[Acteurs Culturels] Quel est le cycle de vie de votre offre collective, de sa création à son remboursement ?

Avant toute création d'offre sur le pass Culture, nous vous invitons à consulter cet article : Ma structure et mes offres sont-elles éligibles pour les groupes scolaires ?

👉 Publier une offre collective pass Culture

Si vous répondez aux critères d'éligibilité, vous pourrez ensuite proposer une offre collective via le pass Culture, en suivant les différentes étapes et possibilités indiquées dans cet article : Comment publier une offre à destination d'un groupe scolaire ?

🚩 Pour rappel, une offre collective réservable correspond à une date ou une période ainsi qu'un tarif forfaitaire (et non unitaire). Pour proposer des offres se déroulant sur plusieurs dates, nous vous invitons à consulter cet article de FAQ : Comment proposer une offre collective se déroulant sur plusieurs dates ?

🔎 Pour faciliter la duplication de vos offres, nous vous invitons dans un premier temps à publier une offre vitrine, qui pourra ensuite être adaptée à chaque établissement scolaire. Voici la marche à suivre : Comment créer une offre vitrine à destination des groupes scolaires ?

Une fois votre offre créée avec une date/période et un prix sur le pass Culture, celle-ci devient automatiquement visible sur la plateforme ADAGE à destination des établissements scolaires et préréservable. Vous trouverez plus d'information à ce sujet dans l'article de FAQ : Comment les établissements scolaires réservent-ils mes offres collectives depuis ADAGE ?

⚠️Les offres collectives doivent être publiées antérieurement à la date de réalisation de l'événement auquel elles se rapportent, et ce au plus tard 72h avant cet événement.

🚩Vous avez la possibilité de visualiser votre offre vitrine telle qu'elle apparaît sur Adage lors de la création de cette dernière et une fois celle-ci publiée.

Etape 2 (optionnelle) : Demande de contact par l'établissement scolaire dans le cadre d'une offre vitrine

💡 La publication d'offres vitrine permet aux établissements scolaires de découvrir vos propositions d'intervention/événement et de vous contacter afin d'envisager un éventuel partenariat. 

🔎 Les enseignants disposent de deux moyens pour contacter votre structure : 

• Via les informations de contact (email et téléphone) renseignées à l'échelle de votre lieu pass Culture 
• Via le formulaire de contact ci-dessous 
  
  

👉 Si cette seconde option de contact est privilégiée, votre structure reçoit un mail de confirmation avec l'ensemble des informations souhaitées par l'enseignant. Vous pouvez alors créer une offre directement depuis ce mail si ces critères correspondent à l'intervention/événement que vous désirez mettre en place.

Etape 3 : Préréservation de mon offre puis validation par le chef d'établissement sur ADAGE 

👉 Préréservation par un enseignant sur ADAGE

• Lorsqu'un enseignant est intéressé par une offre, il effectue dans un premier temps une préréservation sur ADAGE, qui n’est pas engageante. Cette préréservation permet uniquement que cette offre ne soit plus disponible à la préréservation pour d'autres enseignants ou chefs d’établissement.
  
  
• Tant que cette offre est uniquement préréservée par l'établissement scolaire, vous avez encore la possibilité de modifier les informations (tarif, quota, horaire...etc.) liées à celle-ci.
  
  
• Il faut impérativement qu'une offre collective préréservée par l'enseignant soit, dans un second temps, validée par le chef d'établissement. En effet, cette réservation en deux temps est une condition sine qua non pour que la réservation soit prise en compte et remboursée.
  
  

👉 Validation obligatoire de cette préréservation par le chef d'établissement

• En effet, seule la validation de la préréservation par le chef d'établissement est engageante et permet à cette réservation d'être effective pour que l'événement puisse avoir lieu.
  
  
• La validation par le chef d'établissement (d'une offre déjà préréservée par un enseignant) peut s'effectuer jusqu'à la date limite de réservation que vous avez renseignée en tant qu'acteur culturel sur la plateforme pass Culture lors de la création de votre offre.

💡 Sachez que l'heure de création de votre offre ne rentre pas en compte dans l'heure limite de réservation d'une offre. Ex : Si vous créez une offre le 8 mars à 11h et que la date limite de réservation fixée est le 10 mars, l'offre sera réservable jusqu'au 10 mars à 23h59:59

En revanche, si la date limite de réservation est fixée le jour de l'événement, la réservation ne pourra évidemment se faire que jusqu'à l'heure de l'événement, et non après ce dernier.

🚩 À chaque préréservation et réservation, vous recevez un email de confirmation si vous avez demandé à être notifié lors de la création de votre offre. Vous pouvez ainsi suivre l’ensemble de ces préréservations et réservations.

⚠️ Nous vous invitons  à être très vigilants sur ce procédé de préréservation puis validation et de toujours vous assurer auprès de votre interlocuteur que l'étape de validation par le chef d'établissement a bien été effectuée, en amont de l'événement.

👉 Les différents cas d'annulation d'une préréservation ou réservation validée

• Une préréservation/réservation validée est annulable jusqu'à 1 mois avant l'événement par l'établissement scolaire depuis ADAGE

• Une préréservation/réservation validée est annulable à tout moment par vous en tant qu'acteur culturel

• Vous avez la possibilité d'annuler une réservation jusqu'à 48h après l'événement, en cas de non réalisation de celui-ci (circonstances exceptionnelles justifiant l'annulation, absentéisme total, problèmes techniques/logistiques, etc.) Voici la marche à suivre : Comment modifier ou annuler une offre collective préréservée/réservée ?

