[Acteurs Culturels] Comment effectuer le suivi de vos réservations individuelles ?

💡 À chaque réservation effectuée par un jeune bénéficiaire, vous recevez un mail vous notifiant de cette action. Vous pouvez également effectuer le suivi de vos réservations depuis l'onglet Réservations de votre espace professionnel ou à l'échelle de chacune de vos offres. 

Comment consulter votre historique de réservations ?

💡 Vous pouvez consulter toutes les réservations des lieux et des offres associées à votre espace pro, y compris les offres numériques.

👉 Deux options s'offrent à vous pour effectuer le suivi de vos réservations : 

• Option 1 : pour consulter l'ensemble des réservations effectuées dans votre structure sur une période, ou de plusieurs offres associées à un même lieu, cliquez sur l'onglet "Réservations" depuis la page d'accueil de votre espace pro.
  
  💡 Cet onglet est disponible aussi bien pour le volet "individuel" (grand public) que pour le volet "collectif" (groupes scolaires) de votre espace.
  
  

 

• Option 2 : pour consulter l'ensemble des réservations d'une offre en particulier, rendez-vous sur la page de votre offre (depuis l'onglet "Offres" de votre espace pro) puis cliquez sur le sous-onglet "Réservations". 
  
  📢 Cette seconde option vous permet de visualiser l'ensemble des réservations effectuées à l'échelle d'une offre en particulier sans avoir besoin de filtrer votre recherche par date ou période.
  
  💡Nous vous recommandons vivement d'opter pour cette option si vous souhaitez effectuer le suivi de réservations d'une offre spécifique ou le suivi de billetterie dans le cas d'un événement à forte jauge par exemple.
  
  
  

🔎 À chaque réservation effectuée par un bénéficiaire, vous recevez également un mail de notification de réservation qui mentionne le nom, le prénom, l'adresse mail du bénéficiaire ainsi que la contremarque (un code de réservation) à 6 chiffres et lettres. 

Les filtres de l'onglet Réservations (situé dans le menu latéral)

💡 Vous pouvez appliquer différents filtres. Les filtres de premier niveau sont à effectuer :

• Par réservations individuelles ou réservations collectives
• Par lieux renseignés sur votre structure
• Par date d'événement (si vos réservations concernent un événement)
• Par période, avec un calendrier de date à date, qui s'applique par défaut à 1 mois. Vous pouvez appliquer différents filtres à ce calendrier pour trier vos réservations par : 
  👉 période de réservation de vos offres
  👉 période de validation de réservations
  👉 période de remboursement des réservations validées

🚩 Une fois vos filtres appliqués, merci de bien toujours penser à cliquer sur le bouton "Afficher", afin que le détail de vos réservations apparaisse.

👉 Vous pourrez alors appliquer des filtres de second niveau qui sont les suivants :

• Nom d'offre
• Bénéficiaire (nom ou adresse mail)
• EAN
• Numéro de contremarque
• Statut

💡 Tous les filtres sont cumulables :

• Le filtre de lieu pour les réservations d'un lieu en particulier.

• Les filtres de période de réservation/validation/remboursement pour les réservations comprises entre deux dates incluses que vous aurez choisies.

• Les filtres de date d'événement pour les réservations des offres ayant une date.

• Les filtres de nom d'offre en tapant une partie du nom de votre événement.

• Les filtres de type bénéficiaire en cherchant par nom ou prénom ou email du bénéficiaire.

• Les filtres de type EAN.

• Les filtres de contremarque pour les réservations correspondant à la contremarque recherchée.

📢 L'affichage du nombre de résultats est limité à 5000 réservations.  Si la recherche correspond à plus de 5000 réservations, le message suivant apparait :

Les informations figurant dans l'onglet Réservations

Colonne "Nom de l'offre"

• Le nom des offres est tronqué quand il est trop long.

• Pour les réservations d'offres de type "évènement", la date de l'événement est affichée en-dessous du nom de l’offre.

• Pour les réservations des offres de type “Livres papier ou numérique, abonnements lecture”, l'EAN est affiché en-dessous du nom de l'offre quand il est renseigné.
  
  

Colonne "Bénéficiaire"

• Les nom, prénom, email et téléphone du bénéficiaire sont affichés.

