💡Si vous n'êtes pas déjà inscrit sur le pass Culture ou que vous avez besoin d'informations générales sur le dispositif et le paramétrage de votre espace professionnel, nous vous invitons à consulter l'article suivant: S'inscrire et comprendre le fonctionnement du pass Culture (éligibilité, création d'offres, gestion des réservations, remboursements, etc.)
Paramétrer votre espace professionnel
Étape 1 : création de votre lieu administratif
👉 Dans le cas des cinémas itinérants, les lieux accueillant vos offres ne vous appartiennent pas ou sont dotés d'un numéro de SIRET qui n'est pas lié au numéro de SIREN de votre structure juridique. Vous allez ainsi, dans un premier temps, devoir créer un lieu administratif qui sera porteur de votre numéro de SIRET, condition sine qua non pour percevoir des remboursements.
🚩 Ce lieu administratif aura pour fonction unique d'inscrire votre SIRET et vos coordonnées bancaires. Vous n’aurez pas besoin de créer d’offres sur ce lieu. Vous devrez ensuite créer des lieux sans SIRET (autant que de lieux d'accueil / représentation) et y associer des offres afin que ces dernières soient géolocalisables pour les jeunes, via les adresses postales renseignées.
💡 Pour ce faire :
1. connectez-vous sur votre espace professionnel pass Culture
2. cliquez sur “Créer un lieu”
3. remplissez les informations de votre lieu en renseignant le SIRET de votre siège social
3. Dans la section Activité, sélectionnez "lieu administratif" dans le type de lieu
4. Afin de percevoir les remboursements liés à vos réservations du pass Culture et avoir des justificatifs comptables au nom de votre structure, vous devez déposer un dossier de coordonnées bancaires à l'échelle de votre lieu administratif, en vous connectant sur le site Démarches Simplifiées, depuis la page de votre lieu. Toutes les étapes vous sont expliquées dans l'article suivant : Comment déposer ou modifier mes coordonnées bancaires sur Démarches Simplifiées ?
Étape 2 : création de vos lieux sans SIRET
👉 Vous devez créer autant de lieux sans SIRET que de lieux accueillant vos offres. Ces lieux permettront de les géolocaliser sur l'application afin qu'elles soient réservables par les bénéficiaires. L'article suivant vous expliquera comment créer vos lieux sans SIRET étape par étape : Comment créer un lieu sans SIRET ?
💡 Lors de la création de chacun de vos lieux sans SIRET, pensez à sélectionner "Cinéma itinérant" en type de lieu
👉 Une fois que vos coordonnées bancaires auront été validées sur votre lieu administratif, vous devrez revenir sur la page de chacun de vos lieux sans SIRET, afin de les relier à vos coordonnées bancaires et au SIRET permettant de calculer votre barème. La manipulation est simple et rapide, vous trouverez toutes les informations à ce sujet dans cet article : Comment ajouter mes coordonnées bancaires sur un lieu sans SIRET ?
🚨 Attention, cette dernière étape est obligatoire si vous souhaitez percevoir les remboursements de vos réservations.
Publier vos offres de cinéma
Offres individuelles
📣 Le format itinérant de vos offres de cinéma ne permet pas d'importer automatiquement les séances que vous proposez. Aussi, vous devrez créer manuellement chacune de vos offres.
👉 Pour proposer vos offres de séances de cinéma dans vos différents lieux, vous devez, lors de la création de vos offres, sélectionner l'option "Un évènement physique" puis la catégorie "Cinéma" et la sous-catégorie "Séance de cinéma".
👉 Pour proposer vos offres d'événements cinématographiques, vous devez sélectionner l'option "Un évènement physique" puis la catégorie "Cinéma" et la sous-catégorie "Évènement cinématographique".
👉 Pour proposer vos offres de séances de cinéma en extérieur, vous devez sélectionner l'option "Un évènement physique" puis la catégorie "Cinéma" et la sous-catégorie "Cinéma plein air".
👉 Dans le cadre d'un festival cinématographique, vous devez sélectionner l'option "Un évènement physique" puis la catégorie "Cinéma" et la sous-catégorie "Festival de cinéma".
💡 Le choix de ces sous-catégories permet notamment à vos offres d'être identifiées facilement sur l'application des bénéficiaires dans le cadre d'une recherche filtrée. En outre, cela vous permet d'obtenir un remboursement adéquat à votre type d'offre (événementiel en l'occurrence).
Offres à destination des groupes scolaires
👉 Si votre structure est référencée par les ministères de la Culture et de l'Education nationale, sachez que vous avez la possibilité de mettre en place des offres collectives autour du cinéma à destination des groupes scolaires.
