[Acteurs Culturels] Conservatoire : comment proposer vos offres sur le pass Culture ?

💡 Le pass Culture est une plateforme qui prend la forme d'une application et d'une web-application, grâce à laquelle les jeunes âgés de 18 ans découvrent et réservent des propositions culturelles diversifiées autour d’eux. Depuis le mois de janvier 2022, les jeunes de 15, 16 et 17 ans sont aussi éligibles au pass Culture. Cet article vous explique ainsi comment vous inscrire et paramétrer votre compte en tant que Conservatoire. 

---

Mon Conservatoire est lié à une collectivité

🚩 Si votre Conservatoire est rattaché à une collectivité territoriale, nous vous invitons à vous en rapprocher afin de vous renseigner sur l'existence d'un éventuel compte pass Culture créé au nom de la collectivité. 

• Dans le cas où un compte professionnel pass Culture a bien été mis en place par la collectivité, nous vous invitons à vous créer un accès à ce compte en remplissant ce formulaire d'inscription et en renseignant le numéro de SIRET de la collectivité. Vous pourrez alors, lors de votre inscription, renseigner les informations liées à votre structure (conservatoire) qui viendra s'ajouter à l'espace professionnel de la collectivité.
  
  
• Dans le cas où un compte professionnel n'a pas été créé au préalable par la collectivité, nous vous recommandons de consulter l'article de FAQ suivant : Collectivité / Lieu rattaché à une collectivité - S'inscrire et paramétrer son compte pass Culture

 

---

Mon Conservatoire n'est pas rattaché à une collectivité 

💡 Si votre Conservatoire n'est pas rattaché à une collectivité, nous vous invitons à consulter l'article suivant afin de paramétrer votre espace : S'inscrire et comprendre le fonctionnement du pass Culture (éligibilité, création d'offres, gestion des réservations, remboursements, etc.)

 

---

Publication de vos offres 

💡 Après avoir effectué le paramétrage de votre structure et lieu, vous pouvez ensuite procéder à la création de vos offres. 

En fonction des spécificités de votre activité, vous avez la possibilité de créer deux catégories d'offres : 

👉 les offres individuelles à destination du grand public

👉 les offres collectives à destination des groupes scolaires

Publier vos offres individuelles

🚩 Lors de la création de vos offres, vous devez nécessairement renseigner une catégorie. En tant que Conservatoire, il vous faut sélectionner, en fonction de la typologie de vos offres, l'option "Un bien physique" ou "Un évènement physique" puis la catégorie "Pratique Artistique".

🔎 Pour savoir à quelle catégorie et sous-catégorie appartiennent vos offres, nous vous invitons à consulter la section "Pratique artistique" du tableau suivant : Quelles sont les catégories et sous-catégories d'offres sur le pass Culture ?

💡 Pour proposer des offres incluant les frais d'inscription au Conservatoire, il vous faut choisir la sous-catégorie "Abonnement pratique artistique", correspondant à une offre de "bien physique". Vous aurez alors la possibilité de créer quatre types d'offres : 

 

👉 Option 1 : créer une offre avec un tarif fixe

Cette option vous permet de proposer une offre dont le tarif correspond au tarif réel de votre offre d'abonnement. 

🚩 Le crédit des bénéficiaires du pass Culture n'excède pas 300 euros.

Exemple de titre d'offre : Inscription au Conservatoire de Lyon - Frais 200€.

Exemple de descriptif : Les cours se dérouleront du mardi au jeudi du 30 septembre 2022 au 15 juin 2023.

 

👉 Option 2 : créer plusieurs offres avec un tarif différent en fonction de la tranche d'âge 

Si vous choisissez cette option vous devez préciser, dans le titre de chacune de vos offres, le tarif ainsi que la tranche d'âge concernée. 

Exemple de titre d'offre : Inscription au conservatoire de Lyon - Frais 150€ - Tarif 16 ans.

Exemple de titre d'offre : Inscription au conservatoire de Lyon - Frais 200€ - Tarif 17 ans.

 

👉 Option 3 : créer une offre  avec un tarif à compléter par le jeune

En effet, vous avez la possibilité de publier des offres de participation au financement d'une inscription, autrement dit des offres qui devront être complétées avec de l'argent propre par les bénéficiaires. Il vous faudra alors le préciser dans le titre ainsi que dans le descriptif de votre offre. 

Exemple de titre d'offre : Participation de 100€ aux frais d'inscription du Conservatoire de Lyon 

Exemple de descriptif : Les cours se dérouleront du mardi au jeudi du 30 septembre 2022 au 15 juin 2023. Pour compléter l'inscription, une somme de 50€ sera à régler par le bénéficiaire, en complément des frais pris en charge par le pass Culture. 

