[Acteurs Culturels] Comprendre et effectuer le suivi de vos remboursements ?

💡 Cet article vous accompagne dans la compréhension et le suivi des remboursements liés à vos réservations pass Culture. 

Délais de remboursement

🚩La SAS pass Culture émet un virement toutes les 2 à 3 semaines environ, à l’ensemble des partenaires culturels. Ce remboursement concerne toutes les réservations validées lors de la précédente quinzaine du mois. Nous remboursons en un virement toutes les réservations validées entre le 1ᵉʳ et le 15 du mois, et lors d’un second toutes celles validées entre le 16 et le 31 du mois. Ces délais courants peuvent toutefois exceptionnellement être dépassés. 

🔎 Attention, les offres de type événement (volet individuel comme collectif) se valident automatiquement 48h à 72h après leur date de réalisation. Ainsi, les réservations d’un évènement ayant eu lieu le 13 janvier seront onsidérées comme validées le 16 janvier et remboursées lors du virement correspondant à la seconde quinzaine du mois de janvier.

💰 Si vous souhaitez en savoir davantage sur les échéances de remboursement, n'hésitez pas à vous référer à cet article de FAQ : Quand votre prochain virement sera-t-il effectué ?

Spécificités de remboursement

📢 Les remboursements liés à la part individuelle sont soumis à un barème dégressif. Pour plus d'informations à ce sujet, nous vous invitons à consulter cet article de FAQ : Les barèmes de remboursement dégressifs du pass Culture. 

👉 En ce qui concerne la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) : 

• Les remboursements s’entendent toutes taxes comprises (TTC) ; le pass Culture n'encaisse pas et ne décaisse pas de TVA. 

• Conformément aux CGU du pass Culture, "l’Offreur s’engage à s’acquitter de la TVA résultant de l’application de son régime fiscal et selon le taux applicable à ses Offres". Aussi, c'est à vous en tant que partenaire culturel de calculer votre TVA. 

• Il est considéré que la contribution offreur relative à l’application du barème constitue une réduction de prix, au sens de l’article 267 du code général des impôts, et qu’à ce titre, les offreurs pourront ainsi régulariser leur base imposable.

• Les auto-entrepreneurs et les microsociétés ayant une franchise en base de TVA pourront proposer des offres sur le pass Culture sans que cela ait un impact sur leur régime fiscal.
   

Suivi des remboursements

💡Pour accéder à l'onglet "Gestion financière", rendez-vous dans votre Espace administration, accessible en haut à droite de la page d'accueil de votre compte pass Culture. Depuis cet onglet, vous avez accès à quatre rubriques distinctes : 
 

🚩 Pour rappel : 

• Le justificatif est le document comptable détaillant les sommes dues et généré automatiquement à chaque quinzaine de mois. 

• Le virement est l'opération bancaire permettant de déclencher le remboursement. Un virement peut regrouper plusieurs justificatifs (ex : justificatif de remboursement + note de débit en cas de trop-perçu). 

• Les virements et justificatifs n'interviennent pas au même moment ; le justificatif étant toujours émis en amont du virement. 

• La date effective de versement figure à chaque ligne de virement mais n'apparaît jamais sur le justificatif de remboursement, dont la date d’émission est indépendante.
   

La rubrique "Virements" 

📢 Cette rubrique vous permet d'identifier en un coup d'œil les dates de vos différents virements, en plus de vous permettre de télécharger vos documents justificatifs.  

Téléchargement des documents

💡 Depuis la section "Virements" de l'onglet "Gestion financière" de votre Espace administration, vous pouvez télécharger deux documents vous permettant d'effectuer le suivi de vos remboursements : 

1. Justificatif comptable : document PDF justifiant de la somme versée (TTC) ; filtré par compte bancaire et correspondant aux réservations validées lors de la précédente quinzaine du mois. 
   🏫 Si plusieurs structures sont associées à un même compte bancaire, le document indique également une ligne comptable justifiant de la somme versée par structure.
    

2. Détail des réservations remboursées : document .CSV détaillant les réservations remboursées par offres ; filtré par numéro de virement, compte bancaire et période.
    

👉 Deux options vous permettent de télécharger vos justificatifs et détails de remboursement : 

• Pour télécharger un justificatif et/ou détail de remboursements en particulier : cliquez sur la mention "Voir plus" à droite du virement concerné, puis sur le bouton "Télécharger", et enfin sélectionnez le document souhaité. 
  
  
   

• Pour télécharger plusieurs justificatifs et détails de remboursement : cochez les cases à gauche des remboursements concernés et cliquez sur les boutons "Télécharger les remboursements" ou "Télécharger le justificatif", situés en bas de l'écran.

