[Acteurs Culturels] Comment modifier les informations d'une offre d'événement (tête d'affiche, adresse, etc.) ? – pass Culture

💡Cet article vous indique la marche à suivre pour modifier votre offre d'événement en cas de changement de programmation (tête d'affiche), adresse, tarifs, modalités de retrait, etc.

👉 Si vous souhaitez annuler, reporter ou clôturer un événement, merci de vous référer aux articles dédiés :

🚩 En tant qu'acteur culturel, vous êtes dans l'obligation d'informer les bénéficiaires et de notifier tout changement sur votre espace professionnel. Pour davantage d'informations, n'hésitez pas à consulter l'article 8.1.2.2 de nos Conditions Générales d'Utilisation.

Modification d'une offre synchronisée

👉 Vous pouvez éditer ou ajouter la plupart des informations d'une offre synchronisée directement depuis votre logiciel de billetterie. N'hésitez pas à vous référer à la documentation liée à votre partenaire technique pour davantage d'informations : Synchronisez votre logiciel avec le pass Culture

📢 Si votre logiciel ne le permet pas, voici les informations que vous pouvez mettre à jour depuis votre espace partenaire, en cas de besoin :

Mise en pause de votre offre
Mise à jour des modalités d'accessibilité depuis le sous-onglet "Description" ;
Ajout ou modification du visuel ou de la vidéo depuis le sous-onglet "Image et vidéo" ;
Ajout ou modification du lien de billetterie externe depuis le sous-onglet "Informations pratiques" ;
Supprimer le stock de votre offre (en cas d'annulation de votre événement).

Modification d'une offre créée manuellement

👉Voici la liste non exhaustive des informations que vous devez modifier en cas de changement de votre événement :

L'adresse de votre événement ;
La description de votre offre en cas de changement de tête d'affiche ;
Les tarifs ;
Les modalités de retrait.

🚩Dans le cadre d'une mise à jour importante de votre événement, le pass Culture n'est pas en charge de la communication auprès des bénéficiaires. Aussi, nous vous invitons en cas de modification majeure à l'intégrer à votre communication marketing grand public ; vous pouvez exporter les adresses mails des bénéficiaires depuis le sous-onglet "Réservations" de votre offre.

Modification de la catégorie de votre événement

👉Une fois les catégorie et sous-catégorie d'une offre sélectionnées et celle-ci publiée, vous n'avez plus la possibilité de modifier ces deux critères.

👉 Afin de pallier cette problématique, il vous faut ainsi :

Mettre en pause votre offre ;
Télécharger, s'il y en a, la liste des réservations liées à l'offre ;
Annuler les réservations liées à cette même offre ;
Publier une nouvelle offre avec les bonnes catégorie et sous-catégorie ;
Partager aux bénéficiaires concernés par l'annulation le lien de votre nouvelle offre par mail : Comment partager le lien de votre offre individuelle à un bénéficiaire ?

⏳ Si votre offre créée sous la mauvaise catégorie comporte de nombreuses réservations, merci de créer votre nouvelle offre et de contacter nos équipes via ce formulaire de contact.

Modification de l'adresse de votre événement

🔎 Le saviez-vous ? Par défaut, l'adresse de votre structure s'applique par défaut lors de la création d'une offre. Vous devez donc indiquer la bonne localisation pour votre événement si celle-ci ne correspond pas à celle de votre siège social. Une fois enregistrée, vous pouvez mettre à jour cette information à n'importe quel moment.

👉 Pour modifier l'adresse de votre événement depuis votre espace partenaire :

Cliquez sur le sous-onglet "Localisation" de votre offre puis sur "Modifier" ;
Sélectionnez l'option "A une autre adresse" ;
Renseignez l'adresse exacte et l'intitulé de la nouvelle adresse de l'offre ;
Enregistrez les modifications.

👉En cas de modification du lieu de votre événement, l'ensemble des bénéficiaires reçoivent une communication pour les notifier du changement.

💡Conformément à nos Conditions Générales d'Utilisation, les bénéficiaires peuvent exiger l'annulation de leur réservation en cas de modification de l'adresse de votre événement. Pour toute demande, merci de contacter notre équipe Support via ce formulaire de contact en nous communiquant le numéro de contremarque liée à la réservation du bénéficiaire.

Modification ou ajout de tarifs

🚩En cas de modification du tarif de votre événement, celle-ci ne s'effectuera que sur les réservations futures. Les réservations passées vous seront remboursées au tarif initialement indiqué.

👉 Pour modifier le tarif de votre événement ou associer un nouveau tarif à votre offre :

Cliquez sur le sous-onglet "Tarifs" de votre offre puis sur "Modifier" ;
Ajoutez le tarif de votre choix puis cliquez sur "Enregistrer les modifications" ;
🚩 Nous vous invitons à ajouter un tarif plutôt que modifier celui existant afin de conserver l'historicité de cette modification sur votre espace partenaire ;
Rendez vous dans l'onglet "Horaires" et modifier la ligne de stock souhaitée. Vous pourrez alors modifier la date et sélectionner un nouveau tarif.

Changement de tête d'affiche

🚩Le pass Culture n'est pas en charge de la communication liée à vos changements de programmation. Vous devez indiquer dans la description de votre offre les informations mises à jour concernant la programmation de votre événement et adresser une communication aux bénéficiaires ayant une réservation.

👉 Pour informer de ce changement de programmation depuis votre espace partenaire :

Cliquez sur le sous-onglet "Description" de votre offre puis sur "Modifier" ;
Modifiez la description de l'offre, et le titre si nécessaire ;
Envoyez un mailing aux bénéficiaires pour les en informer. Vous trouverez le listing des réservations directement depuis le sous-onglet “Réservations” de votre offre.

💡Conformément à nos Conditions Générales d'Utilisation, les bénéficiaires peuvent exiger l'annulation de leur réservation en cas de modification de la programmation (tête d'affiche). En cas de demande, merci de contacter nos équipes via ce formulaire de contact en nous communiquant le numéro de contremarque liée à la réservation du bénéficiaire. Vous n'avez pas la possibilité d’effectuer des annulations unitaires depuis votre espace partenaire.

🔎Si toute votre programmation est modifiée, vous devez alors annuler l'offre en cours et en recréer une nouvelle.