[Acteurs Culturels] Comment les établissements scolaires réservent-ils vos offres collectives depuis ADAGE ?

🚩 Avec le pass Culture à destination des groupes scolaires, vous vous adressez directement aux enseignants et aux établissements scolaires pour les guider dans leurs choix d’activités EAC (Éducation Artistique et Culturelle). Attention, seules les structures déjà référencées sur ADAGE peuvent proposer des offres à destination de groupes scolaires.

💡 ADAGE est la plateforme numérique de l’Education nationale dédiée à la généralisation de l’Education Artistique et Culturelle. Au service des équipes pédagogiques, ses ressources aident à concevoir des projets en partenariat avec des structures culturelles. Les dispositifs s’enrichissent de l’ouverture du pass Culture dans sa déclinaison scolaire depuis janvier 2022 sur l'ensemble du territoire. Ont accès à ADAGE l'ensemble des personnes ayant un email académique ou Education nationale. Le rôle de rédacteur de projet s'obtient suite à son attribution par un chef d'établissement.

👉 En tant qu'acteur culturel, si vous êtes déjà référencé sur ADAGE et que votre structure culturelle a un compte pass Culture, voici la démarche à suivre pour publier une offre collective qui sera ensuite réservable sur ADAGE par les enseignants :  

• Comment publier une offre collective à destination d'un groupe scolaire ?

Accès des professeurs au catalogue des offres pass Culture sur ADAGE

👉 L'accès au catalogue des offres pass Culture se fait à travers plusieurs parcours :

• Une cartographie des partenaires ADAGE, qui sont liés à notre base de lieux pass Culture

• Une barre de recherche dans l'onglet "pass Culture" => "Offres pass Culture". Toutes les informations créées par les acteurs culturels concernant leurs offres collectives sur le pass Culture sont synchronisées et directement mises en ligne/modifiées sur ADAGE. Les stocks qui apparaissent sur ADAGE sont donc toujours à jour.
  

Préréservation d'une offre collective par les professeurs dans le catalogue des offres pass Culture sur ADAGE

👉 L'enseignant rédacteur de projet accède à la liste des offres EAC collectives issues du catalogue pass Culture dans l'onglet "Ressources" =>"Offres pass Culture". Il peut alors préréserver une ou plusieurs offres.

👉 Dans le cas où vous auriez assigné une offre à un établissement scolaire précis lors de la création d'offre, dans la rubrique "visibilité", les enseignants devront cliquer sur le bouton "Partagé avec mon établissement" sur ADAGE, pour y avoir accès et la préréserver. 

👉 Lorsqu'une préréservation est effectuée par un enseignant sur ADAGE, l'offre apparaît au statut "préréservé" sur le pass Culture. En tant qu'acteur culturel, vous pouvez suivre l'évolution de vos réservations via les notifications par email et/ou l'onglet "Réservations" du portail Pro pass Culture.

🚩 Pour rappel, si vous avez décidé de créer une offre vitrine (non réservable) afin d'échanger en amont au sujet des modalités de l'événement/intervention avec l'établissement partenaire, cette dernière ne sera pas disponible à la préréservation sur ADAGE. En revanche, elle sera visible par tous les établissements scolaires qui pourront vous contacter pour discuter du projet avec vous.

🔎 Les enseignants disposent de deux moyens pour contacter votre structure : 

• Via les informations de contact (email et téléphone) renseignées à l'échelle de votre Lieu pass Culture 
• Via le formulaire de contact ci-dessous 
  
  

👉 Si cette seconde option de contact est privilégiée, votre structure reçoit un mail de confirmation avec l'ensemble des informations souhaitées par l'enseignant. Vous pouvez alors créer une offre directement depuis ce mail si ces critères correspondent à l'intervention/évènement que vous désirez mettre en place.

💡 Lorsque vous publiez une offre vitrine, cette dernière apparaît en bleue sur ADAGE. Lorsqu'elle est préréservable, celle-ci apparaît en violet. Ce code couleur permet aux professeurs et établissements scolaires de mieux repérer vos offres, selon qu'elles sont datées/tarifées ou non.

Suivi des réservations d'une offre collective par l'établissement scolaire dans le catalogue des offres pass Culture sur ADAGE

💡 L'enseignant (ou rédacteur de projet ADAGE) peut suivre le statut de la préréservation de son établissement dans l'onglet "Suivi pass Culture". On retrouve dans cet onglet :

👉 Les différents statuts de réservation

• préréservée : l'offre a été préréservée par l'enseignant et doit désormais être réservée par le chef d'établissement
• réservée : le chef d'établissement a autorisé la réservation de l'offre (étape obligatoire pour qu'une sortie puisse avoir lieu et que l'acteur culturel puisse être remboursé)
• confirmée : lorsque l'offre a été réservée par le chef d'établissement et que celle-ci n'est plus annulable par l'établissement scolaire (soit 30 jours avant l'événement)
• terminée : 48h à 72h après la date de l'événement, ce statut apparaît automatiquement en vue d'un futur remboursement
• remboursée : le remboursement lié à la réservation a été effectué sur le compte de l'acteur culturel
• annulée : la réservation a été annulée par l'enseignant, le chef d'établissement scolaire ou l'acteur culturel. Ce statut apparaît également si une préréservation n'a pas été validée par le chef d'établissement avant la date limite fixée par l'acteur culturel lors de la création de l'offre

🚩 Pour information, une offre collective peut être préréservée qu'importe le crédit restant disponible de l'établissement, en revanche, la validation de cette préréservation par le chef d'établissement est conditionnée par le fait que le crédit alloué à l'établissement scolaire soit suffisant pour participer à cette offre.

📢 Pour rappel

⚠️ Toute offre collective doit être publiée et réservée en amont de l'événement auquel elle correspond.

👉 Il faut impérativement qu'une offre collective préréservée par l'enseignant soit ensuite réservée par le chef d'établissement. Dans le cas contraire, la réservation ne sera pas prise en compte et aucun remboursement ne pourra être effectué.

👉 La validation par le chef d'établissement (d'une offre déjà préréservée par un enseignant) peut s'effectuer jusqu'à la date limite de réservation renseignée par l'acteur culturel sur la plateforme pass Culture. Nous recommandons vivement aux acteurs culturels de renseigner une date limite de réservation car cette dernière est fixée par défaut au jour-J de l'événement.

👉 Une fois l'offre validée par le chef d'établissement, ce dernier a jusqu'à 30 jours avant la date de l'événement pour annuler sa réservation. Passé ce délai, le remboursement associé à la réservation sera automatiquement validé, que l'évènement se réalise ou non.

👉 Les acteurs culturels ont la possibilité d'annuler à tout moment l'offre créée : Comment modifier ou annuler une offre collective préréservée ou réservée ?

💡 Nous vous invitons ainsi à être très vigilants sur ce procédé de préréservation/réservation et de toujours vous assurer que la validation par le chef d'établissement a bien été effectuée, en amont de l'événement/intervention. 

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