 

👉 Option 4 : créer une offre découverte pour donner de la visibilité à votre structure

 Afin de répondre aux usages de votre secteur et fidéliser les bénéficiaires, il est recommandé de créer, parallèlement à vos offres tarifées, des offres découverte gratuites qui permettront de donner de la visibilité à votre structure en vue d'une inscription payante.

• Etape 1 : Créer une offre découverte gratuite
  Pour créer ce type d'offre, il vous faut indiquer un prix de 0€ et préciser les modalités d'inscription dans la description de cette offre. Ainsi, cette dernière sera visible par tous les bénéficiaires sur leur application, quel que soit leur crédit restant.
  
  Exemple de titre d'offre : Offre découverte - Inscription au Conservatoire de Lyon 
  Exemple de descriptif : Les cours se dérouleront du mardi au jeudi du 30 septembre 2022 au 15 juin 2023. Pour toute inscription au conservatoire, il vous sera possible de régler vos frais via le pass
  Culture, grâce à la création d'une offre personnalisée prenant en compte le quotient familial et définie en concertation avec le Conservatoire. Pour plus d'information sur nos frais d'inscription, merci de nous contacter à l'adresse ou au numéro suivant. 
  
  
• Etape 2 : Créer une offre avec un tarif personnalisé 
  Une fois les modalités fixées avec le bénéficiaire vous ayant contacté, il vous faudra créer une offre tarifée. Pour créer ce type d'offre, il vous faut renseigner le montant souhaité, indiquer 1 en stock et ne pas mettre d'image d'accroche, afin que l'offre n'apparaisse pas dans le carrousel, mais uniquement dans la recherche. Le jeune peut ainsi la réserver instantanément et vous remettre le numéro de contremarque à rentrer dans votre guichet pass Culture.
  
  Exemple de titre d'offre : Inscription au Conservatoire de Lyon - tarif personnalisé
  
  ⚠️ Si vous fonctionnez par quotient familial, n'hésitez pas à consulter cet article pour créer vos offres personnalisées : Pratiques artistiques : comment fonctionne la prise en compte du quotient familial dans la tarification des offres ?
  
  

🚩 Pour des raisons RGPD, vous ne devez pas indiquer d'informations personnelles (nom, prénom, etc.) concernant les bénéficiaires lors de la création de vos offres personnalisées. Ces dernières seront automatiquement refusées par nos services.

 

Publier vos offres collectives à destination des groupes scolaires

💡 Si votre structure est référencée par les ministères de la Culture et de l'Education nationale, sachez que vous avez la possibilité de mettre en place des offres collectives à destination des groupes scolaires au sein de votre Musée. 

🚩 A ce stade, seules les stages et d'ateliers sont éligibles à la part collective du dispositif.

🔎 Pour en savoir davantage sur les offres scolaires et le pass Culture, nous vous invitons à consulter la collection d'articles suivante : Le pass Culture à destination des groupes scolaires

 

Consulter le statut de vos offres individuelles

💡 Sachez que dans l’onglet Offres de votre espace professionnel, vous avez accès à toutes vos offres ainsi qu’à leur statut, à ne pas confondre avec le statut de vos réservations. Les offres collectives sont distinguées des offres individuelles grâce à deux onglets distincts figurant en haut de page.

• publiée : votre offre est visible et réservable
• désactivée : votre offre n'est pas visible ni réservable, vous pouvez la passer en statut "publiée" si vous le souhaitez
• épuisée : votre offre a atteint le maximum de réservations possibles. Son stock est donc à 0 et elle n’est plus visible ni réservable
• expirée : ce statut apparaît dans le cadre d'une offre de type "évènement". La date limite de réservation de votre offre est passée - ce statut apparaît automatiquement même si une réservation a bien été effectuée

 

---

Gestion et suivi des réservations

Gérer vos réservations

💡 La gestion de vos réservations diffère en fonction de la typologie d'offres concernée. Pour retrouver le détail de ces modalités, vous pouvez consulter les articles suivants :

• Tout savoir sur le guichet
• Modalités de retrait et CGU

 

👉 Offres physiques

Dans le cas des frais d'inscription d'un Conservatoire, considérés comme une offre physique, un code de contremarque est généré. Une fois cette contremarque reçue, l'utilisateur dispose de 30 jours pour vous présenter sa contremarque afin de valider son inscription. Passé ce délai, sa réservation est automatiquement annulée. Sans validation d’une contremarque à votre guichet, vous ne pourrez pas être remboursé pour les réservations effectuées dans votre structure.

👉 Offres d'événements

Dans le cas de réservations pour des offres de stages, ateliers ou séances d'essai, le code de contremarque apparaît dans le mail de notification de la réservation. Vous avez la possibilité de valider manuellement la contremarque à votre guichet une fois que le jeune ne peut plus annuler sa réservation soit 48h après sa réservation.

🚩 Si le jeune a réservé votre offre moins de 48h avant la date de l'événement, sa réservation n'est plus annulable. Vous pouvez directement valider sa contremarque depuis votre guichet.

