[Acteurs culturels] Comment déterminer les modalités de remboursement de vos offres à destination d'un groupe scolaire ?

Informations générales 

💡 Avec le pass Culture à destination des groupes scolaires vous vous adressez directement aux enseignants et aux établissements scolaires pour les guider dans leurs choix d’activités EAC.

🚩 Les dépenses liées aux réservations collectives sont financées par le Ministère de l’Éducation Nationale de la Jeunesse et des Sports au titre de nouveaux crédits. Contrairement aux réservations individuelles, les remboursements liés aux sorties collectives que vous proposerez couvriront 100 % du tarif de vos offres.

🔎 Seules les offres éligibles datées peuvent être réservées dans un premier temps. 48 à 72h après tout événement qui a été réservé sur ADAGE et "consommé", la réservation est automatiquement considérée comme validée et éligible au remboursement, sans que l'établissement ait à vous fournir une contremarque à saisir dans le guichet.

🚩  Dans le cadre d'une réservation validée par le chef d'établissement et dont la date limite d’annulation par l’établissement scolaire est dépassée, l'établissement scolaire s'engage à vous rembourser la totalité du montant indiqué sur votre offre même si le groupe ne peut finalement pas participer en partie ou complètement, à votre offre collective (élèves ou professeurs absents, etc.). Ce montant est considéré comme forfaitaire pour l’offre proposée.

🔎 Si toutefois, vous souhaitez revoir à la baisse le montant de l'offre ou l'annuler dans sa totalité, vous avez la possibilité de le faire jusqu'à 48h après la date de l'intervention/évènement. Voici la marche à suivre : Comment annuler une réservation collective non honorée (grève, annulation de dernière minute, intervenants malades etc.) ?

📢 Pour rappel, une offre à destination d'un groupe scolaire :

• est systématiquement datée (offre événement)

• aura un stock toujours égal à 1 et n’est donc (pré)réservable qu’une fois

• aura 1 seul prix forfaitaire défini par l'acteur culturel (le tarif global correspond au nombre d'élèves x le tarif unitaire)

• sera réservable par 1 seul établissement scolaire sur Adage

• n’a pas de limite sur le prix

• Ma structure et mes offres sont-elles éligibles aux groupes scolaires?

Répartition du budget alloué aux établissements

💡 L’objectif principal des offres à destination d'un groupe scolaire est de simplifier la construction de parcours d’Éducation artistique et culturelle (EAC). Les professeurs et correspondants EAC des établissements scolaires publics et privés sous contrat peuvent effectuer des pré-réservations à travers ADAGE, une application interne au Ministère de l’Éducation Nationale de la Jeunesse et des Sports. ADAGE les accompagne dans la mise en place de projets EAC, dans laquelle le pass Culture est intégré.

🚩 Les chefs d’établissement gardent la maîtrise des réservations définitives et de leur budget. En effet, chaque établissement scolaire bénéficie d’un montant global, calculé sur la base du nombre d’élèves éligibles :

• De la 6ème à la 3ème : 25€ par élève

• Lycéens de Seconde et élèves de CAP : 30€ par élève

• Lycéens de Première et Terminale : 20€ par élève

👉 Ne sont, à ce stade, éligibles que les sorties et interventions : visites, spectacles, cinéma, concerts, rencontres, conférences, etc. Toute autre offre, notamment de produits culturels matériels (livres, CD, instruments de musique, etc.), n’est pas éligible. Ces modalités pourront évoluer au gré des retours et des usages.

Dépôt des coordonnées bancaires

💡 Pour effectuer le dépôt de vos coordonnées bancaires à l'échelle d'un ou plusieurs lieux, nous vous invitons à consulter cet article dédié : Comment déposer ou modifier vos coordonnées bancaires sur Démarches Simplifiées ?

Comment suivre le remboursement de vos réservations ? 

