💡 À chaque réservation effectuée par un bénéficiaire, vous en êtes notifié par mail. Vous pouvez également consulter vos réservations individuelles depuis votre Espace partenaire ou les télécharger depuis votre Espace administration.
Effectuer le suivi des réservations d'une offre spécifique
💡 Le suivi par offre vous permet de visualiser l'ensemble des réservations effectuées à l'échelle d'une offre en particulier, sans avoir besoin de filtrer votre recherche par date ou période.
👉Nous vous recommandons vivement d'opter pour cette option si vous souhaitez effectuer le suivi des réservations d'une offre spécifique.
Consulter les réservations d'une offre
👉 Pour consulter l'ensemble des réservations d'une offre spécifique :
Depuis le menu latéral gauche de votre Espace partenaire, cliquez sur "Offres" ;
Cliquez sur l'offre ciblée ;
Cliquez sur le sous-onglet "RĂ©servations".
🔎 À chaque réservation effectuée par un bénéficiaire, vous recevez également un mail de notification de réservation qui mentionne le nom, le prénom et l'adresse mail du bénéficiaire.
Télécharger les réservations d'une offre événementielle spécifique
👉 Pour vos offres événementielles (datées), en optant pour le suivi de réservation par offre, vous avez également la possibilité de télécharger un fichier depuis ce même sous-onglet "Réservations" en cliquant sur le bouton "Télécharger les réservations".
📣 Cette fonctionnalité n'est pas disponible dans le cas des offres physiques (livres, cartes et pass, instruments de musique...) et vous devez télécharger votre suivi de réservation depuis l'onglet "Réservations" comme expliqué dans la seconde partie de l'article.
🎟️ Ce fichier de réservations (format .CSV ou Excel) vous permet d'extraire la liste des bénéficiaires ayant réservé votre offre, notamment si vous avez besoin de leur envoyer leurs billets par mail ou en cas de modification de l'offre.
👉 Le fichier de réservations peut être téléchargé via différents filtres :
Filtre par date d'événement : si plusieurs dates sont associées à votre offre, vous pouvez sélectionner la date souhaitée en amont du téléchargement de votre fichier. Cela sera donc automatiquement filtré sur votre document téléchargé.
🔎 Vous ne pouvez sélectionner qu'une seule date à la fois.
Filtre par statuts de réservations : vous avez la possibilité de télécharger un fichier ne faisant apparaître que les réservations confirmées et/ou validées (non annulables) ou l'ensemble des réservations (tous statuts confondus) pour votre offre.
🚩 Si votre offre est associée à différents tarifs, vous devrez dans un second temps filtrer vous-même le tarif sur votre fichier en fonction des informations souhaitées.
Effectuer le suivi des réservations de votre structure
💡 Vous pouvez consulter toutes les réservations associées à votre structure depuis votre Espace partenaire. A chaque réservation sont associées les informations de l'offre, du statut et du bénéficiaire (mail et numéro de téléphone).
👉 Pour consulter les réservations de votre structure sur une période donnée, cliquez sur l'onglet "Réservations", accessible depuis le menu latéral gauche de votre espace partenaire. Il s'agit uniquement d'une page de consultation de vos réservations ; le téléchargement de celles-ci étant possible depuis votre Espace administration, comme expliqué plus bas.
Comprendre et utiliser les filtres de votre onglet "RĂ©servations"
💡 Vous pouvez appliquer différents filtres, et les cumuler afin de préciser votre recherche.
👉 Les filtres de premier niveau sont à effectuer :
Par localisation, pour les réservations d'une structure/adresse en particulier ;
Par date d'événement, si vos réservations correspondent à une offre datée ;
Par période, avec un calendrier de date à date, qui s'applique par défaut à 1 mois. Vous pouvez appliquer différents filtres à ce calendrier pour trier vos réservations par :
👉 période de réservation de vos offres ;
👉 période de validation de réservations - afin de vérifier les ventes sur une journée ;
👉 période de remboursement des réservations validées - afin de vérifier la date de remboursement.
🚩 Une fois vos filtres appliqués, merci de bien toujours penser à cliquer sur le bouton "Rechercher les réservations", afin que le détail de vos réservations apparaisse.
👉 Vous pourrez alors appliquer des filtres de second niveau :
- Nom d'offre en tapant une partie du nom de votre événement ;
- Bénéficiaire en cherchant par nom ou prénom ou email du bénéficiaire ;
- EAN ;
- Numéro de contremarque ;
- Statut.
🔎 Dans le cadre des réservations duo, deux lignes de réservations identiques sont affichées avec la mention "DUO". Pour plus d'informations, n'hésitez pas à consulter cet article : Comment activer l'option DUO pour vos offres d'événement ?
📢 L'affichage du nombre de résultats est limité à 5000 réservations même si vous pouvez en avoir davantage. Vous pouvez également effectuer une recherche affinée afin d'avoir plus de lisibilité quant à vos réservations.
Télécharger les réservations de votre structure
👉 Pour obtenir un fichier récapitulatif des réservations reçues dans votre structure sur une période donnée au format Excel ou .CSV, rendez-vous dans votre Espace administration à la section Données d'activité.
Comprendre et utiliser les filtres de la section "Données d'activité"
🚩 Une fois ce fichier téléchargé, vous devrez par la suite filtrer vous-même les colonnes de votre fichier en fonction des informations souhaitées (par structure, statut de réservation, tarif ou nom d'offre).
👉 En amont du téléchargement de votre fichier, vous pouvez présélectionner différents filtres :
RĂ©servations individuelles ou collectives ;
Date de l'événement : cela vous permet de télécharger toutes les réservations associées à un événement ;
Par période, avec un calendrier de date à date, qui s'applique par défaut à 1 mois. Vous pouvez appliquer différents filtres à ce calendrier pour trier vos réservations par :
👉 période de réservation de vos offres ;
👉 période de validation de réservations - afin de vérifier les ventes sur une journée ou une période ;
👉 période de remboursement des réservations validées - afin de vérifier la date de remboursement.
🔎 En cas de réservations duo, deux lignes similaires sont intégrées au document.
📣 Afin d'effectuer le suivi de vos réservations collectives (scolaires), merci de vous référer à notre article dédié : Comment consulter vos offres collectives et suivre vos réservations ?
Comprendre les statuts de vos réservations
👉 Chaque réservation est associée à un statut qui vous permet d'effectuer un suivi plus précis :
Une réservation est au statut “réservée” si elle n’est ni remboursée, ni annulée, ni validée ;
Une réservation est au statut “confirmée“ - uniquement pour les offres d'événements - si elle n'est plus annulable par le bénéficiaire (48h après sa réservation et 48h avant l'événement) ;
Une réservation est au statut “validée” si elle est validée (manuellement dans votre guichet ou de façon automatique 48h après la date d'un événement). La date de validation d'une réservation détermine sa période de remboursement.
Une réservation est au statut “annulée” si elle est annulée (par le bénéficiaire, vous ou par expiration). Elle ne vous sera donc pas remboursée.
Une réservation est au statut “remboursée” si un remboursement de la part du pass Culture est à venir à destination du partenaire culture.
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Pour toute information complémentaire, n'hésitez pas à écrire au support :