Informations générales
💡 Avec le pass Culture à destination des groupes scolaires, vous vous adressez directement aux enseignants et aux établissements scolaires pour les guider dans leurs choix d’activités EAC.
🚩 Les dépenses liées aux réservations collectives sont financées par le Ministère de l’Éducation Nationale de la Jeunesse et des Sports au titre de nouveaux crédits. Contrairement aux réservations individuelles, les remboursements liés aux sorties collectives que vous proposerez couvriront 100 % du tarif de vos offres.
🔎 Seules les offres éligibles datées peuvent être réservées dans un premier temps. 48 à 72h après tout événement/intervention qui a été réservé sur ADAGE et "consommé", la réservation est automatiquement considérée comme validée et éligible au remboursement, sans que l'établissement ait à vous fournir une contremarque à saisir dans le guichet.
🚩 Dans le cadre d'une réservation validée par le chef d'établissement et dont la date limite d’annulation par l’établissement scolaire est dépassée, l'établissement scolaire s'engage à vous rembourser la totalité du montant indiqué sur votre offre même si le groupe ne peut finalement pas participer en partie ou complètement, à votre offre collective (élèves ou professeurs absents, etc.). Ce montant est considéré comme forfaitaire pour l’offre proposée.
🔎 Si toutefois vous souhaitez revoir à la baisse le montant de l'offre ou l'annuler dans sa totalité, vous avez la possibilité de le faire jusqu'à 48h après la date de l'intervention/événement. Voici la marche à suivre : Comment annuler une réservation collective non honorée (grève, annulation de dernière minute, intervenants malades etc.) ?
📢 Pour rappel, une offre à destination d'un groupe scolaire :
- est systématiquement datée (offre événement)
- a un stock toujours égal à 1 et n’est donc (pré)réservable qu’une fois
- a 1 seul prix forfaitaire défini par l'acteur culturel (le tarif global correspond au nombre d'élèves x le tarif unitaire)
- est réservable par 1 seul établissement scolaire sur Adage
- n’a pas de limite sur le prix
👉 Ne sont, à ce stade, éligibles que les sorties et interventions : visites, spectacles, cinéma, concerts, rencontres, conférences, etc. Toute autre offre, notamment de produits culturels matériels (livres, CD, instruments de musique, etc.), n’est pas éligible.
Répartition du budget alloué aux établissements
💡 L’objectif principal des offres à destination d'un groupe scolaire est de simplifier la construction de parcours d’Éducation artistique et culturelle (EAC). Les professeurs et correspondants EAC des établissements scolaires publics et privés sous contrat peuvent effectuer des pré-réservations à travers ADAGE, une application interne au Ministère de l’Éducation Nationale de la Jeunesse et des Sports. ADAGE les accompagne dans la mise en place de projets EAC, dans laquelle le pass Culture est intégré.
💰 Chaque établissement scolaire bénéficie d’un montant global, calculé sur la base du nombre d’élèves éligibles :
- De la 6ème à la 3ème : 25€ par élève
- Lycéens de Seconde et élèves de CAP : 30€ par élève
- Lycéens de Première et Terminale : 20€ par élève
🚩 Si cette enveloppe se destine en principe à l'ensemble des élèves, les chefs d'établissement gardent toutefois la maîtrise totale de l'utilisation et la répartition de ce budget pass Culture dans leurs différents projets EAC. En effet, il s'agit d'une enveloppe "souple", aussi le montant d'une offre peut tout à fait dépasser le montant par élève et peut être pris sur la part d'autres élèves, même si une utilisation égalitaire de l'enveloppe est fortement recommandée.
Dépôt des informations bancaires
💡 Pour effectuer le dépôt de vos informations bancaires à l'échelle d'un ou plusieurs lieux, nous vous invitons à consulter cet article dédié : Comment déposer ou modifier vos coordonnées bancaires sur Démarches Simplifiées ?
Suivre le remboursement de vos réservations
🚩 Les remboursements s'effectuent environ toutes les deux à trois semaines, rétroactivement suite à la réalisation d'une offre collective. Le pass Culture fonctionne en virement par quinzaine, en prenant en compte non pas la date de l'événement mais la date automatique de validation des réservations de vos offres collectives, qui se fait 72h après chaque date.
Aussi, nous remboursons en une fois toutes les réservations validées automatiquement lors de la première quinzaine du mois puis lors d'un second virement, toutes celles validées automatiquement lors de la deuxième quinzaine du mois.
👉 Par exemple, si votre événement a eu lieu le 14 du mois, la réservation de votre offre collective est validée automatiquement le 17 (deuxième quinzaine du mois) et passera donc dans le virement envoyé en début de mois suivant.
💡 Une fois le remboursement perçu sur votre compte bancaire, comptez 4 à 5 ouvrés avant que le statut "Remboursée" n'apparaisse sur votre espace professionnel et que vos justificatif et détails de remboursement soient disponibles.