💡 Sachez que la validation manuelle des contremarques, dans le cadre d'événements, n'est pas obligatoire. En effet, toutes les réservations non validées le sont automatiquement 48h après la date de votre événement. Cet article vous explique en détails les différents modes de gestion qui s’offrent à vous pour les réservations de vos événements : Comment gérer la billetterie de mon festival/spectacle sur le pass Culture ?

Effectuer le suivi de vos réservations

💡 Lorsque l'une de vos offres est réservée, vous en êtes notifié par mail. Sachez que vous avez parallèlement la possibilité d’effectuer le suivi de vos réservations depuis l'onglet Réservations de votre espace professionnel pass Culture ou à l'échelle de chacune de vos offres, grâce au sous-onglet Réservations. 

🔎 Cet article vous permet de maîtriser en détail le suivi des Réservations de votre espace professionnel : Comment effectuer le suivi de ses réservations ?

 

👉 Les statuts des réservations d’offres à destination du grand public :

• réservé : la réservation n’est ni remboursée, ni annulée, ni validée
• confirmé : - uniquement pour les offres d'événements - la réservation n'est plus annulable par le jeune (48h après sa réservation ou si la réservation a été effectuée 48h avant l'événement)
• validé : la réservation est validée (la contremarque a été entrée manuellement dans le guichet ou automatiquement pour les offres d’événement)
• annulé : la réservation a été annulée par le bénéficiaire ou le délai de validation a expiré
• remboursé : un remboursement a eu lieu pour la réservation

👉 Les statuts des réservations d’offres à destination des scolaires :

• préréservée : le rédacteur de projet est intéressé par cette offre et attend la validation de son chef d'établissement
• réservée : le chef d'établissement a autorisé la réservation de l'offre (étape obligatoire pour qu'une sortie puisse avoir lieu et surtout pour que vous puissiez être remboursé). Si vous voyez que votre réservation n'est pas "réservé" quelques jours avant votre évènement, merci d'en avertir au plus vite l'établissement pour qu'il procède à cette étape
• confirmée : lorsque la date limite de réservation de l'évènement a été dépassée, ou par défaut, à la date de l'évènement lorsqu'aucune date limite n'a été indiquée. Les chefs d'établissement ne peuvent alors plus annuler leur réservation
• validée : 48H post événement, la réservation passe automatiquement en statut "validé" et vous serez remboursé lors du prochain virement pass Culture
• annulée : la réservation a été annulée par l'enseignant, le chef d'établissement scolaire ou vous en tant qu'acteur culturel. Ce statut apparaît également si une pré-réservation n'a pas été confirmée par le chef d'établissement avant la date limite que vous avez fixée lors de la création de l'offre.

Voici l’article détaillé qui vous explique pas à pas les démarches à effectuer pour assurer le juste suivi de vos réservations d’offres collectives : Où voir mes offres à destination d'un groupe scolaire et suivre mes réservations ?

📢 Les réservations liées à des offres collectives ne sont pas associées à un numéro de contremarque à saisir dans le guichet, contrairement aux offres individuelles. Une fois votre offre pré-réservée puis validée par le chef d'établissement et l'évènement effectué, la réservation se valide automatiquement 48H après, aucune action de votre part n’est ainsi requise.

Vous trouverez dans cet article les différentes étapes indispensables pour un bon suivi de votre offre collective, de sa création à sa réservation jusqu’à son remboursement : Quel est le cycle de vie de mon offre collective, de sa création à son remboursement ?

 

---

Suivi de vos remboursements  

💡 Les remboursements s'effectuent environ toutes les deux à trois semaines rétroactivement suite à la validation d'une contremarque dans le guichet ou à la validation automatique des contremarques d'évènements. La page "Remboursements" de votre espace professionnel pass Culture est mise à jour automatiquement à chaque virement. 

Vous trouverez dans les articles de FAQ suivants toutes les informations :

• sur les modalités et barèmes de remboursement du pass Culture : Comment déterminer ses modalités de remboursement ?
  
  
• sur la manière de télécharger vos justificatifs et consulter le plus efficacement les  informations liées au suivi de vos remboursements : Comment accéder à la liste de mes remboursements ?
  
  
• sur le calendrier prévisionnel des remboursements : Quel est le calendrier des prochains remboursements ?
  
  

💡 Sachez en effet que dans l'onglet "Remboursements" de votre espace professionnel, vous pouvez accéder à deux rubriques qui vous permettront de consulter la liste de vos remboursements : 

• "Justificatif des remboursements" : qui vous permettra de télécharger vos justificatifs généraux par points de remboursement rattachés à votre structure
   
• "Détails des remboursements" : qui vous permettra de filtrer et d'afficher les remboursements par lieux, avec le détail des réservations par offres