💡 Vous trouverez dans cet article les différentes étapes indispensables pour un bon suivi de votre offre collective, de sa création à sa réservation sur ADAGE par un établissement scolaire du second degré, jusqu'à son remboursement.
Pour obtenir de plus amples informations sur le pass Culture à destination des groupes scolaires nous vous invitons à découvrir :
- Le Vadémécum de la part collective est disponible ici ;
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La collection d’articles sur les offres collectives mise à disposition des acteurs culturels.
Webinaire
💡Vous pouvez vous inscrire à notre webinaire mensuel d'information et d'accueil des partenaires du pass Culture, spécialement dédié à la part collective.
Pour effectuer l'inscription, merci de cliquer sur ce lien. Ce webinaire animé par nos équipes de chargés de développement a pour objectif de vous présenter le fonctionnement du pass Culture à destination des groupes scolaires (création d'offres, suivi des réservations et remboursements).
Etape 1 : Publication de votre offre
👉 Vérifier votre éligibilité à la part collective
Avant toute création d'offre sur le pass Culture, nous vous invitons à consulter cet article : Votre structure et vos offres sont-elles éligibles pour les groupes scolaires ?
🔎🚩 Pour rappel, la part collective du pass Culture s'adresse uniquement aux établissements scolaires du second degré (collèges, lycées et CAP).
👉 Publier une offre collective pass Culture
Si vous répondez aux critères d'éligibilité, vous pouvez proposer une offre collective via le pass Culture, en suivant les étapes indiquées dans cet article : Comment publier une offre à destination d'un groupe scolaire ?
Différence entre une offre vitrine et une offre réservable
💡Dans le carrefour de création d'offre collective, vous pouvez choisir entre deux types d'offres :
Une offre vitrine est visible en continu par l'ensemble des établissements scolaires sur la plateforme ADAGE. Elle n'est pas réservable et vous permet uniquement d'être contacté par les établissements scolaires afin de discuter conjointement des modalités (tarif, date, participants) d'un futur projet.
Une offre réservable est visible uniquement par l'établissement scolaire partenaire. Elle correspond à une date ou une période ainsi qu'un tarif forfaitaire (et non unitaire).
🔎 Selon les modalités de vos propositions, nous vous invitons à consulter ces articles de FAQ :
- Comment proposer une offre collective se déroulant sur plusieurs dates ?
- Comment créer une offre vitrine à destination des groupes scolaires ?
⚠️Les offres collectives doivent être publiées antérieurement à la date de réalisation de l'événement auquel elles se rapportent, et ce au plus tard 72h avant cet événement.
👉 Visibilité de vos offres sur Adage
📣Le pass Culture et ADAGE sont deux plateformes distinctes mais interconnectées. En tant qu'acteur culturel, vous n'avez accès qu'à votre Espace partenaire : lorsque vous créez une offre et que celle-ci apparaît au statut "publié", elle est alors automatiquement visible sur Adage par les enseignants.
Vous trouverez plus d'information à ce sujet dans l'article de FAQ : Comment les établissements scolaires réservent-ils vos offres collectives depuis ADAGE ?
🔎 Le saviez-vous ? Seuls les enseignants disposant du statut "Rédacteur de projet" sur la plateforme ADAGE peuvent voir le catalogue d'offres vitrine et procéder aux réservations d'offres. Ces droits sont délivrés par le chef d'établissement et sont supprimés automatiquement 1 an après, si l'enseignant ne s'est pas connecté sur Adage.
💡Vous avez la possibilité de visualiser votre offre vitrine telle qu'elle apparaît sur Adage lors de la création de cette dernière et une fois celle-ci publiée.
Etape 2 - offre vitrine : Demande de contact par un établissement scolaire
💡 La publication d'offres vitrines permet aux établissements scolaires de découvrir vos propositions d'intervention/événement et de vous contacter afin d'envisager un éventuel partenariat.
🔎 Les enseignants disposent de trois moyens pour contacter votre structure :
Via les informations de contact (email et téléphone) renseignées à l'échelle de votre page partenaire ;
Via votre propre formulaire de contact (vous devez alors renseigner son URL) ;
Via le formulaire de contact (par défaut).
👉 N'hésitez pas à consulter notre article dédié afin de trouver l'option qui vous correspond : Comment paramétrer les options de contact pour les enseignants dans le cadre d'une offre vitrine ?
Etape 3 - offre réservable : Préréservation de votre offre puis validation par le chef d'établissement sur ADAGE
👉 Préréservation par un enseignant sur ADAGE
Lorsqu'un enseignant est intéressé par une offre, il effectue dans un premier temps une préréservation depuis ADAGE, qui n’est pas engageante. Cette préréservation permet uniquement que cette offre ne soit plus disponible à la préréservation pour d'autres enseignants.
