Cet article vous explique comment publier une offre réservable pour un établissement scolaire en particulier, avec lequel vous avez déjà déterminé les modalités (date, prix) du projet à destination du groupe d'élèves.
👉 Si vous souhaitez mettre en avant votre offre sur la plateforme ADAGE et la rendre visible auprès de tous les établissements scolaires, vous devez créer offre vitrine non réservable permettant aux établissements scolaires d'établir un premier contact avec votre structure : Comment publier une offre vitrine à destination des groupes scolaires ?
Webinaire
💡 Vous pouvez vous inscrire à notre webinaire d'information et d'accueil des partenaires du pass Culture, spécialement dédié à la part collective du dispositif.
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Pour effectuer l'inscription, merci de cliquer sur ce lien. Ce webinaire animé par nos équipes de chargés de développement a pour objectif de vous présenter le fonctionnement du pass Culture à destination des groupes scolaires et de vous accompagner au mieux dans vos premiers pas sur le dispositif.
Typologies de structures et d'offres éligibles
💡 Avant toute publication d'offre collective à destination d'un groupe scolaire, nous vous invitons à consulter l'article suivant de notre FAQ :
🚩 Seules les structures déjà référencées auprès du Ministère de l'Éducation Nationale et du Ministère de la Culture peuvent actuellement proposer des offres à destination de groupes scolaires via le pass Culture. Si votre structure n'est pas déjà référencée et que l'encart ci-dessous apparaît au moment de créer votre offre collective, merci de suivre les indications de notre FAQ à ce sujet, afin d'effectuer votre référencement :
📣 Pour rappel, seules les offres collectives sous forme d'événement (atelier, rencontre, conférence, visite, séance de cinéma, etc.) peuvent être publiées sur le pass Culture. Si vous souhaitez en savoir davantage sur le périmètre d'éligibilité des offres collectives, n'hésitez pas à consulter le vadémécum de la part collective du pass Culture.
👉 Ces dernières peuvent se dérouler dans un établissement de votre structure, en établissement scolaire ou hors les murs. Ces interventions peuvent uniquement avoir lieu en France hexagonale et d'outre-mer.
Créer un compte et paramétrer votre lieu
💡Si vous n'êtes pas encore inscrit sur la plateforme pass Culture, voici les deux premières étapes avant de pouvoir créer une offre collective :
🚩 Un premier lieu porteur du SIRET de votre structure est automatiquement créé lors de votre inscription.
💡 Dans le cas où vous ne disposez pas de lieu recevant du public, le lieu automatiquement créé sur votre interface professionnelle fait office de lieu administratif. Ce lieu vous permet de déposer des coordonnées bancaires et de publier vos offres. Pour en savoir davantage, nous vous invitons à consulter cet article : Quelle est l'utilité du lieu administratif si vous proposez uniquement des offres collectives hors les murs/en établissement scolaire ?
👉 Une fois ce lieu paramétré, vous avez la possibilité, au moment de la création de votre offre collective réservable, de sélectionner le lieu dans lequel se déroulera votre intervention :
Publier votre offre collective réservable
- Cliquez sur la mention “Créer une offre" figurant sur la page d'accueil de votre espace professionnel, en haut à gauche
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Sélectionnez ensuite les options "A un groupe scolaire" et "Une offre réservable"
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Vous avez alors la possibilité de créer une nouvelle offre ou de dupliquer une offre vitrine préalablement publiée afin de la rendre réservable
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Lorsque vous passez à l'étape suivante, un formulaire composé de sections apparaît, que vous devez compléter intégralement s'il s'agit d'une nouvelle offre
Section "Détails de l'offre"
- Choisissez le lieu de rattachement de votre offre, qui correspond au lieu rattaché au compte bancaire sur lequel votre offre sera remboursée
- Sélectionnez le domaine artistique et culturel de votre offre ainsi que son format dans le menu déroulant afin de la caractériser au mieux pour les établissements scolaires. Vous pouvez sélectionner plusieurs options
- Sélectionnez, si cela vous concerne, le dispositif national auquel votre offre est rattachée. Autrement, merci de laisse ce champ vide. Pour plus d'information sur l'articulation entre les dispositif nationaux et le pass Culture, merci de vous référer au Vadémécum
- Renseignez un titre, une description, une durée et associez une image à votre offre
🚩 Description : il est conseillé de renseigner le maximum d'informations possibles et relatives à votre projet, en y précisant notamment les continuités pédagogiques possibles.
