[Acteurs culturels] Comment déterminer les modalités de remboursement de vos offres à destination d'un groupe scolaire ?

🚩 Avec le pass Culture à destination des groupes scolaires vous vous adressez directement aux enseignants et aux établissements scolaires pour les guider dans leurs choix d’activités EAC.

🚩  Dans le cadre d'une réservation validée par le chef d'établissement et dont la date limite d’annulation par l’établissement scolaire est dépassée, l'établissement scolaire s'engage à vous rembourser la totalité du montant indiqué sur votre offre même si le groupe ne peut finalement pas participer en partie ou complètement, à votre offre collective (élèves ou professeurs absents, etc.). Ce montant est considéré comme forfaitaire pour l’offre proposée.

🚩 Les dépenses liées aux réservations collectives sont financées par le Ministère de l’Éducation Nationale de la Jeunesse et des Sports au titre de nouveaux crédits. Contrairement aux réservations individuelles, les remboursements liés aux sorties collectives que vous proposerez couvriront 100 % du tarif de vos offres.

 

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💡 Seules les offres éligibles datées pourront être réservées dans un premier temps. 48 à 72h après tout événement qui aura été réservé sur ADAGE et "consommé", la réservation sera automatiquement considérée comme validée et éligible au remboursement, sans que l'établissement ait à vous fournir une contremarque à saisir dans le guichet.

💡 Vous serez remboursé de la totalité du tarif fixé lors de la création de votre offre, même si le groupe n'est pas complet le jour J (élèves absents). En effet, lorsque la réservation passe en statut réservé, (c'est-à-dire validée par le Chef d'établissement), l'établissement scolaire s'engage à payer le prix indiqué lors de la validation de réservation.

💡 Pour éviter tout décalage dans votre logiciel de billetterie, nous vous invitons à comptabiliser le nombre exact d'élèves précisé dans l'offre d'origine, et ce malgré d'éventuelles absences. 

Pour rappel, une offre à destination d'un groupe scolaire :

• est systématiquement datée (offre événement)

• aura un stock toujours égal à 1 et n’est donc (pré)réservable qu’une fois

• aura 1 seul prix forfaitaire défini par l'acteur culturel (le tarif global correspond au nombre d'élèves x le tarif unitaire)

• sera réservable par 1 seul établissement scolaire sur Adage

• n’a pas de limite sur le prix

• Ma structure et mes offres sont-elles éligibles aux groupes scolaires?

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👉 Pour rappel, l’objectif principal des offres à destination d'un groupe scolaire est de simplifier la construction de parcours d’Éducation artistique et culturelle (EAC). Les professeurs et correspondants EAC des établissements scolaires publics et privés sous contrat pourront effectuer des pré-réservations à travers ADAGE, une application interne au Ministère de l’Éducation Nationale de la Jeunesse et des Sports. ADAGE les accompagne dans la mise en place de projets EAC, dans laquelle le pass Culture est intégré.

Les chefs d’établissement garderont la maîtrise des réservations définitives et de leur budget. En effet, chaque établissement scolaire bénéficiera d’un montant global, calculé sur la base du nombre d’élèves éligibles :

• 4ème et 3ème : 25€ par élève

• Lycéens de Seconde et élèves de CAP : 30€ par élève

• Lycéens de Première et Terminale : 20€ par élève

👉 Ne sont, à ce stade, éligibles que les sorties et interventions : visites, spectacles, cinéma, concerts, rencontres, conférences, etc.

Toute autre offre, notamment de produits culturels matériels (livres, CD, instruments de musique, etc.), n’est pas éligible. Ces modalités pourront évoluer au gré des retours et des usages.

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Dépôt des coordonnées bancaires

Vous pouvez renseigner vos coordonnées bancaires à l'échelle de votre lieu :

🏳 Les remboursements du pass Culture sont rétroactifs. Aussi, vous pouvez commencer à créer des offres avant même d'avoir renseigné vos coordonnées bancaires.

