[Acteurs Culturels] Comment les établissements scolaires réservent-ils mes offres collectives depuis ADAGE ?

🚩 Avec le pass Culture à destination des groupes scolaires, vous vous adressez directement aux enseignants et aux établissements scolaires pour les guider dans leurs choix d’activités EAC (Éducation Artistique et Culturelle). 💡 

🚩 Attention, seules les structures déjà référencées sur ADAGE peuvent proposer des offres à destination de groupes scolaires.

💡 ADAGE est la plateforme numérique de l’Education nationale dédiée à la généralisation de l’Education Artistique et Culturelle.  Au service des équipes pédagogiques, ses ressources aident à concevoir des projets en partenariat avec des structures culturelles. Les dispositifs s’enrichissent de l’ouverture du pass Culture dans sa déclinaison scolaire à partir du janvier 2022 sur l'ensemble du territoire.

👉 Ont accès à ADAGE l'ensemble des personnes ayant un email académique ou Education nationale. Le rôle de rédacteur de projet s'obtient suite à son attribution par un chef d'établissement.

👉 En tant qu'acteur culturel, si je suis déjà référencé sur ADAGE et que ma structure culturelle a déjà un compte pass Culture, voici la démarche à suivre pour publier une offre collective qui sera ensuite réservable sur ADAGE par les enseignants :  

• Comment poster une offre à destination d'un groupe scolaire

Accès des professeurs au catalogue des offres pass Culture sur ADAGE

👉 L'accès au catalogue des offres pass Culture se fait à travers plusieurs parcours :

• une cartographie des partenaires ADAGE, qui sont liés à notre base de lieux pass Culture

• une barre de recherche

• Toutes les informations créées par les acteurs culturels concernant leurs offres collectives sur le pass Culture sont synchronisées et directement mises en ligne/modifiées sur ADAGE. Les stocks qui apparaissent sur ADAGE sont donc toujours à jour.
  
  
  

Pré-réservation d'une offre collective par les professeurs dans le catalogue des offres pass Culture sur ADAGE

👉 L'enseignant rédacteur de projet accède à la liste des offres EAC collectives issues du catalogue pass Culture. Il peut alors pré-réserver une ou plusieurs offres.

👉 Lorsqu'une pré-réservation est effectuée par un enseignant sur ADAGE, le stock est réservé sur le pass Culture. En tant qu'acteur culturel, vous pouvez suivre l'évolution des stocks via notification email et/ou le suivi de vos réservations depuis le portail pro pass Culture.

🚩 Pour rappel, si vous avez décidé de créer une offre collective non datée ni tarifée afin de discuter en amont des modalités de l'événement avec l'établissement partenaire, cette dernière ne sera pas disponible à la pré-réservation sur ADAGE. En revanche, elle sera visible par tous les établissements scolaires qui pourront vous contacter pour discuter du projet avec vous.



Lorsque votre offre collective n'est ni datée ni tarifée, cette dernière apparaît en bleue sur ADAGE. Lorsqu'elle est pré-réservable, celle-ci apparaît en violet. Ce code couleur permet aux professeurs et établissements scolaires de mieux repérer vos offres, selon qu'elles sont datées/tarifées ou non.

Suivi des réservations d'une offre collective par l'établissement scolaire dans le catalogue des offres pass Culture sur ADAGE

💡 L'enseignant (ou rédacteur de projet ADAGE) peut suivre le statut de la pré-réservation de son établissement dans l'onglet "Suivi pass Culture". On retrouve dans cet onglet :

👉 Les différents statuts de réservation

• pré-réservé : le rédacteur de projet est intéressé par cette offre et attend la validation de son chef d'établissement. 
• réservé : le chef d'établissement a autorisé la réservation de l'offre (étape obligatoire pour qu'une sortie puisse avoir lieu)
• confirmé: votre offre collective a eu lieu il y a moins de 48h
• validé: 48H post événement, la réservation passe automatiquement en statut "validé" 
• annulé: la (pré-)réservation a été annulée par l'enseignant, le chef d'établissement ou vous-même. Ce statut apparaît également lorsque le chef d'établissement n'a pas confirmé la pré-réservation dans les temps impartis (avant la date limite de réservation fixée).
  
  🚩 Pour information, une offre collective peut être pré-réservée qu'importe le crédit restant disponible de l'établissement, en revanche, la validation de cette pré-réservation par le chef d'établissement est conditionnée par le fait que le crédit alloué à l'établissement scolaire soit suffisant pour participer à cette offre.

📢 Pour rappel

👉 Il faut impérativement qu'une offre collective pré-réservée par l'enseignant soit ensuite validée par le chef d'établissement. Dans le cas contraire, la réservation ne sera pas prise en compte et aucun remboursement ne pourra être effectué.

👉 La validation par le chef d'établissement (d'une offre déjà pré-réservée par un enseignant) peut s'effectuer jusqu'à la date limite de réservation que vous avez renseigné en tant qu'acteur culturel sur la plateforme pass Culture. Nous vous invitons vivement à renseigner une date limite de réservation car cette dernière est fixée par défaut au jour-J de l'événement.

👉 Une fois votre offre validée par le chef d'établissement, ce dernier a jusqu'à 15 jours avant la date de l'événement pour annuler sa réservation. Passé ce délai, le remboursement associé à la réservation sera automatiquement validé, que l'évènement se réalise ou non.

👉 En tant qu'acteur culturel, vous pouvez annuler à tout moment l'offre créée.

💡 Nous vous invitons ainsi à être très vigilants sur ce procédé de pré-réservation/validation et de toujours vous assurer auprès de votre interlocuteur que l'étape de validation par le chef d'établissement a bien été effectuée, en amont de l'événement.

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