[Acteurs culturels] Comment publier une offre collective réservable à destination d'un groupe scolaire ?

Cet article vous explique comment mettre en ligne une offre réservable par un établissement scolaire en particulier, avec lequel vous avez déjà déterminé les modalités (date, prix) de la sortie collective.

Si vous souhaitez proposer une offre visible par tous les établissements scolaires, nous vous invitons à consulter l'article suivant : Comment créer une offre vitrine à destination des groupes scolaires ?

💡 Pour obtenir de plus amples informations sur le pass Culture à destination des groupes scolaires nous vous invitons à : 

• Découvrir le Vadémécum de la part collective, qui est disponible ici
• Consulter la collection d’articles sur les offres collectives, mise à disposition des acteurs culturels.
• Quel est le cycle de vie de votre offre collective, de sa création à son remboursement ?

Webinaire

💡 Vous pouvez si vous le souhaitez vous inscrire à notre webinaire d'information et d'accueil des partenaires du pass Culture, spécialement dédié à la part collective du dispositif.

• Pour effectuer l'inscription, merci de cliquer sur ce lien. Ce webinaire animé par nos équipes de chargés de développement a pour objectif de vous présenter le fonctionnement du pass Culture à destination des groupes scolaires et de vous accompagner au mieux dans vos premiers pas sur le dispositif.
  
  

Typologies de structures et offres éligibles

💡 Avant toute publication d'offre collective à destination d'un groupe scolaire, nous vous invitons à consulter l'article suivant de notre FAQ :

• Votre structure et vos offres sont-elles éligibles pour les groupes scolaires ?

🚩 Attention, seules les structures déjà référencées auprès du Ministère de l'Éducation Nationale et du Ministère de la Culture peuvent actuellement proposer des offres à destination de groupes scolaires via le pass Culture. Si votre structure n'est pas déjà référencée et que l'encart ci-dessous apparaît au moment de créer votre offre collective, merci de suivre les indications de notre FAQ à ce sujet, afin d'effectuer votre référencement :

• Vous ne pouvez pas créer d'offre collective car votre structure n'est pas référencée sur ADAGE : que faire ?

🚨 Vous ne pouvez pas proposer d'offres collectives tant que vous n'avez pas effectué votre demande de référencement, et tant que cette dernière n'a pas été validée par la commission interministérielle.

💡 Pour rappel, en ce qui concerne les structures éligibles, seuls deux types d'offres peuvent être mises en ligne :

• les sorties collectives dans votre structure ou hors les murs : spectacles, séance de cinéma, visite de musée, rencontres, ateliers, etc.

• les interventions en établissement scolaire

 🌎 Ces interventions peuvent uniquement avoir lieu en France métropolitaine et d'outre-mer

🚩 Pour pouvoir être publiée sur le pass Culture, une offre réservable doit être associée à une heure, une date, un prix et un établissement scolaire particulier. Pour proposer une même prestation à des établissements scolaires différents, il vous faut par conséquent créer plusieurs offres. 

🔎 Si vous proposez plusieurs interventions au sein d'un même établissement scolaire, vous avez la possibilité de publier une seule offre datée du dernier jour d'intervention (et non du premier). En effet, vous ne pouvez pas percevoir de remboursement en amont de la réalisation de l'offre. 

👉 Si vous souhaitez mettre en avant votre offre sur la plateforme ADAGE et la rendre visible auprès de tous les établissements scolaires, vous devez créer offre vitrine non réservable permettant aux établissements scolaires d'établir un premier contact avec votre structure : Comment créer une offre vitrine à destination des groupes scolaires ?

Étape 1 : Créer un compte et paramétrer votre lieu (si votre structure n'est pas encore inscrite sur le pass Culture)

💡 De la même manière que pour les offres individuelles, il vous faut :

• Créer un compte
• Paramétrer votre lieu

📢 L'ensemble des offres publiées à destination des groupes scolaires doivent être rattachées au(x) lieu(x) figurant sur la page d'accueil de votre espace professionnel.

🚩 Un premier lieu porteur du SIRET de votre structure est automatiquement créé lors de votre inscription.

💡 Dans le cas où vous ne disposez pas d'espace physique dans lequel recevoir du public, le lieu automatiquement créé sur votre interface professionnelle fait office de lieu administratif. Ce lieu vous permet de déposer des coordonnées bancaires et de publier vos offres. Pour en savoir davantage, nous vous invitons à consulter cet article : Quelle est l'utilité du lieu administratif si vous proposez uniquement des offres collectives hors les murs/en établissement scolaire ?

👉 Une fois ce lieu paramétré, vous avez la possibilité, au moment de la création de votre offre collective, de sélectionner le lieu dans lequel se déroulera votre intervention : 

Étape 2 : Publier votre offre collective réservable

🚩 Les offres collectives doivent être publiées antérieurement à la date de réalisation de l'événement auquel elles se rapportent, et ce au plus tard 72h avant cet événement. En outre, elles devront également être réservées par l'établissement scolaire en amont de la date de l'événement.

