[Acteurs Culturels] Comment effectuer le suivi de vos remboursements ?

🚩 Les remboursements s'effectuent environ toutes les deux à trois semaines, rétroactivement suite à la validation d'une contremarque dans le guichet ou à la validation automatique des contremarques d'évènements.

🚩 Comptez approximativement une quinzaine de jours ouvrés pour la validation du virement suite à l'affichage de la mention "Remboursement en cours" sur le portail pro pass Culture. Une fois le remboursement perçu sur votre compte bancaire, comptez alors 4 à 5 ouvrés avant que le statut "Remboursement envoyé" apparaisse sur votre espace professionnel et votre justificatif de remboursement soit disponible. 

Vous trouverez dans les articles de FAQ suivants :

👉 Les modalités et barèmes de remboursement du pass Culture :  [Acteurs Culturels] Comment déterminer ses modalités de remboursement ?
👉 Le calendrier prévisionnel des remboursements : [Acteurs Culturels] Quel est le calendrier des prochains remboursements ?

Dans la page "Remboursements" de votre espace professionnel, vous pouvez accéder à deux rubriques qui vous permettront de consulter la liste de vos remboursements : 

• "Justificatif des remboursements" : qui vous permettra de télécharger vos justificatifs généraux par points de remboursement rattachés à votre structure
  
  
• "Détails des remboursements" : qui vous permettra de filtrer et d'afficher les remboursements d'un lieu en particulier avec tous les détails des réservations

La rubrique "Justificatif des remboursements"
 

💡 Cette rubrique vous permet d'avoir accès à vos justificatifs par points de remboursement liés à votre structure, à la différence de la rubrique "détail des remboursements" qui vous permet de suivre vos remboursements par lieux. Ce justificatif englobe les réservations grand public (individuelles) comme collectives, sans distinction.

🚩 Pour rappel, à ce jour, les virements sont effectués 2 fois par mois et vos nouveaux justificatifs de remboursement seront disponibles au même moment.

En effet, pour rappel, plusieurs lieux rattachés à votre structure peuvent avoir le même point de remboursement. Un point de remboursement est l'association d'un SIRET et d'un RIB.

👉 Filtrer les justificatifs de remboursement par points de remboursement

• Il ne peut y avoir qu’un point de remboursement par SIRET
• Le nom du point de remboursement reprend le nom du lieu qui a le SIRET correspondant
• Vous pouvez avoir appliqué votre point de remboursement à plusieurs lieux

👉 Filtrer les justificatifs de remboursement par périodes
🚩 Nous vous conseillons de bien choisir une période la plus large possible pour être sûr de retrouver tous vos remboursements.

 Il est possible de filtrer par périodes pour visualiser des remboursements sur des dates plus précises. Le filtre "Période" affiche les remboursements effectués entre deux dates incluses.

• Vous devez obligatoirement indiquer une période
• Par défaut, celle-ci correspond aux 30 derniers jours, la deuxième date de la période étant celle du jour. 
• La deuxième date est toujours supérieure ou égale à la première : on ne peut sélectionner que des dates de fin supérieures à la date de début (les autres dates sont grisées)

👉 Une fois que vous avez appliqué ces filtres, des lignes apparaitront avec : 

• La date du remboursement, le point de remboursement concerné, la référence du justificatif, le montant remboursé.

🚨 Nous vous conseillons d'appliquer un filtre de date le plus vaste possible. 

• Le justificatif de remboursement en format PDF à télécharger

💡 À quoi ressemble le justificatif de remboursement ?

🚩ATTENTION, le nom indiqué sur le justificatif ne sera pas celui de votre siège social, mais celui du lieu porteur du point de remboursement

💡 On retrouve dans le justificatif de remboursement :

• Le numéro de relevé du justificatif (un nouveau numéro apparaît à chaque nouvelle génération d'un justificatif)

• La date du remboursement

• Le nom de la structure juridique

• Le nom du point de remboursement et son adresse postale

👉 Un premier tableau divisé par type de barème de remboursement :

• Barème général (ou classique du pass, ceux que l’on retrouve dans les CGU)
• Barème livre
• Barème non remboursé (les réservations qui ne sont pas éligibles aux remboursements). 

