💡 Pour obtenir de plus amples informations sur le pass Culture à destination des groupes scolaires nous vous invitons à découvrir :
- Le Vadémécum de la part collective, qui est disponible ici
- A consulter la collection d’articles sur les offres collectives, mise à disposition des acteurs culturels.
- Quel est le cycle de vie de mon offre collective, de sa création à son remboursement ?
Webinaire
💡 Vous pouvez si vous le souhaitez vous inscrire à notre webinaire d'information et d'accueil des partenaires du pass Culture, spécialement dédié à la part collective.
- Pour effectuer l'inscription, merci de cliquer sur ce lien. Ce webinaire animé par nos équipes de chargés de développement a pour objectif de vous présenter le fonctionnement du pass Culture à destination des groupes scolaires et de vous accompagner au mieux dans vos premiers pas sur le dispositif.
Typologies de structures et offres éligibles
đź’ˇ Avant toute publication d'offre collective Ă destination d'un groupe scolaire, nous vous invitons Ă consulter l'article suivant de notre FAQ :
🚩 Attention, seules les structures déjà référencées auprès du Ministère de l'Éducation Nationale et du Ministère de la Culture peuvent actuellement proposer des offres à destination de groupes scolaires via le pass Culture. Si votre structure n'est pas déjà référencée et que l'encart ci-dessous apparaît au moment de créer votre offre collective, merci de suivre les indications de notre FAQ à ce sujet, afin d'effectuer votre référencement :
👉 Vous ne pouvez pas proposer d'offres collectives tant que vous n'avez pas effectué votre demande de référencement, et tant que cette demande n'a pas été validée.
💡 Pour rappel pour les structures éligibles, seuls deux types d'offres peuvent être mises en ligne :
-
les sorties collectives : spectacles, séance de cinéma, visite de musée, rencontres, ateliers, etc.
-
les interventions en établissement scolaire
- ces interventions peuvent uniquement avoir lieu en France métropolitaine et d'outre-mer
🚩 Dans les deux cas, avant d'être mises en ligne sur le pass Culture, ces offres doivent avoir une heure, une date et un prix. Pour proposer plusieurs heures, dates ou prix différents, il vous faudra créer plusieurs offres.
Étape 1 : Créez un compte et un lieu (si votre structure n'est pas encore inscrite sur le pass Culture)
💡 De la même manière que pour les offres individuelles, il vous faut :
👉 Ce lieu sert à localiser vos offres dans le cadre de sorties au sein de votre établissement et à définir un lieu de rattachement permettant d'associer vos offres à des coordonnées bancaires pour le remboursement pass Culture.
👉 En effet, pour pouvoir proposer des offres collectives à destination des groupes scolaires, il est nécessaire de créer un lieu rattaché à votre structure. Si vous n'avez pas de lieu physique propre, vous devrez créer un lieu dit "administratif" avec votre numéro de Siret et vos coordonnées bancaires. Ce lieu fictif vous permettra uniquement de percevoir les remboursements liés à vos offres collectives.
👉 Une fois votre lieu renseigné, vous aurez la possibilité, au moment de la création de votre offre collective, de sélectionner le lieu dans lequel se déroulera l'évènement :
👉 Pour vous inscrire, vous devez fournir l’ensemble des documents demandés par le pass Culture. Votre compte ne pourra être créé et validé qu’une fois ces documents fournis et contrôlés par le pass Culture.
🚩 Le pass Culture se réserve le droit de refuser la création de tout compte professionnel qui ne remplirait pas les conditions d’inscription à l’Application.
Étape 2 : Publier votre offre collective
⚠️ Les offres collectives doivent être publiées antérieurement à la date de réalisation de l'événement auquel elles se rapportent, et ce au plus tard 72h avant cet événement. En outre, elles devront également être réservées par l'établissement scolaire en amont de la date de l'événement.
👉 Pour publier votre offre collective, sélectionnez votre lieu et cliquez sur "Créer une nouvelle offre"
👉 Vous devez alors sélectionner l'une des deux options proposées :
- Si vous souhaitez publier une offre directement réservable par les établissements scolaires, nous vous invitons à suivre les indications de cet article de FAQ.
- Si vous souhaitez publier une offre vitrine permettant aux établissements scolaires d'établir un premier contact avec votre structure, vous pouvez consulter l'article suivant : Comment créer une offre vitrine à destination des groupes scolaires ?
👉 Une fois l'option "offre réservable" sélectionnée, vous avez la possibilité de créer une nouvelle offre ou de dupliquer une offre vitrine préalablement publiée afin de la rendre réservable.
