[Acteurs culturels] Comment poster une offre à destination d'un groupe scolaire ?

💡N'hésitez pas à consulter cet article récapitulatif qui vous expliquera tout le fonctionnement des offres collectives sur le pass Culture, de leur création à leur réservation et remboursement :

• Quel est le cycle de vie de mon offre collective, de sa création à son remboursement ?
  
  

🚩 Avec le pass Culture collectif, vous avez désormais la possibilité de vous adresser directement aux enseignants et aux établissements scolaires pour les guider dans leurs choix d’activités EAC (Éducation Artistique et Culturelle).

🚩 Vous pouvez dès maintenant créer des offres collectives pour la saison 2022/2023, qui seront directement visibles par les établissements scolaires sur ADAGE et pré-réservables. La validation de ces pré-réservations par le chef d'établissement ne sera cependant possible qu'à partir du 1er septembre et ces réservations seront remboursées via le budget pass Culture 2022-2023 de l'établissement scolaire.Le crédit pass Culture de chaque établissement scolaire pour l'année 2021-2022 peut être utilisé jusqu'au 31 août 2022 pour des offres se déroulant jusqu'à cette date. Le budget 2021-2022 ne se cumule pas avec le nouveau budget 2022-2023

Typologies de structures et offres éligibles

💡 Avant toute publication d'offre collective à destination d'un groupe scolaire, nous vous invitons à consulter l'article suivant de notre FAQ :

• [Acteurs Culturels] Comment savoir si ma structure et mes offres sont éligibles pour les groupes scolaires ?

🚩 Attention, seules les structures déjà référencées auprès du Ministère de l'Éducation Nationale et du Ministère de la Culture peuvent actuellement proposer des offres à destination de groupes scolaires via le pass Culture. Si votre structure n'est pas déjà référencée et que l'encart jaune ci-dessous apparaît au moment de créer votre offre collective, merci de suivre les indications de notre FAQ à ce sujet, afin d'effectuer votre référencement :

• [Acteurs Culturels] Je ne peux pas créer d'offre collective car ma structure n'est pas référencée sur ADAGE : que faire ? 

👉 Vous ne pourrez pas proposer d'offres collectives tant que vous n'aurez pas effectué votre demande de référencement, et ce, tant que cette demande ne sera pas validée.

💡 Pour rappel pour les structures éligibles, seuls deux types d'offres peuvent être mises en ligne :

• les sorties collectives : spectacles, séance de cinéma, visite de musée, rencontres, ateliers, etc.

• les interventions en établissement scolaire

👉 Dans les deux cas, avant d'être mises en ligne sur le pass Culture, ces offres doivent avoir :

• une heure, une date et un prix. Pour proposer plusieurs heures, dates ou prix différents, il vous faudra créer plusieurs offres

Étape 1 : Créez un compte et un lieu (si votre structure n'est pas encore inscrite sur le pass Culture)

Comme pour les offres individuelles, il vous faut :

• Créer un compte
• Créer un lieu

👉 Ce lieu sert à localiser vos offres dans le cadre de sorties au sein de votre établissement et à définir un lieu de rattachement permettant d'associer vos offres à des coordonnées bancaires pour le remboursement pass Culture. 

👉 En effet, pour pouvoir proposer des offres collectives à destination des groupes scolaires, il est nécessaire de créer un lieu rattaché à votre structure. Si vous n'avez pas de lieu physique propre, vous devrez créer un lieu dit "administratif" avec votre numéro de Siret et vos coordonnées bancaires. Ce lieu fictif vous permettra uniquement de percevoir les remboursements liés à vos offres collectives.

Une fois votre lieu renseigné, vous aurez la possibilité, au moment de la création de votre offre collective, de sélectionner le lieu dans lequel se déroulera l'évènement : 

👉 Pour vous inscrire, vous devez fournir l’ensemble des documents demandés par le pass Culture. Votre compte ne pourra être créé et validé qu’une fois ces documents fournis et contrôlés par le pass Culture.

👉 Le pass Culture se réserve le droit de refuser la création de tout compte professionnel qui ne remplirait pas les conditions d’inscription à l’Application.