💡 Si vous souhaitez en savoir davantage sur les informations indiquées à l'échelle de vos justificatif et détails de remboursement, nous vous invitons à consulter cet article de FAQ : A quoi ressemblent vos justificatifs et détails de remboursement ?

 

Filtres et statuts de virement

🔎 Vous avez la possibilité d'appliquer différents filtres afin de faire apparaître les documents comptables souhaités : 

• Filtre par numéro de virement : chaque virement émis est associé à un numéro accompagné de la mention "VIR" (ex : VIR200). Ces numéros étant les mêmes pour l'ensemble de nos partenaires, il peut arriver par exemple que vous passiez du VIR200 au VIR202 si aucune de vos réservations n'a été validée au cours de la période correspondant au VIR201. 
   

• Filtre par compte bancaire : si votre entité juridique comprend plusieurs structures associées à différents RIB, vous avez la possibilité d'ajouter autant de comptes bancaires que souhaités depuis la section "Informations bancaires". 
   

• Filtre par dates : par défaut, seuls les virements ayant été effectués au cours des 30 derniers jours s'affichent. Nous vous recommandons ainsi d'élargir les dates de début et de fin pour visualiser l'ensemble des virements reçus. 

👉 Chaque virement est associé à un statut spécifique : 
 

📢 Si aucun virement n'apparaît sur votre espace, nous vous invitons à consulter cet article de FAQ : Comment vérifier que votre Espace partenaire est bien paramétré pour percevoir des remboursements ?
 

La rubrique "Justificatifs" 

🤝 Complémentaire de la rubrique "Virements", elle vous permet de télécharger les justificatifs et détails de remboursement en amont de la date effective de virement.
 

Téléchargement des documents

👉 Depuis cette rubrique, deux options vous permettent de télécharger vos justificatifs et détails de remboursement : 

• Pour télécharger un justificatif et/ou détail de remboursements en particulier : cliquez sur le bouton "Télécharger" et sélectionnez le document souhaité. 
   

• Pour télécharger plusieurs justificatifs et détails de remboursement : cochez les cases à gauche des remboursements concernés et cliquez sur les boutons "Télécharger les remboursements" ou "Télécharger le justificatif", situés en bas de l'écran.

Filtres et statuts de justificatifs

🔎 Vous avez la possibilité d'appliquer différents filtres afin de faire apparaître les documents comptables souhaités : 

• Filtre par type de justificatif : il vous permet de ne voir que les remboursements "classiques" ou, au contraire, les notes de débit liées à des incidents comptables (trop-perçus). 
   

• Filtre par dates : par défaut, seuls les justificatifs ayant été émis au cours des 30 derniers jours s'affichent. Nous vous recommandons ainsi d'élargir les dates de début et de fin pour visualiser tous les documents justificatifs souhaités. 

👉 Chaque justificatif est associé à un statut spécifique : 
 

🔎 Pour plus d'informations sur la gestion des trop-perçus, vous pouvez consulter cet article de FAQ : Comment gérer un trop-perçu ?

👉 Parallèlement aux statuts des virements et justificatifs, vous pouvez également vous référer à ces deux statuts de réservation :

• Remboursement à venir : le virement n'a pas encore été déclenché. 

• Remboursée : le virement a bien été émis. 

Nos conseils pour faciliter votre bilan comptable🪄 

💡 Voici quelques conseils pour fluidifier votre suivi comptable, notamment en période de bilan : 

• Rubrique "Virements" : 
  👉 Pensez à élargir les dates d'émission des virements pour visualiser l'ensemble des remboursements perçus par votre entité juridique sur l'année passée. Vous pourrez alors télécharger la totalité des documents justificatifs en cochant la première case, en haut à gauche, permettant de "Tout sélectionner". 
  👉 Filtrez vos virements par "N° de virement" afin de faire le rapprochement avec le numéro figurant dans le libellé de virement visible sur votre relevé bancaire (ex : VIR200). 
   

• Rubrique "Justificatifs" : identifiez les numéros de référence de vos justificatifs (ex : F260000002) afin de faire le rapprochement avec la référence figurant dans le libellé de virement visible sur votre relevé bancaire. Ce numéro figure également dans le justificatif de remboursement en lui-même. 
   

• Rubrique "Chiffre d'affaires" : consultez cette rubrique pour avoir une vision annuelle des recettes perçues mais également accéder au chiffre d'affaire prévisionnel pour l'année à venir. 
   

• Onglet "Données d'activité" : téléchargez le détail de vos réservations individuelles et collectives à l'échelle de l'ensemble de vos structures/équipements et sur la période de votre choix. 
   

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