[Acteurs Culturels] Où voir mes offres à destination d'un groupe scolaire et suivre mes réservations ?

🚩 Avec le pass Culture collectif, vous avez désormais la possibilité de vous adresser directement aux enseignants et aux établissements scolaires pour les guider dans leurs choix d’activités EAC (Éducation Artistique et Culturelle).

💡 Avant toute publication d'offre collective à destination d'un groupe scolaire, nous vous invitons à consulter l'article suivant de notre FAQ : 

• [Acteurs Culturels] Comment savoir si ma structure et mes offres sont éligibles pour les groupes scolaires ?
• Comment poster une offre à destination d'un groupe scolaire?

🚩 Attention, seules les structures déjà référencées auprès du Ministère de l'Éducation Nationale et du Ministère de la Culture peuvent actuellement proposer des offres à destination de groupes scolaires via le pass Culture. Si votre structure n'est pas déjà référencée, merci de suivre les indications de notre FAQ à ce sujet, afin d'effectuer votre référencement :

• [Acteurs Culturels] Je ne peux pas créer d'offre collective car ma structure n'est pas référencée sur ADAGE : que faire ? 

💡 Seules les offres éligibles datées pourront être réservées dans un premier temps. 48 à 72h après tout événement qui aura été réservé sur ADAGE et "consommé"par l'établissement scolaire, la réservation sera automatiquement considérée comme validée et éligible au remboursement. Aucune action ne sera requise de votre part dans le guichet pour être remboursé. 

🚩 Quand un professeur pré-réserve une offre elle n'est plus visible par les autres établissements

Comment retrouver mes offres à destination d'un groupe scolaire

Les offres que vous publiez via le site pass Culture PRO sont consultables en un clic !

• Dans la partie Offre, de votre portail pro du pass Culture, vous aurez accès à toutes les offres que vous proposez en sélectionnant l'onglet "Réservations collectives". Vous aurez également la possibilité d'éditer ces offres.
  
  
  
  
  
  
  

• Une fois que l'offre est créée, cliquez sur "Prévisualiser" pour être redirigé vers l'application pass Culture.

   

• Vous pouvez aussi choisir de filtrer vos offres en choisissant leurs catégories, la période de l'évènement, leurs statuts (publiées, désactivées, expirées, refusées etc.)
  
  

Comment suivre la réservation de mes offres

🚩 Il n'y a pas de contremarques à valider dans le cadre d'une offre à destination d'un groupe scolaire. Une fois l'évènement passé et la réservation validée par le chef d'établissement, la validation se fait automatiquement 48 à 72h après l'évènement sans aucune action de votre part.

👉 Les différents statuts de réservation

• pré-réservé : le rédacteur de projet est intéressé par cette offre et attend la validation de son chef d'établissement 
• réservé : le chef d'établissement a autorisé la réservation de l'offre (étape obligatoire pour qu'une sortie puisse avoir lieu et surtout pour que vous puissiez être remboursé). Si vous voyez que votre réservation n'est pas "réservé" quelques jours avant votre évènement, merci d'en avertir au plus vite l'établissement pour qu'il procède à cette étape
• confirmé: lorsque votre offre a été réservée par le chef d'établissement et que celle-ci n'est plus annulable par l'établissement scolaire (soit 15 jours avant l'événement)
• validé : 48 à 72h post événement, la réservation passe automatiquement en statut "validé" et vous serez remboursé lors du prochain virement pass Culture 
• annulé : la réservation a été annulée par l'enseignant, le chef d'établissement scolaire ou vous en tant qu'acteur culturel. Ce statut apparaît également si une pré-réservation n'a pas été confirmée par le chef d'établissement avant la date limite que vous avez fixée lors de la création de l'offre. 

👉 À chaque pré-réservation et réservation vous recevez un email de confirmation si vous avez demandé à être notifié lors de la création de votre offre. Vous pouvez ainsi suivre l’ensemble de ses pré-réservations et réservations.

👉 Dans le cas d’une offre collective, c’est l’identifiant du professeur qui effectue la réservation qui apparaît, et vous pouvez le contacter quand vous le souhaitez.

👉 Vous pouvez accéder à la liste des réservations pour votre structure en ligne.

Pour cela :

1. Connectez-vous à votre compte pass culture Pro.

2. Allez dans l'onglet "Réservations" depuis votre compte (en haut à droite).

• Vous verrez alors apparaître l'ensemble des réservations pour les offres que propose votre structure, classées par date de réservation (de la plus récente à la plus ancienne).

Vous pouvez appliquer différents filtres :

• par lieu

• par date d'événement

• par période de réservation ⚠️ Attention, si vous ne retrouvez pas une réservation dans votre suivi, il se peut que vous ayez mal paramétré la périodicité, aussi, devez élargir au maximum les dates

• par nom d'offre

• par bénéficiaire

• par ISBN

• par contremarque

Vous pouvez voir :

• Le nom, la date de l'offre (le nom de l'offre est cliquable pour vous renvoyer vers celle-ci)

• le nom de l'établissement scolaire

• Le nombre de places et le prix total de l'offre

• Le statut de la réservation : pré-réservé, confirmé, validé, annulé ou remboursé

En cliquant sur le bouton détails :

• Vous pouvez avoir accès au contact de l'enseignant
• Editer votre offre 
• Annuler une réservation (jusqu'à 48H après la date prévue de l'évènement maximum). Une fois la réservation passée au statut validé, vous ne pourrez plus cliquer sur son bouton.

Vous pouvez également télécharger la liste des réservations :

Cliquez sur "Télécharger la liste des réservations" pour obtenir un fichier récapitulatif au format .csv !

📢 Pour rappel

🚩 Si un chef d'établissement annule une réservation plus de 15 jours avant l'événement, l'acteur culturel va recevoir un email et ne sera pas remboursé. L'offre réapparaîtra sur ADAGE

🚩 Est-ce que le chef d'établissement a une durée limite pour valider sa réservation ? Non, sauf si vous mettez une date limite de réservation. Par ailleurs, ADAGE fait un rappel au chef d'établissement 3 jours avant l'événement pour lui rappeler qu'il doit valider celui-ci afin que l'offre puisse avoir lieu.

👉 Il faut impérativement qu'une offre collective pré-réservée par l'enseignant soit ensuite validée par le chef d'établissement. Dans le cas contraire, la réservation ne sera pas prise en compte et aucun remboursement ne pourra être effectué.

👉 La validation par le chef d'établissement (d'une offre déjà pré-réservée par un enseignant) peut s'effectuer jusqu'à la date limite de réservation que vous avez renseigné en tant qu'acteur culturel sur la plateforme pass Culture. Nous vous invitons vivement à renseigner une date limite de réservation car cette dernière est fixée par défaut au jour-J de l'événement

👉 Une fois votre offre validée par le chef d'établissement, ce dernier a jusqu'à 15 jours avant la date de l'événement pour annuler sa réservation. Passé ce délai, le remboursement associé à la réservation sera automatiquement validé, que l'évènement se réalise ou non.

👉 En tant qu'acteur culturel, vous pouvez annuler à tout moment l'offre créée.

💡 Nous vous invitons ainsi à être très vigilants sur ce procédé de pré-réservation/validation et de toujours vous assurer auprès de votre interlocuteur que l'étape de validation par le chef d'établissement a bien été effectuée, en amont de l'événement.

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