[Acteurs Culturels] Comment effectuer le suivi de vos réservations individuelles ?

📢 À chaque réservation effectuée par un jeune ou un établissement scolaire, vous recevez un mail de notification vous indiquant cette action.

Vous pouvez aussi suivre ces dernières depuis l'onglet Réservations de votre compte pro pass Culture.

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Comment consulter son suivi de réservations ?

💡 Vous pouvez consulter toutes les réservations des lieux auxquels votre compte est rattaché y compris les offres numériques.

Pour commencer :

• connectez-vous à votre espace pro du pass Culture

• cliquer sur l'onglet "réservations" :

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Les filtres

👉 Vous pouvez appliquer différents filtres. Les filtres de premier niveau sont à effectuer :

• Par réservations individuelles ou réservations collectives
• Par lieux gérés par votre structure
• Par type d'offres (individuelles, collectives ou toutes les offres). Vos offres de type collectives auront un cartel "offres collectives" pour les distinguer des autres si vous choisissez l'option "toutes les offres"
• Par date d'évènement si vos réservations concernent un évènement précis
• Par période, avec un calendrier de date à date, qui s'applique par défaut à 1 mois. Vous pouvez appliquer différents filtres à ce calendrier pour trier vos réservations par : 
  
  1) période de réservation de vos offres 
  2) période de validation de réservations
  3) période de remboursement des réservations validées

💡 Une fois vos filtres appliqués, merci de bien toujours penser à cliquer sur le bouton "Afficher", afin que le détail de vos réservations apparaisse.

👉 Vous pourrez alors appliquer des filtres de second niveau qui sont les suivants :

• Par nom d'offre
• Par bénéficiaire (nom ou adresse mail)
• Par ISBN
• Par numéro de contremarque

 

• pour les réservations d'offres de type évènement, la date de l'évènement est affichée en dessous du nom de l’offre

• pour les réservations des offres de type “ Livres papier ou numérique, abonnements lecture ”, l'ISBN est affiché en dessous du nom de l'offre quand il est renseigné

Tous les filtres sont cumulables :

• pour les filtres de type texte, il suffit de commencer à taper pour que le filtre s'applique

• pour les filtres de type date, le filtre s'applique une fois la date sélectionnée

• pour les filtres de type nom d'offre, Le mot recherché est égal ou est une sous partie du titre de l’offre

• pour les filtres de type bénéficiaire vous pouvez chercher par nom ou prénom ou email du bénéficiaire

• pour les filtres de type ISBN il suffit d'indiquer le numéro de l'ISBN.

• pour les filtres de contremarque, seules les réservations des offres correspondant à la contremarque recherché sont affichées

• pour les filtres de date d'évènement, seules les réservations des offres ayant un stock dont la date de début = date sélectionnée sont affichées

• pour le filtre de lieu, il permet d’afficher les réservations d'un lieu en particulier

• pour les filtres de période de réservation/validation/remboursement, cela affiche les réservations comprises entre deux dates incluses que vous aurez choisi

• pour les filtres de statut de contremarque, l'information est disponible dans le tableau de résultats

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💡 L'affichage du nombre de résultats est limité à 5000 réservations.  Si la recherche correspond à plus de 5000 réservations, le message suivant est affiché :

 

• Si vous cliquez sur le nom d'une offre, vous serez redirigé vers le détail de l'offre sur Pass Culture pro.

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Quelles sont les informations de cet affichage ?

Colonne "Nom de l'offre"

• Le nom des offres est tronqué quand il est trop long

• Pour les réservations d'offres de type évènement, la date de l'évènement est affichée en dessous du nom de l’offre.

• La date est affichée

• Pour les réservations des offres de type “Livres papier ou numérique, abonnements lecture”, l'ISBN est affiché en dessous du nom de l'offre quand il est renseigné

Colonne "Bénéficiaire"

• Sont affichés : nom, prénom, email et téléphone

Colonne "Réservation"

• La date et heure de réservation sont affichées, sauf pour les offres numériques dont la date et heure de réservation sont affichées dans la timezone de la structure.

Colonne "Contremarque"

• Les contremarques des offres de type évènement sont affichées peu importe leurs statuts.

• Les contremarques des offres de type bien culturel ou numérique sont affichées uniquement quand elles sont au statut “remboursé”, “validé” et “annulé”.

Colonne "Statut"

- Une réservation est au statut “réservé” si elle n’est ni remboursée, ni annulée, ni validée

- Une réservation est au statut “confirmé“ - uniquement pour les offres d'événements - si l'offre n'est plus annulable par le jeune (48h après sa réservation et 48h avant l'événement)

- Une réservation est au statut “validé” si elle est validée (si la contremarque a été validée dans le guichet)

- Une réservation est au statut “annulé” si elle est annulée

- Une réservation est au statut “remboursé” si un remboursement a eu lieu

👉 Si vous proposez également des offres collectives (scolaires) et souhaitez effectuer votre suivi de réservations, voici l'article dédié : Où voir mes offres à destination d'un groupe scolaire et suivre mes réservations ?

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L'historique d'une réservation

👉 Lorsque vous passez votre souris sur le statut d'une contremarque, l'historique de celle-ci est affichée :

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Les réservations DUO

👉 pour les offres DUO le prix affiché est le prix pour deux places

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Écran "Aucune réservation pour le moment"

🚩 Si vous n'avez aucune réservation cela peut s'expliquer par deux phénomènes :

• votre rattachement a une structure n'a pas encore été approuvé (les remboursements sont rétroactifs)

• aucune réservation n'a été effectuée au niveau de votre structure

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Vous pouvez également télécharger la liste des réservations

Cliquez sur "Télécharger la liste des réservations" pour obtenir un fichier récapitulatif au format .csv !

 

Le fichier proposé contient les colonnes suivantes :

Lieu

Nom de l’offre

Date de l'évènement

ISBN

Nom et prénom du bénéficiaire

Email du bénéficiaire

Date et heure de réservation

Contremarque

Prix de la réservation

Statut de la contremarque

En cas de réservations duo, deux lignes similaires sont intégrées au document.

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Articles connexes :

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Pour toute information complémentaire, n'hésitez pas à écrire au support :

📍 support-pro@passculture.app

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