Pour renseigner vos coordonnées bancaires depuis votre page d'accueil  :

1. Connectez vous à votre espace professionnel pass Culture
2. Une fois connecté, cliquez sur le lieu sur lequel vous souhaitez ajouter ou modifier des coordonnées bancaires en allant sur "modifier"



3. Au niveau de l'encart jaune, de la rubrique "Coordonnées bancaires" sur votre page lieu, cliquez sur "Ajouter des coordonnées bancaires" 

⚠️ Attention, dans le cas où vous souhaiteriez modifier vos coordonnées bancaires, la rubrique apparaitra différemment et vous devrez cliquer sur le bouton "Modifier", en haut à droite : 

3.  Vous serez alors redirigé(e) sur le site "Démarches Simplifiées", qui vous permet de saisir de manière sécurisée l'ensemble de vos coordonnées bancaires. Vous pouvez au choix vous créer un compte Démarches Simplifiées ou vous connecter via le système "France Connect".

De quels documents ai-je besoin ?

 Une fois sur Démarches Simplifiées, vous aurez besoin :

• d'un justificatif de l'identité du responsable légal de votre structure

💡 En savoir plus sur les justificatifs d'identité du responsable légal de la structure

• si vous n'êtes pas le responsable légal de votre structure, vous devrez fournir un document qui atteste de la délégation de mission de gestion financière de la part du responsable légal de votre structure. Vous pouvez utiliser le formulaire suivant.

• du RIB de votre lieu

Quelles sont les différentes étapes sur Démarches Simplifiées ?

💡L'ouverture d'un dossier de coordonnées bancaires se fait impérativement en rentrant le SIRET de votre lieu. Le déroulé se fera ensuite en 3 étapes : 

💡Etape 1 : il faut remplir ses informations personnelles 

 

💡Etape 2 : il faut ensuite indiquer les informations relatives à la délégation que vous avez pour déposer les coordonnées bancaires

 

💡Etape 3 : il faut à nouveau remplir le numéro de SIRET de votre lieu

💡Etape 4 : il faut remplir les informations sur votre RIB

👉 Nous vous invitons à indiquer la partie en lettre de votre BIC et de votre IBAN en majuscule

 

💡Etape 5 : vous pouvez soumettre la procédure en cliquant sur "Déposer un dossier""

 
👉 Si vous rencontrez des difficultés sur Démarches Simplifiées, vous pouvez contacter directement la plateforme.

 🚩 Votre dossier sera ensuite validé par l'équipe du pass Culture sous deux semaines environ. Sachez que tous les remboursements seront rétroactifs, vous pouvez donc dès présent proposer des offres.

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Comment recevoir le remboursement des réservations ?

🚩 Les remboursements s'effectuent environ toutes les deux à trois semaines, rétroactivement suite à la réalisation d'une offre collective. Le pass Culture fonctionne en virement par quinzaine, en prenant en compte non pas la date de l'évènement mais la date automatique de validation des réservations de vos offres collectives, qui se fait 72h après chaque date. Aussi, nous remboursons en une fois toutes les réservations validées automatiquement lors de la première quinzaine du mois puis lors d'un second virement, toutes celles validées automatiquement lors de la deuxième quinzaine du mois.

👉Par exemple, si votre évènement a eu lieu le 14 du mois ==>  la réservation de votre offre collective sera  validée automatiquement le 17 (deuxième quinzaine du mois) et passera donc dans le virement envoyé en début de mois prochain.

🚩 Comptez approximativement une quinzaine de jours ouvrés pour la validation du virement suite à l'affichage de la mention "Remboursement en cours" sur le portail pro pass Culture. Une fois le remboursement perçu sur votre compte bancaire, comptez alors 4 à 5 ouvrés avant que le statut "Remboursement envoyé" apparaisse sur votre espace professionnel et votre justificatif de remboursement soit disponible. 

