[Acteurs Culturels] Que faire si le groupe scolaire n'est pas au complet ou doit annuler sa participation ?

👉 Pour rappel, les offres collectives réservées sont annulables par les établissements scolaires jusqu'à 30 jours avant la date de ces dernières. Passé ce délai, il n'est plus possible pour eux d'annuler et la réservation est considérée comme due. 

🚩 Néanmoins, pour divers motifs (contexte exceptionnel justifiant leur absence, problème logistique, etc.) il est possible que les établissements scolaires souhaitent annuler ou modifier les modalités encadrant une offre déjà réservée. Vous retrouverez dans cet article les possibles cas de figure rencontrés.

Le groupe scolaire n'est pas au complet le jour-J

💡Dans le cadre d'une réservation confirmée par le chef d'établissement et dont la date limite d’annulation par l’établissement scolaire est dépassée (soit 30 jours avant l'événement), l'établissement scolaire s'engage à vous rembourser la totalité du montant indiqué sur votre offre même si le groupe ne pourra pas être au complet (élèves ou professeurs absents, quelle qu'en soit la raison).

👉 Le montant de votre offre est considéré comme forfaitaire et la réservation par le chef d'établissement fait acte d'engagement définitif. De ce fait, même si le nombre d'élèves présents le jour de l'intervention ne correspond pas au quota initialement indiqué sur votre offre, vous serez remboursé à hauteur du montant fixé sur votre offre collective au moment de la validation par le chef d'établissement.

🚩 Sachez cependant que si vous le souhaitez, vous avez la possibilité de modifier le prix (uniquement à la baisse) et le nombre d'élèves indiqués sur votre offre pass Culture, jusqu'à 48h après l'événement, afin d'être remboursé uniquement du montant effectif correspondant au nombre d'élèves présents le jour-J et d'être aligné avec votre billetterie.

Vous trouverez toutes les informations à ce sujet dans l'article suivant : Comment modifier ou annuler une offre collective préréservée/réservée ?

L'établissement scolaire souhaite annuler la sortie

🚩 Si l'établissement scolaire est contraint d'annuler sa venue et n'a plus la possibilité d'annuler sa réservation depuis son espace ADAGE, vous avez la possibilité d'annuler la réservation jusqu'à 48h après la date de votre événement. Passé ce délai, le remboursement vous sera dû.

👉 Pour annuler une réservation collective, deux possibilités s'offrent à vous :

Depuis votre onglet "Offres"

1. Rendez-vous dans les onglets "Collectif" puis "Offres" de votre espace professionnel

2. Cliquez sur les trois points à droite de la ligne de l'offre concernée, puis sur l'action "Annuler la réservation"

3. Une fenêtre s'ouvre afin que vous confirmiez l'annulation. Attention, cette action est irréversible

Depuis votre onglet "Réservations"

1. Rendez-vous dans les onglets "Collectif" puis "Réservations" de votre espace professionnel

2. Tout en bas du détail et de l'historique de la réservation collective, cliquez sur le bouton "Annuler la réservation"

3. Une fenêtre s'ouvre afin que vous confirmiez l'annulation. Attention, cette action est irréversible.

📢 Sachez que vous n'êtes pas dans l'obligation d'annuler les événements concernés par ce type de situation, notamment si des frais annexes (déplacement par exemple) ont été engagés. 

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