[Acteurs Culturels] Comment fonctionne la réservation d'un événement via l'application pass Culture ? – pass Culture

💡 Cet article concerne la réservation des offres d'événements physiques.

Fonctionnement de la réservation d'un événement physique

👉A chaque réservation effectuée par un bénéficiaire, vous recevez un mail qui mentionne le nom, le prénom, l'adresse mail du bénéficiaire ainsi que la contremarque (un code de réservation) à 6 chiffres et lettre.

👉Vous pouvez effectuer en direct le suivi de vos réservations depuis l'onglet "Réservations" de votre espace professionnel, ou depuis le sous-onglet "Réservation" d'une offre en particulier. Au besoin, n'hésitez pas à consulter l'article suivant : Comment effectuer le suivi de ses réservations ?

💡Dans le cadre des offres d'événements :

Les bénéficiaires peuvent annuler leur réservation jusqu’à 48h après leur réservation (à condition que le l'évènement ait lieu dans plus de 48h)
Si vous le souhaitez, vous pouvez valider manuellement la contremarque de réservation d'un jeune une fois que celui-ci ne peut plus annuler sa réservation, soit 48h après sa réservation. Cette manipulation s'effectue depuis l'onglet "Guichet" de votre espace professionnel. Ceci vous permet d'évaluer le taux de no show à vos événements.
Les contremarques liées à des offres d'événements se valident automatiquement 72h après la date de votre événement, sans action requise de votre part. Vous n'êtes donc pas dans l'obligation de rentrer manuellement les contremarques dans votre guichet.

🔎 Rappel des différents statuts de réservation :

une réservation est au statut “ réservée ” lorsque celle-ci est encore annulable par le jeune
une réservation est au statut “ confirmée “ - si l'offre n'est plus annulable par le jeune (48h après sa réservation ou 48h avant l'événement). Lorsque la réservation est confirmée, elle vous sera remboursée automatiquement même si vous ne validez pas la contremarque dans votre guichet
une réservation est au statut “ validée ” si elle est validée (manuellement ou automatiquement après l'événement)
une réservation est au statut “ annulée ” si elle est annulée
une réservation est au statut “ remboursée ” si un remboursement a eu lieu sur votre compte bancaire

Modalités de retrait pour les offres de type séances de cinéma, ateliers, conférences, visites

👉 Voici comment se présente la réservation d'une offre d'événement sur l'application d'un bénéficiaire (séance de cinéma, événement autour du livre, visite, conférence...etc.) :

👉 Lors de la venue d'un bénéficiaire dans votre structure, vous pouvez saisir le numéro de contremarque présenté par le bénéficiaire dans l’espace Guichet de votre espace professionnel, ou bien scanner le QR code de la contremarque si votre caisse est synchronisée avec le pass Culture.

💡Les contremarques non validées manuellement se valident automatiquement 72h après la date de votre événement.

👉Lors de la création de vos offres d'événement, n'hésitez pas à indiquer un maximum d'informations dans la section "Informations de retrait" afin de faciliter la venue des bénéficiaires.

🚩Pour pouvoir bénéficier de sa réservation, le jeune doit impérativement vous présenter une pièce d'identité physique.

Modalités de retrait spécifiques pour les offres de type concert, festival, spectacle

💡 Afin de faciliter la gestion de votre billetterie spectacle et de vos réservations liées au pass Culture, la manière d'indiquer les modalités de retrait lors de la création de votre offre et de suivre vos réservations a évolué.

👉 En effet, les sous-catégories d'offres énoncées ci-dessous sont désormais liées à un nouveau fonctionnement et parcours spécifique concernant les informations de retrait à indiquer lors de la création de vos offres :

CONCERT
FESTIVAL DE MUSIQUE
AUTRE TYPE D'ÉVÉNEMENT MUSICAL
SPECTACLE, REPRÉSENTATION
FESTIVAL DE SPECTACLE VIVANT
FESTIVAL D'ARTS VISUELS / ARTS NUMÉRIQUES

💡 N'hésitez pas à consulter l'article suivant : Comment gérer la billetterie d'un spectacle ou d'un festival sur le pass Culture ?

👉 Lors de la création de votre offre, 3 options différentes de modalité de retrait des commandes vous sont proposées dans la section "Informations pratiques" :

🚨 Le choix d'une de ces trois options est obligatoire pour finaliser la création de votre offre.

Option 1 : Événement sans billet

👉 Si votre événement est accessible sans billet :

Cliquez sur la première option "Aucun billet n'est nécessaire"
Nous vous invitons à préciser toute information complémentaire à ce sujet dans la case "Informations de retrait" (indications sur l'accès à l'événement, pièce d'identité papier à présenter...etc.)
L'adresse mail de contact permet aux bénéficiaires de vous contacter en cas de questions au sujet de l'événement

👉 Les bénéficiaires n'ont donc aucun billet à présenter pour accéder à votre offre le jour J, mais vous devez tout de même procéder à la vérification de leur pièce d'identité, comme le stipulent nos CGU.

