💡Cet article explique comment consulter vos offres à destination des groupes scolaires et suivre les réservations de vos offres réservables.
Webinaire
💡Vous pouvez vous inscrire à notre webinaire mensuel d'information et d'accueil des partenaires du pass Culture, spécialement dédié à la part collective.
Pour effectuer l'inscription, merci de cliquer sur ce lien. Ce webinaire animé par nos équipes de chargés de la coopération territoriale a pour objectif de vous présenter le fonctionnement du pass Culture à destination des groupes scolaires (création d'offres, suivi des réservations et remboursements).
Consulter vos offres et réservations
Accéder à vos offres collectives
👉Vous avez accès à l'ensemble de vos offres collectives depuis l'onglet "Collectif" de votre espace partenaire, situé dans le menu latéral de votre page d'accueil.
👉 Selon votre besoin, vous pouvez accéder à la liste de vos offres vitrines ou de vos offres réservables. Un onglet dédié existe pour visualiser l'un ou l'autre type d'offres.
đź’ˇPour rappel :
Une offre vitrine n'est pas réservable ; elle vous permet uniquement de donner de la visibilité à vos projets et d'être contacté par les établissements scolaires afin de discuter conjointement des modalités d'un futur projet.
Une offre réservable est quant à elle associée à un établissement scolaire précis, une date et un tarif. Comme son nom l'indique, elle peut être réservée par un établissement.
🔎 Vous pouvez filtrer vos offres collectives par statut (publiée, non conforme, archivée, etc.), période de l'événement ou encore format.
Suivre les réservations de vos offres
💡 Le suivi de vos réservations ne concerne que vos offres réservables, c'est-à -dire celles associées à une date, un tarif et soumises à la réservation des établissements scolaires (sous-onglet "Offres réservables").
👉 Les statuts et étapes de réservation de vos offres réservables sont accessibles à l'échelle de chaque offre en particulier. Si vous souhaitez suivre la réservation d'une de vos offres, vous devez :
1. Cliquer sur le visuel ou le titre de votre offre ;
2. Vous arrivez alors sur la page de suivi de votre offre, qui récapitule les informations essentielles de votre offre (date, tarif, participants, établissement scolaire, etc.) et les étapes de réservation en fonction de son statut à l'instant T.
💡Dans l'exemple ci-dessus, l'offre en question est au statut "Préréservée". La page de suivi indique les informations et étapes essentielles à venir afin de garantir le bon déroulé du projet. En l'occurrence, l'offre doit être réservée par le chef d'établissement avant la date limite de réservation fixée pour qu'elle puisse avoir lieu.
👉 En parallèle de ce suivi, un email de notification vous est envoyé à chaque préréservation et réservation de la part d'un établissement scolaire. Ce sont les coordonnées de l'enseignant qui effectue la réservation qui apparaissent, vous permettant de prendre contact avec lui si nécessaire.
Télécharger la liste de vos offres réservables
👉 Vous avez la possibilité de télécharger la liste de vos offres / réservations afin d'obtenir un fichier récapitulatif au format Excel ou .CSV. Cette option vous permet d'avoir un suivi détaillé du nombre d'élèves ayant participé à vos projets par exemple, ou une vue exhaustive des établissements scolaires pour lesquels vous êtes intervenu.
👉 Pour ce faire :
1. Cliquez sur votre Espace administration, en haut Ă droite de la page d'accueil de votre espace partenaire ;
2. Rendez-vous ensuite dans la section "Collectif" de vos "Données d'activité" ;
3. Vous avez alors la possibilité de filtrer par statut d'offre, format et par période de l'événement et pouvez télécharger un fichier au format .CSV ou Excel.
💡 Une fois votre fichier téléchargé, vous avez la possibilité de filtrer et trier vos offres par :
- nom d'offre
- numéro d'offre
- statut
- structure organisatrice
- Ă©tablissement scolaire
- UAI
- code postal de l'Ă©tablissement scolaire
- date d'événement (début et/ou fin)
- prix
- nombre de participants
- date de réservation
- date de remboursement
Comprendre les statuts associés à vos offres collectives
💡 Qu'elles soient réservables ou vitrines, vos offres collectives sont toujours associées à un statut. Ces statuts vous permettent de suivre le cycle de vie de vos offres collectives, et sont essentiels pour le bon suivi de vos réservations.
➡️ Le détail des statuts des offres collectives est expliqué dans l'article suivant : Comprendre les statuts de vos offres collectives
Validation de vos réservations
👉 Une fois votre offre réservée par le chef d'établissement et l'événement passé, cette dernière se valide automatiquement 48h après l'événement. La réservation vous est alors remboursée lors d'un prochain virement.
💡Pour rappel, il faut impérativement qu'une offre collective préréservée par l'enseignant soit ensuite confirmée par le chef d'établissement. Dans le cas contraire, la réservation ne sera pas prise en compte et aucun remboursement ne peut être effectué.
🔎 Aucune action supplémentaire n'est requise de votre part pour être remboursé si vous avez déposé et validé votre dossier de coordonnées bancaires.
➡️ Pour plus d'informations, vous pouvez consulter cet article de FAQ : Quel est le cycle de vie de votre offre collective, de sa création à son remboursement ?
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