[Acteurs Culturels] Où voir vos offres à destination d'un groupe scolaire et suivre vos réservations ?

🚩 Avec le pass Culture collectif, vous avez la possibilité de vous adresser directement aux enseignants et aux établissements scolaires pour les guider dans leurs choix d’activités EAC (Éducation Artistique et Culturelle).

Webinaire

💡Vous pouvez si vous le souhaitez vous inscrire à notre webinaire d'information et d'accueil des partenaires du pass Culture, spécialement dédié à la part collective.

• Pour effectuer l'inscription, merci de cliquer sur ce lien. Ce webinaire animé par nos équipes de chargés de développement a pour objectif de vous présenter le fonctionnement du pass Culture à destination des groupes scolaires et de vous accompagner au mieux dans vos premiers pas sur le dispositif.

💡 Avant toute publication d'offre collective à destination d'un groupe scolaire, nous vous invitons à consulter l'article suivant de notre FAQ : 

• Comment savoir si ma structure et mes offres sont éligibles pour les groupes scolaires ?
• Comment publier une offre collective à destination d'un groupe scolaire ?

🚩 Attention, seules les structures déjà référencées auprès du Ministère de l'Éducation Nationale et du Ministère de la Culture peuvent actuellement proposer des offres à destination de groupes scolaires via le pass Culture. Si votre structure n'est pas déjà référencée, merci de suivre les indications de notre FAQ à ce sujet, afin d'effectuer votre référencement :

• Je ne peux pas créer d'offre collective car ma structure n'est pas référencée sur ADAGE : que faire ? 

💡 Seules les offres éligibles datées peuvent être réservées dans un premier temps. 48 à 72h après tout événement qui a été réservé sur ADAGE et auquel l'établissement scolaire a participé, la réservation est automatiquement considérée comme terminée et éligible au remboursement. Aucune action supplémentaire dans le guichet n'est requise de votre part pour être remboursé. 

Comment retrouver mes offres à destination d'un groupe scolaire

👉 Vous avez accès à toutes les offres que vous proposez depuis l'onglet "Offres collectives" de votre espace Pro. 

👉 Vous pouvez filtrer vos offres en choisissant leurs catégories, la période de l'évènement, leurs statuts (publiées, désactivées, réservées, refusées etc.)

Comment suivre la réservation de mes offres

🚩 Il n'y a pas de contremarques à valider dans le cadre d'une offre à destination d'un groupe scolaire. Une fois l'évènement passé et la réservation validée par le chef d'établissement, la validation se fait automatiquement 48 à 72h après l'évènement sans aucune action de votre part.

👉 Les différents statuts de réservation : 

• préréservée : votre offre a été préréservée par un enseignant et doit désormais être réservée par le chef d'établissement
• réservée : le chef d'établissement a autorisé la réservation de l'offre (étape obligatoire pour qu'une sortie puisse avoir lieu et pour que vous puissiez être remboursé). Si vous voyez que votre réservation n'est pas au statut "réservée" quelques jours avant votre évènement, merci d'en avertir au plus vite l'établissement pour qu'il procède à cette étape
• confirmée : lorsque votre offre a été réservée par le chef d'établissement et que celle-ci n'est plus annulable par l'établissement scolaire (soit 15 jours avant l'événement)
• terminée : 48h à 72h après la date de votre événement, ce statut apparaît automatiquement en vue d'un futur remboursement
• remboursée : le remboursement lié à une réservation a été effectué sur votre compte. Le justificatif de remboursement associé est disponible sur votre espace professionnel
• annulée : la réservation a été annulée par l'enseignant, le chef d'établissement scolaire ou vous en tant qu'acteur culturel. Ce statut apparaît également si une préréservation n'a pas été validée par le chef d'établissement avant la date limite que vous avez fixée lors de la création de l'offre
  
  

📢 À chaque préréservation et réservation vous recevez un email de confirmation. 

🔎 Dans le cas d’une offre collective, ce sont les coordonnées de l'enseignant qui effectue la réservation qui apparaissent, et vous pouvez le contacter quand vous le souhaitez.

Pour accéder à l'ensemble de vos réservations d'offres collectives : 

👉 Rendez vous dans l'onglet "Réservations" depuis votre compte (en haut à droite)

👉 Vous avez accès à l'ensemble des réservations liées aux offres que propose votre structure, classées par date de réservation (de la plus récente à la plus ancienne)

👉 Vous avez la possibilité de trier vos réservations :

• par nom d'offre

• par établissement scolaire 

• par numéro de réservation

• par période de réservation
  ⚠️ Attention, si vous ne retrouvez pas une réservation dans votre suivi, il se peut que vous ayez mal paramétré la périodicité, aussi, vous devez élargir au maximum les dates

• par statut 
  
  

👉 Pour en savoir plus sur le statut de vos réservations et les étapes à venir, il vous suffit de cliquer sur le bouton "Détails" à droite de votre réservation :

👉 Vous avez également la possibilité de télécharger la liste de vos réservations afin d'obtenir fichier récapitulatif au format Excel ou CSV : 

🚩 En cas d'annulation d'une réservation, nous vous invitons à vous rendre dans le "détails" de votre réservation et à cliquer sur le bouton "Annuler la réservation", situé en bas. Vous avez jusqu'à 48h après l'évènement/intervention pour procéder à cette annulation. 

💡 Pour plus d'informations au sujet des annulations, vous pouvez consulter l'article de FAQ dédié : Comment modifier ou annuler une offre collective préréservée ou réservée ?

📢 Pour rappel

🚩 Il faut impérativement qu'une offre collective préréservée par l'enseignant soit ensuite validée par le chef d'établissement. Dans le cas contraire, la réservation ne sera pas prise en compte et aucun remboursement ne pourra être effectué.

💡 Est-ce que le chef d'établissement a une durée limite pour valider sa réservation ? Non, sauf si vous mettez une date limite de réservation. Par ailleurs, ADAGE fait un rappel au chef d'établissement 3 jours avant l'événement afin de lui signifier qu'il doit valider celui-ci pour que l'offre puisse avoir lieu.

La validation par le chef d'établissement (d'une offre déjà préréservée par un enseignant) peut donc s'effectuer jusqu'à la date limite de réservation que vous avez renseigné en tant qu'acteur culturel sur la plateforme pass Culture. Nous vous invitons vivement à renseigner une date limite de réservation car cette dernière est fixée par défaut au jour-J de l'événement. 

👉 Une fois votre offre validée par le chef d'établissement, ce dernier a jusqu'à 15 jours avant la date de l'événement pour annuler sa réservation. Passé ce délai, le remboursement associé à la réservation sera automatiquement validé, que l'évènement se réalise ou non.

🚩 Si un chef d'établissement annule une réservation plus de 15 jours avant l'événement, votre structure en est notifiée par mail et ne percevra pas de remboursement. L'offre réapparaîtra ainsi sur ADAGE.

📢 En tant qu'acteur culturel, vous pouvez annuler à tout moment l'offre créée.

💡 Nous vous invitons ainsi à être très vigilants sur ce procédé de préréservation/validation et de toujours vous assurer auprès de votre interlocuteur que l'étape de validation par le chef d'établissement a bien été effectuée, en amont de l'événement.

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