[Acteurs Culturels] Comment consulter vos offres à destination d'un groupe scolaire et suivre vos réservations ?

🚩 Avec le pass Culture collectif, adressez-vous directement aux enseignants et aux établissements scolaires pour les guider dans leurs choix d’activités EAC (Éducation Artistique et Culturelle).

Webinaire

💡Vous pouvez vous inscrire à notre webinaire d'information et d'accueil des partenaires du pass Culture, spécialement dédié à la part collective.

• Pour effectuer l'inscription, merci de cliquer sur ce lien. Ce webinaire animé par nos équipes de chargés de développement a pour objectif de vous présenter le fonctionnement du pass Culture à destination des groupes scolaires (création d'offres, suivi des réservations et remboursements).

💡 Concernant la publication d'offres collectives à destination d'un groupe scolaire, nous vous invitons à consulter les articles suivants : 

• Comment savoir si ma structure et mes offres sont éligibles pour les groupes scolaires ?
• Comment publier une offre collective réservable à destination d'un groupe scolaire ?

🚩 Attention, seules les structures déjà référencées auprès du Ministère de l'Éducation Nationale et du Ministère de la Culture peuvent actuellement proposer des offres à destination de groupes scolaires via le pass Culture. 

👉 Si votre structure n'est pas déjà référencée, merci de remplir ce formulaire afin d'effectuer votre demande de référencement. Vous pouvez également consulter cet article pour plus d'informations :

• Je ne peux pas créer d'offre collective car ma structure n'est pas référencée sur ADAGE : que faire ? 

💡 Seules les offres éligibles datées peuvent être réservées. 48 à 72h après tout événement qui a été réservé sur ADAGE et auquel l'établissement scolaire a participé, la réservation est automatiquement considérée comme terminée et éligible au remboursement. Aucune action supplémentaire n'est requise de votre part pour être remboursé si vous déposé et validé votre dossier de coordonnées bancaires.

Retrouver vos offres à destination d'un groupe scolaire

👉 Vous avez accès à toutes les offres que vous proposez depuis le sous-onglet "Offres" de votre espace professionnel, situé à l'échelle de l'onglet "Collectif" du menu déroulant à gauche de la page d'accueil.

👉 Vous pouvez filtrer vos offres collectives en choisissant leur catégorie, la période de l'événement, leur statut (publiée, réservée, refusée, etc.). 

Comment suivre la réservation de mes offres

🚩 Il n'y a pas de contremarques à valider dans le cadre d'une offre à destination d'un groupe scolaire. Une fois l'événement passé et la réservation validée par le chef d'établissement, la validation se fait automatiquement 48 à 72h après l'événement sans aucune action de votre part.

👉 Les différents statuts de réservation

• préréservée : votre offre a été préréservée par un enseignant et doit désormais être réservée par le chef d'établissement.
• réservée : le chef d'établissement a confirmé la réservation de l'offre (étape obligatoire pour qu'une sortie puisse avoir lieu et pour que vous puissiez être remboursé). Si votre réservation n'est pas au statut "réservée" quelques jours avant votre événement, merci d'en avertir au plus vite l'établissement pour qu'il procède à cette étape.
• confirmée : lorsque votre offre a été réservée par le chef d'établissement et que celle-ci n'est plus annulable par l'établissement scolaire (soit 1 mois avant l'événement).
• terminée : 48h à 72h après la date de votre événement, ce statut apparaît automatiquement en vue d'un futur remboursement.
• remboursée : le remboursement lié à une réservation a été effectué sur votre compte. Le justificatif de remboursement associé est disponible sur votre espace professionnel.
• annulée : la réservation a été annulée par l'enseignant, le chef d'établissement scolaire ou vous en tant qu'acteur culturel. Ce statut apparaît également si une préréservation n'a pas été validée par le chef d'établissement avant la date limite que vous avez fixée lors de la création de l'offre.
• archivée : votre offre a été archivée par votre structure suite une préréservation n'ayant pas aboutie ; ou plus de 48h après la date de l'évènement/intervention.

📢 À chaque préréservation et réservation vous recevez un email de confirmation.

🔎 Dans le cas d’une offre collective, ce sont les coordonnées de l'enseignant qui effectue la réservation qui apparaissent, et vous pouvez le contacter quand vous le souhaitez.

Pour accéder à l'ensemble de vos réservations d'offres collectives : 

👉 Rendez vous dans le sous-onglet "Réservations" de votre espace professionnel.

👉 Vous avez accès à l'ensemble des réservations liées aux offres que propose votre structure, classées par date de réservation (de la plus récente à la plus ancienne)

👉 Vous avez la possibilité de trier vos réservations :

• par nom d'offre

• par établissement scolaire 

• par numéro de réservation

• par période de réservation
  ⚠️ Attention, si vous ne retrouvez pas une réservation dans votre suivi, il se peut que vous ayez mal paramétré la périodicité, aussi, vous devez élargir au maximum les dates

• par statut 
  
  

👉 Pour en savoir plus sur le statut de vos réservations et les étapes à venir, il vous suffit de cliquer sur le bouton "Détails" à droite de votre réservation :

👉 Vous avez également la possibilité de télécharger la liste de vos réservations afin d'obtenir un fichier récapitulatif au format Excel ou CSV : 

🚩 Pour annuler une réservation, vous avez deux possibilités. Pour rappel, vous avez jusqu'à 48h après l'événement/intervention pour procéder à cette annulation. Cette action est irréversible.

• Depuis le sous-onglet "Réservations", rendez-vous dans le "détail" de votre réservation et cliquez sur le bouton "Annuler la réservation", situé en bas de l'écran.
• Depuis le sous-onglet "Offres", cliquez sur les 3 petits points tout à droite de l'offre que vous souhaitez annuler et sélectionnez l'action "Annuler la réservation", puis confirmez.

💡 Pour plus d'informations au sujet des annulations, vous pouvez consulter l'article de FAQ dédié : Comment modifier ou annuler une offre collective préréservée ou réservée ?

📢 Pour rappel

🚩 Il faut impérativement qu'une offre collective préréservée par l'enseignant soit ensuite validée par le chef d'établissement. Dans le cas contraire, la réservation ne sera pas prise en compte et aucun remboursement ne pourra être effectué.

💡 Le chef d'établissement n'a pas de durée limite pour valider sa réservation, sauf si vous indiquez une date limite de réservation, différente de celle du jour J, à l'échelle de votre offre. Par ailleurs, ADAGE fait un rappel au chef d'établissement 3 jours avant l'événement afin de lui signifier qu'il doit valider l'offre préréservée, pour qu'elle puisse avoir lieu.

👉 Une fois votre offre validée par le chef d'établissement, ce dernier a jusqu'à 1 mois avant la date de l'événement pour annuler sa réservation. Passé ce délai, le remboursement associé à la réservation sera automatiquement validé, que l'évènement se réalise ou non.

🚩 Si un chef d'établissement annule une réservation plus de 1 mois avant l'événement, votre structure en est notifiée par mail et ne percevra pas de remboursement. L'offre réapparaîtra ainsi sur ADAGE.

📢 En tant qu'acteur culturel, vous pouvez annuler à tout moment l'offre créée.

💡 Nous vous invitons ainsi à être très vigilants sur ce procédé de préréservation/validation et de toujours vous assurer auprès de votre interlocuteur que l'étape de validation par le chef d'établissement a bien été effectuée, en amont de l'événement.

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