Vous trouverez dans les articles de FAQ suivants :

👉 Les modalités et barèmes de remboursement du pass Culture :  [Acteurs Culturels] Comment déterminer ses modalités de remboursement ?
👉 Le calendrier prévisionnel des remboursements : [Acteurs Culturels] Quel est le calendrier des prochains remboursements ?

Dans la page "Remboursements" de votre espace professionnel, vous pouvez accéder à deux rubriques qui vous permettront de consulter la liste de vos remboursements : 

• "Justificatif des remboursements" : qui vous permettra de télécharger vos justificatifs généraux par points de remboursement rattachés à votre structure
  
  
• "Détails des remboursements" : qui vous permettra de filtrer et d'afficher les remboursements d'un lieu en particulier avec tous les détails des réservations

La rubrique "Justificatif des remboursements" 

 

💡 Cette rubrique vous permet d'avoir accès à vos justificatifs par points de remboursement liés à votre structure, à la différence de la rubrique "détail des remboursements" qui vous permet de suivre vos remboursements par lieux. Ce justificatif englobe les réservations grand public (individuelles) comme collectives, sans distinction.

🚩 Pour rappel, à ce jour, les virements sont effectués 2 fois par mois et vos nouveaux justificatifs de remboursement seront disponibles au même moment.

En effet, pour rappel, plusieurs lieux rattachés à votre structure peuvent avoir le même point de remboursement. Un point de remboursement est l'association d'un SIRET et d'un RIB.

👉 Filtrer les justificatifs de remboursement par points de remboursement

• Il ne peut y avoir qu’un point de remboursement par SIRET
• Le nom du point de remboursement reprend le nom du lieu qui a le SIRET correspondant
• Vous pouvez avoir appliqué votre point de remboursement à plusieurs lieux

👉 Filtrer les justificatifs de remboursement par périodes

 Il est possible de filtrer par périodes pour visualiser des remboursements sur des dates plus précises. Le filtre "Période" affiche les remboursements effectués entre deux dates incluses.

• Vous devez obligatoirement indiquer une période
• Par défaut, celle-ci correspond aux 30 derniers jours, la deuxième date de la période étant celle du jour
• La deuxième date est toujours supérieure ou égale à la première : on ne peut sélectionner que des dates de fin supérieures à la date de début (les autres dates sont grisées)

👉 Une fois que vous avez appliqué ces filtres, des lignes apparaitront avec : 

• La date du remboursement, le point de remboursement concerné, la référence du justificatif, le montant remboursé.
• Le justificatif de remboursement en format PDF à télécharger

💡 À quoi ressemble le justificatif de remboursement ?

💡 On retrouve dans le justificatif de remboursement :

• Le numéro de relevé du justificatif (un nouveau numéro apparaît à chaque nouvelle génération d'un justificatif)

• La date du remboursement

• Le nom de la structure juridique

• Le nom du point de remboursement et son adresse postale

👉 Un premier tableau divisé par type de barème de remboursement :

• Barème général (ou classique du pass, ceux que l’on retrouve dans les CGU)
• Barème livre
• Barème non remboursé (les réservations qui ne sont pas éligibles aux remboursements). 

• Au sein de chaque barème, on peut retrouver :

  • Le “Taux de remboursement(%)” : 100%, 95%, 0%, etc.
  • Le “Montant des réservations validées (TTC)” montant des réservations concernées sur cette période pour ce taux de remboursement au sein de ce barème.
  • Le “Taux de contribution offreur (%)” (= 100 - “Le taux de remboursement”)
  • Le “Montant de la contribution offreur (TTC)” = Taux de contribution offreur appliqué au montant des réservations validées.
  • Le “Montant remboursé (TTC)” = Montant des réservations validées (TTC) - Montant de la contribution offreur (TTC)
    

