remboursées à 100% jusqu'au prochain potentiel dépassement.
⚠️Vous pouvez désormais solliciter un barème à taux fixe de 95% dès la première place vendue plutôt qu'un tarif dégressif selon votre chiffre d'affaire effectué via le pass Culture.
Si vous êtes intéressé par cette option, contactez directement le chargé de développement du pass Culture pour votre territoire afin qu'il puisse traiter votre demande.
Création manuelle de vos offres
💡 Le pas à pas de la création d'offre d'événement est accessible ici : Comment publier une offre d'événement ?
👉 Une fois votre offre créée sur votre espace pro du pass Culture, celle-ci apparaît automatiquement dans l'application dédiée aux usagers, qui peuvent alors la réserver.
1. Choix de la catégorie de votre offre
🚩 Le choix de la catégorie et sous-catégorie est obligatoire. Attention, une fois votre offre publiée, ces informations ne seront plus modifiables.
💡Nous vous invitons à ce sujet à consulter l'article suivant : Quelles sont les catégories et sous-catégories d'offres sur le pass Culture ?
2. Remplir le descriptif et les informations de retrait
💡En renseignant précisément les détails permettant aux jeunes bénéficiaires de savoir quelle est la programmation que vous proposez et comment retirer leurs billets, votre offre sera plus facilement réservée depuis l'application.
Nous vous conseillons lors de la création de votre offre d'inscrire une date limite de réservation de votre événement au maximum 48 heures avant la date de l'événement.
📚Vous devez remplir les informations suivantes :
- Le descriptif ;
- L'adresse mail sur laquelle vous recevrez les notifications de réservation ;
- Le lien de votre billetterie tout public ;
- Le(s) tarif(s) : Comment proposer différents tarifs pour un même événement ? ;
🚩 Pour rappel, les bénéficiaires ne peuvent réserver qu'un seul des tarifs proposés à l'échelle d'une même offre. En effet, dans un soucis de diversification des pratiques culturelles, un bénéficiaire n'a pas la possibilité de réserver plusieurs fois une même offre.
- Les dates & capacités.
🚩 Lors de la création de votre offre, 3 options de modalité de retrait des commandes sont proposées :
⚠️ Le choix d'une de ces trois options est obligatoire pour finaliser la création de votre offre car le pass Culture n'est pas en charge de l'envoi des billets aux jeunes bénéficiaires.
⚠️ Quelle que soit la modalité de retrait choisie, précisez toutes les informations relatives au retrait ou à l'envoi des billets (exemple : se présenter avec sa carte d'identité, préciser le mail utilisé pour l'envoi des billets ou les horaires d'ouverture si vous avez choisi le retrait sur place).
🚩 Vous devrez procéder à la vérification de l'identité du jeune bénéficiaire le jour J de l'événement, comme indiqué dans nos CGU.
3. Comment envoyer les billets de l'événement si vous n'êtes pas synchronisés ?
📢 Au moment de la date d'envoi des billets indiquée sur votre offre, merci de suivre ces 4 étapes :
- Téléchargez le fichier Excel dans le "Suivi des réservations" à l'échelle de votre offre pour avoir la liste finale des utilisateurs ayant réservé.
- Générez les billets électroniques via votre logiciel de billetterie [astuce : certains éditeurs permettent de générer l'ensemble des billets automatiquement à partir d'une liste csv, ce que vous fournit l'espace pro].
- Envoyez les billets à chaque personne ayant réservé, selon les délais indiqués.
- Les utilisateurs viennent avec leur billet et se présentent au même titre que les autres spectateurs. Vous devrez vérifier l'identité du jeune en lien avec son compte pass Culture, lors de sa venue.
🚩 Nous vous conseillons par conséquent d'estampiller le billet "pass Culture".
📢 Si vous avez choisi l'option du retrait sur place, vous devrez vérifier l'identité du jeune bénéficiaire et lui demander son code de réservation à 6 caractères. Vous pourrez valider ces codes jusqu'à 48h après votre événement dans l'onglet "Guichet" de votre espace pro pass Culture, si vous le souhaitez, pour votre bon suivi. Pour rappel, les réservations se valident automatiquement 72h après l'événement
Synchroniser votre billetterie avec le pass Culture
🔎 Il est désormais possible de synchroniser votre billetterie avec les partenaires techniques du pass Culture. Vous en trouverez la liste dans notre article dédié : Comment synchroniser votre lieu pass Culture avec un partenaire technique ?
👉 Si votre partenaire technique ne fait pas partie de cette liste mais que vous souhaitez qu'il propose cette option, nous vous invitons à le contacter en lui transmettant cette documentation.
Publier vos offres à destination des établissements scolaires
👉 Si votre structure est référencée par les ministères afin de proposer des offres dites collectives via le pass Culture, vous pouvez alors mettre en place des offres à destination des groupes scolaires.
