🚩 Avec la part collective du pass Culture, adressez-vous directement aux enseignants et aux établissements scolaires pour les guider dans leurs choix de projets EAC (Éducation Artistique et Culturelle).
Webinaire
💡Vous pouvez vous inscrire à notre webinaire d'information et d'accueil des partenaires du pass Culture, spécialement dédié à la part collective.
- Pour effectuer l'inscription, merci de cliquer sur ce lien. Ce webinaire animé par nos équipes de chargés de développement a pour objectif de vous présenter le fonctionnement du pass Culture à destination des groupes scolaires (création d'offres, suivi des réservations et remboursements).
💡Concernant la publication d'offres collectives à destination d'un groupe scolaire, nous vous invitons à consulter les articles suivants :
- Comment savoir si votre structure et vos offres sont éligibles pour les groupes scolaires ?
- Comment publier une offre collective réservable à destination d'un groupe scolaire ?
🚩 Attention, seules les structures déjà référencées auprès des ministères de l'Éducation Nationale et de la Culture peuvent actuellement proposer des offres à destination de groupes scolaires via le pass Culture. Les commissions régionales, composées d'un représentant de votre Rectorat et d'un représentant de votre DRAC, sont en charge de l'étude de ces candidatures.
👉 Si votre structure n'est pas déjà référencée, merci de remplir ce formulaire afin d'effectuer votre demande de référencement. Vous pouvez également consulter cet article pour plus d'informations :
Consulter vos offres et réservations
Accéder à vos offres
👉 Vous avez accès à toutes les offres que vous proposez depuis le sous-onglet "Offres" de votre espace professionnel, situé à l'échelle de l'onglet "Collectif" du menu déroulant à gauche de la page d'accueil.
👉 Vous pouvez filtrer vos offres collectives en choisissant leur catégorie, la période de l'événement, leur statut (publiée, réservée, non conforme, etc.).
Accéder à vos réservations
🔎 À chaque préréservation et réservation vous recevez un email de confirmation.
💡Dans le cas d’une offre collective, ce sont les coordonnées de l'enseignant qui effectue la réservation qui apparaissent, et vous pouvez le contacter quand vous le souhaitez.
Depuis la page de vos offres
📢 Vous avez la possibilité d'accéder aux préréservations et réservations depuis l'onglet "Offres". Deux chemins vous y mènent :
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Option 1 : depuis la liste de vos offres, cliquez sur la flèche située à droite du statut de votre offre
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Option 2 : depuis la page récapitulative de votre offre, cliquez sur "Voir la préréservation/réservation" situé en haut à droite :
Depuis la page de vos réservations
👉 Rendez vous dans le sous-onglet "Réservations" de votre espace professionnel, situé à l'échelle de l'onglet "Collectif" du menu déroulant à gauche de la page d'accueil.
👉 Vous avez accès à l'ensemble des réservations liées aux offres que propose votre structure, classées par date de réservation (de la plus récente à la plus ancienne)
🚩Vous avez la possibilité de trier vos réservations :
- par nom d'offre
- par établissement scolaire
- par numéro de réservation
- par statut
- par période de réservation
⚠️ Attention, si vous ne retrouvez pas une réservation dans votre suivi, il se peut que vous ayez mal paramétré la périodicité, aussi, vous devez élargir au maximum les dates
👉 Pour en savoir plus sur le statut de vos réservations et les étapes à venir, il vous suffit de cliquer sur le bouton "Détails" à droite de votre réservation :
💡Vous avez également la possibilité de télécharger la liste de vos réservations afin d'obtenir un fichier récapitulatif au format Excel ou CSV :
🚩 Pour annuler une réservation, vous avez deux possibilités. Pour rappel, vous avez jusqu'à 48h après l'événement/intervention pour procéder à cette annulation. Cette action est irréversible.
- Depuis le sous-onglet "Réservations", rendez-vous dans le "détail" de votre réservation et cliquez sur le bouton "Annuler la réservation", situé en bas de l'écran.
- Depuis le sous-onglet "Offres", cliquez sur les 3 petits points tout à droite de l'offre que vous souhaitez annuler et sélectionnez l'action "Annuler la réservation", puis confirmez.
💡 Pour plus d'informations au sujet des annulations, vous pouvez consulter l'article de FAQ dédié : Comment modifier ou annuler une offre collective préréservée ou réservée ?