👉 Lorsque vous cliquez sur le bouton "Étape suivante", un formulaire déroulant apparaît, que vous allez devoir remplir
SECTION 1 "Détails de l'offre"
a. Renseignez le lieu de rattachement de votre offre, qui vous permettra de percevoir votre remboursement :
b. Choisissez votre catégorie et votre sous-catégorie d'offre ainsi que le domaine artistique et culturel auquel elle est rattachée dans le menu déroulant :
🚩 La sélection du champ "Domaine artistique et culturel" est obligatoire et permet aux établissements scolaires de mieux identifier votre structure sur la plateforme ADAGE.
c. Remplissez le titre de l'offre, la description du projet, votre visuel et les informations pratiques :
👉 Le Titre de l'offre : c'est ce titre qui apparaîtra sur l'interface ADAGE. Si vous souhaitez que votre offre soit réservable uniquement par un établissement précis, merci de consulter cet article : Comment faire pour qu’une offre collective co-conçue avec un établissement soit réservable uniquement par celui-ci sur Adage ?
🚩 La Description : ce champ est obligatoire. Vous pouvez y indiquer l'ensemble des informations relatives à votre offre, en y précisant notamment les continuités pédagogiques possibles.
📸 Le visuel : son ajout permettra de valoriser votre offre, ce visuel sera visible sur ADAGE
👉 Les Informations pratiques : il s'agit là d'indiquer le lieu dans lequel se déroulera votre offre collective. Trois options s'offrent à vous :
1. "Dans votre lieu" -> vous aurez la possibilité de sélectionner le lieu pass Culture dans lequel se déroulera l'offre scolaire
2. "Dans l'établissement scolaire"
3. "Autre" -> si votre offre se déroule hors les murs, vous aurez alors la possibilité de renseigner une adresse manuellement
🔎 Si vous sélectionnez l'option 2 ou 3, le champ "Zone de mobilité pour l'événement" apparaîtra. Il s’agit de la zone géographique dans laquelle vous pouvez intervenir et vous déplacer. Vous pourrez sélectionner les départements souhaités.
d. Renseignez les informations sur les niveaux de classes des élèves concernés par votre offre, ainsi que l'accessibilité (rubrique obligatoire) :
e. Renseignez vos informations de contact afin que l'établissement scolaire puisse vous contacter
f. Cochez la case "Être notifié par e-mail des réservations" (optionnel) puis cliquez sur le bouton "Étape suivante" :
🚩 Nous vous invitons très fortement à cocher cette case afin de suivre au mieux les demandes concernant votre offre.
💡 Vous avez la possibilité d'ajouter plusieurs adresses mails pour un suivi personnalisé des réservations.
SECTION 2 "Date et prix"
💡 Après avoir échangé avec l'établissement scolaire sur les modalités de votre offre collective, vous pouvez renseigner la date et le prix de celle-ci.
🚩 Il vous faut veiller à bien indiquer le tarif forfaitaire de l'offre pour l'ensemble des élèves et non un prix à l'unité.
SECTION 3 "Visibilité"
💡 Cette section vous permet de déterminer si vous souhaitez que l'offre soit visible et préréservable uniquement par un établissement scolaire précis, ou par tous les établissements scolaires.
👉 Si vous souhaitez qu'une offre ne soit visible que par un seul établissement scolaire, il faudra choisir cet établissement dans le menu déroulant, puis cliquer sur "étape suivante".
🚩 Vous avez jusqu'à la préréservation d'un enseignant pour modifier la visibilité de votre offre.
💡 Pour faciliter la recherche de l'établissement pour lequel vous souhaitez proposer une offre, nous vous recommandons de taper en premier lieu le nom de la ville, suivi d'un mot clé reprenant le nom de l'établissement (en minuscule).
Exemple : Taper "bordeaux albert" pour trouver le Lycée Albert Le Grand situé à Bordeaux
Sachez que vous pouvez également faire une recherche par code UAI (Unité Administrative Immatriculée). Ce code est très facilement trouvable sur internet si vous effectuez la recherche UAI + nom de l'établissement de scolaire.
SECTION 4 "Récapitulatif"
💡 La page récapitulative vous permet d'avoir une vue d'ensemble de votre offre et de rectifier une ou plusieurs informations si nécessaire, en cliquant sur le bouton "étape précédente".
Étape 3 : Les établissements scolaires peuvent consulter et (pré)réserver vos offres depuis ADAGE
🔎 Pour plus d'informations à ce sujet, nous vous invitons à consulter l'article suivant : [Acteurs Culturels] Comment les établissements scolaires réservent-ils mes offres collectives depuis ADAGE ?
