👉 Cet article vous explique le fonctionnement et la validation des réservations des bénéficiaires du pass Culture.
💰 Valider la réservation d'un bénéficiaire est un prérequis pour que vous puissiez percevoir un futur paiement. Comme indiqué dans nos CGU : "A défaut de respecter les modalités de validation de la contremarque visées aux articles « Stipulations générales du Dispositif relatif aux Evénements », « Stipulations générales du Dispositif relatif aux biens culturels matériels » des présentes ci-dessous, l’Offreur ne sera pas remboursé".
Fonctionnement des réservations
Pour les offres de biens physiques
💡 Lorsqu'un bénéficiaire réserve une offre de bien physique (livre, carte d'abonnement, CD/DVD, instrument de musique, etc.), cela génère un code de contremarque et un QR code visibles sur son application et par mail.
🔎 Un code de contremarque est une suite alphanumérique de chiffres et de lettres (ex : A2XTTB)
👉 Dans le cadre d'une réservation de bien physique, un bénéficiaire dispose de 30 jours pour faire valider sa réservation dans votre structure, à l'exception des offres de livre pour lesquelles ce délai est de 10 jours. Passé ce délai, sa réservation est automatiquement annulée. Par ailleurs, les bénéficiaires ont la possibilité de se rétracter durant cette période et annuler leur réservation.
👉 Vous devez obligatoirement valider la contremarque (ou le QR code) présentée par le bénéficiaire en échange du bien, afin de vous assurer de percevoir un remboursement.
👉 Pour pouvoir récupérer son bien, le bénéficiaire doit également vous présenter une pièce d'identité physique.
Pour les offres d'événements (datées)
💡 Lorsqu'un bénéficiaire réserve une offre d'événement (spectacle, visite guidée, atelier de pratique artistique, concert, festival, etc.), cela génère un code de contremarque et un QR code visibles sur son application et par mail.
🔎 Un code de contremarque est une suite alphanumérique de chiffres et de lettres (ex : A2XTTB)
👉 Dans le cadre d'une réservation d'événement, un bénéficiaire peut se rétracter et l'annuler jusqu'à 48h après la date de réservation (à condition que l'événement ait lieu dans plus de 48h). Passé ce délai, la réservation n'est plus annulable et vous est due.
👉 Les réservations d'événements se valident automatiquement 72h après la date de l’événement (elles passent du statut "Confirmée" à "Validée"), sans aucune action de votre part. Si un bénéficiaire ne s'est pas présenté (no show) le jour J ou si vous avez omis de valider manuellement une contremarque ou scanner un QR code, la réservation se validera automatiquement dans tous les cas 72h après.
👉 A l'instar des offres de biens, le bénéficiaire doit vous présenter une pièce d'identité physique pour accéder à l'événement.
💡 La validation des contremarques / QR codes le jour J vous permet de calculer le taux de no show de vos événements. En effet, les réservations non validées resteront au statut "Confirmée" pendant 72h après votre événement (no show), versus celles au statut "Validée". |
Validation des réservations
Parcours de validation manuelle
🚩 Si votre système de billetterie n'est pas synchronisé avec le pass Culture, la validation des contremarques de réservation doit se faire manuellement depuis votre Espace partenaire.
👉 Voici le récapitulatif des étapes de validation d'une contremarque :
Cliquer sur l'onglet "Guichet" depuis le menu latéral gauche de votre Espace partenaire ;
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Saisir la contremarque ;
Les informations qui apparaissent sont les suivantes :Utilisateur : nom et prénom de l'utilisateur
Offre : nom de l'offre
Date de l'offre (dans le cas d'un événement)
Prix : prix de l'offre
Intitulé du tarif
Vérifier la pièce d'identité du bénéficiaire pour voir si cela correspond ;
Valider la contremarque ;
Remise du bien, du billet ou de la carte d'abonnement au bénéficiaire.
Parcours de validation synchronisée
🚩 Si votre système de billetterie est synchronisé avec le pass Culture, vous devez valider les QR codes pass Culture via votre matériel de billetterie. La synchronisation au pass Culture vous permet de gérer de manière fluide vos réservations pass Culture, qui sont directement reliées à votre système de gestion.
👉 Pour ce faire, vous devez activer une synchronisation depuis l'onglet "Paramètres" de votre Espace partenaire. Au besoin, n'hésitez pas à consulter la documentation dédiée.
💡 Si vous êtes un cinéma, vous devez activer une seconde option depuis l'onglet "Paramètres" de votre Espace partenaire pour permettre la validation des QR codes, et choisir parmi la liste suivante : Cinegroup contremarque ; Monnaie Services contremarque ; Ciné Office contremarque ; Arinasoft. |
📢 Au moment de la validation du QR code / billet, vous devez vérifier la pièce d'identité du bénéficiaire pour voir si cela correspond aux informations affichées sur votre logiciel, avant de lui remettre le bien ou lui permettre d'accéder à l'événement.
Principe des réservations DUO
💡 Si cette option est activée sur vos offres d'événements, elle permet aux bénéficiaires de réserver l'équivalent de deux places via le pass Culture. Les deux places sont vendues au même tarif via le pass Culture et le bénéficiaire peut venir avec l'accompagnant de son choix : Comment activer l'option duo pour vos offres d'événements ?
➡️ Parcours de validation manuelle :
👉 Si votre billetterie n'est pas synchronisée avec le pass Culture, une seule contremarque est générée sur l'application du bénéficiaire. Néanmoins, vous devez délivrer deux billets.
👉 Lors de la validation de la contremarque liée à la réservation DUO dans votre guichet, le prix des deux places ainsi que la mention “DUO” apparaissent sur votre Espace partenaire.
➡️ Parcours de validation synchronisée :
👉 Si votre billetterie est synchronisée avec le pass Culture, deux billets sous forme de QR codes sont générés sur l'application du bénéficiaire et visibles en faisant défiler l'écran vers la droite. Vous devez donc scanner les deux billets.
Contremarque non reconnue
⚠️ Si votre guichet ou système de caisse ne reconnaît pas la réservation au moment de sa validation, n'hésitez pas à consulter l'article suivant : Que faire quand votre guichet ne reconnait pas la contremarque d'un bénéficiaire ?
Annulation d'une réservation
Pour les offres de biens physiques
👉 Une fois validée dans votre guichet ou votre caisse, vous n'avez pas la possibilité d'annuler la réservation d'une offre de bien physique.
👉 Vous pouvez cependant l'invalider depuis le guichet de votre Espace partenaire. Elle repassera au statut "Réservée" et le bénéficiaire pourra alors l'annuler depuis son application, ou elle expirera automatiquement au bout de 30 ou 10 jours (s'il s'agit d'un livre).
Pour les offres d'événements
👉 Une fois validée dans votre guichet ou votre logiciel de billetterie, vous n'avez pas la possibilité d'annuler la réservation d'une offre d'événement.
💡 Si vous souhaitez annuler une réservation en particulier, merci de transmettre le numéro de contremarque concerné à notre équipe support via ce formulaire de contact.
📢 Si l'ensemble des réservations liées à un évènement est concerné par une annulation, nous vous invitons à suivre les indications de cet article de FAQ : Comment annuler ou reporter un événement ?