[Acteurs Culturels] Comment effectuer le suivi de vos réservations individuelles ?

💡 À chaque réservation effectuée par un jeune ou un établissement scolaire, vous recevez un mail de notification vous indiquant cette action. Vous pouvez aussi suivre ces dernières depuis l'onglet Réservations de votre compte pro pass Culture.

Comment consulter votre suivi de réservations ?

💡 Vous pouvez consulter toutes les réservations des lieux auxquels votre compte est rattaché y compris les offres numériques.

👉 Pour commencer :

• Connectez-vous à votre espace pro du pass Culture

• Cliquez sur l'onglet "Réservations" :

Les filtres

💡 Vous pouvez appliquer différents filtres. Les filtres de premier niveau sont à effectuer :

• Par réservations individuelles ou réservations collectives
• Par lieux gérés par votre structure
• Par date d'évènement si vos réservations concernent un évènement précis
• Par période, avec un calendrier de date à date, qui s'applique par défaut à 1 mois. Vous pouvez appliquer différents filtres à ce calendrier pour trier vos réservations par : 
  👉 période de réservation de vos offres
  👉 période de validation de réservations
  👉 période de remboursement des réservations validées

🚩 Une fois vos filtres appliqués, merci de bien toujours penser à cliquer sur le bouton "Afficher", afin que le détail de vos réservations apparaisse.

👉 Vous pourrez alors appliquer des filtres de second niveau qui sont les suivants :

• Par nom d'offre
• Par bénéficiaire (nom ou adresse mail)
• Par EAN
• Par numéro de contremarque
• Par statut

💡 Tous les filtres sont cumulables :

• Pour le filtre de lieu, il permet d’afficher les réservations d'un lieu en particulier

• Pour les filtres de période de réservation/validation/remboursement, cela affiche les réservations comprises entre deux dates incluses que vous aurez choisi

• Pour les filtres de date d'évènement, seules les réservations des offres ayant une date s'affichent

• Pour les filtres de type nom d'offre, vous pouvez taper une partie du nom 

• Pour les filtres de type bénéficiaire, vous pouvez chercher par nom ou prénom ou email du bénéficiaire

• Pour les filtres de type EAN, il suffit d'indiquer le numéro de l'EAN.

• Pour les filtres de contremarque, seules les réservations des offres correspondant à la contremarque recherché sont affichées

📢 L'affichage du nombre de résultats est limité à 5000 réservations.  Si la recherche correspond à plus de 5000 réservations, le message suivant apparait :

Les informations figurant dans l'onglet Réservations

Colonne "Nom de l'offre"

• Le nom des offres est tronqué quand il est trop long

• Pour les réservations d'offres de type évènement, la date de l'évènement est affichée en dessous du nom de l’offre

• Pour les réservations des offres de type “Livres papier ou numérique, abonnements lecture”, l'EAN est affiché en dessous du nom de l'offre quand il est renseigné

Colonne "Bénéficiaire"

• Les nom, prénom, email et téléphone du bénéficiaire sont affichés 

Colonne "Réservation"

• La date et heure de réservation sont affichées, sauf pour les offres numériques 

Colonne "Contremarque"

• Les contremarques des offres de type évènement sont affichées peu importe leurs statuts

• Les contremarques des offres de type bien culturel ou numérique sont affichées uniquement quand elles sont au statut “validé”, “remboursé” et “annulé”

Colonne "Statut"

• Une réservation est au statut “réservé” si elle n’est ni remboursée, ni annulée, ni validée
• Une réservation est au statut “confirmé“ - uniquement pour les offres d'événements - si l'offre n'est plus annulable par le jeune (48h après sa réservation et 48h avant l'événement)
• Une réservation est au statut “validé” si elle est validée (si la contremarque a été validée dans le guichet)
• Une réservation est au statut “annulé” si elle est annulée
• Une réservation est au statut “remboursé” si un remboursement a eu lieu

🔎 Si vous proposez également des offres collectives (scolaires) et souhaitez effectuer votre suivi de réservations, voici l'article dédié : Où voir vos offres à destination d'un groupe scolaire et suivre vos réservations ?

L'historique d'une réservation

💡 Lorsque vous passez votre souris sur le statut d'une contremarque, l'historique de celle-ci s'affiche :

Les réservations DUO

👉 En ce qui concerne les réservations d'offres DUO, elles s'affichent systématiquement sur deux lignes distinctes. 

Écran "Aucune réservation pour le moment"

🚩 Si aucune réservation ne s'affiche dans l'onglet, cela signifie que : 

• Votre compte n'a pas encore été validé

• Aucune réservation n'a été effectuée au niveau de votre structure

• Vous n'avez pas correctement filtré vos réservations 

Télécharger la liste des réservations

💡 Vous avez la possibilité d'obtenir un fichier récapitulatif de vos réservations au format Excel ou CSV en cliquant sur le bouton "Télécharger". 

🔎 Si vous souhaitez visualiser le nombre de réservations effectuées par catégorie de tarif (dans le cas où vous auriez crée et associé plusieurs tarifs à une même offre), nous vous invitons à extraire ce fichier Excel/CSV puis à filtrer vos réservations par tarif.

👉 Le fichier proposé contient les colonnes suivantes :

💡 En cas de réservations duo, deux lignes similaires sont intégrées au document.

À savoir 

📢 Les onglets "Réservations" et "Remboursements" fonctionnent différemment :

• L'onglet des remboursements est mis à jour à chaque paiement lancé, soit toutes les deux à trois semaines environ

• L'onglet des réservations est automatiquement mis à jour en fonction des nouvelles réservations.
  
  

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Pour toute information complémentaire, n'hésitez pas à écrire au support :

📍 support-pro@passculture.app