🚩 A ce stade, seules les projections, rencontres et événements cinématographiques sont éligibles à l'offre collective.
🔎 Si vous souhaitez en savoir davantage sur les offres scolaires et le pass Culture, nous vous invitons à consulter la collection d'articles suivante : Le pass Culture à destination des groupes scolaires
Consulter le statut de vos offres
💡 Sachez que depuis l’onglet Offres de votre espace professionnel, vous avez accès à toutes vos offres ainsi qu’à leur statut (à ne pas confondre avec le statut de vos réservations).
👉 Voici les différents statuts pouvant être associés à vos offres :
- publiée : votre offre est visible et réservable par les bénéficiaires
- en attente : votre offre est en attente de validation par notre service Conformité. La vérification peut prendre jusqu'à 72h
- désactivée : votre offre n'est pas visible ni réservable, vous pouvez la passer en statut "publiée" si vous le souhaitez
- épuisée : votre offre a atteint le maximum de réservations possibles. Son stock est donc à 0 et elle n’est plus visible ni réservable
- expirée : ce statut apparaît dans le cadre d'une offre événementielle (datée). La date limite de réservation de votre offre est passée - ce statut apparaît automatiquement même si une réservation a bien été effectuée
Gestion et suivi des réservations
Gérer vos réservations
🚩 La gestion de vos réservations diffère en fonction de la typologie d'offres concernée. Pour retrouver le détail de ces modalités, vous pouvez consulter les articles suivants :
👉 Offres événementielles (datées)
Dans le cas de réservations pour des offres de séances ou d'événements cinéma, le QR code ou la contremarque apparaît dans le mail de notification de la réservation. Vous avez la possibilité de valider manuellement la contremarque à votre Guichet une fois que le bénéficiaire ne peut plus annuler sa réservation, soit 48h après sa réservation.
💡 Si le jeune a réservé votre offre moins de 48h avant la date de l'événement, sa réservation n'est plus annulable. Vous pouvez directement valider sa contremarque depuis votre guichet.
💡Sachez que la validation manuelle des contremarques ou le scan QR codes, dans le cadre d'événements, n'est pas obligatoire. En effet, toutes les réservations non validées le sont automatiquement 48h à 72h après la date de votre événement.
Effectuer le suivi de vos réservations
💡 Lorsque l'une de vos offres est réservée, vous en êtes notifié par mail. Sachez que vous avez parallèlement la possibilité d’effectuer le suivi détaillé de vos réservations depuis l'onglet Réservations de votre espace professionnel pass Culture.
🔎 Cet article vous permet de maîtriser en détails le paramétrage de l’onglet Réservations de votre espace professionnel afin de suivre vos réservations : Comment effectuer le suivi de ses réservations ?
👉 Voici les différents statuts des réservations d’offres à destination du grand public :
- réservé : la réservation n’est ni remboursée, ni annulée, ni validée
- confirmé : - uniquement pour les offres d'événements - la réservation n'est plus annulable par le jeune (48h après sa réservation ou si la réservation a été effectuée 48h avant l'événement)
- validé : la réservation est validée (la contremarque a été entrée manuellement dans le guichet ou automatiquement pour les offres d’événement)
- annulé : la réservation a été annulée par le bénéficiaire ou le délai de validation a expiré
- remboursé : un remboursement a eu lieu pour la réservation
Suivi de vos remboursements
💡 Les remboursements s'effectuent environ toutes les deux à trois semaines rétroactivement suite à la validation d'une contremarque dans le guichet ou à la validation automatique des contremarques d'évènements. La page "Remboursements" de votre espace professionnel pass Culture est mise à jour automatiquement à chaque virement.
👉 Vous trouverez dans les articles de FAQ suivants toutes les informations :
- concernant les modalités et barèmes de remboursement du pass Culture : Comment déterminer ses modalités de remboursement ?
- concernant la manière de télécharger vos justificatifs et consulter le plus efficacement les informations liées au suivi de vos remboursements :Comment accéder à la liste de mes remboursements ?
👉 Sachez en effet que dans l'onglet "Remboursements" de votre espace professionnel, vous pouvez accéder à deux rubriques qui vous permettront de consulter la liste de vos remboursements :
- "Justificatif des remboursements": qui vous permettra de télécharger vos justificatifs généraux, faisant office de factures, par points de remboursement rattachés à votre structure
- "Détails des remboursements" : qui vous permettra de filtrer et d'afficher les remboursements par lieux, avec le détail des réservations par offres.
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