[Acteurs Culturels] Quel est le cycle de vie de votre offre collective, de sa création à son remboursement ?

Avant toute création d'offre sur le pass Culture, nous vous invitons à consulter cet article : Votre structure et vos offres sont-elles éligibles pour les groupes scolaires ?

👉 Publier une offre collective pass Culture

Si vous répondez aux critères d'éligibilité, vous pourrez proposer une offre collective via le pass Culture, en suivant les étapes indiquées dans cet article : Comment publier une offre à destination d'un groupe scolaire ?

Différence entre une offre vitrine et une offre réservable

💡Dans le carrefour de création d'offre collective, vous pouvez choisir entre deux types d'offres : 

• Une offre vitrine est visible en continu par l'ensemble des établissements scolaires sur la plateforme ADAGE. Elle n'est pas réservable et vous permet uniquement d'être contacté par les établissements scolaires afin de discuter conjointement des modalités (tarif, date, participants) d'un futur projet.
   
• Une offre réservable est visible uniquement par l'établissement scolaire partenaire. Elle correspond à une date ou une période ainsi qu'un tarif forfaitaire (et non unitaire). 

🔎 Selon les modalités de vos propositions, nous vous invitons à consulter ces articles de FAQ : 

• Comment proposer une offre collective se déroulant sur plusieurs dates ?
• Comment créer une offre vitrine à destination des groupes scolaires ?

⚠️Les offres collectives doivent être publiées antérieurement à la date de réalisation de l'événement auquel elles se rapportent, et ce au plus tard 72h avant cet événement.
 

👉Visibilité de vos offres sur Adage

📣Le pass Culture et ADAGE sont deux plateformes distinctes mais interconnectées. En tant qu'acteur culturel, vous n'avez accès qu'à pass Culture pro : lorsque vous créez une offre et que celle-ci apparaît au statut "publié", elle est alors automatiquement visible sur Adage par les enseignants.

Vous trouverez plus d'information à ce sujet dans l'article de FAQ : Comment les établissements scolaires réservent-ils vos offres collectives depuis ADAGE ?


🔎 Vous avez la possibilité de visualiser votre offre vitrine telle qu'elle apparaît sur Adage lors de la création de cette dernière et une fois celle-ci publiée.

Etape 2 - offre vitrine : Demande de contact par un établissement scolaire

💡 La publication d'offres vitrine permet aux établissements scolaires de découvrir vos propositions d'intervention/événement et de vous contacter afin d'envisager un éventuel partenariat. 

🔎 Les enseignants disposent de deux moyens pour contacter votre structure : 

• Via les informations de contact (email et téléphone) renseignées à l'échelle de votre lieu pass Culture 
   
• Via le formulaire de contact ci-dessous 
  
   

👉 Si cette seconde option de contact est privilégiée, vous recevez un mail de confirmation avec l'ensemble des informations indiquées par l'enseignant. Vous pouvez alors créer une offre directement depuis ce mail si ces critères correspondent à l'intervention/événement que vous désirez mettre en place.
 

Etape 3 - offre réservable : Préréservation de votre offre puis validation par le chef d'établissement sur ADAGE 

👉 Préréservation par un enseignant sur ADAGE
 

• Lorsqu'un enseignant est intéressé par une offre, il effectue dans un premier temps une préréservation depuis ADAGE, qui n’est pas engageante. Cette préréservation permet uniquement que cette offre ne soit plus disponible à la préréservation pour d'autres enseignants.
   
• Tant que cette offre est uniquement préréservée par l'établissement scolaire, vous avez la possibilité de modifier toutes les informations (tarif, quota, horaire...etc.) liées à celle-ci.
   
• Il faut impérativement qu'une offre collective préréservée par l'enseignant soit, dans un second temps, validée par le chef d'établissement. En effet, cette réservation en deux temps est une condition sine qua non pour que la réservation soit prise en compte et remboursée.
   

👉 Validation obligatoire de la préréservation par le chef d'établissement
 

• Seule la validation de la préréservation par le chef d'établissement est engageante et permet à cette réservation d'être effective pour que l'événement puisse avoir lieu.
   
• La validation par le chef d'établissement peut s'effectuer jusqu'à la date limite de réservation que vous avez renseignée en tant qu'acteur culturel sur la plateforme pass Culture lors de la création de votre offre.
   

💡 L'heure de création de votre offre ne rentre pas en compte dans l'heure limite de réservation d'une offre. Ex : Si vous créez une offre le 8 mars à 11h et que la date limite de réservation fixée est le 10 mars, l'offre sera réservable jusqu'au 10 mars à 23h59:59

En revanche, si la date limite de réservation est fixée au jour de l'événement, la réservation ne pourra se faire que jusqu'à l'heure de l'événement, et non après ce dernier.

🚩 À chaque préréservation et réservation, vous recevez un email de confirmation si vous avez demandé à être notifié lors de la création de votre offre. Vous pouvez ainsi suivre l’ensemble de ces préréservations et réservations.

⚠️ Nous vous invitons  à être très vigilants sur ce procédé de préréservation puis validation et de toujours vous assurer auprès de votre interlocuteur que l'étape de validation par le chef d'établissement a bien été effectuée, en amont de l'événement.
 

