🚩 Avec le pass Culture à destination des groupes scolaires vous vous adressez directement aux enseignants et aux établissements scolaires pour les guider dans leurs choix d’activités EAC.
🚩 Dans le cadre d'une réservation validée par le chef d'établissement et dont la date limite d’annulation par l’établissement scolaire est dépassée, l'établissement scolaire s'engage à vous rembourser la totalité du montant indiqué sur votre offre même si le groupe ne peut finalement pas participer en partie ou complètement, à votre offre collective (élèves ou professeurs absents, etc.). Ce montant est considéré comme forfaitaire pour l’offre proposée.
🚩 Les dépenses liées aux réservations collectives sont financées par le Ministère de l’Éducation Nationale de la Jeunesse et des Sports au titre de nouveaux crédits. Contrairement aux réservations individuelles, les remboursements liés aux sorties collectives que vous proposerez couvriront 100 % du tarif de vos offres.
🚩 Les acteurs culturels peuvent dès à présent créer des offres collectives pour la saison 2022/2023, qui seront visibles par vous en tant qu'établissements scolaires sur ADAGE et pré-réservables. La validation de ces pré-réservations par le chef d'établissement ne sera cependant possible qu'à partir du 1er septembre et ces réservations seront remboursées via le budget pass Culture 2022-2023 de votre établissement scolaire .Le crédit pass Culture de chaque établissement scolaire pour l'année 2021-2022 peut être utilisé jusqu'au 31 août 2022 pour des offres se déroulant jusqu'à cette date. Le budget 2021-2022 ne se cumule pas avec le nouveau budget 2022-2023
💡 Seules les offres éligibles datées pourront être réservées dans un premier temps. 48 h après tout événement qui aura été réservé sur ADAGE et "consommé", la réservation sera automatiquement considérée comme validée et éligible au remboursement, sans que l'établissement ait à vous fournir une contremarque à saisir dans le guichet.
💡 Vous serez remboursé de la totalité du tarif fixé lors de la création de votre offre, même si le groupe n'est pas complet le jour J (élèves absents). En effet, lorsque la réservation passe en statut réservé, (c'est-à-dire validée par le Chef d'établissement), l'établissement scolaire s'engage à payer le prix indiqué lors de la validation de réservation.
💡 Pour éviter tout décalage dans votre logiciel de billetterie, nous vous invitons à comptabiliser le nombre exact d'élèves précisé dans l'offre d'origine, et ce malgré d'éventuelles absences.
Pour rappel, une offre à destination d'un groupe scolaire :
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est systématiquement datée (offre événement)
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aura un stock toujours égal à 1 et n’est donc (pré)réservable qu’une fois
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aura 1 seul prix forfaitaire défini par l'acteur culturel (le tarif global correspond au nombre d'élèves x le tarif unitaire)
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sera réservable par 1 seul établissement scolaire sur Adage
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n’a pas de limite sur le prix
- Ma structure et mes offres sont-elles éligibles aux groupes scolaires?
👉 Pour rappel, l’objectif principal des offres à destination d'un groupe scolaire est de simplifier la construction de parcours d’Éducation artistique et culturelle (EAC). Les professeurs et correspondants EAC des établissements scolaires publics et privés sous contrat pourront effectuer des pré-réservations à travers ADAGE, une application interne au Ministère de l’Éducation Nationale de la Jeunesse et des Sports. ADAGE les accompagne dans la mise en place de projets EAC, dans laquelle le pass Culture est intégré.
Les chefs d’établissement garderont la maîtrise des réservations définitives et de leur budget. En effet, chaque établissement scolaire bénéficiera d’un montant global, calculé sur la base du nombre d’élèves éligibles :
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4ème et 3ème : 25€ par élève
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Lycéens de Seconde et élèves de CAP : 30€ par élève
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Lycéens de Première et Terminale : 20€ par élève
👉 Ne sont, à ce stade, éligibles que les sorties et interventions : visites, spectacles, cinéma, concerts, rencontres, conférences, etc.
Toute autre offre, notamment de produits culturels matériels (livres, CD, instruments de musique, etc.), n’est pas éligible. Ces modalités pourront évoluer au gré des retours et des usages.
Comment constituer son dossier de coordonnées bancaires ?
💡 Afin de percevoir les remboursements liés aux réservations de vos offres, vous devrez renseigner vos coordonnées bancaires à l'échelle d'un lieu en particulier : ces coordonnées bancaires seront alors appliquées uniquement sur un lieu et ses offres en particulier.
