💡Si vous n'êtes pas déjà inscrit sur le pass Culture ou que vous avez besoin d'informations générales sur le dispositif et le paramétrage de votre espace professionnel, nous vous invitons à consulter l'article suivant : S'inscrire et comprendre le fonctionnement du pass Culture (éligibilité, création d'offres, gestion des réservations, remboursements, etc.)
Webinaire d'information et d'accueil des nouveaux partenaires
Tous les jeudis de 14h à 15h se déroule un webinaire d'information et d'accueil des partenaires du pass Culture. Ce webinaire animé par nos équipes de chargés de développement a pour objectif de vous présenter le fonctionnement du pass Culture et de vous accompagner au mieux dans vos premiers pas sur le dispositif.
Étape 1 : Création de vos lieux
🚩 Un lieu correspond à l'établissement physique au sein duquel sont proposées vos offres à destination des bénéficiaires du pass Culture. La création d'un lieu est obligatoire car cela permet de géolocaliser vos offres et d'obtenir les remboursements liés aux réservations effectuées.
Création automatique de votre lieu administratif
👉 Lorsque vous vous êtes inscrit, un lieu administratif s'est automatiquement créé sur votre espace professionnel pass Culture avec votre numéro SIRET et les informations administratives relatives au siège social de l'entité juridique organisatrice de votre cinéma itinérant. En effet, votre compte doit avoir à minima un lieu avec un SIRET (lié à votre SIREN) et un compte bancaire affilié pour pouvoir percevoir des remboursements.
- Ce lieu administratif a pour fonction unique de porter le numéro SIRET de votre structure. Vous n’avez pas besoin de créer d’offres sur ce lieu.
- Ce lieu vous permet ensuite de créer autant de lieux sans SIRET que vous souhaitez, permettant de géolocaliser vos offres, en les rattachant à votre SIRET administratif.
💡 Ce lieu administratif se présente depuis la page d'accueil de votre espace pro, sous le nom de votre structure juridique.
Création des lieux sans SIRET où se dérouleront vos événements
👉 Dans le cas des cinémas itinérants, les lieux accueillant vos offres ne vous appartiennent pas ou sont dotés d'un numéro SIRET qui n'est pas lié au numéro SIREN de votre structure juridique.
Vous devez ainsi créer manuellement vos lieux sans SIRET qui porteront vos offres et les géolocaliseront sur l'application. L'article suivant vous explique le pas à pas de la création de lieux sans SIRET :
💡 Lors de la création de chacun de ces lieux, sélectionnez "Cinéma itinérant" en activité principale.
Étape 2 : ajout de vos informations bancaires
💡 Pour être remboursé de vos réservations pass Culture, vous devez suivre ces trois étapes préalables concernant le paramétrage de votre espace pro :
- Dépôt du compte bancaire affilié à votre structure depuis la section "Informations bancaires" de l'onglet "Gestion financière.
- Validation de votre dossier de coordonnées bancaires par notre équipe homologation.
- Rattachement de vos différents lieux à votre RIB depuis la section "Informations bancaires" de l'onglet "Gestion financière.
🚨 Attention, cette dernière étape est obligatoire si vous souhaitez percevoir les remboursements de vos réservations.
👉 Vous trouverez dans cet article tous les détails sur ces manipulations : Comment déposer ou modifier vos informations bancaires sur Démarches Simplifiées
Publier manuellement vos offres de cinéma
👉 Le format itinérant de vos offres de cinéma ne permet pas d'importer automatiquement les séances que vous proposez. Aussi, vous devrez créer manuellement chacune de vos offres.
👉 Quelle sous-catégorie choisir en fonction de vos offres ?
Le choix de ces sous-catégories permet à vos offres d'être identifiées facilement sur l'application des bénéficiaires dans le cadre d'une recherche filtrée. Cela vous permet aussi d'obtenir un remboursement adéquat à votre type d'offre (ici, événementiel).
💡Lors de la création d'offres de cinéma, vous devez sélectionner l'option "Un événement physique" puis la catégorie "Cinéma" et la sous-catégorie affiliée au type d'offre et de séance que vous proposez :
- Pour vos offres de séances de cinéma, sélectionnez la sous-catégorie "Séance de cinéma".
