💡Le fonctionnement des offres de type spectacle, concert et festival, est spécifique sur le pass Culture. Cet article vous explique comment assurer la gestion de votre billetterie pour ce type d'offres.
Informations générales
👉 Lors de la création de votre offre, 3 options différentes de modalité de retrait des commandes vous sont proposées. Une quatrième option, permettant de générer les billets directement dans l'application, apparait également si votre structure est synchronisée avec un partenaire technique (Billetweb, Shotgun, Weezevent, etc).
Modifier les modalités de retrait une fois l'offre publiée
💡Si les informations pratiques que vous avez saisies initialement sur votre offre ont changé, merci de bien vouloir effectuer la modification directement depuis votre offre.
👉 Pour ce faire, vous devez cliquer sur le sous-onglet "Informations pratiques" pour effectuer la modification souhaitée. Une fois cette modification effectuée, vous avez la possibilité d'envoyer un mail automatique aux bénéficiaires afin de les tenir informés de cette évolution.
Paramétrer les informations pratiques de vos offres synchronisées
👉 Si votre billetterie est synchronisée avec un partenaire technique du pass Culture :
Les e-billets sont générés automatiquement sur l'application des bénéficiaires au moment de leur réservation ;
Ces e-billets apparaissent au format caché et sont dévoilés 48h avant le début de l'événement.
👉 Le jour J, les bénéficiaires doivent vous présenter leur billet électronique afin d'accéder à l'événement. Vous devez tout de même procéder à la vérification de leur pièce d'identité, comme le stipulent nos CGU.
🔎 Une fois qu'un bénéficiaire réserve votre offre, voici la notification qui s'affiche sur son application (ainsi que l'affichage 48h avant l'événement) :
Paramétrer les informations pratiques de vos offres créées manuellement
Option 1 : Événement sans billet
👉 Si votre évènement est accessible sans billet :
Cliquez sur l'option "Aucun billet n'est nécessaire" à l'étape "Informations pratiques" de la création d'offre ;
Précisez toute information utile dans la case "Informations complémentaires" (comme le point de rendez-vous ou les horaires d'ouverture).
📢 L'adresse mail de contact que vous renseignez permet aux bénéficiaires de vous contacter en cas de questions au sujet de l'évènement.
👉 Les bénéficiaires n'ont aucun billet à présenter pour accéder à votre événement le jour J, mais vous devez tout de même procéder à la vérification de leur pièce d'identité, comme le stipulent nos CGU.
🔎 Une fois qu'un bénéficiaire réserve votre offre, voici la notification qui s'affiche sur son application :
Option 2 : Envoi des billets par mail
👉 Si votre évènement est accessible uniquement avec un billet, vous devez envoyer celui-ci en amont de l'évènement, par mail :
Cliquez sur l'option "Les billets seront envoyés par email" à l'étape "Informations pratiques" de la création d'offre ;
🚩 Pour rappel, le pass Culture n'intervient pas dans la transmission des billets aux bénéficiaires.
Définissez la date d'envoi des billets par mail (combien de temps en amont vous enverrez les billets aux bénéficiaires) ;
💡 Si vous ne savez pas exactement combien de temps avant votre évènement vous allez envoyer les billets, prévoyez toujours d'inscrire 24H avant l'évènement par défaut, afin de limiter les demandes des bénéficiaires en amont.
Précisez toute information utile dans la case "Informations complémentaires".
📢 L'adresse mail de contact que vous renseignez permet aux bénéficiaires de vous contacter en cas de questions au sujet de l'évènement.
👉 Le jour J, les bénéficiaires doivent vous présenter le billet que vous leur avez envoyé par mail. Vous devez tout de même procéder à la vérification de leur pièce d'identité, comme le stipulent nos CGU.
🔎 Une fois qu'un bénéficiaire réserve votre offre, voici la notification qui s'affiche sur son application :
📢 Pour envoyer les billets par mail à la date indiquée dans votre offre :
1ère étape : au moment de l'envoi des billets, il vous faut extraire en amont le fichier Excel dans le suivi des réservations de votre offre, afin d'avoir la liste finale des bénéficiaires ayant une réservation non annulable ;
Pour ce faire, il vous suffit de vous rendre sur la page de votre offre, cliquer sur le sous-onglet "Réservations" puis sur "Réservations confirmées et validées uniquement".