Tant que cette offre est seulement préréservée par l'établissement scolaire, vous avez la possibilité de modifier toutes les informations (tarif, quota, horaire...etc.) liées à celle-ci.
Il faut impérativement qu'une offre collective préréservée par l'enseignant soit, dans un second temps, validée par le chef d'établissement. En effet, cette réservation en deux temps est une condition sine qua non pour que la réservation soit prise en compte et remboursée.
👉Validation obligatoire de la préréservation par le chef d'établissement
Seule la validation de la préréservation par le chef d'établissement est engageante et permet à cette réservation d'être effective pour que l'événement puisse avoir lieu.
La validation par le chef d'établissement peut s'effectuer jusqu'à la date limite de réservation que vous avez renseignée en tant qu'acteur culturel sur la plateforme pass Culture lors de la création de votre offre.
💡 L'heure de création de votre offre ne rentre pas en compte dans l'heure limite de réservation d'une offre. Ex : Si vous créez une offre le 8 mars à 11h et que la date limite de réservation fixée est le 10 mars, l'offre sera réservable jusqu'au 10 mars à 23h59:59
En revanche, si la date limite de réservation est fixée au jour de l'événement, la réservation ne pourra se faire que jusqu'à l'heure de l'événement, et non après ce dernier.
🚩 À chaque préréservation et réservation, vous recevez un email de confirmation si vous avez demandé à être notifié lors de la création de votre offre. Vous pouvez ainsi suivre l’ensemble de ces préréservations et réservations.
⚠️ Nous vous invitons à être très vigilants sur ce procédé de préréservation puis validation et de toujours vous assurer auprès de votre interlocuteur que l'étape de validation par le chef d'établissement a bien été effectuée, en amont de l'événement.
👉 Les différents cas d'annulation d'une préréservation ou réservation validée
- Une préréservation/réservation validée est annulable jusqu'à 1 mois avant l'événement par l'établissement scolaire depuis ADAGE ;
- Une préréservation/réservation validée est annulable à tout moment par vous en tant qu'acteur culturel ;
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Vous avez la possibilité d'annuler une réservation jusqu'à 48h après l'événement, en cas de non réalisation de celui-ci (circonstances exceptionnelles, absentéisme total, problèmes techniques/logistiques, etc.) Voici la marche à suivre : Comment modifier ou annuler une offre collective préréservée/réservée ?
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Annulation automatique : Si vous avez une préréservation en cours et que la date limite de validation par le chef d'établissement est dépassée, alors la préréservation sera automatiquement annulée et l'événement ne pourra pas avoir lieu.
Etape 4 : Consulter le statut de vos offres et suivre vos réservations
💡 Les statuts et étapes de réservation de vos offres collectives sont à consulter directement depuis la page de vos offres. N'hésitez pas à vous référer aux articles suivants :
Etape 5 : Suivre vos remboursements
📢 Les réservations liées à des offres collectives ne sont pas associées à un numéro de contremarque à saisir dans le guichet, contrairement aux offres individuelles. Une fois votre offre préréservée puis réservée par le chef d'établissement et l'événement effectué, la réservation se valide automatiquement 48h après, aucune action n'est requise de votre part.
🔎 Dans le cadre d'une réservation validée par le chef d'établissement et dont la date limite d’annulation par l’établissement scolaire est dépassée, l'établissement scolaire s'engage à vous rembourser la totalité du montant indiqué sur votre offre même si un ou plusieurs membres du groupe ne peuvent finalement pas participer à votre offre collective (élèves ou professeurs absents, quelle qu'en soit la raison).
💡 Pour éviter tout décalage dans votre logiciel de billetterie, nous vous invitons à comptabiliser le nombre exact d'élèves précisé dans l'offre d'origine, et ce malgré d'éventuelles absences.
💰 Les remboursements s'effectuent généralement toutes les deux à trois semaines suite à la réalisation de votre événement et vous pouvez suivre ce calendrier sur la FAQ du pass Culture. L'onglet "Gestion financière" de votre Espace administration est mis à jour à chaque paiement lancé, soit une fois par quinzaine environ.
👉 Si vous souhaitez connaître en détails les modalités de remboursement d'une offre à destination d'un groupe scolaire, nous vous invitons à consulter cet article : Comment déterminer les modalités de remboursement de vos offres à destination d'un groupe scolaire ?
Articles connexes :
Comment publier une offre collective réservable à destination d'un groupe scolaire ?
Comment modifier ou annuler une offre collective préréservée/réservée ?
Où voir vos offres à destination d'un groupe scolaire et suivre vos réservations
Comment déterminer les modalités de remboursement de vos offres à destination d'un groupe scolaire ?
Pour toute information complémentaire, n'hésitez pas à écrire au support :