[Acteurs culturels] Studio d'enregistrement : comment proposer vos offres sur le pass Culture ?

💡 Si vous n'êtes pas déjà inscrit sur le pass Culture ou que vous avez besoin d'accompagnement dans le paramétrage de votre espace professionnel, nous vous invitons à consulter l'article suivant : S'inscrire et comprendre le fonctionnement du pass Culture (éligibilité, création d'offres, gestion des réservations, remboursements, etc.)

💡Webinaire d'information et d'accueil des nouveaux partenaires

Tous les jeudis de 14h à 15h se déroule un webinaire d'information et d'accueil des partenaires du pass Culture.  Ce webinaire animé par nos équipes de chargés de développement a pour objectif de vous présenter le fonctionnement du pass Culture et de vous accompagner au mieux dans vos premiers pas sur le dispositif.

• Inscrivez vous dès à présent à une des prochaines sessions en cliquant sur ce lien

Publier vos offres de studio d'enregistrement

💡Le choix de la catégorie et sous-catégorie de vos offres va déterminer les modalités de remboursement associées à celles-ci. Une fois votre offre publiée, ces informations ne sont plus modifiables.

Plus d'informations sont accessibles dans cet article : Quelle catégorie et sous-catégorie choisir pour vos offres ?

Sessions d'enregistrement à la carte

👉 Afin de proposer vos offres de sessions d'enregistrement à la carte, avec ou sans options (mixage, mastering, clip vidéo... etc.), vous devez créer des offres non datées en sélectionnant l'option "Un bien physique"  : Comment publier une offre physique ?

1. Catégorie et sous-catégorie

• Sélectionnez la catégorie "Pratique artistique" et la sous-catégorie "Abonnement pratique artistique".

2. Descriptif de votre offre et informations de retrait

• Ajoutez un visuel à votre offre afin que celle-ci remonte mieux sur l'application ;
• Insérez un descriptif à votre offre ;
  
• Dans les informations pratiques, détaillez les modalités de réservation afin que les bénéficiaires fixent avec vous un créneau de session d'enregistrement. 
  
  
  
  
  

Abonnement studio d'enregistrement

👉 Afin de proposer vos offres d'abonnement à un studio d'enregistrement (mensuel, annuel...etc.), vous devez également créer des offres non datées en sélectionnant l'option "Un bien physique". 

1. Catégorie et sous-catégorie

• Sélectionnez la catégorie "Pratique artistique" et la sous-catégorie "Abonnement pratique artistique".

2. Descriptif de votre offre et informations de retrait

• Ajoutez un visuel à votre offre afin que celle-ci remonte mieux sur l'application ;
• Insérez un descriptif à votre offre : nous vous conseillons d'indiquer les dates de validité de l'abonnement et ses modalités (durée de l'abonnement, accès à un certain nombre d'heures hebdomadaire / illimité...etc.).
  
• Dans les informations pratiques, détaillez les modalités de réservation afin que les bénéficiaires fixent avec vous le premier créneau de cession de leur abonnement.

Offres personnalisées

👉 Si un bénéficiaire se rend directement dans votre établissement et qu'un créneau (date et horaire) de session a déjà été fixé, vous avez la possibilité de créer une offre "personnalisée". Pour ce faire : 

1. Créez une offre en sélectionnant l'option "Un évènement physique" puis la catégorie "Pratique artistique" et la sous-catégorie "Atelier, stage de pratique artistique". Votre offre sera alors de type événementielle (datée).
   
2. Le titre de l'offre doit correspondre à la session proposée (séance d'enregistrement 1h, 2h, etc). 
   
   
3. Indiquez un tarif inférieur ou égal à celui mentionné dans la grille tarifaire fournie, lors de l'inscription. 
   
4. Renseignez la date et l'horaire convenus avec le bénéficiaire dans l'onglet "Dates & Capacités".
   
5. Renseignez 1 en stock pour qu'elle ne soit pas réservable par plusieurs bénéficiaires.
   
   
6. Envoyez le lien de l'offre au bénéficiaire afin qu'il la réserve.
   

Publier vos offres à destination des établissements scolaires

👉 Si votre structure est référencée par les ministères afin de proposer des offres collectives via le pass Culture, sachez que vous avez la possibilité de mettre en place des offres de pratique artistique pour les groupes scolaires. 

