💡 Cet article vous précise les différentes étapes nécessaires à la clôture de votre compte pass Culture.
📢 Dans le cas d'un rachat de fond de commerce, impliquant un changement de numéro SIREN, il vous faut clôturer le compte existant pour pouvoir créer un nouvel espace Pro.
Mettre en pause les offres non synchronisées de votre structure
🚩 Il vous faut dans un premier temps mettre en pause l'ensemble de vos offres individuelles et collectives afin que ces dernières ne soient plus ni visibles ni réservables par les bénéficiaires du pass Culture.
Pour les offres individuelles
- Rendez-vous dans le sous-onglet "Offres" de votre espace pro, depuis l'onglet "Individuel".
- Cochez la case "Tout sélectionner" et cliquez sur le bouton "Mettre en pause". Cette action peut prendre jusqu'à quelques minutes.
Pour les offres collectives vitrine
💡 Afin que vous ne soyez plus contacté par des enseignants pour des offres n'étant plus d'actualité, vos offres vitrines doivent être masquées. Cette action se fait directement depuis votre espace pro, et se reflète automatiquement sur Adage.
- Rendez-vous dans le sous-onglet "Offres" de votre espace pro, depuis l'onglet "Collectif".
- Cochez la case "Tout sélectionner" et cliquez sur le bouton "Mettre en pause". Cette action peut prendre jusqu'à quelques minutes.
Que faire si vous avez des réservations encore en cours ?
📢 Lors de la fermeture de votre structure, nous vous invitons à annuler toutes les réservations en cours et à prévenir vos interlocuteurs, établissements scolaires ou jeunes bénéficiaires, afin d'éviter tout problème de rejet bancaire.
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Offres de bien physique : contacter les jeunes bénéficiaires afin de les informer de cette fermeture et de l'expiration automatique de leurs réservations (dans un délai de 10 jours pour les livres et 30 jours pour les autres offres de bien physique). Vous pouvez également proposer à ces jeunes de venir récupérer leurs biens avant la date de fermeture.
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Offres d'événement physique : annuler les réservations en cours en supprimant les lignes de stock depuis l'onglet "Dates & Capacités" des offres concernées : Comment annuler ou reporter un événement ?
- Offres collectives : annuler les pré-réservations et les réservations en cours en prévenant en amont les établissements scolaires. Le pas à pas de cette démarche est expliquée ici : Comment modifier ou annuler une offre collective préréservée ou réservée ?
🔎 Nous vous conseillons également d'indiquer, dans les informations de retrait de votre structure, la date de fermeture de votre établissement.
Mettre en pause les offres synchronisées automatiquement
🚩 Si vos offres sont synchronisées sur le pass Culture, il vous faut supprimer votre synchronisation depuis votre page partenaire afin que vos offres ne remontent plus sur l'application, et ne soient donc plus réservables.
👉 Pour cela, cliquez sur "Gérer votre page pour le grand public" puis sur "Paramètres généraux". Vous pouvez alors "Supprimer" la remontée automatique de vos stocks.
📢 Si vous avez encore des réservations en cours, deux possibilités s'offrent à vous :
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Offres de bien physique : contacter les jeunes bénéficiaires afin de les informer de cette fermeture et de l'expiration automatique de leurs réservations (dans un délai de 10 jours pour les livres et 30 jours pour les autres offres de bien physique). Vous pouvez également proposer à ces jeunes de venir récupérer leurs biens avant la date de fermeture.
- Offres d'événement physique : annuler les réservations en cours en supprimant les lignes de stock depuis l'onglet "Dates & Capacités" des offres concernées : Comment annuler ou reporter un événement ?
🔎 Nous vous conseillons également d'indiquer, dans les informations de retrait de votre structure, la date de fermeture de votre établissement.
Télécharger vos justificatifs et détails de remboursement
🚩 Avant de pouvoir définitivement clôturer votre compte pass Culture, il vous faut télécharger les justificatifs et détails de remboursement figurant dans la section "Gestion financière" de votre espace Pro.
🔎 Pour plus d'informations à ce sujet, vous pouvez consulter cet article de FAQ dédié : Comment obtenir un justificatif de remboursement ?
Informer notre service support Pro de cette fermeture
📢 Une fois vos offres mises en pause et vos justificatifs de remboursement téléchargés, nous vous invitons à contacter notre service support afin de l'informer de cette fermeture.
👉 Notre service support aura la possibilité, selon vos besoins, de procéder :
- À l'archivage temporaire de votre structure afin que vous puissiez avoir accès, pendant quelques jours ou semaines, au suivi de vos réservations ainsi qu'à vos justificatifs comptables.
- À l'archivage définitif de votre structure via la suppression des adresses mails rattachées à votre structure.
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Pour toute information complémentaire, n'hésitez pas à écrire au support :