💡 Cet article vous explique comment publier une offre réservable, destinée à un établissement scolaire en particulier, avec lequel vous avez déjà déterminé les modalités (date, prix) du projet à destination du groupe d'élèves.
🔎 Vous souhaitez accéder à des exemples d'offres réservables validées ? N'hésitez pas à consulter cet article : Consulter des exemples d'offres réservables
👉 Si vous souhaitez mettre en avant votre activité sur la plateforme ADAGE et la rendre visible auprès de tous les établissements scolaires, vous devez créer offre vitrine non réservable permettant aux établissements scolaires d'établir un premier contact avec votre structure : Comment publier une offre vitrine à destination des groupes scolaires ?
Webinaire
💡Vous pouvez vous inscrire à notre webinaire mensuel d'information et d'accueil des partenaires du pass Culture, spécialement dédié à la part collective.
Pour effectuer l'inscription, merci de cliquer sur ce lien. Ce webinaire animé par nos équipes de chargés de développement a pour objectif de vous présenter le fonctionnement du pass Culture à destination des groupes scolaires (création d'offres, suivi des réservations et remboursements).
Typologies de structures et d'offres éligibles
💡 Avant toute publication d'offre à destination d'un groupe scolaire, merci de consulter cet article de FAQ :
🚩 Seules les structures déjà référencées auprès du ministère de l'Éducation Nationale et du ministère de la Culture peuvent actuellement proposer des offres à destination de groupes scolaires via le pass Culture. Si votre structure n'est pas déjà référencée et que l'encart ci-dessous apparaît au moment de créer votre offre collective, merci de suivre les indications de notre FAQ à ce sujet, afin d'effectuer votre référencement :
📢 Parallèlement au dépôt de votre demande de référencement ADAGE, il vous faut procéder à la création d'un compte pass Culture.
Publier votre offre collective réservable
🚩 Pour rappel, seules les offres collectives sous forme d'événement peuvent être publiées sur le pass Culture. Si vous souhaitez en savoir davantage sur le périmètre d'éligibilité des offres collectives, n'hésitez pas à consulter le vadémécum de la part collective du pass Culture.
🔎 Ces dernières peuvent se dérouler au sein d'une des structures de votre entité juridique, en établissement scolaire ou hors les murs. Ces interventions peuvent uniquement avoir lieu en France hexagonale et d'outre-mer.
👉 Voici les différentes étapes à suivre pour créer une offre réservable :
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Cliquez sur la mention “Créer une offre" figurant sur la page d'accueil de votre espace professionnel, en haut à gauche et sélectionner "Pour les groupes scolaires".
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Sélectionnez ensuite l'option et "Une offre réservable" ;
Vous avez alors la possibilité de créer une nouvelle offre ou de dupliquer les informations d'une offre vitrine préalablement publiée ;
Lorsque vous passez à l'étape suivante, un formulaire composé de sections apparaît, que vous devez compléter intégralement.
Section "Détails de l'offre"
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Si votre espace professionnel dispose de plusieurs structures organisatrices, vous devrez d'abord choisir, dans un menu déroulant, la structure proposant l'offre, rattachée au compte bancaire sur lequel votre offre sera remboursée.
📢Si votre entité juridique ne comprend qu'une seule structure, cette dernière est sélectionnée automatiquement et vous accédez directement à l'étape 2.
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Sélectionnez le domaine artistique de votre offre ainsi que son format dans le menu déroulant afin de la caractériser au mieux pour les établissements scolaires. Vous pouvez sélectionner plusieurs options.
3. Sélectionnez, si cela vous concerne, le dispositif national auquel votre offre est rattachée. Autrement, merci de laisse ce champ vide. Pour plus d'information sur l'articulation entre les dispositifs nationaux et le pass Culture, merci de vous référer au Vadémécum.
4. Renseignez un titre, une description, une durée et associez une image à votre offre.
🚩 Description : il est conseillé de renseigner le maximum d'informations possibles et relatives à votre projet, en y précisant notamment les continuités pédagogiques possibles.
💡 Image : son ajout permet de valoriser votre offre sur la plateforme ADAGE.
🔎 Si vous souhaitez en savoir plus sur le paramétrage d'une image associée à votre offre, n'hésitez pas à consulter cet article dédié : Comment importer une image pour illustrer une offre sur le pass Culture ?