💡 Image : son ajout permet de valoriser votre offre sur la plateforme ADAGE.
🔎 Si vous souhaitez en savoir plus sur le paramétrage d'une image associée à votre offre, n'hésitez pas à consulter cet article dédié : Comment importer une image pour illustrer une offre sur le pass Culture ?
- Indiquez le lieu de votre événement. Trois options s'offrent à vous :
👉 Dans votre lieu : vous pouvez sélectionner le lieu pass Culture dans lequel se déroule votre offre à destination des scolaires
👉 Dans l'établissement scolaire
👉 Autre : si votre offre se déroule hors les murs, vous avez alors la possibilité de renseigner une adresse manuellement
🚩 Si vous choisissez l'option 2 ou 3, le champ "Zone de mobilité pour l'événement" apparaît. Il s’agit de la zone géographique dans laquelle vous pouvez intervenir et vous déplacer. Vous pouvez sélectionner autant de départements que souhaités. Par défaut, tous les établissements scolaires situés dans votre zone de mobilité verront en priorité vos offre.
- Indiquez les niveaux de classes des élèves concernés par votre offre, ainsi que l'accessibilité relative à votre offre. Plusieurs options sont sélectionnables
- Renseignez vos informations de contact afin que l'établissement scolaire puisse vous contacter en cas de besoin
- Afin d'effectuer le suivi de vos réservations et actions relatives à votre offre collective, vous devez renseigner une adresse mail de réception des notifications
💡 Vous avez la possibilité d'ajouter plusieurs adresses mails pour un suivi personnalisé des réservations.
👉 Une fois ces différents champs complétés, il vous faut cliquer sur le bouton "Enregistrer et continuer". Cette action vous permet de sauvegarder le "brouillon" de votre offre et de terminer son édition plus tard si besoin, ou de passer à l'étape suivante.
Section "Date et prix"
💡 Une fois établies au préalable avec l'établissement scolaire, vous devez renseigner les modalités de votre offre collective réservable :
- Une date ou période si votre projet se déroule sur plusieurs dates 👉 comment proposer une offre collective qui se déroule sur plusieurs dates ?
- L'horaire de début de votre projet
- Le nombre de participants
📣 Si des accompagnateurs participent gratuitement à votre projet, vous devez les comptabiliser dans le nombre total de participants.
- Le prix total TTC
🚩Il vous faut veiller à bien indiquer le tarif forfaitaire de l'offre pour l'ensemble du groupe scolaire et non un prix à l'unité.
- Les informations sur le prix vous permettent de détailler le découpage de l'offre, les potentiels frais engagés dans l'achat de matériel consommable, les déplacements des intervenants, etc.
Section "Etablissement et enseignant"
💡 Cette section vous permet d'associer votre offre à l'établissement scolaire partenaire du projet, et permet à ce dernier de retrouver et réserver votre offre collective.
👉 Afin de faciliter la recherche de l'établissement auquel vous souhaitez associer votre offre, nous vous recommandons de taper en premier lieu le nom de la ville, suivi d'un mot clé reprenant le nom de l'établissement (en minuscule).
Exemple : Taper "bordeaux albert" pour trouver le Lycée Albert Le Grand situé à Bordeaux
👉 Vous pouvez également faire une recherche par code UAI (Unité Administrative Immatriculée). Ce code est très facilement trouvable sur internet si vous effectuez la recherche UAI + nom de l'établissement de scolaire.
🔎 Vous pouvez également, de façon optionnelle, renseigner le nom de l'enseignant partenaire du projet, afin qu'il retrouve plus facilement votre offre depuis son espace ADAGE.
Section "Récapitulatif"
💡La page récapitulative vous permet d'avoir une vue d'ensemble de votre offre et de rectifier une ou plusieurs informations si nécessaire, en cliquant sur le bouton "retour".