🚩 Sachez que les remboursements pass Culture sont rétroactifs.
Pour renseigner vos coordonnées bancaires :
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rendez-vous sur la page de votre structure sur votre espace culture pro.
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sélectionnez ensuite votre lieu, comme indiqué ci-dessous :
3. cliquez sur "Renseignez les coordonnées bancaires du lieu"
4. vous serez alors redirigé(e) sur le site Démarches Simplifiées, qui vous permettra de saisir de manière sécurisée l'ensemble de vos coordonnées bancaires
Vous aurez besoin :
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d'un justificatif de l'identité du responsable légal de votre structure
💡 En savoir plus sur les justificatifs d'identité du responsable légal de la structure
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si vous n'êtes pas le responsable légal de votre structure, vous devrez fournir un document qui atteste de la délégation de mission de gestion financière de la part du responsable légal de votre structure. Vous pouvez utiliser le formulaire suivant.
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du RIB de votre structure ou de votre lieu
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vous devrez également indiquer le SIRET du lieu pour lequel vous renseignez ce dossier. Dans le cas où vous avez créé un lieu sans SIRET, il vous faudra recopier exactement le nom du lieu, tel que vous l'avez créé dans le pass Culture Pro.
5. il faut donner des informations sur le lieu concerné : SIRET ou le nom du lieu sans SIRET :
⚙ Si vous rencontrez des difficultés sur Démarches Simplifiées, vous pouvez contacter directement la plateforme.
⏳ Votre dossier sera ensuite traité par l'équipe du pass Culture sous quelques jours.
Comment modifier son dossier de coordonnées bancaires ?
Pour renseigner vos coordonnées bancaires, rendez-vous sur la page de votre structure ou de votre lieu, et cliquez sur "Modifier".
📢 Ancienne procédure : Si vous renseignez vos coordonnées au niveau de votre structure, cela va impacter l'ensemble de vos lieux.
📢 Si ensuite, vous renseignez vos coordonnées bancaires à l'échelle d'un lieu, cela va remplacer les coordonnées bancaires de votre structure par les coordonnées bancaires de votre lieu, pour ce lieu uniquement.
📢 Si vous renseignez les coordonnées d'un lieu, puis renseignez les coordonnées de votre structure, c'est toujours les coordonnées de votre lieu qui vont être affectées à votre lieu
Comment recevoir le remboursement des réservations ?
Toutes les deux semaines environ, un virement est émis pour rembourser les réservations et les contremarques validées sur le pass Culture. Les remboursements effectués ne requièrent aucune émission de facture de votre part.
👉 Chaque virement sera effectué :
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vers l'IBAN renseigné pour le lieu associé à chaque offre validée
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vous pouvez consulter le calendrier des prochains remboursements
📢 Pour rappel
🚩 Si un chef d'établissement annule une réservation plus de 15 jours avant l'événement, l'acteur culturel va recevoir un email et ne sera pas remboursé. L'offre réapparaîtra sur ADAGE
🚩 Est-ce que le chef d'établissement a une durée limite pour valider sa réservation ? Non, sauf si vous mettez une date limite de réservation. Par ailleurs, ADAGE fait un rappel au chef d'établissement 3 jours avant l'événement pour lui rappeler qu'il doit valider celui-ci afin que l'offre puisse avoir lieu.
👉 Il faut impérativement qu'une offre collective pré-réservée par l'enseignant soit ensuite validée par le chef d'établissement. Dans le cas contraire, la réservation ne sera pas prise en compte et aucun remboursement ne pourra être effectué.
👉 La validation par le chef d'établissement (d'une offre déjà pré-réservée par un enseignant) peut s'effectuer jusqu'à la date limite de réservation que vous avez renseigné en tant qu'acteur culturel sur la plateforme pass Culture. Nous vous invitons vivement à renseigner une date limite de réservation car cette dernière est fixée par défaut au jour-J de l'événement.
👉 Une fois votre offre validée par le chef d'établissement, ce dernier a jusqu'à 15 jours avant la date de l'événement pour annuler sa réservation. Passé ce délai, le remboursement associé à la réservation sera automatiquement validé, que l'évènement se réalise ou non.
👉 En tant qu'acteur culturel, vous pouvez annuler à tout moment l'offre créée.
💡 Nous vous invitons ainsi à être très vigilants sur ce procédé de pré-réservation/validation et de toujours vous assurer auprès de votre interlocuteur que l'étape de validation par le chef d'établissement a bien été effectuée, en amont de l'événement.
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