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Indiquez le lieu où se déroule votre évènement/intervention. Trois options s'offrent à vous :
👉 A une adresse précise : que ce soit dans votre structure ou à une autre adresse hors les murs
👉 En établissement scolaire : si l'offre se déroule au sein de l'établissement scolaire
👉 A déterminer avec l'enseignant : si vous n'avez pas encore défini le lieu en question
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Indiquez les niveaux de classes des élèves concernés par votre offre, ainsi que l'accessibilité relative à votre offre. Plusieurs options sont sélectionnables.
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Renseignez vos informations de contact.
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Afin d'effectuer le suivi de vos réservations et actions relatives à votre offre collective, vous devez renseigner une adresse mail de réception des notifications
💡 Vous avez la possibilité d'ajouter plusieurs adresses mails pour un suivi personnalisé des réservations.
- Une fois ces différents champs complétés, cliquez sur le bouton "Enregistrer et continuer". Cette action vous permet de sauvegarder le "brouillon" de votre offre et de terminer son édition plus tard, ou de passer à l'étape suivante.
Section "Date et prix"
💡 Une fois établies avec l'établissement scolaire, vous devez renseigner les modalités de votre offre collective réservable.
🚨 Attention, le remboursement intervient deux à trois semaines après la date de fin renseignée à l'échelle de votre offre (et non la date de début). Si vous ne souhaitez pas être remboursé selon ce calendrier, nous vous invitons à privilégier l'option 2 de cet article de FAQ : Comment proposer une offre collective se déroulant sur plusieurs dates ?
🔎 Voici les informations obligatoires à remplir :
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Une date ou période si votre projet se déroule sur plusieurs dates : Comment proposer une offre collective qui se déroule sur plusieurs dates ?
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L'horaire de début de votre projet.
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Le nombre de participants.
📣 Si des accompagnateurs participent à votre projet (gratuitement ou non), vous devez les comptabiliser dans le nombre total de participants.
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Le prix total TTC
🚩 Veillez à bien indiquer le tarif forfaitaire de l'offre pour l'ensemble du groupe scolaire et non un prix à l'unité. C'est le montant renseigné à cette étape qui vous sera remboursé.
🚩 Le budget pass Culture des établissements scolaires peut être utilisé pour régler la participation des potentiels accompagnateurs. Le cas échéant, vous devez comptabiliser cette participation dans le montant total de votre offre.
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Les informations sur le prix vous permettent de détailler le découpage de l'offre, les potentiels frais engagés dans l'achat de matériel consommable, les déplacements des intervenants, etc.
🚍 Vous avez la possibilité d'inclure, dans le tarif global de votre offre collective, les frais liés aux déplacements du/des intervenant(s) mais pas ceux des élèves et accompagnants scolaires. Au besoin : Que peut-on inclure dans le prix d'une offre collective ?
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La date limite de réservation de votre offre. Si votre offre n'est pas réservée avant cette date, elle passera au statut "expirée" et vous devrez remodifier cette date limite de réservation afin que l'offre soit de nouveau visible sur Adage.
🚩 Nous vous conseillons de fixer la date limite de réservation de votre offre idéalement 30 jours avant votre événement, afin de vous laisser une marge de manœuvre en cas d'imprévu.
💡 Sachez que l'heure de création de votre offre ne rentre pas en compte dans l'heure limite de réservation d'une offre. Exemple : Si vous créez une offre le 8 mars à 11h et que la date limite de réservation fixée est le 10 mars, l'offre est réservable jusqu'au 10 mars à 23h59:59
Section "Etablissement et enseignant"
💡 Cette section vous permet d'associer votre offre à l'établissement scolaire partenaire du projet, et permet à ce dernier de retrouver et réserver votre offre collective.
👉 Afin de faciliter la recherche de l'établissement auquel vous souhaitez associer votre offre, nous vous recommandons de taper en premier lieu le nom de la ville, suivi d'un mot clé reprenant le nom de l'établissement (en minuscule).
Exemple : Taper "bordeaux albert" pour trouver le Lycée Albert Le Grand situé à Bordeaux.
