[Acteurs Culturels] Comment gérer un trop-perçu ?

💡 Cet article vous explique comment identifier et signaler un trop-perçu aux équipes du pass Culture. 
 

Qu'est-ce qu'un trop-perçu ?

🔎 Un trop-perçu comptable est lorsque vous constatez qu'une ou plusieurs réservations pass Culture vous sont remboursées malgré l'absence de réalisation de votre événement, ou la non remise d'un bien au bénéficiaire alors que sa réservation a été validée dans votre caisse.

• Sans action de votre part dans les délais impartis - avant le 1er et le 15 de chaque mois - la SAS pass Culture déclenche un remboursement en votre faveur et le crédit du bénéficiaire ou de l'établissement scolaire est débité, à tort ;

• L'annulation d'une réservation au statut "Remboursée" doit nécessairement passer par une action de trop-perçu pour pallier cet écart comptable ;

• L'annulation d'une réservation au statut "Validée" est possible sans passer par une action de trop-perçu. 

🚩 Afin d'éviter toute action de trop-perçu, merci de procéder à l'annulation des réservations en autonomie  : 

• Comment annuler ou reporter un événement (offre individuelle) ?

• Comment modifier ou annuler une offre collective préréservée ou réservée ?

• Tout savoir sur le guichet et la validation des réservations des bénéficiaires

👉 En cas de demande d'annulation unitaire, nous vous invitons à contacter notre service Support via notre formulaire de contact. 
 

Cas de trop-perçu

💡 On distingue deux types de trop-perçu :

• Trop-perçu total : s'applique à l'intégralité du montant de l'offre. 
• Trop-perçu partiel : s'applique à une partie du montant de l'offre. 

Procédure de signalement

📢 Pour régulariser votre situation en cas de trop-perçu, il est indispensable de prendre attache avec notre service Support, dans un délai de 45 jours à partir de la date de remboursement, via le formulaire prévu à cet effet. Nous vous invitons à renseigner ces informations pour un traitement plus rapide de votre demande :

• le numéro de l'offre ou de la réservation collective ;

• le numéro de contremarque lié une réservation individuelle ;

• le montant du trop perçu (total ou partiel).

📆 Votre demande est instruite par nos services Support et Comptabilité dans un délai de 30 jours.
 

Traitement et suivi de votre demande

Offres individuelles

👉 Une fois le trop-perçu total ou partiel remonté à nos équipes : 

• La somme est re-créditée sur le compte du bénéficiaire ;

• La valeur déclarée du trop-perçu est déduite de votre prochain virement pass Culture ; aucune action n'est ainsi à prévoir de votre part. Si la somme de votre prochain virement est inférieure à la valeur du trop perçu, la ponction s'échelonnera sur les virements suivants, jusqu'au solde de celui-ci. 

🔎 Depuis l'Espace administration de votre espace partenaire, section Gestion financière > Justificatif > télécharger le PDF, l'incident comptable apparaît comme suit :

Offres collectives

👉 Une fois le trop-perçu total remonté à nos équipes : 

• La somme est re-créditée sur l'espace ADAGE de l'établissement scolaire ;

• Une note de débit sur laquelle figurent les informations bancaires de la SAS pass Culture, ainsi que le montant du trop-perçu, est générée dans l'onglet "Gestion financière" - accessible depuis votre Espace administration. Vous en êtes notifié par mail, à l'adresse renseignée à l'échelle de votre structure. 
  🚨 A compter de ce moment, vous disposez de 15 jours pour réaliser le virement de la somme correspondante. Passé ce délai, si notre service Comptabilité ne constate aucun virement émis de votre part, la somme réclamée sera déduite des prochains remboursements prévus au sein de votre structure.

🔎 Depuis l'Espace administration de votre espace Pro, section "Gestion financière" > Justificatif > télécharger le PDF, l'évènement comptable apparaît comme suit :

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