💡Si vous n'êtes pas déjà inscrit sur le pass Culture ou que vous avez besoin d'accompagnement dans le paramétrage de votre espace professionnel, nous vous invitons à consulter l'article suivant : S'inscrire et comprendre le fonctionnement du pass Culture (éligibilité, création d'offres, gestion des réservations, remboursements, etc.)
đź’ˇWebinaire d'information et d'accueil des nouveaux partenaires
Tous les jeudis de 14h à 15h se déroule un webinaire d'information et d'accueil des partenaires du pass Culture. Ce webinaire animé par nos équipes de chargés de développement a pour objectif de vous présenter le fonctionnement du pass Culture et de vous accompagner au mieux dans vos premiers pas sur le dispositif.
Publier vos offres de pratique artistique
👉 Afin de proposer vos cours de pratique artistique sous forme d'abonnement (annuel, trimestriel...) ou à la carte (exemple : 10 cours valables pour X activité), vous devez créer des offres de "bien physique" (non datées) : Comment publier une offre physique ?
👉 Afin de proposer des ateliers, stages ou séances d'essai de pratique artistique, vous devez créer des offres d'"évènement physique" (datées) : Comment publier une offre d'événement ?
💡 Si vos activités payantes ont un tarif déterminé par quotient familial, nous vous invitons à créer une offre spécifique pour chaque bénéficiaire. Toute la démarche vous est expliquée dans cet article : Pratiques artistiques : comment fonctionne la prise en compte du quotient familial dans la tarification des offres ?
Abonnements et cours Ă la carte
👉 Pour proposer vos offres d'abonnement et/ou de cours à la carte, vous devez, lors de la création de votre offre :
1. Sélectionner l'option "Un bien physique" puis la catégorie "Pratique artistique" et la sous-catégorie "Abonnement pratique artistique".
2. Dans le descriptif de votre offre, nous vous conseillons d'indiquer les dates de validité de l'abonnement (jours, date de début et fin des cours).
3. Le cas échéant, vous devez également indiquer dans le descriptif de votre offre le montant que devra rajouter le bénéficiaire si le prix de l'abonnement dépasse son crédit pass Culture. Il devra alors payer le supplément via un autre moyen de paiement directement sur place.
💡 Les offres d'abonnements/cours de pratique artistique peuvent être proposées aux bénéficiaires de 15 à 20 ans. Vous pouvez ainsi tout à fait créer des offres personnalisées à moins de 20 ou 30 euros (crédits maximaux des bénéficiaires mineurs) dont le paiement devra être complété.
🚩 Les offres de bons d'achat et de coupons ne font pas partie du périmètre d'éligibilité du pass Culture. Si vous publiez des offres intitulées "Bon d'achat de 200 euros pour cours X", ces dernières seront automatiquement refusées par nos services. Vos offres de participation à des abonnements ou cours à la carte doivent donc s'intituler "Abonnement pour cours X" ou "Cours à la carte de X" ou encore "Participation de X euros abonnement de X" et doivent être associées à un tarif. Vous devrez préciser dans le descriptif de ces offres le reste à charge pour le bénéficiaire en y précisant le montant.
Ateliers et stages
👉 Pour proposer vos offres de stages et/ou d'ateliers vous devez, lors de la création de votre offre :
1. Sélectionner l'option "Un évènement physique" puis la catégorie "Pratique artistique" et la sous-catégorie "Atelier, stage de pratique artistique"
2. Dans le descriptif de votre offre, nous vous conseillons d'indiquer la date de fin de votre stage/atelier si ce dernier dure plus d'une journée. En effet, pour les offres datées, vous n'avez pas la possibilité d'indiquer une période mais simplement la date de début de votre événement
Séances d'essai / Offres découverte
Afin de répondre aux usages de votre secteur et fidéliser les bénéficiaires, il est recommandé de créer, parallèlement à vos offres d'abonnements et/ou de stages, des offres de séances d'essai gratuites du type: "Un cours d'essai gratuit à la Danse Modern Jazz" / "Offre découverte gratuite Danse Modern jazz" - il vous suffira, lors de la création de votre offre, d'indiquer 0 en tarif.
👉 Si vous souhaitez proposer une séance d'essai non datée (le jeune peut venir essayer un cours à n'importe quel moment de l'année), vous devez sélectionner l'option "Un bien physique" puis la catégorie "Pratique artistique" et la sous-catégorie "Abonnement pratique artistique". Dans ce cas, les bénéficiaires auront 30 jours pour faire valider leur code de validation dans votre structure.
