[Acteurs culturels] Comment publier une offre collective à destination d'un groupe scolaire ?

💡 Pour obtenir de plus amples informations sur le pass Culture à destination des groupes scolaires nous vous invitons à découvrir : 

• Le Vadémécum de la part collective, qui est disponible ici
• A consulter la collection d’articles sur les offres collectives, mise à disposition des acteurs culturels.
• Quel est le cycle de vie de mon offre collective, de sa création à son remboursement ?

Typologies de structures et offres éligibles

💡 Avant toute publication d'offre collective à destination d'un groupe scolaire, nous vous invitons à consulter l'article suivant de notre FAQ :

• [Acteurs Culturels] Comment savoir si ma structure et mes offres sont éligibles pour les groupes scolaires ?

🚩 Attention, seules les structures déjà référencées auprès du Ministère de l'Éducation Nationale et du Ministère de la Culture peuvent actuellement proposer des offres à destination de groupes scolaires via le pass Culture. Si votre structure n'est pas déjà référencée et que l'encart ci-dessous apparaît au moment de créer votre offre collective, merci de suivre les indications de notre FAQ à ce sujet, afin d'effectuer votre référencement :

• [Acteurs Culturels] Je ne peux pas créer d'offre collective car ma structure n'est pas référencée sur ADAGE : que faire ? 

👉 Vous ne pourrez pas proposer d'offres collectives tant que vous n'aurez pas effectué votre demande de référencement, et ce, tant que cette demande ne sera pas validée.

💡 Pour rappel pour les structures éligibles, seuls deux types d'offres peuvent être mises en ligne :

• les sorties collectives : spectacles, séance de cinéma, visite de musée, rencontres, ateliers, etc.

• les interventions en établissement scolaire

• ces interventions peuvent uniquement avoir lieu en France métropolitaine et d'outre-mer

🚩 Dans les deux cas, avant d'être mises en ligne sur le pass Culture, ces offres doivent avoir une heure, une date et un prix. Pour proposer plusieurs heures, dates ou prix différents, il vous faudra créer plusieurs offres. 

Étape 1 : Créez un compte et un lieu (si votre structure n'est pas encore inscrite sur le pass Culture)

💡 De la même manière que pour les offres individuelles, il vous faut :

• Créer un compte
• Créer un lieu

👉 Ce lieu sert à localiser vos offres dans le cadre de sorties au sein de votre établissement et à définir un lieu de rattachement permettant d'associer vos offres à des coordonnées bancaires pour le remboursement pass Culture. 

👉 En effet, pour pouvoir proposer des offres collectives à destination des groupes scolaires, il est nécessaire de créer un lieu rattaché à votre structure. Si vous n'avez pas de lieu physique propre, vous devrez créer un lieu dit "administratif" avec votre numéro de Siret et vos coordonnées bancaires. Ce lieu fictif vous permettra uniquement de percevoir les remboursements liés à vos offres collectives.

👉 Une fois votre lieu renseigné, vous aurez la possibilité, au moment de la création de votre offre collective, de sélectionner le lieu dans lequel se déroulera l'évènement : 

👉 Pour vous inscrire, vous devez fournir l’ensemble des documents demandés par le pass Culture. Votre compte ne pourra être créé et validé qu’une fois ces documents fournis et contrôlés par le pass Culture.

🚩 Le pass Culture se réserve le droit de refuser la création de tout compte professionnel qui ne remplirait pas les conditions d’inscription à l’Application.

Étape 2 : Publier votre offre collective

⚠️  Les offres collectives doivent être publiées antérieurement à la date de réalisation de l'événement auquel elles se rapportent, et ce au plus tard 72h avant cet événement. En outre, elles devront également être réservées par l'établissement scolaire en amont de la date de l'événement.

👉 Pour publier votre offre collective, sélectionnez votre lieu et cliquez sur "Créer une nouvelle offre"

👉 Vous devez alors sélectionner l'une des deux options proposées : 

• Si vous souhaitez publier une offre directement réservable par les établissements scolaires, nous vous invitons à suivre les indications de cet article de FAQ. 
• Si vous souhaitez publier une offre vitrine permettant aux établissements scolaires d'établir un premier contact avec votre structure, vous pouvez consulter l'article suivant : Comment créer une offre vitrine à destination des groupes scolaires ?