👉 Un deuxième tableau présente les règlements effectués correspondant au montant remboursé, il est composé :

• Du mode de règlement : on y affiche le mode (virement) + numéro d’IBAN
• Le n° de règlement : correspond au numéro de règlement +1 à chaque règlement.
• Date : date du règlement
• Montant réglé : montant total remboursé sur le point de remboursement
• Destinataire : nom du point de remboursement
  
  

👉 Une troisième partie avec le montant des remboursements par lieu rattaché au point de remboursement et détail de la part individuelle et collective : 

La rubrique "Détails des remboursements" 

💡 Cette rubrique vous permet de filtrer et d’afficher les remboursements d'un lieu en particulier. Le nom affiché correspond au champ "Nom d'usage du lieu" quand il est renseigné, sinon au "Nom du lieu".

👉 Filtre par lieu : 

• La liste déroulante contient tous les lieux rattachés à votre structure
• Les noms des lieux correspondent au champ "Nom du lieu" dans la page de détail du lieu
• Les lieux sont triés par ordre alphabétique et “Tous les lieux” arrive en début de liste
• Pour les lieux “Offre numérique”, le nom de la structure est affiché en début. Par exemple : “Librairie Kleber - Offre numérique”.
• Le nom de la structure correspond au champ "Désignation" dans la page de détail de la structure
• La valeur “Tous les lieux” est sélectionnée par défaut
• On ne peut sélectionner qu’un seul lieu à la fois

👉 Filtre par période de réservation :

Le filtre "Période" affiche les remboursements effectués entre deux dates incluses, mais se calcule à la date de réservation d'une offre et non de sa validation :

• Il est obligatoire de renseigner une période
• Par défaut, cette période est égale aux 30 derniers jours
• La deuxième date est égale par défaut à la date du jour

👉 Une fois ces filtres appliqués, vous pouvez : 

• Télécharger la liste des remboursements (au format csv). Si vous ne parvenez pas à ouvrir le csv, vous pouvez consulter cet article : Je n'arrive pas à ouvrir le fichier csv
• Afficher la liste des remboursements directement dans votre navigateur sur votre espace pass Culture pro

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📢 Pour rappel

🚩 Si un chef d'établissement annule une réservation plus de 15 jours avant l'événement, l'acteur culturel va recevoir un email et ne sera pas remboursé. L'offre réapparaîtra sur ADAGE

🚩 Est-ce que le chef d'établissement a une durée limite pour valider sa réservation ? Non, sauf si vous mettez une date limite de réservation. Par ailleurs, ADAGE fait un rappel au chef d'établissement 3 jours avant l'événement pour lui rappeler qu'il doit valider celui-ci afin que l'offre puisse avoir lieu.

👉 Il faut impérativement qu'une offre collective pré-réservée par l'enseignant soit ensuite validée par le chef d'établissement. Dans le cas contraire, la réservation ne sera pas prise en compte et aucun remboursement ne pourra être effectué.

👉 La validation par le chef d'établissement (d'une offre déjà pré-réservée par un enseignant) peut s'effectuer jusqu'à la date limite de réservation que vous avez renseigné en tant qu'acteur culturel sur la plateforme pass Culture. Nous vous invitons vivement à renseigner une date limite de réservation car cette dernière est fixée par défaut au jour-J de l'événement.

👉 Une fois votre offre validée par le chef d'établissement, ce dernier a jusqu'à 15 jours avant la date de l'événement pour annuler sa réservation. Passé ce délai, le remboursement associé à la réservation sera automatiquement validé, que l'évènement se réalise ou non.

👉 En tant qu'acteur culturel, vous pouvez annuler à tout moment l'offre créée.

💡 Nous vous invitons ainsi à être très vigilants sur ce procédé de pré-réservation/validation et de toujours vous assurer auprès de votre interlocuteur que l'étape de validation par le chef d'établissement a bien été effectuée, en amont de l'événement.

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