2ème étape : générez les billets électroniques via votre logiciel de billetterie ;
💡 Astuce : certains éditeurs permettent de générer l'ensemble des billets automatiquement à partir d'une liste csv, ce que vous fournit l'espace partenaire.
3ème étape : envoyez les billets à chaque personne ayant réservé, selon les délais indiqués sur votre offre ;
4ème étape : les bénéficiaires viennent avec leur billet et se présentent au même titre que les autres spectateurs. Vous devez vérifier l'identité du jeune en lien avec son compte pass Culture.
🚩 Nous vous conseillons par conséquent d'estampiller le billet "pass Culture".
Option 3 : Retrait sur place (guichet, comptoir, etc...)
👉 Si votre évènement est accessible exclusivement avec un billet, mais que vous souhaitez que le retrait se fasse sur place :
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Cliquez sur l'option "Retrait sur place" à l'étape "Informations pratiques" de la création d'offre ;
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Définissez le moment auquel les bénéficiaires peuvent venir retirer leur billet dans votre établissement ;
Précisez toute information utile dans la case "Informations complémentaires", notamment vos horaires d'ouverture.
📢 L'adresse mail de contact que vous renseignez permet aux bénéficiaires de vous contacter en cas de questions au sujet de l'évènement.
👉 Lors du retrait du billet sur place, le bénéficiaire doit vous présenter le numéro de contremarque lié à sa réservation et vous devez procéder à la vérification de sa pièce d'identité, comme le stipulent nos CGU.
🔎 Une fois qu'un bénéficiaire réserve votre offre, voici la notification qui s'affiche sur son application :
📢 Si vous choisissez l'option de retrait sur place :
1ère étape : vérifiez l'identité du jeune en lien avec son compte pass Culture ;
2eme étape : demandez au jeune son code de réservation le jour du retrait du billet et le rentrer manuellement dans le guichet de votre espace partenaire, si vous le souhaitez, pour votre bon suivi ;
3eme étape : remettez le billet au bénéficiaire du pass Culture.
OU
Imprimez la liste des réservations en amont et cochez au fur et à mesure que les utilisateurs se présentent, tout en vérifiant l'identité de chaque jeune. Dans ce dernier cas, vous avez jusqu’à trois jours après l'événement pour rentrer les contremarques dans l'onglet "Guichet" de votre espace partenaire, si vous le souhaitez, pour votre bon suivi.
Gestion des réservations
Fonctionnement des réservations d'évènement
👉Les réservations liées à des offres d'évènement ont un fonctionnement spécifique.
Nous vous invitons à consulter les articles suivants :
→ Tout savoir sur le guichet et la validation des réservations des bénéficiaires
→ Modalités de retrait des réservations et CGU
Suivi des réservations
💡 À chaque réservation effectuée par un bénéficiaire, vous recevez un mail de notification de réservation. Vous pouvez également consulter vos réservations individuelles depuis votre Espace partenaire ou les télécharger depuis votre Espace administration.
👉 Pour plus d'informations sur le suivi de vos réservations, vous pouvez consulter l'article de FAQ suivant : Comment effectuer le suivi de vos réservations individuelles ?
Annulation, report ou clôture de votre événement
📣Toute modification de votre événement doit être répliquée sur votre offre pass Culture (pour les offres manuelles) ou effectuée depuis votre logiciel de billetterie (pour les offres synchronisées).
💡 Le détail des manipulations d'annulation, report ou clôture des événements est expliqué dans ces articles :
Comment clôturer les réservations d'un évènement sur le pass Culture ?
Pour les offres synchronisées, reportez-vous à ces articles dédiés aux différents partenaires techniques : Synchronisez vos offres avec le pass Culture
Articles connexes :
Pour toute information complémentaire, n'hésitez pas à écrire au support :