🚩 Les remboursements s'effectuent environ toutes les deux à trois semaines, rétroactivement suite à la réalisation d'une offre collective. Le pass Culture fonctionne en virement par quinzaine, en prenant en compte non pas la date de l'évènement mais la date automatique de validation des réservations de vos offres collectives, qui se fait 72h après chaque date. Aussi, nous remboursons en une fois toutes les réservations validées automatiquement lors de la première quinzaine du mois puis lors d'un second virement, toutes celles validées automatiquement lors de la deuxième quinzaine du mois.

👉 Par exemple, si votre évènement a eu lieu le 14 du mois, la réservation de votre offre collective est  validée automatiquement le 17 (deuxième quinzaine du mois) et passera donc dans le virement envoyé en début de mois prochain.

💡 Une fois le remboursement perçu sur votre compte bancaire, comptez 4 à 5 ouvrés avant que le statut "Remboursée" apparaisse sur votre espace professionnel et votre justificatif de remboursement soit disponible. 

🔎 Vous trouverez dans l'article suivant le calendrier prévisionnel des remboursements : Quel est le calendrier des prochains remboursements ?

📢 Dans la page "Remboursements" de votre espace professionnel, vous pouvez accéder à deux rubriques qui vous permettront de consulter la liste de vos remboursements :

• "Justificatif des remboursements" : qui vous permet de télécharger vos justificatifs généraux par points de remboursement rattachés à votre structure
  
  
• "Détails des remboursements" : qui vous permet de filtrer et d'afficher les remboursements d'un lieu en particulier avec tous les détails des réservations
  
  

La rubrique "Justificatif des remboursements" 

💡 Cette rubrique vous permet d'avoir accès à vos justificatifs par points de remboursement liés à votre structure, à la différence de la rubrique "détail des remboursements" qui vous permet de suivre vos remboursements par lieux. Ce justificatif englobe les réservations grand public (individuelles) comme collectives, sans distinction.

🚩 Pour rappel, plusieurs lieux rattachés à votre structure peuvent avoir le même point de remboursement. Un point de remboursement est l'association d'un SIRET et d'un RIB.

👉 Filtrer les justificatifs de remboursement par points de remboursement

• Il ne peut y avoir qu’un point de remboursement par SIRET
• Le nom du point de remboursement reprend le nom du lieu qui a le SIRET correspondant
• Vous pouvez avoir appliqué votre point de remboursement à plusieurs lieux

👉 Filtrer les justificatifs de remboursement par périodes

Il est possible de filtrer par périodes pour visualiser des remboursements sur des dates plus précises. Le filtre "Période" affiche les remboursements effectués entre deux dates incluses.

• Vous devez obligatoirement indiquer une période
• Par défaut, celle-ci correspond aux 30 derniers jours, la deuxième date de la période étant celle du jour
• La deuxième date est toujours supérieure ou égale à la première : on ne peut sélectionner que des dates de fin supérieures à la date de début (les autres dates sont grisées)

👉 Une fois que vous avez appliqué ces filtres, des lignes apparaitront avec : 

• La date du remboursement, le point de remboursement concerné, la référence du justificatif, le montant remboursé.
• Le justificatif de remboursement en format PDF à télécharger

💡 Voici un exemple de justificatif de remboursement :

💡 On retrouve dans le justificatif de remboursement :

• Le numéro de relevé du justificatif (un nouveau numéro apparaît à chaque nouvelle génération d'un justificatif)

• La date du remboursement

• Le nom de la structure juridique

• Le nom du point de remboursement et son adresse postale

👉 Un premier tableau divisé par type de barème de remboursement :

• Barème général (ou classique du pass, ceux que l’on retrouve dans les CGU)
• Barème livre
• Barème non remboursé (les réservations qui ne sont pas éligibles aux remboursements). 