Colonne "Réservation"

• Les date et heure de réservation sont affichées, sauf pour les offres numériques.

Colonne "Contremarque"

• Les contremarques des offres de type "événement" sont affichées peu importe leurs statuts.

• Les contremarques des offres de type "bien physique" ou "numérique" sont affichées uniquement quand elles sont au statut “validé”, “remboursé” et “annulé”

Colonne "Statut"

• Une réservation est au statut “réservée” si elle n’est ni remboursée, ni annulée, ni validée
• Une réservation est au statut “confirmée“ - uniquement pour les offres d'événements - si elle n'est plus annulable par le bénéficiaire (48h après sa réservation et 48h avant l'événement)
• Une réservation est au statut “validée” si elle est validée (manuellement dans votre guichet ou de façon automatique 48h après la date d'un événement). La date de validation d'une réservation détermine sa période de remboursement.
• Une réservation est au statut “annulée” si elle est annulée (par le bénéficiaire, vous ou par expiration)
• Une réservation est au statut “remboursée” si un virement a été émis de la part de la SAS pass Culture

🔎 Si vous proposez également des offres collectives (scolaires) et souhaitez effectuer votre suivi de réservations, voici l'article dédié : Où voir vos offres à destination d'un groupe scolaire et suivre vos réservations ?

L'historique d'une réservation

💡 Lorsque vous passez votre souris sur le statut d'une contremarque, l'historique de réservation de celle-ci s'affiche :

Les réservations DUO

📢 Deux lignes de réservations apparaissent pour signaler qu'il s'agit d'une offre réservée au format "DUO". Les deux lignes comportent les mêmes informations utilisateur ainsi que le même numéro de contremarque associé à la réservation (pour les offres de type "événement"). 

Écran "Aucune réservation pour le moment"

🚩 Si aucune réservation ne s'affiche dans l'onglet, cela signifie que : 

• Votre compte pass Culture n'a pas encore été validé.

• Aucune réservation n'a été effectuée au niveau de votre structure.

• Vous n'avez pas correctement filtré vos réservations.

Télécharger la liste de vos réservations

• Option 1 :

💡 Pour obtenir un fichier récapitulatif de vos réservations sur une période donnée et/ou pour plusieurs offres au format Excel ou .CSV, cliquez sur le bouton "Télécharger" depuis l'onglet "Réservations" de votre espace pro.




🚩 Une fois ce fichier téléchargé, vous devrez par la suite filtrer vous-même les colonnes de votre fichier en fonction des informations souhaitées (par statut de réservation, tarif ou nom d'offre par exemple). 

👉 Le fichier proposé contient les colonnes suivantes :

🔎 En cas de réservations duo, deux lignes similaires sont intégrées au document.

• Option 2 :

💡 Si vous souhaitez extraire les réservations d'une offre événementielle en particulier ou extraire un fichier pour votre suivi de billetterie (dans le cas d'un événement à forte jauge par exemple), nous vous conseillons vivement de télécharger le fichier de réservations depuis le sous-onglet "Réservations" de votre offre. Cliquez ensuite sur le bouton "Télécharger les réservations".





🔎 Si votre offre est de type événementiel (datée) et que plusieurs dates sont associées à cette dernière, vous avez la possibilité de sélectionner la date souhaitée en amont du téléchargement de votre fichier Excel / .CSV. Cela sera donc automatiquement filtré sur votre document téléchargé.

🔎Vous avez la possibilité de choisir de télécharger un fichier ne faisant apparaître que les réservations confirmées et/ou validées (plus annulables) ou l'ensemble des réservations (tous statuts confondus) pour votre offre.

🚩 Si votre offre est associée à différents tarifs, vous devez, dans un second temps, filtrer vous-même le tarif sur votre fichier en fonction des informations souhaitées.

À savoir 

📢 Les onglets "Réservations" et "Gestion financière" fonctionnent différemment :

• L'onglet "Gestion financière" est mis à jour à chaque paiement lancé, soit toutes les deux à trois semaines environ

• L'onglet "Réservations" est automatiquement mis à jour en fonction des nouvelles réservations
  
  

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Pour toute information complémentaire, n'hésitez pas à écrire au support :

📍 support-pro@passculture.app