👉Si vous souhaitez proposer une séance d'essai datée, vous devez sélectionner l'option "Un évènement physique" puis la catégorie "Pratique artistique" et la sous-catégorie "Séance d'essai".
Offres personnalisées
💡 Si le quotient familial s'applique à la tarification de vos offres ou que des bénéficiaires souhaitent que vous leur fassiez des offres personnalisées d'un point de vue tarifaire (par rapport à leur crédit restant), nous vous invitons à :
1. Créer une offre (d'abonnement ou de stage/atelier)
2. Fixer le tarif personnalisé convenu avec le bénéficiaire
3. Indiquer 1 en stock pour qu'elle ne soit pas réservable par plusieurs bénéficiaires
4. Envoyer le lien de l'offre au bénéficiaire afin qu'il la réserve. Il pourra vous fournir ensuite son code de contremarque afin que vous validiez sa réservation à votre Guichet
🚩 Pour des raisons RGPD, vous ne devez pas indiquer d'informations personnelles (nom, prénom, etc.) concernant les bénéficiaires lors de la création de vos offres personnalisées. Ces dernières seront automatiquement refusées par nos services.
Offres Ă destination des groupes scolaires
👉 Si votre structure est référencée par les ministères afin de proposer des offres collectives via le pass Culture, sachez que vous avez la possibilité de mettre en place des offres de pratique artistique pour les groupes scolaires.
đźš© A ce stade, seules les propositions de stages et d'ateliers sont Ă©ligibles Ă l'offre collective.
Si vous souhaitez en savoir davantage sur les offres scolaires et le pass Culture, nous vous invitons Ă consulter la collection d'articles suivante : Le pass Culture Ă destination des groupes scolaires
Offres numériques
Sachez que vous avez la possibilité de proposer deux types d'offres numériques (en ligne) sur le pass Culture :
- Des cours et ateliers de pratiques artistiques en live sur internet : dans ce cas, vous devez sélectionner, lors de la création de votre offre, l'option "Un évènement numérique" puis la catégorie "Pratique artistique" et la sous-catégorie "Pratique artistique - livestream"
- Du contenu en ligne à disposition des bénéficiaires : dans ce cas, vous devez sélectionner, lors de la création de votre offre, l'option "Un bien numérique" puis la catégorie "Pratique artistique" et la sous-catégorie "Pratique artistique - plateforme en ligne".
🚨 Les offres de plateforme en ligne pour la pratique artistique ne sont pas sujettes au remboursement. Pour en savoir plus, vous pouvez consulter l'article suivant : [Acteurs Culturels] Quelles sont les offres numériques éligibles au remboursement ?
Optimiser la visibilité de vos offres sur le pass Culture
👉 Voici quelques conseils qui permettront à vos offres d'être attrayantes et mises en avant sur le catalogue des offres de la page d'accueil pass Culture :
- mettre systématiquement une image d'accroche à vos offres (de préférence des visuels attrayants plutôt que le logo de votre structure)
- mettre des visuels différents sur chaque offre
- décrire précisément le nombre d'heures de cours dispensées dans le descriptif de vos offres
- publier des offres distinctes si vous proposez des cours individuels et collectifs pour une mĂŞme pratique artistique
- n'hésitez pas à renseigner les modalités de retrait de vos offres. Vous pouvez par exemple préciser qu'un formulaire d'inscription devra être préalablement rempli et indiquez votre adresse mail en vue d'une prise de contact avec les bénéficiaires ou le lien de votre site internet
Consulter le statut de vos offres
💡Sachez que depuis l’onglet Offres de votre espace professionnel, vous avez accès à toutes vos offres ainsi qu’à leur statut, à ne pas confondre avec le statut de vos réservations.
