[Acteurs Culturels] Comment annuler ou reporter un événement ? – pass Culture

💡 Cet article vous indique la marche à suivre pour annuler ou reporter un événement sur le pass Culture.

🔎 Lorsque vous mettez en pause une offre sur votre espace professionnel, cela n'engendre pas une annulation des réservations effectuées pour votre événement. La mise en pause et l'annulation d'une offre sont deux actions distinctes.

🚩 En tant qu'acteur culturel, vous êtes dans l'obligation d'informer les bénéficiaires et de notifier ce changement (annulation ou report) sur votre espace professionnel comme indiqué à l'article 8.1.2.2 de nos CGU.

Annuler partiellement les réservations d'un événement

💡 L'annulation d'une seule partie des réservations d'une offre (annulation partielle) n'est pas possible depuis votre espace professionnel. Si vous avez besoin d'annuler des réservations en particulier, merci de nous contacter au plus vite via notre formulaire de contact.

Annuler un événement qui n'a pas encore eu lieu ou il y a moins de 48h

Annuler une offre synchronisée

📢 Si l'un de vos évènements ayant des réservations via le pass Culture est annulé (pour cause d'intempéries, problèmes techniques, non venue d'artistes...etc.), il vous faut impérativement procéder à une action d'annulation, jusqu'à 48h après la date de l'événement, depuis votre logiciel de billetterie (Seetickets, Weezevent, etc).

🚩 Un mail est envoyé automatiquement par le pass Culture aux bénéficiaires ayant une réservation afin de les notifier de cette annulation. Si vous le souhaitez, vous pouvez préciser aux jeunes la raison de l'annulation, soit en leur envoyant un mail personnalisé en copie cachée, soit en les incluant dans votre communication tout public sur l'annulation de votre évènement.

Annuler une offre créée manuellement

📢 Si l'un de vos évènements ayant des réservations est annulé (pour cause d'intempéries, problèmes techniques, non venue d'artistes...etc.), il vous faut impérativement annuler votre offre pass Culture, jusqu'à 48h après la date de l'événement, depuis votre espace professionnel.

👉 Voici les étapes à suivre pour annuler un événement :

Rendez-vous sur la page de votre offre, dans le sous-onglet "Horaires et stocks" ;
Choisissez la ligne correspondant à la date de l'événement à annuler et cliquez sur l'icône de la poubelle "Supprimer la date".

3. Un message s'affiche afin que vous confirmiez la suppression des stocks de votre offre

🔎 Cette manipulation annule automatiquement toutes les réservations qui ont été effectuées pour cette date/cet événement. Ces dernières passent au statut "annulée".

🚩 Un mail est envoyé automatiquement par le pass Culture aux bénéficiaires ayant une réservation afin de les notifier de cette annulation. Si vous le souhaitez, vous pouvez préciser aux jeunes la raison de l'annulation, soit en leur envoyant un mail personnalisé en copie cachée, soit en les incluant dans votre communication tout public sur l'annulation de votre évènement.

Annuler un événement terminé depuis plus de 48h

👉 Il n'est pas possible de procéder à une suppression des stocks, qui équivaut à une annulation des réservations en cours/déjà validées, si votre événement est terminé depuis plus de 48h.

🚩 Dans ce cas, merci de contacter au plus vite notre équipe support via notre formulaire de contact.

Report d'un événement s'il n'a pas encore eu lieu

Reporter une offre synchronisée

📢 En cas de report d'un évènement synchronisé avec le pass Culture, il vous faut impérativement modifier la date de ce dernier depuis votre logiciel de billetterie (Billetweb, Seetickets, Weezevent, etc).

🚩 Un mail est envoyé automatiquement par le pass Culture aux bénéficiaires ayant une réservation afin de les notifier de ce report. Si vous le souhaitez, vous pouvez préciser aux jeunes la raison de ce changement, soit en leur envoyant un mail personnalisé en copie cachée, soit en les incluant dans votre communication tout public sur le report de votre évènement.

🚩 Suite à cette action, les bénéficiaires ont à nouveau 48h pour annuler leur réservation s'ils le souhaitent.

Reporter une offre créée manuellement

📢 En cas de report d'un évènement créé manuellement, il vous faut impérativement modifier la date de ce dernier depuis votre espace professionnel pass Culture, en amont de la date initialement prévue.

👉 Voici les différentes étapes à suivre pour reporter un événement en amont de sa date initiale :

Rendez-vous sur la page de votre offre, dans la section "Horaires", puis cliquez sur "Modifier" ;
Choisissez la ligne correspondant à la date de l'événement à reporter et cliquez sur l'icône du crayon "Modifier la date". Vous pouvez alors indiquer la nouvelle date de votre événement dans le menu d'édition qui apparaît.

Nous vous invitons également à mettre à jour la date limite de réservation (et l'horaire si besoin). Validez ensuite les modifications.

🚩 Un mail est envoyé automatiquement par le pass Culture aux bénéficiaires ayant une réservation afin de les notifier de ce report. Si vous le souhaitez, vous pouvez préciser aux jeunes la raison de ce changement, soit en leur envoyant un mail personnalisé en copie cachée, soit en les incluant dans votre communication tout public sur le report de votre évènement.

🚩 Suite à cette action, les bénéficiaires ont à nouveau 48h pour annuler leur réservation s'ils le souhaitent.

Report d'un évènement s'il a déjà eu lieu

👉 Il n'est pas possible de modifier la date de l'événement rétroactivement.

🚩 Dans ce cas, merci de contacter au plus vite notre équipe support via notre formulaire de contact.

Clôturer les réservations d'un évènement sur le pass Culture

💡 Cet article vous indique comment procéder à l'arrêt des réservations de votre événement pass Culture lorsqu'il reste encore des stocks disponibles sur votre offre : Comment clôturer les réservations d'un évènement sur le pass Culture ?