- Pour vos offres d'événements, sélectionnez la sous-catégorie "Évènement cinématographique".
- Pour vos offres de séances en extérieur, sélectionnez la sous-catégorie "Cinéma plein air".
- Dans le cadre d'un festival, sélectionnez la sous-catégorie "Festival de cinéma".
Publier vos offres à destination des établissements scolaires
👉 Si votre structure est référencée par les ministères afin de proposer des offres dites collectives via le pass Culture, vous pouvez alors mettre en place des offres à destination des groupes scolaires.
🚩A ce stade, seules les projections, rencontres et événements cinématographiques sont éligibles à l'offre collective.
Si votre structure n'est pas déjà référencée, vous pouvez remplir ce questionnaire afin que les Ministères de la Culture et de l'Éducation Nationale puissent étudier votre candidature.
🔎 Si vous souhaitez en savoir davantage sur les offres scolaires et le pass Culture, nous vous invitons à consulter la collection d'articles suivante : Le pass Culture à destination des groupes scolaires
Gestion et suivi des réservations
Gérer vos réservations
Dans le cas de réservations pour des offres de séances ou d'événements cinéma (datées), le QR code ou la contremarque apparaissent dans le mail de notification de la réservation. Vous avez la possibilité de valider manuellement la contremarque à votre Guichet une fois que le bénéficiaire ne peut plus annuler sa réservation, soit 48h après sa réservation.
💡 Si le jeune a réservé votre offre moins de 48h avant la date de l'événement, sa réservation n'est plus annulable. Vous pouvez directement valider sa contremarque depuis votre guichet.
💡La validation manuelle des contremarques ou le scan QR codes, dans le cadre d'événements, n'est pas obligatoire. En effet, toutes les réservations non validées le sont automatiquement 48h à 72h après la date de votre événement.
🚩 La gestion de vos réservations diffère en fonction de la typologie d'offres concernée. Pour retrouver le détail de ces modalités, vous pouvez consulter les articles suivants :
Effectuer le suivi de vos réservations
💡 À chaque réservation effectuée par un bénéficiaire, vous recevez un mail de notification de réservation qui mentionne le nom, le prénom, l'adresse mail du bénéficiaire ainsi que le code de contremarque à 6 chiffres et lettres associé à sa réservation.
Vous pouvez également suivre vos réservations en direct depuis l'onglet "Réservations" de votre espace professionnel ou à l'échelle de chacune de vos offres, depuis le sous-onglet "Réservations" accessible depuis la page de chaque offre en particulier.
🔍 Pour plus d'informations sur le suivi de vos réservations, vous pouvez consulter l'article de FAQ suivant : Comment effectuer le suivi de vos réservations individuelles ?
Suivi de vos remboursements
💡 Les remboursements s'effectuent environ toutes les deux à trois semaines rétroactivement suite à la validation d'une contremarque dans le guichet ou à la validation automatique des contremarques d'événements. La page "Gestion financière" de votre espace professionnel pass Culture est mise à jour automatiquement à chaque virement.
Vous trouverez dans les articles de FAQ suivants toutes les informations :
- Sur les barèmes de remboursement : Comment déterminer ses modalités de remboursement ?
- Sur la manière de télécharger vos justificatifs et consulter le plus efficacement les informations liées au suivi de vos remboursements : Comment accéder à la liste de mes remboursements ?
👉 Depuis la section "Justificatifs" de l'onglet "Gestion financière" de votre espace professionnel, deux documents vous permettent de consulter la liste de vos remboursements et d'assurer votre comptabilité :
- "Justificatif comptable" : document justifiant de la somme versée, filtré par numéro de virement, compte bancaire et période.
- "Détails des réservations" : document .CSV justifiant des réservations remboursées par offres, filtré par numéro de virement, compte bancaire et période.
Articles connexes :
Cinéma : comment proposer vos offres sur le pass Culture ?
Cinéma : comment gérer vos offres et importer vos séances depuis Allociné ?
Comment proposer des places en tarif réduit pour un évènement particulier dans mon cinéma ?
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