🚩 A ce stade, seules les propositions de stages et d'ateliers sont éligibles à l'offre collective.

🔎 Si vous souhaitez en savoir davantage sur les offres scolaires et le pass Culture, nous vous invitons à consulter la collection d'articles suivante : Le pass Culture à destination des groupes scolaires

Gestion et suivi des réservations

Gérer vos réservations

🚩 La gestion de vos réservations diffère en fonction de la typologie d'offres concernée. Pour retrouver le détail de ces modalités, vous pouvez consulter les articles suivants :

• Tout savoir sur le guichet
• Modalités de retrait et CGU

👉 Offres physiques

Dans le cas d'offres de sessions d'enregistrement à la carte ou d'abonnement studio (non datées), considérées comme des offres physiques, un code de contremarque est généré lors de la réservation des bénéficiaires. Une fois cette contremarque reçue, l'utilisateur dispose de 30 jours pour se rendre dans votre structure, faire valider son code et récupérer son bien. Passé ce délai, sa réservation est automatiquement annulée.

🚩Sans validation de cette contremarque dans votre Guichet pass Culture, vous ne pourrez pas être remboursé pour les réservations effectuées dans votre structure.

👉 Offres d'événements

Dans le cas de réservations pour des offres personnalisées, le code de contremarque apparaît dans le mail de notification de la réservation. Vous avez la possibilité de valider manuellement la contremarque à votre Guichet une fois que le bénéficiaire ne peut plus annuler sa réservation, soit 48h après sa réservation.

💡 Si le jeune a réservé votre offre moins de 48h avant la date de l'événement, sa réservation n'est plus annulable. Vous pouvez directement valider sa contremarque depuis votre guichet.

💡 La validation manuelle des contremarques, dans le cadre d'événements, n'est pas obligatoire. En effet, toutes les réservations non validées le sont automatiquement 48 à 72h après la date de votre événement.

Effectuer le suivi de vos réservations

💡 À chaque réservation effectuée par un bénéficiaire, vous recevez un mail de notification de réservation qui mentionne le nom, le prénom, l'adresse mail du bénéficiaire ainsi que le code de contremarque à 6 chiffres et lettres associé à sa réservation.

Vous pouvez également suivre vos réservations en direct depuis l'onglet "Réservations" de votre espace professionnel ou à l'échelle de chacune de vos offres, depuis le sous-onglet "Réservations" accessible depuis la page de chaque offre en particulier.

🔎 Pour plus d'informations sur le suivi de vos réservations, vous pouvez consulter l'article de FAQ suivant : Comment effectuer le suivi de vos réservations individuelles ?

Suivi de vos remboursements  

👉 Les remboursements s'effectuent environ toutes les deux à trois semaines rétroactivement suite à la validation d'une contremarque dans le guichet ou à la validation automatique des contremarques d'évènements. La page "Gestion financière" de votre espace professionnel pass Culture est mise à jour automatiquement à chaque virement. 

👉 Vous trouverez dans les articles de FAQ suivants toutes les informations :

• sur les barèmes de remboursement : Comment déterminer ses modalités de remboursement ?
  
  
• sur la manière de télécharger vos justificatifs et consulter le plus efficacement les  informations liées au suivi de vos remboursements : Comment accéder à la liste de mes remboursements ?

👉 Depuis l'onglet "Gestion financière - Justificatifs" de votre espace professionnel, vous pouvez accéder à deux documents pour consulter la liste de vos remboursements et assurer votre comptabilité : 

• "Justificatif comptable" : document justifiant de la somme versée par virement, compte bancaire et période.
• "Détails des réservations" : document .CSV justifiant des réservations remboursées par offres, filtré par virement, compte bancaire et période

Articles connexes :

Comment publier une offre physique ?
Comment publier une offre d'événement ?
Quelles modalités de retrait indiquer pour ma structure ?