Voici les différents statuts pouvant être associés à vos offres :
- publiée : votre offre est visible et réservable par les bénéficiaires
- en attente: votre offre est en attente de validation par notre service Conformité. La vérification peut prendre jusqu'à 72h
- désactivée: votre offre n'est pas visible ni réservable, vous pouvez la passer en statut "publiée" si vous le souhaitez
- épuisée : votre offre a atteint le maximum de réservations possibles. Son stock est donc à 0 et elle n’est plus visible ni réservable
- expirée : ce statut apparaît dans le cadre d'une offre événementielle (datée). La date limite de réservation de votre offre est passée - ce statut apparaît automatiquement même si une réservation a bien été effectuée
Gestion et suivi des réservations
Gérer vos réservations
🚩 La gestion de vos réservations diffère en fonction de la typologie d'offres concernée. Pour retrouver le détail de ces modalités, vous pouvez consulter les articles suivants :
👉 Offres physiques
Dans le cas de la vente d'abonnements à une pratique artistique (offre non datée), considérées comme des offres physiques, un code de contremarque est généré lors de la réservation des bénéficiaires. Une fois cette contremarque reçue, l'utilisateur dispose de 30 jours pour se rendre dans votre structure, faire valider son code et récupérer son bien. Passé ce délai, sa réservation est automatiquement annulée.
Sans validation de cette contremarque dans votre Guichet pass Culture, vous ne pourrez pas être remboursé pour les réservations effectuées dans votre structure.
👉 Offres d'événements
Dans le cas de réservations pour des offres de stages ou ateliers, le code de contremarque apparaît dans le mail de notification de la réservation. Vous avez la possibilité de valider manuellement la contremarque à votre Guichet une fois que le bénéficiaire ne peut plus annuler sa réservation, soit 48h après sa réservation.
💡 Si le jeune a réservé votre offre moins de 48h avant la date de l'événement, sa réservation n'est plus annulable. Vous pouvez directement valider sa contremarque depuis votre guichet.
💡Sachez que la validation manuelle des contremarques, dans le cadre d'événements, n'est pas obligatoire. En effet, toutes les réservations non validées le sont automatiquement 48 à 72h après la date de votre événement.
👉Offres numériques
Les réservations se valident automatiquement si vous avez créé vos offres en ajoutant des codes d'activation. Pour plus d'informations : Comment publier une offre numérique ?
Effectuer le suivi de vos réservations
Lorsque l'une de vos offres est réservée, vous en êtes notifié par mail. Sachez que vous avez parallèlement la possibilité d’effectuer le suivi détaillé de vos réservations depuis l'onglet Réservations de votre espace professionnel pass Culture.
💡 Cet article vous permet de maîtriser en détails le paramétrage de l’onglet Réservations de votre espace professionnel afin de suivre vos réservations :Comment effectuer le suivi de ses réservations ?
👉 Les statuts des réservations d’offres à destination du grand public :
- réservé : la réservation n’est ni remboursée, ni annulée, ni validée
- confirmé : - uniquement pour les offres d'événements - la réservation n'est plus annulable par le jeune (48h après sa réservation ou si la réservation a été effectuée 48h avant l'événement)
- validé : la réservation est validée (la contremarque a été entrée manuellement dans le guichet ou automatiquement pour les offres d’événement)
- annulé : la réservation a été annulée par le bénéficiaire ou le délai de validation a expiré
- remboursé : un remboursement a eu lieu pour la réservation
Suivi de mes remboursements
👉 Les remboursements s'effectuent environ toutes les deux à trois semaines rétroactivement suite à la validation d'une contremarque dans le guichet ou à la validation automatique des contremarques d'évènements. La page "Remboursements" de votre espace professionnel pass Culture est mise à jour automatiquement à chaque virement.
Vous trouverez dans les articles de FAQ suivants toutes les informations :
- sur les modalités et barèmes de remboursement du pass Culture : Comment déterminer ses modalités de remboursement ?
- sur la manière de télécharger vos justificatifs et consulter le plus efficacement les informations liées au suivi de vos remboursements : Comment accéder à la liste de mes remboursements ?
👉 Sachez en effet que dans l'onglet "Remboursements" de votre espace professionnel, vous pouvez accéder à deux rubriques qui vous permettront de consulter la liste de vos remboursements :
- "Justificatif des remboursements" : qui vous permettra de télécharger vos justificatifs généraux par points de remboursement rattachés à votre structure
- "Détails des remboursements" : qui vous permettra de filtrer et d'afficher les remboursements par lieux, avec le détail des réservations par offres.
Articles connexes :
Comment publier une offre physique ?
Comment publier une offre d'événement ?
Quelles modalités de retrait indiquer pour ma structure ?
Pour toute information complémentaire, n'hésitez pas à écrire au support :
👉 support-pro@passculture.app