🚩Avant toute création d'offre, merci de vérifier que votre structure entre dans les critères d'éligibilité en consultant cet article : Ma structure et mes offres sont-elles éligibles pour les groupes scolaires ?
Si votre structure n'est pas déjà référencée, vous pouvez remplir ce questionnaire afin que les Ministères de la Culture et de l'Éducation Nationale puissent étudier votre candidature.
🔎 Si vous souhaitez en savoir davantage sur les offres scolaires et le pass Culture, nous vous invitons à consulter la collection d'articles suivante : Le pass Culture à destination des groupes scolaires
Gestion et suivi des réservations
Gérer vos réservations
💡 À chaque réservation effectuée par un bénéficiaire, vous recevez un mail de notification de réservation qui mentionne le nom, le prénom, l'adresse mail du bénéficiaire ainsi que le code de contremarque à 6 chiffres et lettres associé à sa réservation.
Vous pouvez suivre vos réservations en direct depuis l'onglet "Réservations" de votre espace pro (si vous avez plusieurs offres constitutives d'un même événement), ou à l'échelle de chacune de vos offres, depuis le sous-onglet "Réservations" accessible depuis la page de chaque offre.
🚩 Si votre offre est associée à plusieurs tarifs différents, vous devez par la suite filtrer le tarif sur votre fichier téléchargé, en fonction des informations souhaitées.
👉 Pour plus d'informations sur le suivi de vos réservations, vous pouvez consulter l'article de FAQ suivant : Comment effectuer le suivi de vos réservations individuelles ?
Les caractéristiques des réservations de type "événement"
- Les utilisateurs peuvent annuler leur réservation jusqu’à 48h après leur réservation (à condition que l'événement ait lieu dans plus de 48h).
- Il est possible mais pas obligatoire de valider manuellement dans l'onglet guichet la contremarque de réservation d'un jeune une fois que celui-ci ne peut plus annuler sa réservation soit 48h après sa réservation ou si le jeune a réservé l'offre moins de 48h avant l'événement. Il n'est alors pas nécessaire d'attendre 48h après sa réservation pour pouvoir valider la contremarque.
- Les contremarques (liées à des réservations d'offres de type "événement") se valident automatiquement une fois l’événement ayant eu lieu, sans aucune action de votre part et vous serez ainsi remboursé. Vous n'êtes donc pas obligé de rentrer les numéros de contremarques dans l'onglet guichet
Néanmoins, le fait de rentrer les contremarques dans le guichet nous permet de suivre les taux de no-show, ce qui est fondamental pour l'évaluation du pass Culture.
Suivi de vos remboursements
👉 Les remboursements s'effectuent environ toutes les deux à trois semaines rétroactivement suite à la validation d'une contremarque dans le guichet ou à la validation automatique des contremarques d'un événement, 72h après celui-ci. Vous n'êtes remboursé qu'une fois votre événement passé. La page "Gestion financière" de votre espace professionnel pass Culture est mise à jour automatiquement à chaque virement.
Vous trouverez dans les articles de FAQ suivants toutes les informations :
- sur les barèmes de remboursement : Comment déterminer ses modalités de remboursement ?
- sur la manière de télécharger vos justificatifs et consulter le plus efficacement les informations liées au suivi de vos remboursements : Comment accéder à la liste de mes remboursements ?
💡 Depuis l'onglet "Gestion financière" de votre espace professionnel, trois rubriques vous permettent de déposer vos informations bancaires ainsi que de consulter la liste et le détail de vos remboursements :
- "Justificatifs" : qui vous permet de télécharger vos justificatifs généraux par compte(s) bancaire(s) enregistré(s) ainsi que de générer le détail de vos remboursements.
- "Informations bancaires" : qui vous permet d'ajouter ou modifier des comptes bancaires, et les associer à vos structures.
- "Chiffre d'affaires" : qui vous permet de filtrer par année les recettes réalisées avec le pass Culture.
Cas particulier : annulation et report d'un événement
📢 🚩 Lorsque vous désactivez une offre sur votre espace pro, cela n'engendre pas une annulation des réservations en cours. Nous vous invitons à consulter les manipulations à effectuer sur votre espace pour tout annulation ou report d'événement en suivant la démarche expliquée dans notre article :
Clôturer les réservations d'un événement sur le pass Culture
💡 Cet article vous indique comment procéder à l'arrêt des réservations de votre événement pass Culture lorsqu'il reste encore des stocks disponibles sur votre offre : Comment clôturer les réservations d'un événement sur le pass Culture ?
📢 J'ai suivi les indications des articles mais je rencontre un problème technique.
👉 Vous pouvez contacter notre équipe support dédiée aux acteurs culturels via l'adresse mail support-pro@passculture.app - destinée aux professionnels de la Culture et non aux bénéficiaires du dispositif (qui doivent eux écrire à support@passculture.app).
👉 Notre équipe support acteurs culturels pourra répondre à toutes vos questions d'ordre technique, mais également vous accompagner dans la prise en main du dispositif.