🔎 Une fois qu'un bénéficiaire réserve votre offre d'événement sans billet, voici la notification qu'il reçoit dans son application :

Option 2 : Envoi des billets par mail

👉 Si votre événement est accessible uniquement avec un billet électronique envoyé par mail en amont de l'événement :

Choisissez l'option "Les billets seront envoyés par email"
🚩 Pour rappel, le pass Culture n'intervient pas dans la transmission des billets.
Sélectionnez la date avant l'événement à laquelle vous enverrez les billets électroniques aux bénéficiaires
📢 Si vous ne savez pas exactement combien de temps avant votre événement vous allez envoyer les billets, prévoyez toujours d'inscrire 24H avant l'événement par défaut, afin de limiter les demandes de jeunes auprès de votre structure ou du support pass Culture.
Nous vous invitons à préciser toute information complémentaire à ce sujet dans la case "Informations de retrait" (indications sur l'accès à l'événement, pièce d'identité papier à présenter...etc.)
💡 Dans la mesure du possible, merci de bien toujours indiquer dans cette case l'adresse mail automatique à partir de laquelle les jeunes recevront leur billet ainsi que la possibilité sur place le jour J d'un listing permettant de les identifier en cas de non réception de billets électroniques.
L'adresse mail de contact permet aux bénéficiaires de vous contacter en cas de questions au sujet de l'événement

👉 Les bénéficiaires doivent uniquement présenter le jour J le billet que vous leur avez envoyé par mail, afin d'accéder à l'événement. Vous devez tout de même procéder à la vérification de leur pièce d'identité, comme le stipulent nos CGU.

🔎 Une fois qu'un bénéficiaire réserve votre offre d'événement avec réception d'un billet électronique, voici la notification qui s'affiche dans son application, mais aussi le jour de l'événement :

📢 Si vous optez pour l'envoi des billets par mail, voici les étapes à suivre :

Au moment de l'envoi des billets, il vous faut extraire en amont le fichier Excel ou .CSV de l'ensemble des réservations finales de votre offre. La démarche est expliquer dans l'article suivant :

Comment effectuer le suivi de vos réservations individuelles ?
Générez les billets électroniques via votre logiciel de billetterie
💡 Astuce : certains éditeurs permettent de générer l'ensemble des billets automatiquement à partir d'une liste csv, ce que vous fournit l'espace pro.
Envoyez les billets à chaque personne ayant une réservation, selon les délais que vous avez indiqués sur votre offre
Les utilisateurs viennent avec leur billet et se présentent au même titre que les autres spectateurs le jour J. Vous devez vérifier l'identité du jeune en lien avec son compte pass Culture, lors de sa venue à l'événement
💡Nous vous conseillons par conséquent d'estampiller le billet "pass Culture".

Option 3 : Retrait sur place (guichet, comptoir...etc.)

👉 Si votre événement est accessible exclusivement avec un billet, mais que vous souhaitez que le retrait se fasse sur place :

Choisissez l'option "Retrait sur place"
Sélectionnez le moment auquel les bénéficiaires peuvent venir retirer leur billet dans votre établissement
Nous vous invitons à préciser toute information complémentaire à ce sujet dans la case "Informations de retrait" (indications sur l'accès à l'événement, pièce d'identité papier à présenter...etc.)
L'adresse mail de contact permet aux bénéficiaires de vous contacter en cas de questions au sujet de l'événement

👉 Lors du retrait du billet sur place, le jeune doit vous présenter le numéro de contremarque lié à sa réservation et vous devez procéder à la vérification de sa pièce d'identité, comme le stipulent nos CGU.

🔎 Une fois qu'un bénéficiaire réserve votre offre, voici la notification qui s'affiche dans son application et qu'il doit vous présenter au moment de la remise du billet sur place :

📢 Si vous optez vous l'option de retrait sur place, voici les étapes à suivre :

Vérifiez l'identité du jeune en lien avec son compte pass Culture
Demandez au jeune son code de réservation le jour du retrait du billet et rentrez-le manuellement dans le Guichet de votre espace professionnel si vous le souhaitez (cette étape n'est pas obligatoire mais vous permet d'avoir une idée du no-show à votre événement)
Remettez le billet au bénéficiaire du pass Culture

Imprimez la liste des réservations en amont et cochez au fur et à mesure que les utilisateurs se présentent, tout en vérifiant l'identité de chaque jeune.