💡 Il est possible que vous deviez modifier une offre collective (ajuster le tarif, le nombre d'élèves, etc.) ou l'annuler pour des raisons exceptionnelles, comme par exemple l'absence du groupe scolaire ou en raison d'un problème technique, en amont de la date de votre événement.
👉 Si cette dernière est déjà préréservée ou réservée par l'établissement scolaire partenaire, merci de bien vouloir suivre les indications ci-dessous.
Modifier une offre collective préréservée
👉 Une fois votre offre à destination d'un groupe scolaire créée et préréservée par un enseignant, elle peut devoir subir des modifications au fil de sa co-construction avec vos partenaires.
👉 Lorsqu'une offre collective est préréservée, vous avez la main pour modifier toutes les informations de votre offre, aussi bien dans la rubrique "Détails de l'offre" que dans la rubrique "Date et prix".
Pour ce faire :
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Rendez-vous dans les onglets "Collectif" puis "Offres" de votre espace professionnel
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Cliquez sur les trois points à droite de la ligne de l'offre concernée, puis sur l'action "Modifier"
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Modifiez ensuite les informations souhaitées (tarif, date, nombre d'élèves...etc.)
Modifier une offre collective réservée
👉 Si votre offre collective a été réservée par le chef d'établissement scolaire, vous avez la possibilité de modifier la rubrique "Date et Prix" de votre offre jusqu'à 48h APRÈS la date de votre événement. Les modifications concernant uniquement :
- Le tarif
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Le nombre d'élèves indiqués sur votre offre
🚨⚠️ Attention, le tarif ne pourra être modifié qu'à la baisse, et non à la hausse
👉 Dans le cas où vous devriez modifier la date de votre événement ou son tarif à la hausse, avant la réalisation de l'événement, voici les démarches à effectuer :
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Rendez-vous dans les onglets "Collectif" puis "Offres" de votre espace professionnel.
- Cliquez sur les trois points à droite de la ligne de l'offre concernée, puis sur l'action "Annuler la réservation".
3. Vous devez ensuite créer une nouvelle offre réservable avec les bonnes informations relatives à la date et au prix, qui devra à nouveau être préservée puis confirmée par l'établissement scolaire. Vous avez la possibilité de dupliquer l'ancienne offre afin de gagner du temps.
💡 Nous vous conseillons d'effectuer cette manipulation au minimum 72h avant la date de votre événement, afin de laisser le temps à l'établissement partenaire de préréserver et réserver à nouveau, condition sine qua non pour que vous soyez remboursés.
Annuler une offre collective préréservée ou réservée
👉 Une fois votre offre à destination d'un groupe scolaire créée et préréservée par un enseignant ou réservée par un chef d'établissement, vous pouvez avoir besoin d'annuler la (pré)réservation associée pour diverses raisons (contexte particulier justifiant l'absence du groupe scolaire, problème technique, absentéisme des intervenants, etc.).
💡 Pour annuler une réservation collective, les deux options ci-dessous s'offrent à vous.
Depuis votre onglet "Offres"
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Rendez-vous dans les onglets "Collectif" puis "Offres" de votre espace professionnel.
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Cliquez sur les trois points à droite de la ligne de l'offre concernée, puis sur l'action "Annuler la réservation".
3. Une fenêtre s'ouvre afin que vous confirmiez l'annulation. Attention, cette action est irréversible
Depuis votre onglet "Réservations"
- Rendez-vous dans les onglets "Collectif" puis "Réservations" de votre espace professionnel.
- Tout en bas du détail et de l'historique de la réservation collective, cliquez sur le bouton "Annuler la réservation".
- Une fenêtre s'ouvre afin que vous confirmiez l'annulation. Attention, cette action est irréversible.
A savoir
📢 Si une offre collective réservée n'a pas pu avoir lieu le jour-J car vous n'avez pas pu l'honorer, vous êtes dans l'obligation de l'annuler.
Vous avez jusqu'à 48h après la date de votre événement pour annuler la réservation depuis votre espace professionnel. Ce délai vous permet de pallier les annulations de dernière minute et de ne pas être remboursé pour une prestation non honorée par votre structure.
📢 Si l'établissement scolaire n'a pas pu venir le jour-J, vous êtes décisionnaire quant au maintien ou à l'annulation de l'offre.
Vous avez également jusqu'à 48h après la date de votre événement pour annuler la réservation, si vous le souhaitez.
💡 L'annulation d'une offre collective permet à l'établissement scolaire de ne pas voir son enveloppe débitée. Cette action évite également à votre structure de percevoir un remboursement sans que l'offre n'ait réellement eu lieu.
📢 Pour rappel
👉 Il faut impérativement qu'une offre collective préréservée par l'enseignant soit ensuite confirmée par le chef d'établissement. Dans le cas contraire, la réservation ne sera pas prise en compte et aucun remboursement ne pourra être effectué. Nous vous invitons ainsi à être très vigilants sur ce procédé de préréservation/réservation et de toujours vous assurer auprès de votre interlocuteur que l'étape de confirmation par le chef d'établissement a bien été effectuée, en amont de l'événement.
👉 La validation par le chef d'établissement (d'une offre déjà préréservée par un enseignant) peut s'effectuer jusqu'à la date limite de réservation que vous avez renseignée en tant qu'acteur culturel sur la plateforme pass Culture. Nous vous invitons vivement à renseigner une date limite de réservation car cette dernière est fixée par défaut au jour-J de l'événement.
👉 Une fois votre offre validée par le chef d'établissement, ce dernier a jusqu'à 30 jours avant la date de l'événement pour annuler sa réservation. Passé ce délai, le remboursement associé à la réservation sera automatiquement validé, que l'évènement se réalise ou non.
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