• Au sein de chaque barème, on peut retrouver :

  • Le “Taux de remboursement(%)” : 100%, 95%, 0%, etc.
  • Le “Montant des réservations validées (TTC)” montant des réservations concernées sur cette période pour ce taux de remboursement au sein de ce barème.
  • Le “Taux de contribution offreur (%)” (= 100 - “Le taux de remboursement”)
  • Le “Montant de la contribution offreur (TTC)” = Taux de contribution offreur appliqué au montant des réservations validées.
  • Le “Montant remboursé (TTC)” = Montant des réservations validées (TTC) - Montant de la contribution offreur (TTC)
    

👉 Un deuxième tableau présente les règlements effectués correspondant au montant remboursé, il est composé :

• Du mode de règlement : on y affiche le mode (virement) + numéro d’IBAN
• Le n° de règlement : correspond au numéro de règlement +1 à chaque règlement.
• Date : date du règlement
• Montant réglé : montant total remboursé sur le point de remboursement
• Destinataire : nom du point de remboursement
  
  

👉 Une troisième partie avec le montant des remboursements par lieu rattaché au point de remboursement et détail de la part individuelle et collective : 

La rubrique "Détails des remboursements" 

💡 Cette rubrique vous permet de filtrer et d’afficher les remboursements d'un lieu en particulier. Le nom affiché correspond au champ "Nom d'usage du lieu" quand il est renseigné, sinon au "Nom du lieu".

👉 Filtre par lieu : 

• La liste déroulante contient tous les lieux rattachés à votre structure
• Les noms des lieux correspondent au champ "Nom du lieu" dans la page de détail du lieu
• Les lieux sont triés par ordre alphabétique et “Tous les lieux” arrive en début de liste
• Pour les lieux “Offre numérique”, le nom de la structure est affiché en début. Par exemple : “Librairie Kleber - Offre numérique”.
• Le nom de la structure correspond au champ "Désignation" dans la page de détail de la structure
• La valeur “Tous les lieux” est sélectionnée par défaut
• On ne peut sélectionner qu’un seul lieu à la fois

👉 Filtre par période de réservation :

Le filtre "Période" affiche les remboursements effectués entre deux dates incluses, mais se calcule à la date de réservation d'une offre et non de sa validation :

• Il est obligatoire de renseigner une période
• Par défaut, cette période est égale aux 30 derniers jours
• La deuxième date est égale par défaut à la date du jour

👉 Une fois ces filtres appliqués, vous pouvez : 

• Télécharger la liste des remboursements (au format csv). Si vous ne parvenez pas à ouvrir le csv, vous pouvez consulter cet article : Je n'arrive pas à ouvrir le fichier csv
• Afficher la liste des remboursements directement dans votre navigateur sur votre espace pass Culture pro

📢 Pour rappel

🚩 Si un chef d'établissement annule une réservation plus de 30 jours avant l'événement, l'acteur culturel va recevoir un email et ne sera pas remboursé. L'offre réapparaîtra sur ADAGE. 

💡 Est-ce que le chef d'établissement a une durée limite pour valider sa réservation ? Non, sauf si vous mettez une date limite de réservation. Par ailleurs, ADAGE fait un rappel au chef d'établissement 3 jours avant l'événement pour lui rappeler qu'il doit valider celui-ci afin que l'offre puisse avoir lieu.

🚨 Il faut impérativement qu'une offre collective pré-réservée par l'enseignant soit ensuite validée par le chef d'établissement. Dans le cas contraire, la réservation ne sera pas prise en compte et aucun remboursement ne pourra être effectué.

👉 La validation par le chef d'établissement (d'une offre déjà pré-réservée par un enseignant) peut s'effectuer jusqu'à la date limite de réservation que vous avez renseigné en tant qu'acteur culturel sur la plateforme pass Culture. Nous vous invitons vivement à renseigner une date limite de réservation car cette dernière est fixée par défaut au jour-J de l'événement.

💡 Une fois votre offre validée par le chef d'établissement, ce dernier a jusqu'à 30 jours avant la date de l'événement pour annuler sa réservation. Passé ce délai, le remboursement associé à la réservation sera automatiquement validé, que l'évènement se réalise ou non.

📢  En tant qu'acteur culturel, vous pouvez annuler à tout moment l'offre créée.

🚩 Nous vous invitons ainsi à être très vigilants sur ce procédé de pré-réservation/validation et de toujours vous assurer auprès de votre interlocuteur que l'étape de validation par le chef d'établissement a bien été effectuée, en amont de l'événement.

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