👉 Pour publier votre offre collective, sélectionnez votre lieu et cliquez sur "Créer une nouvelle offre"

👉 Vous devez ensuite sélectionner les options "A un groupe scolaire" puis "Une offre réservable"

👉 Une fois cela fait, vous avez la possibilité de créer une nouvelle offre ou de dupliquer une offre vitrine préalablement publiée afin de la rendre réservable :

👉 Lorsque vous cliquez sur le bouton "Étape suivante", un formulaire déroulant apparaît, que vous allez devoir remplir intégralement s'il s'agit d'une nouvelle offre

SECTION  1 "Détails de l'offre"

👉 Renseignez le lieu de rattachement de votre offre, qui vous permet de percevoir votre remboursement :

👉 Choisissez le domaine artistique et culturel de votre offre ainsi que le format dans le menu déroulant :

👉 Choisissez de manière optionnelle le dispositif national à laquelle cette offre est rattachée, si c'est le cas. Autrement, merci de laisse ce champ vide. Pour plus d'information sur l'articulation entre les dispositif nationaux et le pass Culture, merci de vous référer au Vadémécum : 

👉 Remplissez le titre de l'offre, la description du projet, votre visuel et les informations pratiques :

💡 Titre de l'offre : c'est ce titre qui apparait sur l'interface ADAGE. Si vous souhaitez que votre offre soit réservable uniquement par un établissement précis, merci de consulter cet article : Comment faire pour qu’une offre collective co-conçue avec un établissement soit réservable uniquement par celui-ci sur Adage ?

🚩 Description : ce champ est obligatoire. Vous pouvez y indiquer l'ensemble des informations relatives à votre offre, en y précisant notamment les continuités pédagogiques possibles. 

📸 Visuel : son ajout permet de valoriser votre offre ; ce visuel étant visible sur ADAGE

💡 Informations pratiques : il s'agit là d'indiquer le lieu dans lequel se déroule votre offre collective. Trois options s'offrent à vous : 

• Dans votre lieu : vous pouvez sélectionner le lieu pass Culture dans lequel se déroule l'offre scolaire
• Dans l'établissement scolaire
• Autre : si votre offre se déroule hors les murs, vous avez alors la possibilité de renseigner une adresse manuellement

🔎 Si vous sélectionnez l'option 2 ou 3, le champ "Zone de mobilité pour l'événement" apparaît. Il s’agit de la zone géographique dans laquelle vous pouvez intervenir et vous déplacer. Vous pouvez sélectionner les départements souhaités.



👉 Renseignez les informations sur les niveaux de classes des élèves concernés par votre offre, ainsi que l'accessibilité (rubriques obligatoires) :

👉 Renseignez vos informations de contact afin que l'établissement scolaire puisse vous contacter :

Étape 3 : Les établissements scolaires peuvent consulter et (pré)réserver vos offres depuis ADAGE

🔎 Pour plus d'informations à ce sujet, nous vous invitons à consulter l'article suivant : Comment les établissements scolaires réservent-ils vos offres collectives depuis ADAGE ?

👉 En ce qui concerne les offres réservables, voici ce qui apparaît sur ADAGE :

💡 Pour retrouver votre offre préréservable sur ADAGE, l'enseignant doit cliquer sur le bouton "Pour mon établissement" depuis son compte ADAGE, afin d'y avoir accès et la préréserver. 

📢 Préréservation & réservation

🚩 Il faut impérativement qu'une offre collective préréservée par l'enseignant soit ensuite validée par le chef d'établissement. Dans le cas contraire, la réservation n'est pas prise en compte et aucun remboursement ne peut être effectué.

👉 La validation par le chef d'établissement (d'une offre déjà préréservée par un enseignant) peut être effectuée jusqu'à la date limite de réservation que vous avez renseignée en tant qu'acteur culturel sur la plateforme pass Culture. Nous vous invitons vivement à renseigner une date limite de réservation car cette dernière est fixée par défaut au jour-J de l'événement.

📢 Une fois votre offre validée par le chef d'établissement, ce dernier a jusqu'à 30 jours avant la date de l'événement pour annuler sa réservation. Passé ce délai, le remboursement associé à la réservation est automatiquement validé, que l'évènement se réalise ou non.

🚩 En tant qu'acteur culturel, vous pouvez annuler à tout moment l'offre créée.

💡 Nous vous invitons ainsi à être très vigilants sur ce procédé de préréservation/validation et de toujours vous assurer auprès de votre interlocuteur que l'étape de validation par le chef d'établissement a bien été accomplie, en amont de l'événement.

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