Étape 2 : poster votre offre collective

🚩 ATTENTION vous n'avez pas la possibilité d'ajouter un visuel sur une offre collective

• Pour publier votre offre collective, sélectionnez votre lieu et cliquez sur "Créer une nouvelle offre" :

• Vous pourrez alors créer votre offre à destination d'un groupe scolaire en cliquant sur l'onglet adéquat :

• Lorsque vous cliquez sur le bouton "Étape suivante", un formulaire déroulant apparaît, que vous allez devoir remplir : 

SECTION  1 "Détails de l'offre"

a. Renseignez le lieu de rattachement de votre offre, qui vous permettra de percevoir votre remboursement :

b. Choisissez votre catégorie et votre sous-catégorie d'offre ainsi que le domaine artistique et culturel auquel elle est rattachée dans le menu déroulant :

🚩 La sélection de ce champ "Domaine artistique et culturel" est obligatoire et permet aux établissements scolaires de mieux identifier votre structure sur la plateforme ADAGE.

c. Remplissez le titre de l'offre, la description du projet et les informations pratiques. Vous pouvez choisir différentes options pour le lieu de cette offre (un de vos lieux créé sur le pass Culture, une intervention dans l'établissement scolaire ou "autre" ) :

👉 Le Titre de l'offre : c'est ce titre qui apparaîtra sur l'interface ADAGE (ADAGE est la plateforme synchronisée au pass Culture, depuis laquelle les professeurs réservent vos offres collectives). Si vous souhaitez que votre offre soit réservable uniquement par un établissement précis, merci de consulter cet article : [Acteurs Culturels] Comment faire pour qu’une offre collective co-conçue avec un établissement soit réservable uniquement par celui-ci sur Adage ?

👉 La Description : vous pouvez y indiquer l'ensemble des informations relatives à votre offre, en y précisant notamment les continuités pédagogiques possibles.

d. Renseignez les informations sur les niveaux de classes des élèves concernés par votre offre, ainsi que l'accessibilité (rubrique obligatoire) :

Étape 3 : Les établissements scolaires peuvent consulter et (pré-)réserver vos offres depuis ADAGE

Nous vous invitons à consulter l'article suivant : [Acteurs Culturels] Comment les établissements scolaires réservent-ils mes offres collectives depuis ADAGE ?

• Dans le cas d'une offre collective sans date ni prix, voici ce qui apparaît sur ADAGE :

• Dans le cas d'une offre datée et tarifée, l'offre est alors pré-réservable et voici ce qui apparaît sur ADAGE :

• Dans le cas où vous auriez assigné une offre à un établissement scolaire précis lors de la création d'offre, dans la rubrique "visibilité", les enseignant devront cliquer sur le bouton "Partagé avec mon établissement" sur ADAGE, pour y avoir accès et la pré-réserver. 
  
  

📢 Pré-réservation & réservation

👉 Il faut impérativement qu'une offre collective pré-réservée par l'enseignant soit ensuite validée par le chef d'établissement. Dans le cas contraire, la réservation ne sera pas prise en compte et aucun remboursement ne pourra être effectué.

👉 La validation par le chef d'établissement (d'une offre déjà pré-réservée par un enseignant) peut être effectuée jusqu'à la date limite de réservation que vous avez renseigné en tant qu'acteur culturel sur la plateforme pass Culture. Nous vous invitons vivement à renseigner une date limite de réservation car cette dernière est fixée par défaut au jour-J de l'événement.

👉 Une fois votre offre validée par le chef d'établissement, ce dernier a jusqu'à 15 jours avant la date de l'événement pour annuler sa réservation. Passé ce délai, le remboursement associé à la réservation sera automatiquement validé, que l'évènement se réalise ou non.

👉 En tant qu'acteur culturel, vous pouvez annuler à tout moment l'offre créée.

💡 Nous vous invitons ainsi à être très vigilants sur ce procédé de pré-réservation/validation et de toujours vous assurer auprès de votre interlocuteur que l'étape de validation par le chef d'établissement a bien été accomplie, en amont de l'événement.

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