Section "Aperçu"
💡Cette section vous permet de visualiser la façon dont apparaît votre offre sur la plateforme ADAGE, avant d'être réservée par l'établissement scolaire.
Section "Confirmation"
💡 Si toutes les informations de votre offre vous conviennent, vous pouvez alors publier votre offre. Elle est instantanément visible sur l'espace ADAGE de l'établissement scolaire partenaire, qui peut la réserver.
📢 Sachez qu'une fois publiée, vous avez la possibilité de dupliquer à l'infini votre offre réservable, si vous souhaitez associer cette dernière à plusieurs établissements différents par exemple, ou si elle se déroule sur plusieurs dates que vous souhaitez différencier. La duplication vous permet un gain de temps certain et de ne modifier uniquement que les modalités de date, prix, le nombre de participants ainsi que l'établissement scolaire cible.
👉 Pour ce faire, rendez-vous dans la section "Offres" de votre espace professionnel, onglet "Collectif" du menu déroulant à gauche, puis cliquez sur l'icône de duplication. Votre offre dupliquée est alors auto-complétée avec les informations de l'offre d'origine.
Informations clés
💡 Pour rappel, une offre collective réservable :
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est systématiquement datée
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n'est réservable que par un seul établissement scolaire
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a un prix forfaitaire (et non unitaire) défini par vous. Exemple : J'accueille 30 élèves à 5 € la place, le prix forfaitaire à indiquer est donc de 150 € pour un quota de 30 élèves
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n’a pas de limite sur le prix
🚍 Vous avez la possibilité d'inclure, dans le tarif global de votre offre collective, les frais liés aux déplacements du/des intervenant(s) mais pas ceux des élèves et accompagnants scolaires. Cette information doit alors apparaître dans l'onglet "Détails du prix total" de votre offre, en indiquant le montant total du trajet. Au besoin : Que peut-on inclure dans le prix d'une offre collective ?
👉 Votre offre collective doit être réalisée sur le temps scolaire. Toute action, quel que soit l’horaire proposé, qui s’inscrit dans un projet pédagogique dans le cadre des enseignements, est considérée comme se déroulant sur le temps scolaire.
🚩 Nous vous conseillons de fixer la date limite de réservation de votre offre idéalement 30 jours avant votre événement, afin de vous laisser une marge de manœuvre en cas d'imprévu.
💡 Sachez que l'heure de création de votre offre ne rentre pas en compte dans l'heure limite de réservation d'une offre.
- Exemple : Si vous créez une offre le 8 mars à 11h et que la date limite de réservation fixée est le 10 mars, l'offre est réservable jusqu'au 10 mars à 23h59:59
👉 La modification des informations de votre offre collective est possible, sous certaines conditions : Comment modifier une offre collective préréservée ?
🚨 Une offre réservable ne peut pas être publiée de manière rétroactive. Il vous faut impérativement publier votre offre en amont de la date de l'événement, afin que celle-ci puisse être réservée par l'établissement scolaire. Tout événement qui n'est pas associé au préalable à une offre réservable ne pourra faire l'objet d'un remboursement via l'enveloppe pass Culture.
Consultation et réservation de vos offres
Consultation sur ADAGE
👉 Lorsque vous créez une offre collective réservable, cette dernière est visible par l'établissement scolaire cible uniquement. Pour plus d'informations à ce sujet et sur la consultation de vos offres collectives de manière générale, n'hésitez pas à consulter cet article : comment les établissements scolaires réservent-ils vos offres collectives depuis ADAGE ?
Préservation et réservation sur ADAGE
🚩 Pour pouvoir avoir lieu, il faut impérativement qu'une offre collective soit préréservée par l'enseignant puis confirmée par le chef d'établissement. Dans le cas contraire, la réservation n'est pas prise en compte et aucun remboursement pass Culture ne peut être effectué.
💡 Nous vous invitons ainsi à être très vigilants sur ce procédé : quel est le cycle de vie d'une offre collective ?
Articles connexes :
Pour toute information complémentaire, n'hésitez pas à écrire au support :