👉 En ce qui concerne les offres réservables, voici ce qui apparaît sur ADAGE :

💡 Dans le cas où vous auriez assigné une offre à un établissement scolaire précis lors de la création d'offre, depuis la rubrique "visibilité", les enseignants devront cliquer sur le bouton "Partagé avec mon établissement" sur ADAGE, pour y avoir accès et la préréserver.
Infos générales complémentaires
💡 Pour rappel, une offre de sortie à destination d'un groupe scolaire (pré)réservable :
-
est systématiquement datée
-
aura un stock toujours égal à 1 et n’est donc réservable qu'une fois et par un seul établissement.
-
Vous devez recréer votre offre sur le pass Culture autant de fois que nécessaire, selon le nombre d'établissements souhaitant réserver votre sortie. 1 établissement = 1 offre.
-
aura 1 seul prix forfaitaire (et non unitaire) défini par vous. Exemple : J'accueille 30 élèves à 5 € la place, le prix forfaitaire à indiquer est donc de 150 € pour un quota de 30 élèves
-
n’a pas de limite sur le prix
🔎 Si vous souhaitez dupliquer des offres, nous vous invitons dans un premier temps à publier une offre vitrine, qui pourra ensuite être adaptée à chaque établissement scolaire. Voici la marche à suivre : Comment créer une offre vitrine à destination des groupes scolaires ?
🚍 Vous avez la possibilité d'inclure, dans le tarif global de votre offre collective, les frais liés aux déplacements du/des intervenant.s mais pas ceux des élèves et accompagnants scolaires. Cette information doit alors apparaître dans l'onglet "Détails du prix total" de votre offre, en indiquant le montant total du trajet.
🚩 Par défaut si vous ne renseignez pas de date limite de réservation, celle-ci sera fixée au jour J. Nous vous conseillons cependant de toujours fixer une date limite de réservation, dans l'idéal 15 jours avant votre évènement, pour vous laisser une marge de manœuvre.
💡 Sachez que l'heure de création de votre offre ne rentre pas en compte dans l'heure limite de réservation d'une offre.
- Exemple : Si vous créez une offre le 8 mars à 11h et que la date limite de réservation fixée est le 10 mars, l'offre sera réservable jusqu'au 10 mars à 23h59:59
En revanche, si la date limite de réservation est fixée le jour de l'événement, la réservation ne pourra évidemment se faire que jusqu'à l'heure de l'événement, et non après ce dernier.
🚩 Lors de la création de votre offre, ces informations ne sont pas figées, tant que la réservation n'est pas encore validée. Vous pourrez les modifier au besoin en fonction de vos échanges avec l'établissement scolaire, en suivant les informations indiquées dans cet article : Comment modifier une offre collective préréservée.
📢 Vous serez remboursé de la totalité du tarif fixé lors de la création de votre offre, même si le groupe n'est pas complet le jour J (élèves absents). En effet, lorsque la réservation passe en statut réservée, (c'est-à -dire validée par le Chef d'établissement), l'établissement scolaire s'engage à payer le prix indiqué lors de la validation de réservation.
🌍 Les offres collectives peuvent uniquement avoir lieu en France métropolitaine et d'outre-mer.
📢 Préréservation & réservation
🚩 Il faut impérativement qu'une offre collective préréservée par l'enseignant soit ensuite validée par le chef d'établissement. Dans le cas contraire, la réservation ne sera pas prise en compte et aucun remboursement ne pourra être effectué.
👉 La validation par le chef d'établissement (d'une offre déjà préréservée par un enseignant) peut être effectuée jusqu'à la date limite de réservation que vous avez renseignée en tant qu'acteur culturel sur la plateforme pass Culture. Nous vous invitons vivement à renseigner une date limite de réservation car cette dernière est fixée par défaut au jour-J de l'événement.
📢 Une fois votre offre validée par le chef d'établissement, ce dernier a jusqu'à 15 jours avant la date de l'événement pour annuler sa réservation. Passé ce délai, le remboursement associé à la réservation sera automatiquement validé, que l'évènement se réalise ou non.
🚩 En tant qu'acteur culturel, vous pouvez annuler à tout moment l'offre créée.
💡 Nous vous invitons ainsi à être très vigilants sur ce procédé de préréservation/validation et de toujours vous assurer auprès de votre interlocuteur que l'étape de validation par le chef d'établissement a bien été accomplie, en amont de l'événement.
Articles connexes :
Pour toute information complémentaire, n'hésitez pas à écrire au support :
📍 support-pro@passculture.app