🔎Le saviez-vous ? Vous pouvez également faire une recherche par code UAI (Unité Administrative Immatriculée). Ce code est facilement trouvable sur internet si vous effectuez la recherche UAI + nom de l'établissement de scolaire.
👉 Vous pouvez également, de façon optionnelle, renseigner le nom de l'enseignant partenaire du projet, afin qu'il retrouve plus facilement votre offre depuis son espace ADAGE.
🔎 Le saviez-vous ? Seuls les enseignants disposant du statut "Rédacteur de projet" sur la plateforme ADAGE peuvent être sélectionnés et reconnus à cette étape. Ces droits sont délivrés par le chef d'établissement et sont supprimés automatiquement 1 an après, si l'enseignant ne s'est pas connecté sur Adage.
📣 Laisser cette étape vide n'a pas d'impact sur la bonne réservation et le bon remboursement de votre offre, et vous pouvez ainsi procéder à la finalisation de votre offre sans renseigner cette information si vous ne trouvez pas l'enseignant avec lequel vous êtes en contact.
Section "Récapitulatif"
💡 La page récapitulative vous permet d'avoir une vue d'ensemble de votre offre et de rectifier une ou plusieurs informations si nécessaire, en cliquant sur le bouton "retour".
Section "Aperçu"
💡 Cette section vous permet de visualiser la façon dont apparaît votre offre sur la plateforme ADAGE, avant d'être réservée par l'établissement scolaire.
Section "Confirmation"
💡 Si toutes les informations de votre offre vous conviennent, vous pouvez alors publier votre offre. Elle est instantanément visible sur l'espace ADAGE de l'établissement scolaire partenaire, qui peut la réserver.
📢 Sachez qu'une fois publiée, vous avez la possibilité de dupliquer à l'infini votre offre réservable, si vous souhaitez associer cette dernière à plusieurs établissements différents par exemple, ou si elle se déroule sur plusieurs dates que vous souhaitez différencier. La duplication vous permet de gagner du temps et de ne modifier uniquement que les modalités de date, prix, le nombre de participants ainsi que l'établissement scolaire cible.
👉 Pour ce faire, rendez-vous dans la section "Offres réservables" de votre espace professionnel, onglet "Collectif" du menu déroulant à gauche, puis cliquez sur l'icône de duplication dans la colonne "Actions". Votre offre dupliquée est alors auto-complétée avec les informations de l'offre d'origine.
Informations clés
💡 Pour rappel, une offre collective réservable :
- est systématiquement datée
- n'est réservable que par un seul établissement scolaire
- a un prix forfaitaire (et non unitaire) défini par vous. Exemple : J'accueille 30 élèves à 5 € la place, le prix forfaitaire à indiquer est donc de 150 € pour un quota de 30 élèves
- n’a pas de limite sur le prix
👉 Votre offre collective doit être réalisée sur le temps scolaire. Toute action, quel que soit l’horaire proposé, qui s’inscrit dans un projet pédagogique dans le cadre des enseignements, est considérée comme se déroulant sur le temps scolaire.
👉 La modification des informations de votre offre collective est possible, sous certaines conditions : Comment modifier une offre collective préréservée ?
🚨 Une offre réservable ne peut pas être publiée de manière rétroactive. Il vous faut impérativement publier votre offre en amont de la date de l'événement, afin que celle-ci puisse être réservée par l'établissement scolaire. Tout événement qui n'est pas associé au préalable à une offre réservable ne pourra faire l'objet d'un remboursement via l'enveloppe pass Culture.
Consultation et réservation de vos offres
Consultation sur ADAGE
👉 Lorsque vous créez une offre collective réservable, cette dernière est visible par l'établissement scolaire cible uniquement. Pour plus d'informations à ce sujet et sur la consultation de vos offres collectives de manière générale, n'hésitez pas à consulter cet article : Comment les établissements scolaires réservent-ils vos offres collectives depuis ADAGE ?
Préservation et réservation sur ADAGE
🚩 Pour pouvoir avoir lieu, il faut impérativement qu'une offre collective soit préréservée par l'enseignant puis confirmée par le chef d'établissement. Dans le cas contraire, la réservation n'est pas prise en compte et aucun remboursement pass Culture ne peut être effectué.
💡 Nous vous invitons ainsi à être très vigilants sur ce procédé : Quel est le cycle de vie d'une offre collective ?