💡Si vous n'êtes pas déjà inscrit sur le pass Culture ou que vous avez besoin d'accompagnement dans le paramétrage de votre espace professionnel, nous vous invitons à consulter l'article suivant :S'inscrire et comprendre le fonctionnement du pass Culture (éligibilité, création d'offres, gestion des réservations, remboursements, etc.)
đź’ˇWebinaire d'information et d'accueil des nouveaux partenaires
Tous les jeudis de 14h à 15h se déroule un webinaire d'information et d'accueil des partenaires du pass Culture. Ce webinaire animé par nos équipes de chargés de développement a pour objectif de vous présenter le fonctionnement du pass Culture et de vous accompagner au mieux dans vos premiers pas sur le dispositif.
Publier vos offres de studio d'enregistrement
👉 Afin de proposer vos offres de sessions d'enregistrement à la carte, avec ou sans options (mixage, mastering, clip vidéo... etc.), vous devez créer des offres non datées en sélectionnant la mention "Un bien physique" : Comment publier une offre physique ?
👉 Afin de proposer vos offres d'abonnement à un studio d'enregistrement (mensuel, annuel...etc.), vous devez également créer des offres non datées en sélectionnant l'option "Un bien physique".
Sessions d'enregistrement Ă la carte
👉 Pour publier vos offres de sessions d'enregistrement à la carte, vous devez, lors de la création d'une offre :
1. Sélectionner l'option "Un bien physique" puis la catégorie "Pratique artistique" et la sous-catégorie "Abonnement pratique artistique"
2. Ajoutez un descriptif Ă votre offre
3. Dans les informations pratiques / de retrait de votre offre (et éventuellement le descriptif), détaillez les modalités de réservation pour que les bénéficiaires fixent avec vous un créneau de session d'enregistrement. Par exemple :
"Après avoir réservé via le pass Culture, merci de nous contacter par mail ou par téléphone afin de fixer le créneau (date et horaire) de la session d'enregistrement studio. Pour rappel, votre code de contremarque doit être validé sur place sous 30 jours après votre réservation. Une pièce d'identité vous sera demandée."
4. Ajoutez un visuel à votre offre afin que celle-ci remonte mieux sur l'application des bénéficiaires
Abonnement studio d'enregistrement
👉 Pour publier vos offres d'abonnement à un studio d'enregistrement, vous devez, lors de la création d'une offre :
1. Sélectionner l'option "Un bien physique" puis la catégorie "Pratique artistique" et la sous-catégorie "Abonnement pratique artistique"
2. Ajoutez un descriptif à votre offre : dans le descriptif de votre offre (informations artistiques), nous vous conseillons d'indiquer les dates de validité de l'abonnement et ses modalités (durée de l'abonnement, accès à un certain nombre d'heures hebdomadaire / illimité...etc.)
3. Dans les informations pratiques / de retrait de votre offre, détaillez les modalités de réservation pour que les bénéficiaires fixent avec vous le premier créneau de cession de leur abonnement.
4. Ajoutez un visuel à votre offre afin que celle-ci remonte mieux sur l'application des bénéficiaires
Offres personnalisées
👉 Si un bénéficiaire se rend directement sur place dans votre établissement et qu'un créneau (date et horaire) de session a déjà été fixé, vous avez la possibilité de créer une offre "personnalisée". Pour ce faire :
1. Créez une offre en sélectionnant l'option "Un bien physique" puis la catégorie "Pratique artistique" et la sous-catégorie "Atelier pratique artistique". Votre offre sera alors de type événementielle (datée)
2. Renseignez la date et l'horaire convenu avec le bénéficiaire dans l'onglet "Stock et prix"
3. Indiquez 1 en stock pour qu'elle ne soit pas réservable par plusieurs bénéficiaires
4. Envoyez le lien de l'offre au bénéficiaire afin qu'il la réserve
Offres Ă destination des groupes scolaires
👉 Si votre structure est référencée par les ministères afin de proposer des offres collectives via le pass Culture, sachez que vous avez la possibilité de mettre en place des offres de pratique artistique pour les groupes scolaires.
đźš© A ce stade, seules les propositions de stages et d'ateliers sont Ă©ligibles Ă l'offre collective.
Si vous souhaitez en savoir davantage sur les offres scolaires et le pass Culture, nous vous invitons Ă consulter la collection d'articles suivante : Le pass Culture Ă destination des groupes scolaires
Consulter le statut de vos offres
💡 Sachez que depuis l’onglet Offres de votre espace professionnel, vous avez accès à toutes vos offres ainsi qu’à leur statut, à ne pas confondre avec le statut de vos réservations.
