💡 Il est possible que vous deviez modifier une offre collective (ajuster le tarif, le nombre d'élèves, etc.) ou l'annuler pour des raisons techniques ou d'absentéisme, en amont de la date de votre événement.
👉 Si cette dernière est déjà préréservée ou réservée par l'établissement scolaire partenaire, merci de bien vouloir suivre les indications ci-dessous.
Modifier une offre collective préréservée
Une fois votre offre à destination d'un groupe scolaire créée et préréservée par un enseignant, elle peut devoir subir des modifications au fil de sa co-construction avec vos partenaires.
👉 Tant que la réservation n'a pas été validée par le chef d'établissement et que la date limite de réservation de votre offre n'est pas dépassée, vous avez encore la main pour modifier toutes les informations de votre offre, aussi bien sur la rubrique "Détails de l'offre" que dans la rubrique "Date et prix". Pour cela, il suffit de vous connecter sur votre espace professionnel et de vous rendre dans l'onglet "Offre" pour éditer l'offre concernée :
Modifier une offre collective réservée
Si votre offre collective est réservée et a donc été validée par le chef d'établissement scolaire, son contenu n'est plus modifiable.
👉 En effet, il n'est pas possible d'éditer le contenu d'une offre scolaire une fois qu'une réservation par le chef d'établissement a été effectuée, car cette dernière fait acte d'engagement définitif. Dans ce cas, voici l'opération à effectuer :
1. Récupérez depuis l'onglet "Réservations" de votre espace pro le contact de l'enseignant ayant réservé votre offre sur ADAGE et prévenez-le que vous allez annuler la réservation actuelle afin d'éditer votre offre avec les informations souhaitées (nouveau stock, nouveau tarif...etc).
2. Rendez-vous dans la rubrique "Offres" de votre espace professionnel puis sur la page de l'offre concernée. Vous devrez alors "Annuler la réservation" en cliquant sur le bouton situé en haut à droite de la page.
3. Une fois l'annulation effectuée par vos soins, le stock de votre offre reviendra à 1. Vous pourrez alors modifier toutes les informations voulues, telles que la nouvelle date et/ou le nouveau prix fixés en accord avec l'enseignant.
4. Une fois éditée, l'offre devra à nouveau être préservée puis réservée par l'établissement scolaire.
🚩 Si la date limite de réservation de votre offre est dépassée, vous ne pourrez pas la modifier. Il faudra alors créer une nouvelle offre avec les nouvelles modalités.
💡 Nous vous conseillons d'effectuer cette manipulation au minimum 72h avant la date de votre événement, afin de laisser le temps à l'établissement partenaire de préréserver et réserver à nouveau, condition sine qua non pour que vous soyez remboursés.
Annuler une offre collective préréservée ou réservée
Une fois votre offre à destination d'un groupe scolaire créée et préréservée par un enseignant ou réservée par un chef d'établissement, vous pouvez avoir besoin d'annuler la réservation pour diverses raisons.
1. Rendez-vous dans la rubrique "Offres" de votre espace et choisissez l'offre déjà réservée concernée par la modification. Cliquez ensuite sur le bouton "Annuler la réservation" en haut à droite de la page.
2. Une fois l'annulation effectuée, votre stock reviendra à 1 sur votre offre pass Culture pro et l'établissement scolaire recevra une notification automatique d'annulation. Si vous souhaitez que votre offre ne soit plus visible ni réservable, il faudra la désactiver.
📢 Sachez que si une offre collective réservée n'a pas pu avoir lieu le jour-J car l'établissement scolaire n'a pu l'honorer, vous avez jusqu'à 48h après la date de votre événement pour annuler la réservation. Ce délai vous permet de palier aux annulations de dernière minute et de ne pas être remboursés pour une prestation non honorée.
💡 L'annulation d'une offre collective permet à l'établissement scolaire de ne pas voir son enveloppe débitée. Cette action évite également à votre structure de percevoir un remboursement sans que l'offre n'ait réellement eu lieu.
📢 Pour rappel
👉 Il faut impérativement qu'une offre collective pré-réservée par l'enseignant soit ensuite validée par le chef d'établissement. Dans le cas contraire, la réservation ne sera pas prise en compte et aucun remboursement ne pourra être effectué.
👉 La validation par le chef d'établissement (d'une offre déjà pré-réservée par un enseignant) peut s'effectuer jusqu'à la date limite de réservation que vous avez renseigné en tant qu'acteur culturel sur la plateforme pass Culture. Nous vous invitons vivement à renseigner une date limite de réservation car cette dernière est fixée par défaut au jour-J de l'événement.
👉 Une fois votre offre validée par le chef d'établissement, ce dernier a jusqu'à 15 jours avant la date de l'événement pour annuler sa réservation. Passé ce délai, le remboursement associé à la réservation sera automatiquement validé, que l'évènement se réalise ou non.
👉 En tant qu'acteur culturel, vous pouvez annuler à tout moment l'offre créée.
💡 Nous vous invitons ainsi à être très vigilants sur ce procédé de pré-réservation/validation et de toujours vous assurer auprès de votre interlocuteur que l'étape de validation par le chef d'établissement a bien été effectuée, en amont de l'événement.
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