[Acteurs Culturels] Musées / Galeries / Centres d'art : Comment proposer vos offres sur le pass Culture ?

💡Si vous n'êtes pas déjà inscrit sur le pass Culture ou que vous avez besoin d'accompagnement dans le paramétrage de votre espace professionnel, nous vous invitons à consulter l'article suivant  :S'inscrire et comprendre le fonctionnement du pass Culture (éligibilité, création d'offres, gestion des réservations, remboursements, etc.)

💡Webinaire d'information et d'accueil des nouveaux partenaires

Tous les jeudis de 14h à 15h se déroule un webinaire d'information et d'accueil des partenaires du pass Culture.  Ce webinaire animé par nos équipes de chargés de développement a pour objectif de vous présenter le fonctionnement du pass Culture et de vous accompagner au mieux dans vos premiers pas sur le dispositif.

• Inscrivez vous dès à présent à une des prochaines sessions en cliquant sur ce lien

Mon Musée est lié à une collectivité

🚩 Si votre Musée est rattaché à une collectivité territoriale, nous vous invitons à vous en rapprocher afin de vous renseigner sur l'existence d'un éventuel compte pass Culture créé au nom de la collectivité. 

• Dans le cas où un compte professionnel pass Culture a bien été mis en place par la collectivité, nous vous invitons à vous créer un accès à ce compte en remplissant ce formulaire d'inscription et en renseignant le numéro de SIRET de la collectivité. Vous pourrez alors, lors de votre inscription, renseigner les informations liées à votre structure (musée) qui viendra s'ajouter à l'espace professionnel de la collectivité.
  
  
• Dans le cas où un compte professionnel n'a pas été créé au préalable par la collectivité, nous vous recommandons de consulter l'article de FAQ suivant : Collectivité / Lieu rattaché à une collectivité - S'inscrire et paramétrer son compte pass Culture
  
  

Mon Musée n'est pas rattaché à une collectivité 

💡 Si votre Musée n'est pas lié à une collectivité, nous vous invitons à consulter l'article suivant afin de paramétrer votre espace : S'inscrire et comprendre le fonctionnement du pass Culture (éligibilité, création d'offres, gestion des réservations, remboursements, etc.)

Publication de vos offres 

💡 Après avoir effectué le paramétrage de votre structure et lieu, vous pouvez ensuite procéder à la création de vos offres. 

En fonction des spécificités de votre activité, vous avez la possibilité de créer deux catégories d'offres : 

👉 les offres individuelles à destination du grand public

👉 les offres collectives à destination des groupes scolaires

Publier vos offres individuelles

💡 En ce qui concerne les offres individuelles, il existe trois typologies distinctes :

• les offres physiques : Comment publier une offre physique ?
• les offres d'évènement : Comment publier une offre d'événement ?
• les offres numériques : Comment publier une offre numérique ? 

🚩 Lors de la création de votre offre, vous devez nécessairement renseigner une catégorie ainsi qu'une sous-catégorie. En tant que Musée, il vous faut sélectionner les catégories "Conférences, rencontres" ou "Musée, patrimoine, architecture, arts visuels" : 

🔎 Pour savoir à quelle catégorie et sous-catégorie appartiennent vos offres, nous vous invitons à consulter le tableau suivant : Quelles sont les catégories et sous-catégories d'offres sur le pass Culture ?

👉 Si vous souhaitez proposer des offres sous la forme d'entrées libres (sans créneaux fixes), nous vous recommandons de consulter cet article dédié : Musées : Comment créer une offre sous la forme d'entrées libres ?

👉 Si vous souhaitez proposer des offres sous la forme de créneaux horodatés, nous vous invitons à consulter cet article : Musées : Comment proposer des créneaux horodatés

Publier vos offres collectives à destination des groupes scolaires

💡 Si votre structure est référencée par les ministères de la Culture et de l'Education nationale, sachez que vous avez la possibilité de mettre en place des offres collectives à destination des groupes scolaires au sein de votre Musée. 

🚩 A ce stade, seules les sorties et interventions (visites, rencontres, conférences, etc) sont éligibles à la part collective du dispositif.

🔎 Pour en savoir davantage sur les offres scolaires et le pass Culture, nous vous invitons à consulter la collection d'articles suivante : Le pass Culture à destination des groupes scolaires

Consulter le statut de vos offres individuelles

💡 Dans l’onglet Offres de votre espace professionnel, vous avez accès à toutes vos offres ainsi qu’à leur statut, à ne pas confondre avec le statut de vos réservations. Les offres collectives se différencient des offres individuelles grâce à deux onglets distincts figurant en haut de page.