Comprendre les statuts associés à vos offres et réservations
💡 Les statuts sont évolutifs, en fonction de l'étape à laquelle se situe votre offre :
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Brouillon : votre offre est à l'état de brouillon (publication non achevée) et n'est ni visible, ni réservable sur ADAGE.
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Publiée : votre offre est visible sur ADAGE, et les enseignants peuvent vous contacter (offre vitrine) ou préréserver (offre réservable).
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En instruction : votre offre est soumise à vérification par notre service Conformité. Cette démarche peut prendre jusqu'à 72h et votre offre n'est alors ni modifiable sur votre espace pro, ni visible sur Adage.
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Non conforme : votre offre a été refusée par notre service Conformité car elle ne respecte les Conditions Générales d'Utilisation ou les périmètres d'éligibilité.
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En pause (uniquement pour les offres vitrines) : vous avez mis en pause votre offre et celle-ci n'est plus visible sur ADAGE ; vous pouvez la publier à tout moment.
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Préréservée (uniquement pour les offres réservables) : votre offre a été préréservée par un enseignant. Elle doit désormais être confirmée par le chef d'établissement.
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Réservée (uniquement pour les offres réservables) : votre offre a été confirmée par le chef d'établissement suite à la préréservation de l'enseignant.
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Terminée : votre événement/intervention a eu lieu. Dans le cadre d'une offre réservable, seul ce statut engage le remboursement. Pour une offre vitrine, cela signifie que l'offre n'est plus visible sur Adage.
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Expirée (uniquement pour les offres réservables) : votre offre n'a pas été définitivement réservée et sa date limite de réservation est passée ; elle n'est plus visible sur ADAGE. Vous pouvez modifier cette date afin qu'elle soit à nouveau publiée et réservable.
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Annulée (uniquement pour les offres réservables) : la réservation a été annulée par l'enseignant, le chef d'établissement scolaire ou vous en tant qu'acteur culturel. Ce statut apparaît également si une préréservation n'a pas été validée par le chef d'établissement avant la date de l'événement.
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Remboursée (uniquement pour les offres réservables) : le remboursement lié à une réservation a été effectué sur votre compte. Le justificatif de remboursement associé est disponible sur votre espace professionnel.
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Archivée : votre offre a été archivée par votre structure et n'est plus visible sur ADAGE. Vous ne pouvez pas la republier.
Validation de vos réservations
💡 Seules les offres éligibles datées dites "réservables" peuvent être réservées.
Une fois l'événement passé et la réservation validée par le chef d'établissement, la validation se fait automatiquement 48 à 72h après l'événement. La réservation est alors considérée comme terminée et éligible au remboursement.
🚩 Il n'y a pas de contremarques à valider dans le cadre d'une offre à destination d'un groupe scolaire. Pour rappel, il faut impérativement qu'une offre collective préréservée par l'enseignant soit ensuite validée par le chef d'établissement. Dans le cas contraire, la réservation ne sera pas prise en compte et aucun remboursement ne pourra être effectué.
🔎 Aucune action supplémentaire n'est requise de votre part pour être remboursé si vous avez déposé et validé votre dossier de coordonnées bancaires.
💡A savoir
- Le chef d'établissement n'a pas de durée limite pour valider sa réservation, sauf si vous indiquez une date limite de réservation, différente de celle du jour J, à l'échelle de votre offre.
- ADAGE fait un rappel au chef d'établissement 3 jours avant l'événement afin de lui signifier qu'il doit valider l'offre préréservée, pour qu'elle puisse avoir lieu.
- Une fois votre offre validée par le chef d'établissement, ce dernier a jusqu'à 1 mois avant la date de l'événement pour annuler sa réservation. Passé ce délai, le remboursement associé à la réservation sera automatiquement validé, que l'évènement se réalise ou non.
🚩 Si un chef d'établissement annule une réservation plus de 1 mois avant l'événement, votre structure en est notifiée par mail et ne percevra pas de remboursement. L'offre réapparaîtra ainsi sur ADAGE.
📢 En tant qu'acteur culturel, vous pouvez annuler à tout moment l'offre créée.
💡 Nous vous invitons ainsi à être très vigilants sur ce procédé de préréservation/validation et de toujours vous assurer auprès de votre interlocuteur que l'étape de validation par le chef d'établissement a bien été effectuée, en amont de l'événement.
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