🔎 Vous trouverez dans l'article suivant le calendrier prévisionnel des remboursements : Quel est le calendrier des prochains remboursements ?
La rubrique "Justificatifs"
💡 Cette rubrique vous permet d'avoir accès :
- À vos justificatifs par compte bancaire associé à votre structure, au format PDF. Ces justificatifs comptables englobent les réservations collectives comme individuelles (grand public), sans distinction.
- Aux détails de remboursement associés à chaque virement émis, au format csv.
👉 Filtrer les justificatifs par compte bancaire :
- Vous pouvez déposer autant de comptes bancaires que souhaités sur votre espace professionnel.
- Un même compte bancaire peut être associé à plusieurs lieux.
👉 Filtrer les justificatifs par période :
- Il est possible de filtrer vos justificatifs par période afin de visualiser des remboursements sur des dates plus précises. Le filtre "Période" affiche les justificatifs et détails générés entre deux dates incluses.
- Si vous ne sélectionnez pas de période, la date par défaut correspond aux 30 derniers jours. La seconde date de période étant celle du jour.
👉 Une fois ces filtres appliqués, des lignes apparaitront avec :
- La date du remboursement, le compte bancaire concerné, le numéro de virement et le montant remboursé
- Le justificatif en format PDF à télécharger
- Le détail des remboursements en csv à télécharger
👉 Pour télécharger vos justificatifs et détails de remboursement, deux solutions s'offrent à vous :
- Cliquer sur les trois petits points à droite du remboursement concerné, puis sélectionner "Télécharger le justificatif comptable/détail des réservations"
- Ou cocher la case à gauche du remboursement concerné, puis sélectionner "Télécharger les justificatifs comptables/détails"
🔎 À quoi ressemble un justificatif comptable ?
💡 On retrouve dans le justificatif de remboursement :
- Le numéro de relevé du justificatif (un nouveau numéro apparaît à chaque nouvelle génération d'un justificatif)
- La date d'émission du virement
- Le nom de la structure juridique
- Le nom du compte bancaire et l'IBAN associé
👉 Un premier tableau divisé par type de barème de remboursement :
- Barème général
- Barème livre
- Barème non remboursé (les réservations qui ne sont pas éligibles aux remboursements)
- Au sein de chaque barème, on peut retrouver :
- Le “Taux de remboursement(%)” : 100%, 95%, 0%, etc.
- Le “Montant des réservations validées (TTC)” montant des réservations concernées sur cette période pour ce taux de remboursement au sein de ce barème.
- Le “Taux de contribution offreur (%)” (= 100 - “Le taux de remboursement”)
- Le “Montant de la contribution offreur (TTC)” = Taux de contribution offreur appliqué au montant des réservations validées.
- Le “Montant remboursé (TTC)” = Montant des réservations validées (TTC) - Montant de la contribution offreur (TTC)
👉 Un deuxième tableau présente les règlements effectués correspondant au montant remboursé, il est composé :
- Du mode de règlement : on y affiche le mode (virement) + numéro d’IBAN
- Le n° de règlement : correspond au numéro de règlement +1 à chaque règlement
- Date : date du règlement
- Montant réglé : montant total remboursé sur le compte bancaire
- Destinataire : nom du compte bancaire
👉 Une troisième partie avec le montant des remboursements par lieu rattaché au compte bancaire et détail de la part individuelle et collective. Cette rubrique vous permet de filtrer et d’afficher les remboursements d'un lieu en particulier. Le nom affiché correspond au champ "Nom public" quand il est renseigné, sinon à la "Raison sociale".
📢 Pour rappel
💡 Une fois votre offre validée par le chef d'établissement, ce dernier a jusqu'à 30 jours avant la date de l'événement pour annuler sa réservation. Passé ce délai, le remboursement associé à la réservation sera automatiquement validé, que l'évènement se réalise ou non.
🚩 Si un chef d'établissement annule une réservation plus de 30 jours avant l'événement, vous en êtes notifié par mail et ne pouvez pas être remboursé. L'offre réapparaît alors sur ADAGE.
🚨 Il faut impérativement qu'une offre collective pré-réservée par l'enseignant soit ensuite validée par le chef d'établissement. Dans le cas contraire, la réservation n'est pas prise en compte et aucun remboursement ne peut être effectué.
👉 La validation par le chef d'établissement (d'une offre déjà pré-réservée par un enseignant) peut s'effectuer jusqu'à la date limite de réservation que vous avez renseigné en tant qu'acteur culturel sur la plateforme pass Culture.
🚩 Nous vous invitons ainsi à être très vigilants sur ce procédé de pré-réservation/validation et de toujours vous assurer sur votre espace professionnel que l'étape de validation par le chef d'établissement a bien été effectuée, en amont de l'événement.
Articles connexes
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