👉 Les différents cas d'annulation d'une préréservation ou réservation validée

• Une préréservation/réservation validée est annulable jusqu'à 1 mois avant l'événement par l'établissement scolaire depuis ADAGE ; 
   
• Une préréservation/réservation validée est annulable à tout moment par vous en tant qu'acteur culturel ;
   
• Vous avez la possibilité d'annuler une réservation jusqu'à 48h après l'événement, en cas de non réalisation de celui-ci (circonstances exceptionnelles, absentéisme total, problèmes techniques/logistiques, etc.) Voici la marche à suivre : Comment modifier ou annuler une offre collective préréservée/réservée ?
   
• Annulation automatique : Si vous avez une préréservation en cours et que la date limite de validation par le chef d'établissement est dépassée, alors la préréservation sera automatiquement annulée et l'événement ne pourra pas avoir lieu.

Etape 4 : Suivre le statut de vos offres et réservations

👉 Les statuts de vos offres et réservations collectives  

• Brouillon : votre offre est à l'état de brouillon (publication non achevée) et n'est ni visible, ni réservable sur ADAGE.
   
• Publiée : votre offre est visible sur ADAGE, et les enseignants peuvent vous contacter (offre vitrine) ou préréserver (offre réservable).
   
• En instruction : votre offre est soumise à vérification par notre service Conformité. Cette démarche peut prendre jusqu'à 72h et votre offre n'est alors ni modifiable sur votre espace pro, ni visible sur Adage.
   
• Non conforme : votre offre a été refusée par notre service Conformité car elle ne respecte les Conditions Générales d'Utilisation ou les périmètres d'éligibilité. 
   
• En pause (uniquement pour les offres vitrines) : vous avez mis en pause votre offre et celle-ci n'est plus visible sur ADAGE ; vous pouvez la publier à tout moment.
   
• Préréservée (uniquement pour les offres réservables) : votre offre a été préréservée par un enseignant. Elle doit désormais être confirmée par le chef d'établissement.
   
• Réservée (uniquement pour les offres réservables) : votre offre a été confirmée par le chef d'établissement suite à la préréservation de l'enseignant.
   
• Terminée : votre événement/intervention a eu lieu. Dans le cadre d'une offre réservable, seul ce statut engage le remboursement. Pour une offre vitrine, cela signifie que l'offre n'est plus visible sur Adage.
   
• Expirée (uniquement pour les offres réservables) : votre offre n'a pas été définitivement réservée et sa date limite de réservation est passée ; elle n'est plus visible sur ADAGE. Vous pouvez modifier cette date afin qu'elle soit à nouveau publiée et réservable. 
   
• Annulée (uniquement pour les offres réservables) : la réservation a été annulée par l'enseignant, le chef d'établissement scolaire ou vous en tant qu'acteur culturel. Ce statut apparaît également si une préréservation n'a pas été validée par le chef d'établissement avant la date de l'événement. 
   
• Remboursée (uniquement pour les offres réservables) : le remboursement lié à une réservation a été effectué sur votre compte. Le justificatif de remboursement associé est disponible sur votre espace professionnel. 
   
• Archivée : votre offre a été archivée par votre structure et n'est plus visible sur ADAGE. Vous ne pouvez pas la republier.
   

⚠️ Attention, si vous constatez que quelques jours avant la date de limite de réservation, le chef d'établissement n'a toujours pas validé la réservation, il vous faudra contacter en urgence l'établissement scolaire afin qu'il effectue cette validation. En effet, si l'offre est au statut préréservée, celle-ci sera automatiquement annulée et vous ne serez pas remboursé, même si l'événement a bien lieu.

💡 Si vous souhaitez effectuer en détails le suivi des statuts de vos offres et de vos réservations, nous vous invitons à consulter l'article correspondant de notre FAQ : Où voir vos offres à destination d'un groupe scolaire et suivre vos réservations. 
 

Etape 5 : Suivre vos remboursements

📢 Les réservations liées à des offres collectives ne sont pas associées à un numéro de contremarque à saisir dans le guichet, contrairement aux offres individuelles. Une fois votre offre préréservée puis réservée par le chef d'établissement et l'événement effectué, la réservation se valide automatiquement 48h après, aucune action n'est requise de votre part.

🔎 Dans le cadre d'une réservation validée par le chef d'établissement et dont la date limite d’annulation par l’établissement scolaire est dépassée, l'établissement scolaire s'engage à vous rembourser la totalité du montant indiqué sur votre offre même si un ou plusieurs membres du groupe ne peuvent finalement pas participer à votre offre collective (élèves ou professeurs absents, quelle qu'en soit la raison). 

Pour éviter tout décalage dans votre logiciel de billetterie, nous vous invitons à comptabiliser le nombre exact d'élèves précisé dans l'offre d'origine, et ce malgré d'éventuelles absences. 

💡 Les remboursements s'effectuent en principe toutes les deux à trois semaines suite à la réalisation de votre événement et vous pouvez suivre ce calendrier sur la FAQ du pass Culture. L'onglet "Gestion financière" de l'espace pro est mis à jour à chaque paiement lancé, soit une fois par quinzaine environ.

👉 Si vous souhaitez connaître en détails les modalités de remboursement d'une offre à destination d'un groupe scolaire, nous vous invitons à consulter cet article : Comment déterminer les modalités de remboursement de vos offres à destination d'un groupe scolaire ?

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Pour toute information complémentaire, n'hésitez pas à écrire au support :

📍 support-pro@passculture.app