• Au sein de chaque barème, on peut retrouver :

  • Le “Taux de remboursement(%)” : 100%, 95%, 0%, etc.
  • Le “Montant des réservations validées (TTC)” montant des réservations concernées sur cette période pour ce taux de remboursement au sein de ce barème.
  • Le “Taux de contribution offreur (%)” (= 100 - “Le taux de remboursement”)
  • Le “Montant de la contribution offreur (TTC)” = Taux de contribution offreur appliqué au montant des réservations validées.
  • Le “Montant remboursé (TTC)” = Montant des réservations validées (TTC) - Montant de la contribution offreur (TTC)
    

👉 Un deuxième tableau présente les règlements effectués correspondant au montant remboursé, il est composé :

• Du mode de règlement : on y affiche le mode (virement) + numéro d’IBAN
• Le n° de règlement : correspond au numéro de règlement +1 à chaque règlement.
• Date : date du règlement
• Montant réglé : montant total remboursé sur le point de remboursement
• Destinataire : nom du point de remboursement
  

👉 Une troisième partie avec le montant des remboursements par lieu rattaché au point de remboursement et détail de la part individuelle et collective : 

La rubrique "Détails des remboursements" 

💡 Cette rubrique vous permet de filtrer et d’afficher les remboursements d'un lieu en particulier. Le nom affiché correspond au champ "Nom d'usage du lieu" quand il est renseigné, sinon au "Nom du lieu".

👉 Filtre par lieu : 

• La liste déroulante contient tous les lieux rattachés à votre structure
• Les noms des lieux correspondent au champ "Nom du lieu" dans la page de détail du lieu
• Les lieux sont triés par ordre alphabétique et “Tous les lieux” arrive en début de liste
• Pour les lieux “Offre numérique”, le nom de la structure est affiché en début.
  • Par exemple : “Librairie Kleber - Offre numérique”.
• Le nom de la structure correspond au champ "Désignation" dans la page de détail de la structure
• La valeur “Tous les lieux” est sélectionnée par défaut
• On ne peut sélectionner qu’un seul lieu à la fois

👉 Filtre par période de réservation :

Le filtre "Période" affiche les remboursements effectués entre deux dates incluses, mais se calcule à la date de réservation d'une offre et non de sa validation :

• Il est obligatoire de renseigner une période
• Par défaut, cette période est égale aux 30 derniers jours
• La deuxième date est égale par défaut à la date du jour

👉 Une fois ces filtres appliqués, vous pouvez : 

• Télécharger la liste des remboursements (au format csv). Si vous ne parvenez pas à ouvrir le csv, vous pouvez consulter cet article :
  • • Je n'arrive pas à ouvrir le fichier csv
• Afficher la liste des remboursements directement dans votre navigateur sur votre espace pass Culture pro

🚩 Les informations affichées pour les offres individuelles  sont : 

Réservations concernées par le remboursement, Date du justificatif, N° du justificatif, N° de virement, Point de remboursement, Adresse du point de remboursement, siret du point de remboursement, IBAN, Raison sociale du lieu, adresse du lieu, SIRET du point de remboursement, Nom de l'offre, 

Pour les offres collective : Nom (offre collective), Nom (offre collective), Nom de l'établissement (offre collective), Date de l'évènement (offre collective)

 Contremarque, Date de validation de la réservation, Montant de la réservation, Barème, type d'offre

 

 

👉Pour faire correspondre les informations de votre suivi des réservations et le détail de vos remboursements, nous vous conseillons de faire correspondre les contremarques.   

🚩 Les informations affichées pour les offres collectives sont : Année, Virement, Créditeur (lieu), SIRET créditeur, Adresse créditeur, IBAN, Raison sociale du lieu, Nom de l'offre, Nom (offre collective), Prénom (offre collective), Nom de l'établissement (offre collective), Date de l'évènement (offre collective), Contremarque, Date de validation de la réservation, Montant de la réservation, Barème, Montant remboursé, Statut du remboursement

 

Informations sur la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA)

👉 Au regard de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), les remboursements s’entendent toutes taxes comprises (TTC). L’Offreur s’engage à s’acquitter de la TVA résultant de l’application de son régime fiscal et selon le taux applicable à ses Offres.
👉 Le Pass Culture n'encaisse pas et ne décaisse pas de TVA. Aussi, c'est à vous en tant qu'acteur culturel de calculer votre TVA. Le justificatif pass Culture ne vous donnera que le montant TTC.

👉 Il est considéré que la contribution offreur relative à l’application du barème constitue une réduction de prix, au sens de l’article 267 du code général des impôts, et qu’à ce titre, les offreurs pourront ainsi régulariser leur base imposable.

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