• Annulation automatique : Si vous avez une préréservation en cours et que la date limite de validation par le chef d'établissement est dépassée, alors la préréservation sera automatiquement annulée et l'événement ne pourra pas avoir lieu

Etape 4 : Suivre le statut de mes offres et de mes réservations

👉 Les différents statuts de suivi de mes offres collectives dans l'onglet "Offres"

• brouillon : votre offre est à l'état de brouillon (publication non achevée) et n'est pas visible, ni réservable sur ADAGE
• publiée : votre offre est visible et préréservable sur ADAGE
• en attente : votre offre est soumise à vérification par notre service Conformité ; cette démarche peut prendre jusqu'à 72h
• refusée : votre offre a été refusée par notre service Conformité car elle ne respecte nos CGU
• masquée (uniquement pour les offres vitrines) : votre offre n'est pas visible sur ADAGE, vous pouvez la publier si vous le souhaitez
• préréservée : votre offre a été préréservée par un enseignant et n'est donc plus visible et réservable sur ADAGE par d'autres établissements. Elle doit désormais être réservée par le chef d'établissement
• réservée : votre offre a été réservée par le chef d'établissement suite à la préréservation de l'enseignant
• terminée : votre événement/intervention a eu lieu, qu'il ait déjà été remboursé ou non
• expirée : votre offre n'a pas été réservée et sa date limite de réservation est passée ; elle n'est plus visible sur ADAGE - vous pouvez modifier sa date afin qu'elle soit publiée à nouveau
• archivée : votre offre a été archivée par votre structure et n'est plus visible sur ADAGE
  
  

👉 Les différents statuts de suivi de mes réservations dans l'onglet "Réservations"

• préréservée : votre offre a été préréservée par un enseignant et doit désormais être réservée par le chef d'établissement
• réservée : le chef d'établissement a autorisé la réservation de l'offre (étape obligatoire pour qu'une sortie puisse avoir lieu et surtout pour que vous puissiez être remboursé). Si vous voyez que votre réservation n'est pas au statut "réservée" quelques jours avant votre événement, merci d'en avertir au plus vite l'établissement pour qu'il procède à cette étape
• confirmée : lorsque votre offre a été réservée par le chef d'établissement et que celle-ci n'est plus annulable par l'établissement scolaire (soit 30 jours avant l'événement)
• terminée : 48h à 72h après la date de votre événement, ce statut apparaît automatiquement en vue d'un futur remboursement
• remboursée : le remboursement lié à une réservation a été effectué sur votre compte. Le justificatif de remboursement associé est disponible sur votre espace professionnel
• annulée : la réservation a été annulée par l'enseignant, le chef d'établissement scolaire ou vous en tant qu'acteur culturel. Ce statut apparaît également si une préréservation n'a pas été validée par le chef d'établissement avant la date limite que vous avez fixée lors de la création de l'offre
• archivée : votre offre a été archivée par votre structure suite une préréservation n'ayant pas aboutie ; ou plus de 48h après la date de l'évènement/intervention
  
  

⚠️ Attention, si vous voyez que quelques jours avant la date de limite de réservation le chef d'établissement n'a toujours pas validé la réservation, il vous faudra contacter en urgence l'établissement scolaire pour demander la validation. En effet, si l'offre est au statut préréservée, celle-ci sera automatiquement annulée et vous ne serez pas remboursé, même si l'événement a bien lieu.

💡 Si vous souhaitez effectuer en détails le suivi des statuts de vos offres et de vos réservations, nous vous invitons à consulter l'article correspondant de notre FAQ : Où voir mes offres à destination d'un groupe scolaire et suivre mes réservations

Etape 5 : Suivre mes remboursements

📢 Les réservations liées à des offres collectives ne sont pas associées à un numéro de contremarque à saisir dans le guichet, contrairement aux offres individuelles. Une fois votre offre préréservée puis réservée par le chef d'établissement et l'événement effectué, la réservation se valide automatiquement 48h après, aucune action n'est requise de votre part.

🔎 Dans le cadre d'une réservation validée par le chef d'établissement et dont la date limite d’annulation par l’établissement scolaire est dépassée, l'établissement scolaire s'engage à vous rembourser la totalité du montant indiqué sur votre offre même si un ou plusieurs membres du groupe ne peuvent finalement pas participer à votre offre collective (élèves ou professeurs absents, quelle qu'en soit la raison). Pour éviter tout décalage dans votre logiciel de billetterie, nous vous invitons à comptabiliser le nombre exact d'élèves précisé dans l'offre d'origine, et ce malgré d'éventuelles absences. 

💡 Les remboursements s'effectuent en principe toutes les deux à trois semaines suite à la réalisation de votre événement et vous pouvez suivre ce calendrier sur la FAQ du pass Culture. L'onglet "Gestion financière" de l'espace pro est mis à jour à chaque paiement lancé, soit une fois par quinzaine environ. Vous pourrez appliquer plusieurs filtres et télécharger ces informations au format Excel pour votre suivi comptabilité.

👉 Si vous souhaitez connaître en détails les modalités de remboursement d'une offre à destination d'un groupe scolaire, nous vous invitons à consulter cet article : Comment déterminer les modalités de remboursement de mes offres à destination d'un groupe scolaire ?

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Pour toute information complémentaire, n'hésitez pas à écrire au support :

📍 support-pro@passculture.app