• publiée : votre offre est visible et réservable
• désactivée : votre offre n'est pas visible ni réservable, vous pouvez la passer en statut "publiée" si vous le souhaitez
• épuisée : votre offre a atteint le maximum de réservations possibles. Son stock est donc à 0 et elle n’est plus visible ni réservable
• expirée : ce statut apparaît dans le cadre d'une offre de type "évènement". La date limite de réservation de votre offre est passée - ce statut apparaît automatiquement même si une réservation a bien été effectuée

Gestion et suivi des réservations

Gérer vos réservations

💡 La gestion de vos réservations diffère en fonction de la typologie d'offres concernée. Pour retrouver le détail de ces modalités, vous pouvez consulter les articles suivants :

• Tout savoir sur le guichet
• Modalités de retrait et CGU

👉 Offres physiques

Dans le cas des cartes Musées, des entrées libres ou encore des abonnements, considérés comme des offres de bien physique, un code de contremarque est généré. Une fois cette contremarque reçue, l'utilisateur dispose de 30 jours pour vous présenter sa contremarque afin de valider sa réservation. Passé ce délai, celle-ci est automatiquement annulée.

🚩 Sans validation d’une contremarque à votre guichet, vous ne pourrez pas être remboursé pour les réservations effectuées dans votre structure.

🔎 La validation du code de réservation des cartes Musées doit se faire lors du premier passage du jeune en caisse. Une fois ce code validé, il n'est plus nécessaire de le renseigner dans votre Guichet à chaque venue des bénéficiaires. 

👉 Offres d'événements

Dans le cas de réservations pour des offres de visites ou encore de conférences, le code de contremarque apparaît dans le mail de notification de la réservation. Vous avez la possibilité de valider manuellement la contremarque à votre guichet une fois que le jeune ne peut plus annuler sa réservation soit 48h après sa réservation.

🚩 Si le jeune a réservé votre offre moins de 48h avant la date de l'événement, sa réservation n'est plus annulable. Vous pouvez directement valider sa contremarque depuis votre guichet.

💡 Sachez que la validation manuelle des contremarques, dans le cadre d'événements, n'est toutefois pas obligatoire. En effet, toutes les réservations non validées le sont automatiquement 48h après la date de votre événement. 

🔎 Si vous souhaitez visualiser le nombre de réservations effectuées par les bénéficiaires par catégorie de tarif (Plus de 18 ans, moins de 18 ans, personne en situation de handicap...etc), nous vous invitons à extraire un fichier Excel depuis l'onglet "Réservations" de votre espace professionnel, puis à trier/filtrer vos réservations par tarif. 

Pour plus d'informations au sujet du suivi de vos réservations, vous pouvez consulter cet article dédié : Comment effectuer le suivi de vos réservations individuelles ?

👉 Offres numériques

Les réservations se valident automatiquement si vous avez créé vos offres en ajoutant des codes d'activation. Pour plus d'informations :Comment publier une offre numérique ?

Effectuer le suivi de vos réservations

Lorsque l'une de vos offres est réservée, vous en êtes notifié par mail. Sachez que vous avez parallèlement la possibilité d’effectuer le suivi détaillé de vos réservations depuis l'onglet Réservations de votre espace professionnel pass Culture.

💡 Cet article vous permet de maîtriser en détails le paramétrage de l’onglet Réservations de votre espace professionnel afin de suivre vos réservations : Comment effectuer le suivi de ses réservations ?

👉 Voici les statuts des réservations d’offres à destination du grand public :

• réservée : la réservation n’est ni remboursée, ni annulée, ni validée
• confirmée : - uniquement pour les offres d'événements - la réservation n'est plus annulable par le jeune (48h après sa réservation ou si la réservation a été effectuée 48h avant l'événement)
• validée : la réservation est validée (la contremarque a été entrée manuellement dans le guichet ou automatiquement pour les offres d’événement)
• annulée : la réservation a été annulée par le bénéficiaire ou le délai de validation a expiré
• remboursée : un remboursement a eu lieu pour la réservation

Suivi de vos remboursements  

💡 Les remboursements s'effectuent environ toutes les deux à trois semaines rétroactivement suite à la validation d'une contremarque dans le guichet ou à la validation automatique des contremarques d'évènements. La page "Remboursements" de votre espace professionnel pass Culture est mise à jour automatiquement à chaque virement. 

Vous trouverez dans les articles de FAQ suivants toutes les informations :

• sur les modalités et barèmes de remboursement du pass Culture : Comment déterminer ses modalités de remboursement ?
  
  
• sur la manière de télécharger vos justificatifs et consulter le plus efficacement les informations liées au suivi de vos remboursements : Comment accéder à la liste de mes remboursements ?
  
  
• sur le calendrier prévisionnel des remboursements : Quel est le calendrier des prochains remboursements ?

💡 Sachez en effet que dans l'onglet "Remboursements" de votre espace professionnel, vous pouvez accéder à deux rubriques qui vous permettront de consulter la liste de vos remboursements : 

• "Justificatif des remboursements" : qui vous permettra de télécharger vos justificatifs généraux par points de remboursement rattachés à votre structure
   
• "Détails des remboursements" : qui vous permettra de filtrer et d'afficher les remboursements par lieux, avec le détail des réservations par offres