👉 Une fois l'option "offre réservable" sélectionnée, vous avez la possibilité de créer une nouvelle offre ou de dupliquer une offre vitrine préalablement publiée afin de la rendre réservable. 

👉 Lorsque vous cliquez sur le bouton "Étape suivante", un formulaire déroulant apparaît, que vous allez devoir remplir

SECTION  1 "Détails de l'offre"

a. Renseignez le lieu de rattachement de votre offre, qui vous permettra de percevoir votre remboursement :

b. Choisissez votre catégorie et votre sous-catégorie d'offre ainsi que le domaine artistique et culturel auquel elle est rattachée dans le menu déroulant :

🚩 La sélection du champ "Domaine artistique et culturel" est obligatoire et permet aux établissements scolaires de mieux identifier votre structure sur la plateforme ADAGE.

c. Remplissez le titre de l'offre, la description du projet, votre visuel et les informations pratiques :

👉 Le Titre de l'offre : c'est ce titre qui apparaîtra sur l'interface ADAGE. Si vous souhaitez que votre offre soit réservable uniquement par un établissement précis, merci de consulter cet article : Comment faire pour qu’une offre collective co-conçue avec un établissement soit réservable uniquement par celui-ci sur Adage ?

🚩 La Description : ce champ est obligatoire. Vous pouvez y indiquer l'ensemble des informations relatives à votre offre, en y précisant notamment les continuités pédagogiques possibles. 

📸 Le visuel : son ajout permettra de valoriser votre offre, ce visuel sera visible sur ADAGE

👉 Les Informations pratiques : il s'agit là d'indiquer le lieu dans lequel se déroulera votre offre collective. Trois options s'offrent à vous : 

1. "Dans votre lieu" -> vous aurez la possibilité de sélectionner le lieu pass Culture dans lequel se déroulera l'offre scolaire
2. "Dans l'établissement scolaire"
3. "Autre" -> si votre offre se déroule hors les murs, vous aurez alors la possibilité de renseigner une adresse manuellement

🔎 Si vous sélectionnez l'option 2 ou 3, le champ "Zone de mobilité pour l'événement" apparaîtra. Il s’agit de la zone géographique dans laquelle vous pouvez intervenir et vous déplacer. Vous pourrez sélectionner les départements souhaités.

d. Renseignez les informations sur les niveaux de classes des élèves concernés par votre offre, ainsi que l'accessibilité (rubrique obligatoire) :

Étape 3 : Les établissements scolaires peuvent consulter et (pré)réserver vos offres depuis ADAGE

🔎 Pour plus d'informations à ce sujet, nous vous invitons à consulter l'article suivant : [Acteurs Culturels] Comment les établissements scolaires réservent-ils mes offres collectives depuis ADAGE ?

👉 En ce qui concerne les offres réservables, voici ce qui apparaît sur ADAGE :

💡 Dans le cas où vous auriez assigné une offre à un établissement scolaire précis lors de la création d'offre, depuis la rubrique "visibilité", les enseignants devront cliquer sur le bouton "Partagé avec mon établissement" sur ADAGE, pour y avoir accès et la préréserver. 

📢 Préréservation & réservation

🚩 Il faut impérativement qu'une offre collective préréservée par l'enseignant soit ensuite validée par le chef d'établissement. Dans le cas contraire, la réservation ne sera pas prise en compte et aucun remboursement ne pourra être effectué.

👉 La validation par le chef d'établissement (d'une offre déjà préréservée par un enseignant) peut être effectuée jusqu'à la date limite de réservation que vous avez renseignée en tant qu'acteur culturel sur la plateforme pass Culture. Nous vous invitons vivement à renseigner une date limite de réservation car cette dernière est fixée par défaut au jour-J de l'événement.

📢 Une fois votre offre validée par le chef d'établissement, ce dernier a jusqu'à 15 jours avant la date de l'événement pour annuler sa réservation. Passé ce délai, le remboursement associé à la réservation sera automatiquement validé, que l'évènement se réalise ou non.

🚩 En tant qu'acteur culturel, vous pouvez annuler à tout moment l'offre créée.

💡 Nous vous invitons ainsi à être très vigilants sur ce procédé de préréservation/validation et de toujours vous assurer auprès de votre interlocuteur que l'étape de validation par le chef d'établissement a bien été accomplie, en amont de l'événement.

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