Voici les différents statuts pouvant être associés à vos offres :
- Publiée : votre offre est visible et réservable par les bénéficiaires
- En attente : votre offre est en attente de validation par notre service Conformité. La vérification peut prendre jusqu'à 72h
- Désactivée : votre offre n'est pas visible ni réservable, vous pouvez la passer en statut "publiée" si vous le souhaitez
- Épuisée : votre offre a atteint le maximum de réservations possibles. Son stock est donc à 0 et elle n’est plus visible ni réservable
- Expirée : ce statut apparaît dans le cadre d'une offre événementielle (datée). La date limite de réservation de votre offre est passée - ce statut apparaît automatiquement même si une réservation a bien été effectuée
Gestion et suivi des réservations
Gérer vos réservations
🚩 La gestion de vos réservations diffère en fonction de la typologie d'offres concernée. Pour retrouver le détail de ces modalités, vous pouvez consulter les articles suivants :
👉 Offres physiques
Dans le cas de la vente de sessions d'enregistrement à la carte ou d'abonnement studio (non datées), considérées comme des offres physiques, un code de contremarque est généré lors de la réservation des bénéficiaires. Une fois cette contremarque reçue, l'utilisateur dispose de 30 jours pour se rendre dans votre structure, faire valider son code et récupérer son bien. Passé ce délai, sa réservation est automatiquement annulée.
Sans validation de cette contremarque dans votre Guichet pass Culture, vous ne pourrez pas être remboursé pour les réservations effectuées dans votre structure.
👉 Offres d'événements
Dans le cas de réservations pour des offres personnalisées, le code de contremarque apparaît dans le mail de notification de la réservation. Vous avez la possibilité de valider manuellement la contremarque à votre Guichet une fois que le bénéficiaire ne peut plus annuler sa réservation, soit 48h après sa réservation.
💡 Si le jeune a réservé votre offre moins de 48h avant la date de l'événement, sa réservation n'est plus annulable. Vous pouvez directement valider sa contremarque depuis votre guichet.
💡 Sachez que la validation manuelle des contremarques, dans le cadre d'événements, n'est pas obligatoire. En effet, toutes les réservations non validées le sont automatiquement 48 à 72h après la date de votre événement.
Effectuer le suivi de vos réservations
Lorsque l'une de vos offres est réservée, vous en êtes notifié par mail. Sachez que vous avez parallèlement la possibilité d’effectuer le suivi détaillé de vos réservations depuis l'onglet Réservations de votre espace professionnel pass Culture.
💡 Cet article vous permet de maîtriser en détails le paramétrage de l’onglet "Réservations" de votre espace professionnel afin de suivre vos réservations :Comment effectuer le suivi de ses réservations ?
👉 Les statuts des réservations d’offres à destination du grand public :
- réservé : la réservation n’est ni remboursée, ni annulée, ni validée
- confirmé : - uniquement pour les offres d'événements - la réservation n'est plus annulable par le jeune (48h après sa réservation ou si la réservation a été effectuée 48h avant l'événement)
- validé : la réservation est validée (la contremarque a été entrée manuellement dans le guichet ou automatiquement pour les offres d’événement)
- annulé : la réservation a été annulée par le bénéficiaire ou le délai de validation a expiré
- remboursé : un remboursement a eu lieu pour la réservation
Suivi de mes remboursements
👉 Les remboursements s'effectuent environ toutes les deux à trois semaines rétroactivement suite à la validation d'une contremarque dans le guichet ou à la validation automatique des contremarques d'évènements. La page "Remboursements" de votre espace professionnel pass Culture est mise à jour automatiquement à chaque virement.
Vous trouverez dans les articles de FAQ suivants toutes les informations :
- Sur les modalités et barèmes de remboursement du pass Culture : Comment déterminer ses modalités de remboursement ?
- Sur la manière de télécharger vos justificatifs et consulter le plus efficacement les informations liées au suivi de vos remboursements : Comment accéder à la liste de mes remboursements ?
👉 Sachez en effet que dans l'onglet "Remboursements" de votre espace professionnel, vous pouvez accéder à deux rubriques qui vous permettront de consulter la liste de vos remboursements :
- "Justificatif des remboursements" : qui vous permettra de télécharger vos justificatifs généraux par points de remboursement rattachés à votre structure
- "Détails des remboursements" : qui vous permettra de filtrer et d'afficher les remboursements par lieux, avec le détail des réservations par offres
Articles connexes :
Comment publier une offre physique ?
Comment publier une offre d'événement ?
Quelles modalités de retrait indiquer pour ma structure ?Pour toute information complémentaire, n'hésitez pas à écrire au support :